照片檔案課件(終)

1、照片檔案管理規(guī)范照片檔案管理規(guī)范鞍山市檔案局（館）鞍山市檔案局（館） 機(jī)關(guān)檔案管理處機(jī)關(guān)檔案管理處顧阿芳顧阿芳照片檔案的收集照片檔案的整理照片檔案目錄的編制照片檔案授課提綱照片檔案授課提綱一、照片檔案的收集一、照片檔案的收集本地特色本地特色單位情況單位情況榮譽(yù)獎勵榮譽(yù)獎勵重要會議重要會議領(lǐng)導(dǎo)視察領(lǐng)導(dǎo)視察主要領(lǐng)導(dǎo)主要領(lǐng)導(dǎo)單位名稱單位名稱單位概貌單位概貌歸檔范圍歸檔范圍（一）歸檔范圍（一）歸檔范圍應(yīng)以反映本單位應(yīng)以反映本單位工作活動為主，并工作活動為主，并且應(yīng)具有一定的參且應(yīng)具有一定的參考利用價值?？祭脙r值。( (二二) )歸檔要求歸檔要求對屬于歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定由照片的攝影者將照對屬于

2、歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定由照片的攝影者將照片及照片說明整理完畢后及時向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作片及照片說明整理完畢后及時向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交、歸檔，要集中管理人員移交、歸檔，要集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為己任何單位或個人不得據(jù)為己有。有。對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。底片、照片、說明應(yīng)齊全底片、照片、說明應(yīng)齊全底片與照片影像應(yīng)一致底片與照片影像應(yīng)一致( (三三) )歸檔時間與移交歸檔時間與移交隨時形成，隨時歸檔，一般不應(yīng)跨年度；對跨年度的工程隨時形成，隨時歸檔，一般不應(yīng)跨年度；對跨年度的工程或項(xiàng)目的照片檔

3、案待項(xiàng)目或工程結(jié)束后一并歸檔。或項(xiàng)目的照片檔案待項(xiàng)目或工程結(jié)束后一并歸檔。對檔案進(jìn)館單位，依照對檔案進(jìn)館單位，依照中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向檔的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向檔案館移交。在特殊情況下，經(jīng)同級檔案行政管理部門同意可案館移交。在特殊情況下，經(jīng)同級檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。以提前或延遲移交。二、照片檔案的整理二、照片檔案的整理（一）整理原則（一）整理原則（二）保管期限的劃分（二）保管期限的劃分（三）照片的整理（三）照片的整理(一)整理原則整理原則有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系

4、有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系;有利于保管有利于保管;有利于提供利用；有利于提供利用；照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。(二二)保管期限的劃分保管期限的劃分 保管期限分為永久、長期、短期三種。保管期限分為永久、長期、短期三種。 照片檔案的保管期限應(yīng)與其所反映的其他門類檔案的保管照片檔案的保管期限應(yīng)與其所反映的其他門類檔案的保管期限一致。期限一致。 為方便照片檔案的整理與利用，一般一組照片可根據(jù)其中為方便照片檔案的整理與利用，一般一組照片可根據(jù)其中照片的最高的保管期限劃定為一個保管期限。照片的最高的保管期限劃定為一個保管期限。(三)照片的整理照片的整理在同一保管期限、

5、同一年度內(nèi)，按事由發(fā)在同一保管期限、同一年度內(nèi)，按事由發(fā)生的時間順序進(jìn)行排列。同一事由形成的生的時間順序進(jìn)行排列。同一事由形成的若干張照片應(yīng)結(jié)合時間重要程度等進(jìn)行排若干張照片應(yīng)結(jié)合時間重要程度等進(jìn)行排列。列。( (三三) )照片的整理照片的整理照片號照片號:是由全宗號、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。是由全宗號、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。格式為：全宗號格式為：全宗號保管期限代碼保管期限代碼張?zhí)枏執(zhí)柪?如如: 51Y1 ， 51Y2 ， 51Y3 全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代號。全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代號。保管期限代碼：分別用保管期限代碼：分別用Y、C、D代表永久、長期、代表永久、長期、

6、短期。短期。張?zhí)枺菏侵冈谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)照片從張?zhí)枺菏侵冈谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)照片從“1”開始的順序號。開始的順序號。( (三三) )照片的整理照片的整理應(yīng)按照分類、排列順序即照片號順序?qū)⒄掌瑧?yīng)按照分類、排列順序即照片號順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋?，組成照片冊固定在芯頁上，組成照片冊對幅面超過照片冊芯頁尺寸的大幅照片，可將其放對幅面超過照片冊芯頁尺寸的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，與標(biāo)準(zhǔn)尺寸的照片檔案入專用的檔案袋或檔案盒中，與標(biāo)準(zhǔn)尺寸的照片檔案一同編號，標(biāo)注互見號并在冊內(nèi)目錄及備考表內(nèi)注明。一同編號，標(biāo)注互見號并在冊內(nèi)目錄及備考表內(nèi)注明。（1 1）照片說明的格式）照片說明的格

7、式文字說明：文字說明：照片號照片號/底片號：底片號：題名：題名：參見號：參見號：時時 間：間： 照 片 位 置( (三三) )照片的整理照片的整理（2 2）照片說明的內(nèi)容）照片說明的內(nèi)容題名：應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片題名：應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時間、地點(diǎn)、事的基本內(nèi)容，人物、時間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。由等要素盡可能齊全。參見號：是指與本張照片有密切聯(lián)參見號：是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。其格式如系的其他載體檔案的檔號。其格式如下：（相關(guān)檔案種類）檔號下：（相關(guān)檔案種類）檔號 例：文書檔案（傳統(tǒng)）：例：文書檔案（傳統(tǒng)）：5111851118照片號照片號

8、/ /底片號：底片號： 例如：例如：51Y151Y1時間：用時間：用8 8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，1-41-4位表示年，位表示年，5-65-6位表示月，位表示月，7-87-8位表示位表示日。日。 例如：例如：20042004年年3 3月月2 2日寫作日寫作2004030220040302文字說明：應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時間文字說明：應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。息；或僅對題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說明的事項(xiàng)也可在此欄表述其他需要說明的事

9、項(xiàng)也可在此欄表述。（1）單張照片的說明單張照片的說明:單張照片的說明，可根據(jù)照片固定的位置，在照片的正下方書寫。（2）大幅照片的說明大幅照片的說明:大副照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存，一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址 ( (三三) )照片的整理照片的整理（3）組合照片說明的填寫）組合照片說明的填寫1）一組（若干張）聯(lián)系緊密）一組（若干張）聯(lián)系緊密的照片按順序排列后，可擬寫的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明。采用組合照片組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明說明的照片，其單張照片說明可以從簡?？梢詮暮啞?）組合

10、照片說明可在本組第）組合照片說明可在本組第一張照片的文字說明中標(biāo)出。一張照片的文字說明中標(biāo)出。3）組合照片說明應(yīng)概括揭示）組合照片說明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項(xiàng)。容及其他需要說明的事項(xiàng)。4）應(yīng)在組合照片說明中指出）應(yīng)在組合照片說明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。5）同組中的每一張照片均應(yīng)）同組中的每一張照片均應(yīng)在照片說明的左上角標(biāo)出組聯(lián)在照片說明的左上角標(biāo)出組聯(lián)符號。組聯(lián)符號按組依次采用符號。組聯(lián)符號按組依次采用“”“”“”“”“”同組同組中的照片其組聯(lián)符號相同。如中的照片其組聯(lián)符號相同。如冊內(nèi)只有一組照片和其

11、他散片冊內(nèi)只有一組照片和其他散片時，組聯(lián)符號采用。組聯(lián)符時，組聯(lián)符號采用。組聯(lián)符號不宜越冊。號不宜越冊。 8.8.照片裝冊要求照片裝冊要求 同一保管期限、同一年度形同一保管期限、同一年度形成的照片檔案要裝入一冊或成的照片檔案要裝入一冊或幾冊；幾冊； 每年形成照片檔案數(shù)量較少每年形成照片檔案數(shù)量較少的單位，可將幾年形成的照的單位，可將幾年形成的照片檔案裝入一冊。片檔案裝入一冊。 ( (三三) )照片的整理照片的整理 9.9.冊內(nèi)備考表冊內(nèi)備考表（1 1）冊內(nèi)備考表項(xiàng)目包）冊內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：冊內(nèi)情況說明、立冊括：冊內(nèi)情況說明、立冊人、檢查人、立冊時間。人、檢查人、立冊時間。（2 2）冊內(nèi)情況說明

12、：填）冊內(nèi)情況說明：填寫冊內(nèi)照片缺損、補(bǔ)充、寫冊內(nèi)照片缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。移出、銷毀等情況。( (三三) )照片的整理照片的整理1010、照片冊的冊脊、照片冊的冊脊冊脊項(xiàng)目包括：全宗號、保管期限、起止張?zhí)?、冊號冊脊?xiàng)目包括：全宗號、保管期限、起止張?zhí)?、冊號全宗號全宗號保管期限保管期限起止張?zhí)柶鹬箯執(zhí)?冊號冊號 56 永久 91180 2( (三三) )照片的整理照片的整理1111、照片冊的排列、照片冊的排列照片冊按照全宗號、保管期限、冊照片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列。號的順序排列。( (三三) )照片的整理照片的整理三、照片檔案目錄的編制三、照片檔案目錄的編制（一）目錄的

13、著錄（一）目錄的著錄（二）目錄的種類（二）目錄的種類(一)目錄的著目錄的著錄錄1.1.著錄項(xiàng)目：著錄項(xiàng)目： 照片檔案目錄的著錄項(xiàng)目包括：照片號（底片號）、照片檔案目錄的著錄項(xiàng)目包括：照片號（底片號）、題名、時間、冊號、頁號、保管期限、參見號、備注題名、時間、冊號、頁號、保管期限、參見號、備注2.2.目錄的著錄單位：以照片的自然張為單位著錄成為照片檔案目錄目錄的著錄單位：以照片的自然張為單位著錄成為照片檔案目錄的條目。的條目。 3.3.大幅照片的標(biāo)注：對于大副照片、底片，著錄時應(yīng)在備注欄內(nèi)注大幅照片的標(biāo)注：對于大副照片、底片，著錄時應(yīng)在備注欄內(nèi)注明明“大幅大幅”和存放地址和存放地址(二)目錄種類目錄種類1冊內(nèi)目錄冊內(nèi)目錄的項(xiàng)目包括：照片號冊內(nèi)目錄的項(xiàng)目包括：照片號（底片號）、題名、時間、頁（底片號）、題名、時間、頁號、備注。冊內(nèi)目錄的條目應(yīng)號、備注。冊內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照照片號排序。冊內(nèi)目錄位按照照片號排序。冊內(nèi)目錄位于