南京中醫(yī)藥大學(xué)檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

1、南京中醫(yī)藥大學(xué)檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為了標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)、合理的開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，使檔案信息資源準(zhǔn)確、 方便、快捷地提供共享利用，以滿足學(xué)校對(duì)檔案的需求，現(xiàn)參照?紙質(zhì)檔案數(shù)字 化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)?( DA/T 31-2005 )，并結(jié)合本館實(shí)際，制訂本技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。1 本標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了南京中醫(yī)藥大學(xué)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于采用各種設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理及數(shù)字化成果的 管理。2 標(biāo)準(zhǔn)性引用文件 以下文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。GB/T 17235.1 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼 第一局部 :要求和指南GB/T l7205.2 還續(xù)色調(diào)靜態(tài)

2、圖像的數(shù)字壓縮編碼 第二局部 :一致性測(cè)試GB/T l8894 電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)DA/T 31 2005 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)3 術(shù)語和定義以下術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1 數(shù)字化 digitization 用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換 為數(shù)字信號(hào) 的處理過程。3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化 digitizatin of paper-based records 采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工， 將其轉(zhuǎn)化為 存儲(chǔ)在磁帶、 磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處 理過程。3.3 數(shù)字圖像 digital image表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。 一個(gè)二維或更高

3、維的采樣并量化的函數(shù)， 由相同 維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。 在矩陣 或其他 網(wǎng)絡(luò)上采樣連續(xù)函數(shù)， 并在采樣點(diǎn)上 將值最小化后的陣列。3.4 黑白二值圖像 binary image只有黑白兩級(jí)灰度的數(shù)字圖像。 它對(duì)應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、 線條圖等。3.5 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像 continuous-tone still image以多于兩級(jí)灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。 在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。3.6 分辨率 resolution 單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英寸點(diǎn)數(shù) dpi 表示。3.7 失真度 distortion me

4、asure對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后， 數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、 幾何等方面的偏離 程度。3.8 可懂度 intelligibility數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。3.9 圖像壓縮 image compression消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程， 其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式 表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，較常見的有TIFFG4、JPEG等壓縮格式。3.10 標(biāo)記圖像文件格式 Tagged Image File Format TIFF 一種基于標(biāo)記的無損 不喪失信息 壓縮格式， 用于在應(yīng)用程序之間和計(jì)算機(jī)平臺(tái)之間交換文件。主要適用于黑白二值、灰度以及彩色模式下的圖像存儲(chǔ)。3.11 聯(lián)

5、合攝影專家組 Joint Potographic Experts GroupJPEG一種喪失少量信息的壓縮格式， 尤其適用于屏幕和打印顯示， 支持所有主要的計(jì)算機(jī)平臺(tái)和Wet瀏覽器。主要適用于灰度以及彩色模式下的圖像存儲(chǔ)。4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化根本要求4.1 根本原那么 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的根本原那么是使學(xué)校檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利 用，使可以公開的檔案信息資源得到共享， 以滿足學(xué)校及社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。4.2 數(shù)字化對(duì)象確實(shí)定原那么 應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原那么和利用方法進(jìn)行確認(rèn)， 屬于歸 檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存、符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定的檔案可列入數(shù)字化加工的范 圍。4.3 根本

6、環(huán)節(jié) 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的根本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖 像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。4.4 過程管理4.4.1 應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的平安保密管理機(jī)制， 確保檔案原件和 數(shù)字化檔案信息的平安。4.4.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記， 并及時(shí)整理、匯總， 裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、標(biāo)準(zhǔn)的記錄。5 檔案整理在掃描之前， 根據(jù)檔案管理情況， 按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理， 并視需 要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。5.1 目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備 按照江蘇省?文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式? 的要求， 標(biāo)準(zhǔn)檔

7、案 目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段類型、長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤 或不標(biāo)準(zhǔn)的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。5.2 檔案交接，出庫(kù)登記5.2.1 檔案調(diào)出庫(kù)房應(yīng)由雙方共同清點(diǎn)案卷數(shù)量， 仔細(xì)查看每個(gè)案卷， 對(duì)于 案卷有否破損、殘缺、漏頁(yè)、缺頁(yè)、有無卷內(nèi)目錄、頁(yè)碼是否連續(xù)，裝訂是否牢 固，有否破損等情況均記錄備案，并作為檔案再入庫(kù)驗(yàn)收的依據(jù)。5.2.2 檔案數(shù)字化外加工即掃描或翻拍、圖像處理的數(shù)量，一般一次30 卷左右。檔案離館之前，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由檔案館檔案保管利用室工作人 員和加工方法人代表共同簽字后，方可離館。5.2.3 由檔案館派出代表與加工方共同將待

8、數(shù)字化外加工的檔案護(hù)送至加 工場(chǎng)地，以確保檔案之平安。5.3 撤除裝訂在不去除裝訂物情況下， 影響掃描工作進(jìn)行的檔案， 應(yīng)撤除裝訂物。 撤除裝 訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。5.3.1 拆卷前， 先檢查卷內(nèi)文件是否編有頁(yè)碼。 未編頁(yè)碼的， 用鉛筆編寫在 單面材料的右上角、 編制雙面書寫的文字材料時(shí)正面編寫在右上角， 反面編寫在 左上角。5.3.2 如發(fā)現(xiàn)卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)實(shí)際分頁(yè)不符， 整理人員校核后用鉛筆修改錯(cuò) 誤的頁(yè)碼。5.3.3 拆卷時(shí)， 要首先去掉金屬物。 對(duì)于必須裁頁(yè)才能掃描的文件， 在經(jīng)檔 案管理人員同意前方可用裁紙刀沿文件原有折痕細(xì)心裁切， 不得徒手撕裁； 拆卷 后的所有案卷一律平放

9、，不得豎放和側(cè)放。5.4 區(qū)分掃描件和非掃描件按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原那么 是：無關(guān)和重復(fù)的文件要剔除， 有正式件的文件可以不掃描原稿。 正式文本中的 定稿文件處理簽及定稿中有領(lǐng)導(dǎo)人親筆批示和審改內(nèi)容的除外 、成批統(tǒng)計(jì)報(bào) 表中的重復(fù)性填表說明文字、有正式轉(zhuǎn)發(fā)件發(fā)文的被轉(zhuǎn)發(fā)件收文等無須 列入數(shù)字化處理的對(duì)象。5.5 頁(yè)面修整破損嚴(yán)重、 無法直接進(jìn)行掃描的檔案， 應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)， 折皺不平影響掃 描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理 壓平或燙平等 后再進(jìn)行掃描。5.6 檔案整理登記制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單， 詳細(xì)記錄檔案整理后每 份文件的起始頁(yè)號(hào)

10、和頁(yè)數(shù)。5.7 裝訂掃描工作完成后， 撤除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。 恢復(fù) 裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，案卷不掉頁(yè)，做到平安、準(zhǔn)確、無遺 漏。5.7.1 檢查案卷封面、 目錄、原件、備考表等構(gòu)成局部是否齊全和一一對(duì)應(yīng)。5.7.2 檢查各紙質(zhì)檔案是否有破損、喪失、遺漏、混亂等情況，如發(fā)現(xiàn)是屬 于前環(huán)節(jié)操作不當(dāng)導(dǎo)致的， 應(yīng)及時(shí)報(bào)告工程負(fù)責(zé)人， 那么追究有關(guān)人員的責(zé)任； 如 是裝訂人員在工作中操作不當(dāng)導(dǎo)致的， 那么應(yīng)及時(shí)糾正， 并及時(shí)報(bào)告，情節(jié)嚴(yán)重的， 那么追究有關(guān)人員的責(zé)任。5.7.3 正確排序： 檢查頁(yè)碼排序是否正確， 檢查文件正反面、 橫豎面是否正 確。5.7.4 檢

11、查大幅面紙張折疊是否正確合理， 檢查是否有破損嚴(yán)重的， 如有那么 應(yīng)進(jìn)行裱糊。5.7.5 裝訂時(shí)，須依照右對(duì)齊、下對(duì)齊的方法將文件紙張對(duì)齊。5.7.6 裝訂穿孔時(shí)， 盡量使用原裝訂孔， 假設(shè)原裝訂孔不能使用， 需要打穿新 孔的，那么應(yīng)盡量保證裝訂孔不要壓住文字、圖表。5.7.7 裝訂穿線時(shí)， 須保證裝訂線不要擰纏在一起， 裝訂線要平整。 裝訂線 要拉緊。裝訂線應(yīng)在案卷反面打結(jié)，余線要適中2cm左右。6 檔案掃描6.1 掃描方式6.1.1 根據(jù)檔案幅面的大小 A4、A3 等 選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描 儀進(jìn)行掃描。 大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)， 或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化 轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行

12、掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。6.1.2 紙張狀況較差， 以及過薄、過軟或超厚的檔案， 應(yīng)采用平板掃描方式； 紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。6.2 掃描色彩模式6.2.1 普通文件、檔案可采用黑白或灰度模式掃描。6.2.2 永久或長(zhǎng)期保存的檔案，一半應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。6.3 掃描分辨率6.3.1 采用黑白二值、 灰度、 彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)， 其分辨率一 般均建議選擇?200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適 當(dāng)提高分辨率。632需要進(jìn)行OC取字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇?300dpi。633圖紙類文件掃描分辨率建議

13、選擇?300dpi。6.4 掃描登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單， 登記掃描的頁(yè)數(shù)， 核對(duì)每 份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)是否一致， 不一致時(shí)應(yīng)注明 具體原因和處理方法。7 圖像處理7.1 圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)7.1.1 對(duì)圖像偏斜度、 清晰度、 失真度等進(jìn)行檢查。 發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要 求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。7.1.2 由于操作不當(dāng)， 造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)， 應(yīng)重 新掃描。7.1.3 發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。7.1.4 發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。7.2 糾偏對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，

14、 圖像偏度不得大于 3度，以到達(dá)視覺上 根本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)復(fù)原，以符合閱讀習(xí)慣。7.3 去污對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、 黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn) 行去污處理。 處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原那么。7.4 圖像拼接對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像， 應(yīng)進(jìn)行拼接處理， 合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。7.5 裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理， 去除多余的白邊， 以有效縮小圖 像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。8 圖像存儲(chǔ)8.1 存儲(chǔ)格式采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用 TIFF(G4) 格

15、式存儲(chǔ)。采用灰 度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用 JPEG PDF CEB格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的 壓縮率的選擇， 應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下， 盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn) 那么。8.2 圖像文件的命名以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)， 將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多 個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。 將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)， 耍認(rèn)真核查每一 份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同， 圖像文件的頁(yè) 數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的頁(yè)數(shù)是否一致， 圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù) 中文件的總數(shù)是否相同等。 通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該 份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，

16、 建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系， 為實(shí)現(xiàn)檔案目錄 數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。9 目錄建庫(kù)9.1 數(shù)據(jù)格式選擇目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。9.2 檔案著錄按照江蘇省?文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式?的要求進(jìn)行著錄， 建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。9.3 目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。 核對(duì)著錄工程是否完整、 著錄內(nèi)容是否標(biāo)準(zhǔn)、 準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn) 行修改或重錄。10 數(shù)據(jù)掛接10.1 匯總掛接檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)， 通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn) 為&quo

17、t;合格" 后，通過在線或離線的方式及時(shí)加載到數(shù)據(jù)效勞器。 通過編制程序或借 助相應(yīng)軟件， 可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索、 參加對(duì)應(yīng)的電子 地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。10.2 交接登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)， 核對(duì)每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)與檔案整理、 掃描時(shí)填寫的頁(yè)數(shù)是否一致， 不一致 時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。11 數(shù)據(jù)驗(yàn)收11.1 數(shù)據(jù)抽檢一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于 5%；抽檢的合格率需達(dá) 到 95%以上含 95%時(shí)，方予以驗(yàn)收通過，合格率 =抽檢合格的文件數(shù) / 抽檢文 件總數(shù)X 100%驗(yàn)收不合格的應(yīng)由加工方負(fù)責(zé)立即修改。11.2 驗(yàn)收指標(biāo)光盤上的信息能否讀取、 是否存在病毒、 圖片是否清晰每張圖片驗(yàn)收時(shí)應(yīng) 以 200%比例查看，字跡、邊框是否清晰、圖片順序號(hào)與案卷的頁(yè)碼號(hào)是否一 致、以及查看是否按照其它規(guī)定的指標(biāo)參數(shù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的加工制作。11.3 驗(yàn)收審核驗(yàn)收"通過"的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字前方有效。12 數(shù)據(jù)備份12.1 備份范圍經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。12.2 備份方式為保證數(shù)據(jù)平安， 備份載體的選擇應(yīng)多樣化， 可采用在線、 離線相結(jié)合的方 式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存12.3 數(shù)據(jù)檢