山谷藍(lán)泰科曼貿(mào)易公司采購管理制度

1、采購管理制度第一條 為規(guī)范山谷藍(lán) / 泰科曼公司的采購管理，保證銷售所需商品的及 時、合理采購，特制定本制度。第二條 采購計劃的制定：采購活動必須有計劃地進(jìn)行，采購計劃的制定須遵從公司總體戰(zhàn)略性目標(biāo)， 并應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)廠家的進(jìn)貨要求、 根據(jù)公司總體的銷售業(yè)務(wù)計劃及策略產(chǎn)品的銷售 計劃來確定公司總體的采購計劃。采購計劃分為年度采購計劃、季度采購計劃和月度采購計劃。（一）年度采購計劃的制定：總經(jīng)理將廠家的年度進(jìn)貨任務(wù)交商務(wù)部，同時銷售總監(jiān)助理將經(jīng)過總經(jīng)理辦 公會討論通過的年度業(yè)務(wù)計劃交商務(wù)部， 庫存管理員上報庫存狀況統(tǒng)計表， 商務(wù) 經(jīng)理根據(jù)業(yè)務(wù)計劃、 廠家任務(wù)、歷史數(shù)據(jù)和庫存情況制定年度采購計劃，由財

2、務(wù) 總監(jiān)審核后報總經(jīng)理審批。（二）季度采購計劃的制定：每季度末， 商務(wù)部必須制定下個季度的采購計劃， 季度采購計劃主要適用于采購周期較長的商品。制定采購計劃之前，商務(wù)部須取得如下資料：1各地區(qū)辦事處每季度末上報下個季度的商品訂貨預(yù)估。訂貨預(yù)估應(yīng) 包括商品種類、數(shù)量、規(guī)格型號等信息，并注明需到貨日期，各地區(qū)由地區(qū) 經(jīng)理審核簽字后，交銷售總監(jiān)助理，由銷售總監(jiān)審核后交商務(wù)部。 （商品訂 貨預(yù)估表見附表）2市場部每季度末上報策略產(chǎn)品或重點產(chǎn)品的訂貨預(yù)估。訂貨預(yù)估應(yīng) 包括策略產(chǎn)品種類、數(shù)量、規(guī)格型號等信息，并注明需到貨日期，由產(chǎn)品經(jīng) 理審核簽字后，交市場總監(jiān)審核后交商務(wù)部。3商務(wù)經(jīng)理根據(jù)銷售部、市場部上

3、報的產(chǎn)品訂貨預(yù)估，并結(jié)合庫存情 況、歷史數(shù)據(jù)及廠家任務(wù)的完成情況，制定下個季度的采購計劃，報財務(wù)總 監(jiān)審核后交總經(jīng)理審批。三） 月度采購計劃的制定季度采購計劃不足的部分應(yīng)以月度采購計劃作為補(bǔ)充， 月度采購計劃的制定 程序同季度采購計劃，月度采購計劃主要適用于采購周期較短的商品。（四） 山谷藍(lán)主機(jī)設(shè)備類產(chǎn)品的采購采取預(yù)訂方式進(jìn)行，銷售 訂單簽定并經(jīng)審核后，由醫(yī)院或經(jīng)銷商交付一定金額的訂金后，方可 執(zhí)行采購。（五） 臨時性采購若有臨時性或緊急性的采購需求， 由各地辦事處或市場部提出申請， 地區(qū)經(jīng) 理或產(chǎn)品經(jīng)理簽字后需交銷售總監(jiān)或市場總監(jiān)審核， 再交總經(jīng)理審批后交與商務(wù) 部執(zhí)行采購活動。維修備件的采

4、購由維修部根據(jù)維修備件銷售需求并結(jié)合備件的庫存狀況制 定備件采購計劃，交銷售總監(jiān)審核后，總經(jīng)理審批，再交商務(wù)部執(zhí)行。第三條 采購程序及說明（一）采購訂單審核1 采購管理員根據(jù)采購計劃情況制作采購訂單， 商務(wù)經(jīng)理根據(jù)相關(guān) 的信息分析并對采購訂單進(jìn)行初步審核并簽字。2 商務(wù)經(jīng)理審核后，將采購訂單交財務(wù)總監(jiān)審核后交總經(jīng)理審批。3 總經(jīng)理審批后交商務(wù)經(jīng)理， 商務(wù)經(jīng)理根據(jù)實際情況指導(dǎo)采購管理 員執(zhí)行。（二）采購訂單跟蹤及發(fā)貨采購管理員須密切跟蹤供貨商對訂單的備貨情況， 適時、合理地安排訂單的 發(fā)貨，并根據(jù)訂單的實際情況選擇合適的運輸方式， 既要保證庫存和銷售合同的 交貨期，又要降低所有產(chǎn)品的采購成本。（

5、三）采購訂單到貨及驗收1. 采購訂單發(fā)貨后，采購管理員應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)貨商提供的進(jìn)口單據(jù)，審 核無誤后交與外貿(mào)公司，并督促報關(guān)行在最短時間內(nèi)完成清關(guān)，將貨送到庫 房或是指定的地點。2. 采購管理員須提前三天將進(jìn)口報關(guān)箱單傳真給倉庫管理員，以便其做 好接貨、入庫準(zhǔn)備。3. 采購管理員須隨時將采購訂單錄入商務(wù)軟件系統(tǒng)，并在到貨后，及時 將采購的相關(guān)單據(jù)（包括發(fā)票、箱單、關(guān)稅和增值稅稅單、報關(guān)雜費清單） 遞交給財務(wù)部門相關(guān)人員，以便財務(wù)及時入帳，同時留一份存檔備案。4. 采購到貨驗收時， 出現(xiàn)到貨與箱單不符或是損壞等任何不能入庫的問題時，倉庫管理員應(yīng)及時書面通知采購管理員，并按相應(yīng)的程序處理。（四）采購

6、相關(guān)款項支付1 進(jìn)口關(guān)稅、增值稅支付：商務(wù)部須提前一周書面通知財務(wù)經(jīng)理預(yù)計 所需關(guān)稅、增值稅金額，以便財務(wù)部門做好準(zhǔn)備；需交納進(jìn)口稅款時，由采購管 理員根據(jù)稅單填寫付款申請，交商務(wù)經(jīng)理審核后，交財務(wù)部門審核， 總經(jīng)理審批 后，出納開出支票，交采購管理員去銀行交納。2 報關(guān)雜費的支付： 采購管理員應(yīng)認(rèn)真核對當(dāng)月所有報關(guān)雜費的清單， 確認(rèn)無誤后，填寫付款申請，交商務(wù)經(jīng)理審核，再交財務(wù)部門審核，總經(jīng)理審批 后，由出納開出支票， 交采購管理員支付， 所有當(dāng)月報關(guān)雜費須在每月月底前支 付完畢。3 需要支付采購貨款時，由財務(wù)部門書面提前一天通知商務(wù)部支付金 額和要求付款日期； 采購管理員接財務(wù)部門通知后填寫貨款支付申請單， 交由商 務(wù)經(jīng)理審核簽字后， 交財務(wù)經(jīng)理核對、 審查，再交財務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審核簽字，