安全社區(qū)檔案管理制度

1、安全社區(qū)檔案管理制度1、文件復(fù)印管理辦法一、復(fù)印文件、資料應(yīng)履行批準(zhǔn)、登記和交接手續(xù)。二、復(fù)印涉密性文件，須按秘密文件管理的要求管理，嚴(yán)格控制份數(shù)，發(fā)生時(shí)復(fù)印單位要進(jìn)行登記，閱辦后應(yīng)按規(guī)定立卷、歸檔或清退、銷毀。三、“四大文件"(中央、國(guó)務(wù)院、省委、省府文件)原則上不得復(fù)印，特殊情況須按保密規(guī)定請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四、有關(guān)業(yè)務(wù)往來(lái)單位需復(fù)印文件資料，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并收取成本費(fèi)用。 2、立卷歸檔制度一、歸檔范圍參照國(guó)家歸檔范圍及保管期限表的規(guī)定，制定出本單位不同門類檔案的歸檔范圍，將歸檔的文件材料收集齊全。二、歸檔時(shí)間本單位在各項(xiàng)工作中形成的應(yīng)立卷歸檔的文件材料，在次年上半年立卷歸檔完畢

2、；違紀(jì)違章案件在結(jié)案年立卷；聲像檔案在各項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后立卷；基建檔案在竣工驗(yàn)收后立卷；會(huì)計(jì)檔案在辦完決算后立卷，由財(cái)會(huì)室保管一年后交本單位綜合檔案室保管。三、歸檔要求1、歸檔文件材料的種類、份數(shù)以及文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。2、在歸檔文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件正件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件分別立在一起，文電應(yīng)合一立卷。3、文件材料的整理立卷，必須按照分類方案立卷，遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。3、檔案保管制度一、集中統(tǒng)一管理本單位形成的各種門類、各種載體的檔案，維護(hù)檔案的完整與安全。二、建立全宗卷，并內(nèi)容充實(shí)，符合規(guī)范；檔案室

3、內(nèi)應(yīng)有檔案資料存放示意圖和柜格指引卡。三、貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，認(rèn)真做好防火、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防高溫、防強(qiáng)光、防有害氣體和檔案狀況檢查等方面工作。四、切實(shí)做好溫濕度調(diào)節(jié)工作，并堅(jiān)持庫(kù)房溫濕度測(cè)記，在高溫濕季節(jié)采取積極措施降低庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度，力爭(zhēng)將溫度控制在1424，相對(duì)濕度控制在4060。五、堅(jiān)持每季度定期檢查檔案，并做好記錄，做到檔案室無(wú)霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象的事件。六、做好檔案進(jìn)出登記，做到賬實(shí)相符。4、檔案查閱借閱制度一、查閱檔案原則上在閱覽室進(jìn)行。一般只能查閱本部門形成的檔案，如查閱其他部門的檔案，需經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 二、外單位人員查

4、閱檔案，須持所在單位介紹信，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。三、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借出。歸還時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)交清楚。借出檔案，一般不超過(guò)五天，若需續(xù)用者，必須辦理續(xù)借手續(xù)。四、借閱者要妥善保管檔案，不準(zhǔn)在借閱的檔案上勾劃、圈點(diǎn)、批注、涂改，不得擅自拆卷、翻印、拍照、復(fù)制，不準(zhǔn)移出卷內(nèi)文件，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人；確因工作需要復(fù)印檔案，須經(jīng)檔案管理人員同意。五、損毀、丟失、涂改、污損或偽造檔案，一律按檔案法中有關(guān)規(guī)定予以處罰。5、檔案統(tǒng)計(jì)制度檔案統(tǒng)計(jì)是以表冊(cè)、數(shù)字的形式、系統(tǒng)地反映檔案產(chǎn)生的數(shù)量、速度、室藏檔案的狀況和變化，利用檔案的效率和發(fā)展趨勢(shì)，從而為本單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作決策提供可

5、靠依據(jù)。為此，特制訂檔案統(tǒng)計(jì)制度。一、檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須依照統(tǒng)計(jì)法和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，如實(shí)地統(tǒng)計(jì)檔案資料，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、拒報(bào)，更不能偽造、篡改。二、認(rèn)真做好檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)兩部份工作。檔案登記最基本的內(nèi)容是檔案數(shù)量和狀況的登記，以及檔案利用的登記；檔案綜合統(tǒng)計(jì)就是檔案利用、檔案工作人員、檔案室建立等情況的統(tǒng)計(jì)。 三、檔案統(tǒng)計(jì)不只限于一般地登記數(shù)字和填送報(bào)表，應(yīng)對(duì)收集的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行整理，分析研究，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)意見(jiàn)，以便做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。 6、檔案資料收集辦法一、資料是人們?cè)诠ぷ?、學(xué)習(xí)中用于參考的各種公開或內(nèi)部出版物和文件、檔案的復(fù)制品。一般包括書刊、報(bào)紙、傳單、簡(jiǎn)報(bào)、地圖、圖片、

6、圖表、錄音錄像帶等出版物。資料在實(shí)際工作中具有重要的參考作用。二、本單位收集資料的范圍主要是于單位職能工作有一定參考作用的交通年鑒、交通電力法規(guī)匯集、電力科技、電力統(tǒng)計(jì)資料、四大文件及其它刊物。三、各處室收集或編制的資料應(yīng)即時(shí)向檔案室送交一至兩套，以備借閱參考。四、通過(guò)各種途徑收集有關(guān)資料，使檔案室保存的資料內(nèi)容豐富而有特色，便于機(jī)關(guān)工作參考利用。 7、檔案保密制度一、認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行保密法增強(qiáng)保密意識(shí)，提高保密的自覺(jué)性，嚴(yán)格依法辦事。二、檔案管理人員和借閱檔案的人員，均負(fù)有保守檔案秘密的義務(wù)，嚴(yán)格遵守保密守則，不在公共場(chǎng)所談?wù)摍n案文件內(nèi)容，不給私人索取提供檔案材料，不得非保密本上記錄

7、檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)攜帶檔案材料探親訪友或進(jìn)入公共場(chǎng)所，保守檔案機(jī)密。三、嚴(yán)格檔案查、借閱手續(xù)，認(rèn)真按檔案利用制度、檔案鑒定制度辦事，絕密、機(jī)密檔案文件，只能在閱覽室查閱，若因工作需要借走或復(fù)印，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出利用的各類檔案，必須妥善保管，不準(zhǔn)私自復(fù)印或帶回家中。四、經(jīng)鑒定屬銷毀的檔案材料，由鑒定小組指派專人，護(hù)送到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。五、非檔案室人員不得進(jìn)入檔案室，無(wú)關(guān)人員不得隨便進(jìn)入檔案室，檔案室柜鑰匙不得交他人或放在不謹(jǐn)慎的地方。六、對(duì)來(lái)訪客人進(jìn)行登記，做好保密情況記錄，并立卷歸檔。七、經(jīng)常關(guān)好門窗，如發(fā)現(xiàn)有失密現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)報(bào)告，及時(shí)處理。8、檔案鑒定銷毀制度一、檔案的鑒定銷毀是檔案工作的重要

8、內(nèi)容。為了保證庫(kù)存檔案質(zhì)量，提高檔案設(shè)施的使用率，制定檔案的鑒定銷毀制度。二、檔案的鑒定銷毀，按照檔案法有關(guān)規(guī)定及檔案規(guī)范中歸檔范圍和保管期限，由檔案自身實(shí)際保存價(jià)值確定，對(duì)失去價(jià)值超過(guò)保管期限，又無(wú)歷史憑證作用的檔案，應(yīng)在鑒定后予以銷毀。三、對(duì)庫(kù)存檔案材料要定期進(jìn)行鑒定，在征求有關(guān)處室意見(jiàn)基礎(chǔ)上，提出銷毀檔案的初步意見(jiàn)并造好清冊(cè)，經(jīng)辦公室主任審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。四、對(duì)于經(jīng)過(guò)鑒定銷毀的檔案材料，由鑒定人填寫銷毀清冊(cè)一式二份，一份經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后歸檔，一份交檔案形成部門備查。五、銷毀檔案材料，須到指定紙廠進(jìn)行，并有監(jiān)銷人在場(chǎng)，直到全部檔案材料化為紙漿。六、重要的歷史資料，未到期的檔案材料

9、不得銷毀。9、檔案利用制度一、檔案室保存的檔案主要滿足本單位工作的查考，為本單位兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)，檔案工作人員要積極提供利用，開展好咨詢服務(wù)工作。二、外單位查閱檔案必須兩人以上憑單位介紹信方可查閱，查閱黨內(nèi)文件，必須經(jīng)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案一般不借出，情況特殊需借出時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，期限不超過(guò)三天、收回時(shí)嚴(yán)格檢查，并注銷借閱手續(xù)。三、查閱檔案必須在檔案人員指定的地點(diǎn)（閱覽室）查閱，查閱時(shí)不能在檔案文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、批注和將文件抽換、裁剪、撕毀或拍照，違者必究。四、查閱檔案人員摘抄的檔案內(nèi)容要經(jīng)過(guò)檔案人員核對(duì)無(wú)誤加蓋公章后方能有效。五、查（借）檔案應(yīng)反饋利用效果，填寫利用效果登記簿，并跟蹤考察利用效果，收集利用典型事例，按年度或?qū)ｎ}整理匯編，年終寫出利用工作總結(jié)。 10、檔案庫(kù)房管理制度一、檔案實(shí)行專人管理。檔案室的鑰匙由檔案管理員管理。因事需交由他人臨時(shí)保管的應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，并作好登記。二、檔案庫(kù)房應(yīng)堅(jiān)固、安全，與辦公室分開，配備防盜、防光、防