Excel電子表格

1、一、 Ecxel 2003工作界面工具欄按鈕菜單欄標(biāo)題欄名稱框工作表標(biāo)簽工作表編輯區(qū)任務(wù)窗格編輯欄列標(biāo)行號二、Excel的基本概念與基本操作1、基本概念（1）工作簿：以文件的形式存在（擴(kuò)展名為.xls），可以看成是一個活頁夾。單擊“文件新建”菜單即可創(chuàng)建一個新工作簿，或者用“文件另存為”菜單將默認(rèn)的Book1.xls存為指定的文件。（2）工作表 相當(dāng)于活頁夾中的其中一頁，一個工作簿最多有255個工作表，打開時(shí)默認(rèn)為三個工作表（sheet1、sheet2、sheet3）。顯示在當(dāng)前屏幕上的稱為活動工作表（或者叫當(dāng)前工作表）。（3）單元格：工作表由若干個單元格組成，一個工作表最多可包含256（列）

2、×65536（行）個單元格。每個工作表只有一個單元格是活動的，稱為活動單元格。（4）相對地址：用于表示單元格位置，形式為：列標(biāo)+行號，如B3表示第3行第2列那個單元格。1 / 241（5）絕對地址：在列標(biāo)、行號前加上“$”符號，如$B$3。2、工作表數(shù)據(jù)的輸入單元格內(nèi)容的光標(biāo)定位：雙擊單元格，或單擊單元格后按F2，或?qū)⒐鈽?biāo)定位在編輯欄中；單元格的定位：單擊單元格（或者用四個方向鍵）。（1） 輸入文本型數(shù)據(jù)文本型數(shù)據(jù)是指由漢字、英文字母或數(shù)字組成的字符串，如“星期一”、“1季度”、“P5”等都屬于文本型數(shù)據(jù)。默認(rèn)情況下，在單元格中輸入文本型數(shù)據(jù)時(shí)輸入的內(nèi)容為左對齊。（如果輸入的數(shù)據(jù)長度

3、超出單元格長度，并且當(dāng)前單元格右側(cè)為空，則文本會擴(kuò)展顯示到其右側(cè)單元格中，如右側(cè)不為空則超出部分不顯示，但在編輯欄內(nèi)可以看到全部內(nèi)容。）（2） 輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)數(shù)值型數(shù)據(jù)由數(shù)字（09）、正負(fù)號、小數(shù)點(diǎn)、分?jǐn)?shù)號、百分號、指數(shù)符號（E或e）、貨幣符號（￥或$）和千分位分隔號等組成，輸入后自動右對齊。Ø 輸入正、負(fù)數(shù)：正數(shù)直接輸入（默認(rèn)為11位，超過則自動用科學(xué)計(jì)數(shù)法顯示）；負(fù)數(shù)則在數(shù)字前加“-”號，或者加上圓括號：（36）。Ø 輸入分?jǐn)?shù)：先輸入0和一個空格，再輸入分?jǐn)?shù)。如輸入0 11/18表示分?jǐn)?shù)11/18。Ø 輸入百分?jǐn)?shù)：直接在數(shù)字后加“%”。Ø 輸入小數(shù)：

4、直接加小數(shù)點(diǎn)（如果全部是小數(shù)且位數(shù)一致時(shí)可以“自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”選擇“工具選項(xiàng)”菜單，在“編輯”選項(xiàng)卡中選擇中“自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”項(xiàng)，在“位數(shù)”編輯框中輸入小數(shù)位數(shù)。Ø 輸入數(shù)字字符：先輸入一個單引號（英文狀態(tài)），再輸入數(shù)字。（3） 輸入日期和時(shí)間：可按年月日的順序輸入數(shù)字，中間用“/”或“-”分隔。時(shí)間則用“：”分隔。按【Ctrl+;】可插入系統(tǒng)日期，【Ctrl+Shift+;】可插入系統(tǒng)時(shí)間。（4） 自動填充數(shù)據(jù)：如果要在一列或一行相鄰單元格中輸入相同（或有規(guī)律）的數(shù)據(jù)，可先輸入第一（第二個）數(shù)據(jù)再按住填充柄（單元格右下角的小黑點(diǎn)）拖拉。還可以使用“編輯填充”菜單進(jìn)行其他方式的自動填

5、充。（5） 使用快捷鍵填充相同的數(shù)據(jù)：選擇要輸入相同數(shù)據(jù)的單元格，輸入數(shù)據(jù)，然后按【Ctrl+回車】鍵。2 / 242（6） 設(shè)置數(shù)據(jù)輸入條件：單擊“數(shù)據(jù)有效性”菜單，在彈出的對話框中設(shè)置。單元格內(nèi)容分行顯示：一個單元格內(nèi)輸入的內(nèi)容要分兩行時(shí)，可以按【ALT】+【Enter】鍵。3、工作表數(shù)據(jù)的編輯（1） 單元格的選擇Ø 選擇一個單元格：用鼠標(biāo)單擊即可Ø 選擇一行：單擊行號Ø 選擇一列：單擊列標(biāo)Ø 選擇連續(xù)單元格：用鼠標(biāo)拖拉，或先單擊開始單元格，再按住【Shift】鍵單擊結(jié)束單元格。Ø 選擇不連續(xù)單元格：按住【Ctrl】鍵再單擊各個要選擇的單元

6、格。Ø 選擇整個工作表：單擊行號和列標(biāo)的交叉處。（2）單元格的編輯Ø 單元格內(nèi)容的復(fù)制：選擇單元格，單擊“編輯復(fù)制”菜單，再定位到目標(biāo)單元格單擊“編輯粘貼”菜單（或者用快捷鍵【Ctrl】+C和【Ctrl】+V）。Ø 單元格內(nèi)容的移動：用“編輯剪切”和“編輯粘貼”菜單，或選擇單元格后按住邊框拖動，也可以用快捷鍵【Ctrl】+X和【Ctrl】+V。Ø 單元格內(nèi)容的刪除：選擇要刪除的單元格后按【Del】鍵。Ø 單元格的刪除、插入：選擇所要刪除的單元格，單擊右鍵選擇“刪除”或“插入”。Ø 行、列的刪除、插入：在行號（列標(biāo)）上單擊右鍵，選擇“刪

7、除”或“插入”。（3）數(shù)據(jù)的查找與替換：選擇“編輯查找（或替換）”菜單項(xiàng)三、編輯和格式化工作表1、工作表常用操作（1）選擇和設(shè)置工作表組在Excel中，當(dāng)需要對單個工作表進(jìn)行操作時(shí)，可單擊Excel工作區(qū)左下角的工作表標(biāo)簽，將其變?yōu)楫?dāng)前工作表。當(dāng)需要對多個工作表進(jìn)行移動、復(fù)制等操作，或者同時(shí)對多個工作表中相同位置的單元格進(jìn)行時(shí)，可將這些工作表同時(shí)選中，此時(shí)Excel會自動將選中的工作表成組，從而使我們可以進(jìn)行上述操作。4 / 244操作方法：連續(xù)多個工作表（按住Shift鍵再單擊鼠標(biāo)）；不連續(xù)的多個工作表（按住Ctrl鍵再單擊鼠標(biāo)）；在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，選擇“選定全部工作表”菜單項(xiàng)，可以選

8、擇全部工作表。單擊任意一個工作表標(biāo)簽可以取消工作組。（2）重命名工作表默認(rèn)情況下工作表名為“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”，為方便管理和使用可以取一個反映其特點(diǎn)的名字。操作方法：雙擊工作表標(biāo)簽，輸入新名字；或者在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，選擇“重命名”項(xiàng)，輸入新名字。（3）移動和復(fù)制工作表在同一工作簿中移動：用鼠標(biāo)按住工作表標(biāo)簽拖拉到目標(biāo)位置即可。在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，選擇“移動或復(fù)制工作表”項(xiàng)，在彈出的對話框中進(jìn)行操作即可。（4）插入、刪除和隱藏工作表默認(rèn)情況下新建工作簿中只包含三張工作表，用戶可以根據(jù)需要插入新工作表，或者將不需要的工作表刪除，還可將工作表隱藏起來，起到保

9、護(hù)重要數(shù)據(jù)的作用。Ø 工作表的插入：在工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“插入”即可；也可使用“插入工作表”菜單。Ø 工作表的刪除：在要刪除的工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“刪除”即可；或者用“編輯刪除工作表”菜單。Ø 工作表的隱藏：選擇要隱藏的工作表，然后選擇“格式工作表隱藏”菜單項(xiàng)，即可將所選工作表隱藏起來。選擇“格式工作表取消隱藏”菜單可恢復(fù)顯示。（5）設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色為區(qū)分不同類型的工作表，用戶可以設(shè)置工作表標(biāo)簽的顏色。操作方法：在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，選擇“工作表標(biāo)簽顏色”菜單項(xiàng)，在對話框中設(shè)置所需的顏色。（6）拆分與凍結(jié)工作表如果工作表太大，行數(shù)過多，要

10、查看工作表靠右側(cè)或下邊的數(shù)據(jù)時(shí)常常會忘記行標(biāo)題或列標(biāo)題。此外若要比較工作表不同位置的數(shù)據(jù)，通過拖動滾動條查看也很麻煩。此時(shí)可以將行標(biāo)題或列標(biāo)題凍結(jié)起來，或者將工作表拆分成兩個部分。4 / 244拆分工作表：將鼠標(biāo)移到水平拆分條（或垂直拆分條，分別在右上角或右下角）上拖拉鼠標(biāo)。凍結(jié)工作表：選擇標(biāo)題下的行（或列），單擊“窗口凍結(jié)窗格”菜單項(xiàng)。2、單元格常用操作（1）單元格的合并與取消：“格式單元格”菜單項(xiàng)，在對話框中選擇“對齊”選擇項(xiàng)卡。注意： “合并及居中”和“跨列居中”的區(qū)別。（2）插入單元格、行與列：右鍵或“插入”菜單（3）刪除單元格、行與列：右鍵或“編輯”菜單（4）添加批注：利用Excel

11、提供的批注功能可以為復(fù)雜的公式或特定的單元格添加批注，從而使別人更容易了解工作表中的內(nèi)容。操作方法：“插入批注”菜單項(xiàng)，選擇“視圖批注”菜單可顯示批注。右鍵單擊有批注的單元格，選擇“刪除批注”。（5）調(diào)整行高和列寬：直接用鼠標(biāo)拖拉或用“格式”菜單。3、格式化工作表為使制作的工作表更加美觀并便于閱讀，用戶可以根據(jù)需要設(shè)置單元格的字符格式、數(shù)據(jù)格式、對齊方式、邊框和底紋等，使表格條理清晰。（1）設(shè)置單元格字符格式（2）設(shè)置單元格數(shù)字格式（3）設(shè)置單元格對齊方式（4）設(shè)置單元格邊框和底紋（5）自動套用格式4、保護(hù)工作簿和工作表（1）保護(hù)工作簿：選擇“工具保護(hù)保護(hù)工作簿”菜單。（2）保護(hù)工作表：單擊要

12、保護(hù)的工作表標(biāo)簽，選擇“工具保護(hù)保護(hù)工作表”菜單。（3）保護(hù)單元格：選中不需要保護(hù)的單元格區(qū)域，選擇“格式單元格”菜單，在“保護(hù)”選項(xiàng)卡中取消“鎖定”復(fù)選框。再在“保護(hù)工作表”對話框中只勾選“選定未鎖定的單元格”復(fù)選框，對工作表進(jìn)行保護(hù)即可。5 / 245Ø 字體的格式化：選中要設(shè)置的單元格，單擊“格式字體”菜單項(xiàng)。Ø 數(shù)字的格式化： Ø 對齊方式的設(shè)置： 用工具欄按鈕，或單擊右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”。Ø 邊框與底紋的設(shè)置： Ø 自動套用格式化表格：選擇要設(shè)置的區(qū)域，單擊“格式自動套用格式”菜單。Ø 條件格式表格：選擇要設(shè)置的區(qū)域

13、，單擊“格式條件格式”菜單，然后按要求進(jìn)行設(shè)置。（7） 工作表的打印輸出：Ø 設(shè)置打印區(qū)域：單擊“文件打印區(qū)域設(shè)置打印區(qū)域”菜單項(xiàng)。Ø 單擊“文件頁面設(shè)置”菜單項(xiàng)，打開“頁面設(shè)置”對話框進(jìn)行設(shè)置?？梢栽O(shè)置紙張大小、頁邊距、添加頁眉頁腳、設(shè)置每一頁的表頭等。Ø 打印預(yù)覽：“文件打印預(yù)覽”菜單項(xiàng)，顯示實(shí)際的打印效果。（8） 工作簿和工作表的保護(hù)：Ø 設(shè)置打開密碼：單擊“工具選項(xiàng)”菜單項(xiàng)，選擇“安全性”選項(xiàng)卡，設(shè)置打開密碼或者修改密碼；Ø 工作簿和工作表的保護(hù)：單擊“工具保護(hù)”菜單項(xiàng)，可以設(shè)置工作簿和工作表的保護(hù)。（9） 凍結(jié)表頭：選定要凍結(jié)的下一行

14、或下一列，單擊“窗口凍結(jié)”菜單項(xiàng)。（10） 數(shù)據(jù)的隱藏：Ø 隱藏行（列）：單擊“格式行（列）隱藏”菜單項(xiàng)。Ø 工作表的隱藏：單擊“窗口隱藏”菜單項(xiàng)。四、公式與函數(shù)的使用1、公式的應(yīng)用6 / 246公式是工作表中用于對單元格進(jìn)行計(jì)算的表達(dá)式，利用公式可以對對同一工作表的各單元格、同一工作簿中不同工作表的單元格，以及不同工作簿的工作表中單元格的數(shù)據(jù)進(jìn)行加、減、乘、除、乘方等各種運(yùn)算。公式使用方法：在結(jié)果單元格中，輸入“=”，再輸入計(jì)算數(shù)或單元格地址和運(yùn)算符（不以等號開頭將會作為文本型數(shù)據(jù)進(jìn)行處理）。運(yùn)算符可以是常量、單元格地址和函數(shù)等。Ø 算術(shù)運(yùn)算符：用于完成基本的數(shù)

15、學(xué)運(yùn)算?！?”、“-”、“*”、“/”、“%”和“”。Ø 比較運(yùn)算符：用于比較兩個數(shù)值并產(chǎn)生邏輯值?！?gt;”、“>=”、“<”、“<=”、“=”、“<>”Ø 文本運(yùn)算符：使用文本運(yùn)算符“&”可將兩個或多個文本值串接起來產(chǎn)生一個連續(xù)的文本值。Ø 引用運(yùn)算符：有3個，作用是將單元格區(qū)域進(jìn)行合并計(jì)算。引用運(yùn)算符含義實(shí)例：（冒號）區(qū)域運(yùn)算符，用于引用單元格區(qū)域B5：D15，（逗號）聯(lián)合運(yùn)算符，用于引用多個單元格區(qū)域B5：D15，F(xiàn)5：H15（空格）交叉運(yùn)算符，用于引用兩個單元格區(qū)域的交叉部分運(yùn)算符的優(yōu)先級，如下表所示運(yùn)算符含義優(yōu)先

16、級：（冒號）引用運(yùn)算符1（空格），（逗號）-（負(fù)號）負(fù)數(shù)2%（百分號）百分比3（脫字號）乘方4*和/乘和除5+和-加和減67 / 247&字符連接符7=比較運(yùn)算符8<和><=>=<>若要改變運(yùn)算的次序可用括號（注意，沒有大括號、中括號，一律以小括號代替）例：第10章，銷售部費(fèi)用表.xls2、單元格的引用通過單元格的引用可以在一個公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個公式中使用同一單元格中的數(shù)據(jù)，還可以引用同一工作簿中不同工作表中的單元格，甚至還可以引用不同工作簿中的數(shù)據(jù)。（1）引用單元格和單元格區(qū)域在Excel中，每個單元格都有一個地址，用戶可以

17、通過該地址引用單元格引用的單元格區(qū)域說明A1：A5引用單元格A1到A5的區(qū)域B2：F2引用單元格B2到F2的區(qū)域3：3引用第3行的所有單元格E：E引用第E列的所有單元格A1：C3，E5引用單元格A1到C3之間的區(qū)域和E5單元格（2）相對引用、絕對引用和混合引用例：第10章，電費(fèi)表.xls技巧：編輯公式時(shí)輸入單元格地址后，按【F4】鍵，可在三者間切換。（3）引用不同工作表或工作簿中的單元格3、審核公式（1）公式錯誤代碼代碼含義8 / 248#輸入的數(shù)據(jù)或計(jì)算結(jié)果太長#DIV/0！除數(shù)引用了零值單元格或空單元格#N/A公式中沒有可用數(shù)值，或缺少函數(shù)參數(shù)#NAME？公式中引用了無法識別的名稱，或刪除

18、了公式中正使用的名稱#NULL！使用了不正確的區(qū)域運(yùn)算符或引用的單元格區(qū)域的交集為空#NUM！公式產(chǎn)生的結(jié)果數(shù)字太大或太小，Excel無法表達(dá)出來#RTF公式引用的單元格被刪除，并且系統(tǒng)無法自動調(diào)整#VALUE當(dāng)公式或函數(shù)中的參數(shù)數(shù)據(jù)類型不匹配（2）使用公式審核工具欄使用該工具欄按鈕可以非常方便地對單元格中的公式進(jìn)行錯誤檢查。（例，商品銷售表.xls）4、函數(shù)的使用（1）函數(shù)的分類Ø 財(cái)務(wù)函數(shù)：進(jìn)行日常的財(cái)務(wù)計(jì)算和財(cái)務(wù)分析。Ø 日期和時(shí)間函數(shù)：在公式中分析和處理日期值和時(shí)間值。Ø 數(shù)學(xué)和三角函數(shù)：進(jìn)行各種數(shù)學(xué)計(jì)算Ø 統(tǒng)計(jì)函數(shù)：對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析

19、Ø 查找和引用函數(shù)：查找特定的數(shù)據(jù)或引用公式中的特定信息Ø 數(shù)據(jù)庫函數(shù)：對數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、查找和計(jì)算Ø 文本函數(shù)：用于處理公式中的文本字符串Ø 邏輯函數(shù)：可以進(jìn)行真假值判斷，或者進(jìn)行復(fù)合檢驗(yàn)。Ø 信息函數(shù)：判定單元格或公式中的數(shù)據(jù)類型。（2）函數(shù)格式函數(shù)是預(yù)先定義好的表達(dá)式，它必須包含在公式中使用。每個函數(shù)都由函數(shù)名和參數(shù)組成?；拘问綖椋?函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，），一個函數(shù)只有唯一的一個名稱，它決定了函數(shù)的功能和用途。函數(shù)名后是用圓括號括起來的參數(shù)，各參數(shù)之間用逗號分隔。參數(shù)可以是數(shù)字、文本、數(shù)組和單元格引用，也可以是常量、公式或其

20、他函數(shù)。（3）函數(shù)的使用方法：直接輸入函數(shù)或使用函數(shù)向?qū)? / 249（4）常用函數(shù)介紹COUNT函數(shù)功能：統(tǒng)計(jì)參數(shù)列表中含有數(shù)值數(shù)據(jù)的單元格個數(shù)格式：COUNT（Value1，Value2，Value3），其中“Value1，Value2，Value3”為包含或引用各種類型數(shù)據(jù)的參數(shù)（1到30個），但只有含有的單元格才被統(tǒng)計(jì)。例：第10章 成績排名表.xls 統(tǒng)計(jì)參加考試人數(shù) COUNTIF函數(shù)功能：統(tǒng)計(jì)某個單元格區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目格式：COUNTIF（range，criteria），其中“range”為要統(tǒng)計(jì)單元格個數(shù)的單元格區(qū)域；“criteria”為指定的條件表達(dá)式。例：第10

21、章 成績排名表.xls中 總分在600以上的人數(shù)MAX和MIN函數(shù)功能：分別返回參數(shù)列表中的最大值和最小值格式：MAX（number1，number2，number3），其中“number1、2”可以是數(shù)字、空白單元格、邏輯值或數(shù)字的文本表達(dá)式（1到30個），如果沒有參數(shù)，則函數(shù)返回值為0。例：第10章 成績排名表.xls中 找出總分最高分RANK函數(shù)功能：返回一個在數(shù)字列表中的排位格式：MAX（number，ref，order），其中“number”為需要排序的數(shù)值；“ref”為要排序的單元格區(qū)域；“order”為排序方式，如果為“0”或缺省則按降序排列，否則按升序排列。例：第10章 成績排

22、名表.xls 進(jìn)行排名IF函數(shù)功能：執(zhí)行真假判斷，根據(jù)邏輯值的真假返回不同結(jié)果。格式：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false），其中“l(fā)ogical_test”為選取的條件；“value_if_true”為條件為真時(shí)返回的值；“value_if_false” 為條件為假時(shí)返回的值。例：第10章 成績排名表.xls 按平均分劃分等級（平均分大于100的為A，否則為B）此外，IF函數(shù)還可以嵌套（最多為7層），例如：用“=IF（I3>=100，“A”，IF（I3>=90，“B”，“C”）”把平均分劃分為3個等級。10 / 2410TODA

23、Y函數(shù)功能：返回當(dāng)前的日期的序列號（以1900年1月1日開始計(jì)算，到當(dāng)前的天數(shù)）格式：TODAY（），該函數(shù)不需要參數(shù)。（如果系統(tǒng)日期改變了，可按【F9】鍵更新）PMT函數(shù)功能：基于固定利率及等額分期付款方式，返回貸款的每期付款額。格式：PMT（Rate，Nper，Pv，F(xiàn)v，Type）其中“Rate”為貸款利率；“Nper”為該項(xiàng)貸款付款總期數(shù)；“Pv”為現(xiàn)值，或一系列未來付款的當(dāng)前值的累積和，也稱為本金?！癋v”為未來值，或在最后一次付款后希望得到的現(xiàn)金余額，如果省略則假設(shè)其為0，也就是一筆貸款的未來值為0；“Type”為數(shù)字0或1，用于指定各期的付款時(shí)間是在期初還是在期末。1代表期初，0

24、或缺省代表期末。例如：假設(shè)某老板準(zhǔn)備貸款100000元開店，貸款期限為8年，年利率為5.40%，那么他每月應(yīng)還貸款多少？數(shù)學(xué)與三角函數(shù)SIN函數(shù)：COS函數(shù)：ASIN函數(shù)：ACOS函數(shù)：LN、LOG和LOG10函數(shù)：POWER函數(shù)：五、Excel的數(shù)據(jù)管理1、創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單Excel在數(shù)據(jù)分析和處理方面具有強(qiáng)大的功能，利用數(shù)據(jù)清單、排序、篩選和分類匯總功能，用戶可以對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的分析和管理。（1）創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單在Excel中，用戶可以通過創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單來管理數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)清單是一個二維的表格，由行和列構(gòu)成，它與數(shù)據(jù)庫相似，每一行表示一個記錄，每一列表示一個字段。利用數(shù)據(jù)清單，可以方便地記錄相

25、關(guān)的數(shù)據(jù)，以及對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選和匯總等操作。在工作表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：Ø 數(shù)據(jù)清單必須包含字段名行，且在數(shù)據(jù)清單的第一行創(chuàng)建。11 / 2411Ø 數(shù)據(jù)清單的每一行作為一個記錄，存放相關(guān)的一組數(shù)據(jù)。Ø 數(shù)據(jù)清單的每一列作為一個字段，存放相同類型的數(shù)據(jù)。Ø 避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放在數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)，以防止在篩選數(shù)據(jù)清單時(shí)，這些數(shù)據(jù)被隱藏。Ø 數(shù)據(jù)清單中不能有空行和空列。Ø 一個數(shù)據(jù)清單最好獨(dú)占一個工作表。用戶可直接在工作表中輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建清單，也可利用Excel的“記錄單”功能來創(chuàng)建。單擊“數(shù)據(jù)記錄單”菜單，。用數(shù)據(jù)清單管

26、理數(shù)據(jù)2、 數(shù)據(jù)排序（1）簡單排序：對數(shù)據(jù)表中的單列數(shù)據(jù)按照升序（或降序）進(jìn)行排序。數(shù)字：從小到大或從大到小排列日期：按日期的先后進(jìn)行排列文本：升序時(shí)按特殊字符數(shù)字（09）小寫字母（az）大寫字母（AZ）漢字（以拼音排序），降序側(cè)相反。邏輯值：升序時(shí)FALSE排在TRUE前，降序側(cè)相反?？瞻讍卧瘢嚎偸窃谧钋懊胬旱?1章 工資表.xls中對“實(shí)得工資”字段進(jìn)行排序（2）多關(guān)鍵字排序例：第11章 工資表.xls中按“實(shí)得工資”的降序、“伙食津貼”的升序和“獎金”的降序進(jìn)行排序。如果上述排序不能滿足需要，用戶還可以單擊“排序”對話框的“選項(xiàng)”按鈕進(jìn)行自定義排序。3、數(shù)據(jù)篩選（1）自動篩選（2）高

27、級篩選4、分類匯總分類匯總是把數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)分門別類地統(tǒng)計(jì)處理，可以對各類別的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和、求平均值等多種計(jì)算，并顯示分級匯總的結(jié)果。對工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：Ø 因?yàn)榉诸悈R總是按字段名進(jìn)行的，所以要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)表的第一和必須有列標(biāo)簽，并且數(shù)據(jù)區(qū)域中沒有空行或空列。13 / 2413Ø 在分類匯總前必須先對數(shù)據(jù)按分類字段進(jìn)行排序。（1）簡單分類匯總：對數(shù)據(jù)表中的某一列以一種匯總方式進(jìn)行分類匯總例：在“產(chǎn)品銷量統(tǒng)計(jì)表.xls”中按“銷售員”字段對“銷售額”進(jìn)行分類匯總。（2）多重分類匯總：對工作表中的某列數(shù)據(jù)按照兩種或兩種以上的匯總方式或匯總項(xiàng)進(jìn)行匯總

28、。多重分類匯總每次的分類字段總是相同的，匯總方式或匯總項(xiàng)則不同。例：在“產(chǎn)品銷量統(tǒng)計(jì)表.xls”中按“型號”對“銷量”求和、“銷售額”求最大值。（3）嵌套分類匯總：是指在一個已經(jīng)建立了分類匯總的工作表中再進(jìn)行另外一種分類匯總，兩次分類匯總的分類字段是不同的。在建立嵌套分類匯總前同樣要先對工作表中需要進(jìn)行分類匯總的字段進(jìn)行排序，排序的主要關(guān)鍵字應(yīng)該是第1級匯總關(guān)鍵字，排序時(shí)的次要關(guān)鍵字應(yīng)該是第2級匯總關(guān)鍵字，其他的依次類推。例：按“品牌”和“型號”來查看“產(chǎn)品銷量統(tǒng)計(jì)表”中的“銷量”和“銷售額”。（4）顯示或隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)六、Excel的圖表利用Excel提供的圖表功能，可以形象直觀地反映工作表中

29、的數(shù)據(jù)，使枯燥的變得生動，并方便用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)的比較和預(yù)測。圖表以圖形化的方式直觀地表示工作表中的數(shù)據(jù)，它是在表格數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上創(chuàng)建的，并隨著表格數(shù)據(jù)的變化而變化，方便用戶查看數(shù)據(jù)的差異和預(yù)測趨勢。1、圖表的類型Ø 柱形圖和條形圖：用于顯示一段時(shí)間內(nèi)的數(shù)據(jù)變化或顯示各項(xiàng)之間的比較情況。一般水平方向?yàn)轭悇e，垂直方向?yàn)閿?shù)值。Ø 折線圖：適用于顯示在相等時(shí)間間隔下數(shù)據(jù)的變化趨勢。Ø 餅圖：顯示一個數(shù)據(jù)系列中各項(xiàng)的大小與各項(xiàng)總和的比例。Ø XY散點(diǎn)圖：顯示若干數(shù)據(jù)系列中各數(shù)值之間的關(guān)系，或者將兩組數(shù)繪制為XY坐標(biāo)的一個系列。Ø 面積圖：強(qiáng)調(diào)幅度隨時(shí)間的變化

30、，也可用于引起人們對總值趨勢的注意。13 / 2413Ø 圓環(huán)圖：顯示各個部分與整體之間的關(guān)系。Ø 雷達(dá)圖：比較若干數(shù)據(jù)系列的總和值。Ø 曲面圖：顯示兩組數(shù)據(jù)之間的最佳組合。Ø 氣泡圖：氣泡圖將序列顯示為一組符號。不同的值由相應(yīng)點(diǎn)在圖表空間中的位置經(jīng)及符號的大小表示。Ø 股份圖：用來描繪價(jià)格走勢。Ø 圓錐、圓柱和棱錐圖：與柱形圖和條形圖類似。2、圖表的創(chuàng)建（1）使用“圖表”工具欄創(chuàng)建（2）使用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建3、圖表的編輯修改（1）更改圖表類型：在圖表空白處單擊右鍵，選擇“圖表類型”菜單項(xiàng)。（2）更改數(shù)據(jù)源：（3）行列數(shù)據(jù)對換：選擇中

31、圖表后單擊“圖表”工具欄中的“按列”或 “按行”按鈕。（4）設(shè)置圖表選項(xiàng)修改圖表標(biāo)題、添加網(wǎng)格線、更改圖例、添加數(shù)據(jù)標(biāo)志（5）設(shè)置圖表格式設(shè)置圖表標(biāo)題格式、設(shè)置坐標(biāo)軸格式、設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式、設(shè)置圖表區(qū)和繪圖區(qū)格式例：（第12章）毛巾銷售統(tǒng)計(jì)表.xls 創(chuàng)建四個城市毛巾廠2008-2010年銷售額。4、數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表能對表格進(jìn)行簡單的分析處理，使表格中的數(shù)據(jù)更清晰、更直觀地顯示。（1）創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格，用戶可以交換其行或列以查看對數(shù)據(jù)源的不同匯總，還可以通過顯示不同的行標(biāo)簽來篩選數(shù)據(jù)，或者顯示所關(guān)注區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)，它是Excel強(qiáng)大

32、數(shù)據(jù)處理能力的體現(xiàn)。不是所有工作表都有建立數(shù)據(jù)透視表的必要，一般記錄數(shù)據(jù)眾多、以流水賬形式記錄、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的工作表才有建立數(shù)據(jù)透視表的必要。為確保數(shù)據(jù)可用于數(shù)據(jù)透視表，應(yīng)注意以下幾方面：Ø 在源表中刪除所有空行或空列Ø 在源表中刪除所有自動小計(jì)14 / 2414Ø 確保第一行只包含各列的描述性標(biāo)題（列標(biāo)題）Ø 確保各列只包含一種類型的數(shù)據(jù)，而不能是文本與數(shù)字的混合。例：第12章 銷售訂單.xls 數(shù)據(jù)透視表“布局”對話框中有4個不同的區(qū)域。拖放到：“行”區(qū)域的字段將占一行，拖放到“列”區(qū)域的字段將占一列，“行”和“列”相當(dāng)于X軸和Y軸，它們確定了一個二維表

33、格；“頁”則相當(dāng)于Z軸（它不是必須的），Excel將根據(jù)“頁”區(qū)域中的字段對透視表進(jìn)行分頁；“數(shù)據(jù)”區(qū)域用來放置需要計(jì)算或匯總的字段。（2）編輯數(shù)據(jù)透視表Ø 添加、刪除字段Ø 更改布局樣式Ø 顯示、隱藏?cái)?shù)據(jù)Ø 更新數(shù)據(jù)透視表5、VBA簡介VBA是微軟開發(fā)的使各種應(yīng)用程序共享的一種通用自動化語言Visual Basic For Application(VBA)。可以認(rèn)為VBA是非常流行的應(yīng)用程序開發(fā)語言Visual Basic 的子集。實(shí)際上VBA是“寄生于”VB應(yīng)用程序的版本。VBA和VB的區(qū)別包括如下幾個方面： Ø VB是設(shè)計(jì)用于創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)

34、用程序，而VBA是使已有的應(yīng)用程序(EXCEL等)自動化 Ø VB具有自己的開發(fā)環(huán)境，而VBA必須寄生于已有的應(yīng)用程序。 Ø 要運(yùn)行VB開發(fā)的應(yīng)用程序，用戶不必安裝VB，因?yàn)閂B開發(fā)出的應(yīng)用程序是可執(zhí)行文件(*.EXE)，而VBA開發(fā)的程序必須依賴于它的“父”應(yīng)用程序，例如Excel。盡管存在這些不同，VBA和VB在結(jié)構(gòu)上仍然十分相似。事實(shí)上，如果你已經(jīng)了解了VB，會發(fā)現(xiàn)學(xué)習(xí)VBA非?？?。相應(yīng)的，學(xué)完VBA會給學(xué)習(xí)VB打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而且，當(dāng)你學(xué)會在Excel中用VBA創(chuàng)建解決方案后，即已具備在Word、 Access、 ProwerPoint中用VBA創(chuàng)建解決方案的大部分

35、知識。 確切地講，VBA是一種自動化語言，它可以使常用的程序自動化，可以創(chuàng)建自定義的解決方案。VBA的一個關(guān)鍵特征是你所學(xué)的知識在微軟的一些產(chǎn)品中可以相互轉(zhuǎn)化， VBA可以稱作Excel的“遙控器”。（1）Excel環(huán)境下VBA可以實(shí)現(xiàn)的功能Ø 使重復(fù)的任務(wù)自動化。 Ø 自定義Excel工具欄,菜單和界面。 15 / 2415Ø 簡化模板的使用。 Ø 自定義Excel，使其成為開發(fā)平臺。Ø 創(chuàng)建報(bào)表。Ø 對數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的操作和分析。 用其他語言開發(fā)應(yīng)用程序，一半的工作是編寫一些基本功能的模塊，包括文件的打開和保存、打印、復(fù)制等。而用E

36、xcel作為開發(fā)平臺，則由于Excel已經(jīng)具備這些基本功能，我們要做的只是使用它。 （1）錄制簡單的宏 所謂“宏”，是指一系列Excel能夠執(zhí)行的VBA語句。 例：錄制改變單元格的顏色宏，步驟如下： Ø 打開新工作簿，確認(rèn)其他工作簿已經(jīng)關(guān)閉。 Ø 選擇A1單元格，單擊“工具宏錄制新宏”菜單。 Ø 在彈出的對話框中輸入“改變顏色”作為宏名替換默認(rèn)宏名，單擊“確定”按鈕。Ø 此時(shí)在狀態(tài)欄中顯示“錄制”，還彈出了一個“停止錄制”工具欄。Ø 單擊“格式單元格”菜單，選擇“圖案”選項(xiàng)卡中的紅色，單擊“確定”按鈕。 Ø 單擊“停止錄制”工具欄按鈕

37、，結(jié)束宏錄制過程。 （2）執(zhí)行宏 要執(zhí)行剛才錄制的宏，可以按以下步驟進(jìn)行： Ø 選擇任何一個單元格，比如A3。 Ø 單擊“工具宏宏”菜單，顯示“宏”對話框。 Ø 在對話框中選擇“改變顏色”宏，選擇“執(zhí)行”，則A3單元格的顏色變?yōu)榧t色。（3）查看錄制的代碼 Ø 單擊“工具宏宏”，顯示“宏”對話框。 Ø 單擊列表中的“改變顏色”，單擊“編輯”按鈕，打開VBA的編輯器窗口（VBE）。里面顯示如下代碼：Sub 改變顏色()' 改變顏色 MacroRange("C15").Select With Selection.Font1

38、6 / 2416 .Name = "宋體" .FontStyle = "常規(guī)" .Size = 12 .Strikethrough = False .Superscript = False .Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .ColorIndex = 3 End WithEnd Sub各行代碼的含義如下：Ø Sub 改變顏色()：宏的名稱。 Ø 中間的以“ ”開頭的行稱為“注釋”，它在錄制宏

39、時(shí)自動產(chǎn)生。 Ø 以With 開頭到End With 結(jié)束的結(jié)構(gòu)是With結(jié)構(gòu)語句，這段語句是宏的主要部分。這整段語句設(shè)置該區(qū)域內(nèi)部的一些“屬性”。 Ø .ColorIndex = 3：將該內(nèi)部設(shè)為紅色。注意：有一小圓點(diǎn)，它的作用在于簡化語句，小圓點(diǎn)代替出現(xiàn)在With后的詞，它是With結(jié)構(gòu)的一部分。紅色被數(shù)字化為3。Ø .Pattern = xlSolid：設(shè)置該區(qū)域的內(nèi)部圖案。由于是錄制宏，所以，雖然并未設(shè)置這一項(xiàng)，宏仍然將其記錄下來。xlSolid表示純色。 Ø .PatternColorIndex = xlAutomatic：表示內(nèi)部圖案底紋顏色

40、為自動配色。 Ø End With：結(jié)束With 語句。 Ø End Sub：整個宏的結(jié)束語 （4）編輯錄制的代碼 需要編輯宏是因?yàn)橐韵氯齻€方面的原因。（1）在錄制中出錯而不得不修改；（2）錄制的宏中有多余的語句需要刪除，提高宏的運(yùn)行速度；（3）希望增加宏的功能。比如：加入判斷或循環(huán)等無法錄制的語句。 （5）錄制宏的局限性 希望自動化的許多Excel過程大多都可以用錄制宏來完成。但是宏記錄器存在以下局限性，通過宏記錄器無法完成的工作有： 18 / 2418Ø 錄制的宏無判斷或循環(huán)能力。Ø 人機(jī)交互能力差，即用戶無法進(jìn)行輸入，計(jì)算機(jī)無法給出提示。Ø

41、; 無法顯示Excel對話框。 Ø 無法顯示自定義窗體。 七、Excel頁面設(shè)置與打印輸出1、設(shè)置頁面和打印區(qū)域在打印工作表前，一般還需要對紙張大小、打印方向、頁邊距、打印位置、頁眉頁腳，以及要打印的區(qū)域等進(jìn)行設(shè)置。例：“加班工資表.xls”（1） 設(shè)置紙張大小和打印方向（2） 設(shè)置頁邊距（3） 設(shè)置頁眉頁腳（4） 設(shè)置打印區(qū)域2、分頁預(yù)覽與設(shè)置分頁符3、預(yù)覽與打印練習(xí)：打印“考試成績統(tǒng)計(jì)表”要求：上下邊距為2，左右邊距為1.2 水平居中，第二頁顯示表頭。Excel綜合練習(xí)題第一題（1） 打開練習(xí)1.xls工作簿，分別在Sheet1工作表中的G列、I列插入“總成績”和插入“名次”兩列。（2） 在G3：G19區(qū)域用SUM函數(shù)求出總成績；（3） 在H3：H19