精品資料（2021-2022年收藏）科威秘書工作手冊

1、目錄一、秘書工作手冊使用說明2二、秘書工作職責(zé)表3三、文檔管理作業(yè)流程圖4四、檔案文件管理方法5五、日常應(yīng)用之附件7一、 秘書工作手冊使用說明本中國科威秘書工作手冊，作為中國科威門店秘書日常工作的指導(dǎo)手冊，內(nèi)容基本涵蓋了門店秘書日常所需要完成的各項工作。各加盟店秘書可按本手冊內(nèi)容要求開展日常工作；也可依體系自身實際情況參考做部分修改使用。若暫時還未配置門店秘書的體系，其中所述的門店秘書日常操作工作，可由門店主管及同仁或相關(guān)部門分配合作完善工作。而手冊中所涉及的門店日常及店務(wù)文檔管理工作，則應(yīng)由門店店長或相關(guān)部門的人員負(fù)責(zé)擔(dān)當(dāng)，以保證門店的正常有序的運(yùn)營。至于手冊中所述的秘書工作內(nèi)容，根據(jù)體系的

2、不同、門店數(shù)量的不同，各加盟商應(yīng)自行確定秘書的工作職責(zé)及范圍！而對于秘書的管理，不論系隸屬于門店、行政部門、或其它非業(yè)務(wù)部門管理；在具體的工作當(dāng)中，都應(yīng)以配合門店一線業(yè)務(wù)的工作為最，并同時起到協(xié)助監(jiān)察防范風(fēng)險的責(zé)任。二、秘書工作職責(zé)表目 的工作內(nèi)容及重點(diǎn)參考表單門店日常管理業(yè)績戰(zhàn)報及業(yè)務(wù)活動指標(biāo)統(tǒng)計1.協(xié)助制作每日最新業(yè)績戰(zhàn)報，掌握門店業(yè)績最新進(jìn)展。2.協(xié)助制作每日業(yè)務(wù)活動指標(biāo)的統(tǒng)計。1.了解表單及每個回報項目所包含的意義。2.要求每天準(zhǔn)時匯整制作業(yè)績戰(zhàn)報及業(yè)務(wù)活動指標(biāo)統(tǒng)計、填寫回報數(shù)據(jù)。日?？记诩伴T店事務(wù)安排1.提前安排會議、培訓(xùn)、休假、值班等相關(guān)事項。2.告知人員準(zhǔn)時參與公司會議，并協(xié)助店

3、長統(tǒng)計出勤記錄及管理。1.了解日?？记诩笆聞?wù)安排的重要性，并制作“行事歷”。2.在規(guī)定時間內(nèi)準(zhǔn)確完成“行事歷”、考勤記錄及會議記錄。行事歷 【附件1】考勤表 【附件2】分店會議記錄【附件3】6S管理1.整理所有文件、物品，改善空間和工作環(huán)境，保持良好工作氛圍，提升質(zhì)量印象。2.培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣，創(chuàng)造好的工作環(huán)境和氛圍。1.了解6S的重要性(整理、整頓、清潔、清掃、安全、素養(yǎng))。2.知道6S的標(biāo)準(zhǔn)并知道如何發(fā)揮影響力請同仁共同達(dá)成及維護(hù)?！?S示范店”評比表 【附件4】來電/店禮儀1.通過對公司來電/店禮儀的認(rèn)識，達(dá)成規(guī)范統(tǒng)一的接待方式。2.提供來電/來店客戶最貼心的服務(wù)。1.了解接待禮儀的重

4、要性，并掌握接待禮儀之技巧與應(yīng)對方式。2.要求秘書在與客戶接觸時，發(fā)揮良好的接待禮儀。協(xié)助門店業(yè)務(wù)接待1.在門店無人時協(xié)助門店做好接待業(yè)主及客戶的工作。2.留下業(yè)主及客戶的需求及信息。1.了解基本的業(yè)務(wù)接待話術(shù)及禮儀。2.掌握正確填寫業(yè)主/客戶登記表?？托璧怯洷怼靖郊?】房源登記表【附件6】鑰匙管理1.建立鑰匙管理系統(tǒng)化，方便鑰匙管理及流通。2.成交及逾期鑰匙的管理。1.制作鑰匙管理登記表，每日進(jìn)行盤點(diǎn)。2.成交及逾期鑰匙進(jìn)行單獨(dú)存放并編號存檔。鑰匙借用管制【附件7】成交、逾期鑰匙管制表 【附件8】財務(wù)管理1.做好零用金的管理及日常報銷工作。2.配合業(yè)務(wù)做好房款轉(zhuǎn)賬及相應(yīng)手續(xù)。1.了角零用金的

5、使用流程及公司規(guī)定的報銷時間。2.嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)及法務(wù)制定的房款轉(zhuǎn)賬流程。目視化管理1.加強(qiáng)內(nèi)部溝通，方便作業(yè)，激勵同仁，從而提高門店績效。1.制作屏保、小貼紙、海報、條幅、V形看板等。門店【5公示】1.安相關(guān)要求公示營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)紀(jì)人證書上、12315等相關(guān)信息。1.根據(jù)招貼板格式進(jìn)行布置。店務(wù)文檔管理契據(jù)文件管理1.防范契據(jù)遺失及作為不當(dāng)用途（因契據(jù)本身具有法律效力）。2.確保契據(jù)之發(fā)放、保管、使用、回收等各項管理。1. 了解契據(jù)管理的重要性，知道如何發(fā)放、如何盤點(diǎn)等2. 知道如何要求同仁遵守契據(jù)發(fā)放規(guī)則，并要求落實周、月盤點(diǎn)及回收。契據(jù)轉(zhuǎn)移登記簿【附件9】契據(jù)遺失保證書【附件10】統(tǒng)一檔案管

6、理1.建立標(biāo)準(zhǔn)之分店檔案管理系統(tǒng)，使所有分店檔案有統(tǒng)一之格式，讓同仁可立即有效的使用檔案。2.確保人員流動時，因分店的差異性小，使人員的適應(yīng)期縮短。3.確保檔案之?dāng)?shù)據(jù)正確，可提供有效的信息。1. 了解檔案管理的制作與原則。2. 知道如何進(jìn)行文件檔案的管理與更新。3. 要求落實檔案管理。買賣成交輸入表【附件11】三、文檔管理作業(yè)流程圖：秘 書經(jīng) 紀(jì) 人科威總部網(wǎng) 上 申 請清 點(diǎn) 發(fā) 放No檢 核 正 確Yes保 管領(lǐng)用簽名發(fā)放登錄盤 點(diǎn)回 收契據(jù)歸檔四、檔案文件管理方法1、檔案文件整理頻率及保存期限名 稱整理頻率保存期限委托明細(xì)表隨時2年房源源管理表每周1季度買賣成交輸入表隨時年分店會議記錄表

7、每月年客戶登記表隨時2年房源登記表隨時失效為止注： 檔案文件管理內(nèi)容需由公司建立統(tǒng)一的檔案管理規(guī)則，規(guī)則應(yīng)包括規(guī)范填寫內(nèi)容、整理頻率、保存期限等要求，檔案文件管理的內(nèi)容，不同體系可根據(jù)自身的管理需求對所需的檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。2、統(tǒng)一檔案卷標(biāo)樣式人事資料夾 淮海店契據(jù)盤點(diǎn)表 淮海店買賣成交輸入表 淮海店 五、日常應(yīng)用之附件附件1：行事歷附件2：考勤表附件3：分店會議記錄表分 店 會 議 記 錄會議名稱： 召集人： 早會 夕會 臨時召集會議日期： 時間： 地點(diǎn)： 出席人員： 項次會議內(nèi)容負(fù)責(zé)人 決議事項1.2.3.4.與會人員全體簽名 說明：1、分店會議由店主管召集，每次由分店秘書或值班同仁做會議

8、記錄，并裝訂存檔備查； 2、會議中所形成的決議事項必須在會議記錄中列明清楚； 3、所有與會人員必須要在此會議記錄中簽名，以示已參與且知曉會議的相關(guān)內(nèi)容和決議。附件4：“6S示范店”評比表附件5：客需登記表客戶需求登記表日期姓 名 聯(lián)系電話 客戶要求備注房型面積價格地理位置 說明：1、所有來店客戶分店接待人員必須在接待來店客戶的同時填寫此客戶需求登記表，然后 由分店秘書或接待人員第一時間將此客戶需求登記表的信息輸入房友系統(tǒng)。 2、輸入路徑：房友系統(tǒng)客源管理客源列表+（新增客源）。 3、此客戶需求登記表每天下班后交由分店秘書或店主管統(tǒng)一歸檔，不得擅自帶離分店。 附件6：房源登記表房源登記表日期姓名

9、聯(lián)系方式物業(yè)地址租/售報價房型物業(yè)情況(面積、裝飾、附贈等) 說明：1、所有來店/來電業(yè)主掛牌但暫時未簽署書面委托的房源，接待人員必須填寫此房源登記表，然后由分店秘書或接待人員核實該房源信息有效后第一時間將此房源信息輸入房友系統(tǒng)。 2、輸入路徑：房友系統(tǒng)房源管理房源列表+（新增房源）。 3、此房源登記表表每天下班后交由分店秘書或店主管統(tǒng)一歸檔，不得擅自帶離分店。4、分店秘書可在房友系統(tǒng)中按分店、經(jīng)紀(jì)人、樓盤名稱、價格、委托日期、樓層、房型、用途、類型、朝向等對房友系統(tǒng)中的房源進(jìn)行有效的管理，同時也可按要求對所需房源列表進(jìn)行打印。5、管理路徑：房友系統(tǒng)房源管理房源列表查詢附件7：鑰匙借用管制表鑰

10、匙借用管制表鑰匙編號日期案名領(lǐng)用人領(lǐng)用日期歸還人簽名附件8：成交、逾期鑰匙管制表成交、逾期鑰匙管制表歸檔編號歸檔日期案名收鑰匙人取用日期取用人簽名附件9：契據(jù)轉(zhuǎn)移登記簿契據(jù)轉(zhuǎn)移登記簿契據(jù)名稱契據(jù)編號領(lǐng)用人日期秘書確認(rèn)說明：1. 秘書轉(zhuǎn)移后請打“。2契據(jù)領(lǐng)用時，領(lǐng)用人務(wù)必簽名附件10：契據(jù)遺失保證書契 據(jù) 損 失 保 證 書立書人在 房產(chǎn)任職之期間，茲因保管疏忽而損失公司的契據(jù)，在此保證無意圖將表列契據(jù)移作其它不法之用；并愿接受行政處分暨繳納罰金；倘若有申報不實，導(dǎo)致公司信譽(yù)和利益受損時，愿負(fù)賠償暨法律上之一切責(zé)任。如為原因(2) (6)不需負(fù)行政責(zé)任及繳費(fèi)，但為原因(2) (5)請附舉證文件。

11、契據(jù)名稱契據(jù)編號原因代碼(1)保管遺失 (2)分店遭竊遺失 (3)快遞遺失 (4)災(zāi)害損失 (5)交通事故損失 (6)買賣、租賃意向金第三聯(lián)未收回，說明原因： (1)保管遺失 (2)分店遭竊遺失 (3)快遞遺失 (4)災(zāi)害損失 (5)交通事故損失 (6)買賣、租賃意向金第三聯(lián)未收回，說明原因： (1)保管遺失 (2)分店遭竊遺失 (3)快遞遺失 (4)災(zāi)害損失 (5)交通事故損失 (6)買賣、租賃意向金第三聯(lián)未收回，說明原因： (1)保管遺失 (2)分店遭竊遺失 (3)快遞遺失 (4)災(zāi)害損失 (5)交通事故損失 (6)買賣、租賃意向金第三聯(lián)未收回，說明原因： (1)保管遺失 (2)分店遭竊遺

12、失 (3)快遞遺失 (4)災(zāi)害損失 (5)交通事故損失 (6)買賣、租賃意向金第三聯(lián)未收回，說明原因： 立書人簽名： 員工編號： 身份證證號： 所屬部門/門店： 職位： 立書日期： 年 月 日人員現(xiàn)況：在職離職留職停薪 本人同意繳納遺失契據(jù)罰金，共計人民幣 元（大寫） 簽字確認(rèn)： 總經(jīng)理檢核： 店主管簽名： 秘書計算機(jī)回收： 注1：原因若為(6)請店主管電訪客戶確認(rèn)客戶確實收到意向金后簽名，并請說明未繳回之原因，如有因直接簽約，客戶因而有未退意向金之特殊原因時，亦請說明原因，并注明買賣合約編號。2：損失的契據(jù)每份人民幣五十元。3：費(fèi)用入帳后將不得辦理退費(fèi)，單位秘書將保證書隨回收契據(jù)一起送回客法部辦理檢核。附件11：買賣成交輸入表買賣成交輸入表成交房源編號成交物業(yè)地址成交日期預(yù)計交屋日成交金額人民幣 美金 萬元應(yīng)收中介服務(wù)費(fèi)總額： 元賣方： 元買方： 元應(yīng)收代書服務(wù)費(fèi)總額： 元賣方： 元買方： 元應(yīng)收擔(dān)保服務(wù)費(fèi)總額： 元賣方： 元買方： 元業(yè)績分配開 發(fā)銷售權(quán)PASS銷 售部門人員比例%金額（元）買受方姓名（公司名）聯(lián)系人地區(qū)性別男 女生日聯(lián)絡(luò)電話H: O: MP: E