項目公司項目辦公室管理制度

1、頁眉.一、項目會議制度一、項目管理會議可分為專題工作會議、周工作例會等。1、專題會議主要任務(wù)是解決工程、銷售、財務(wù)、經(jīng)營等相關(guān)業(yè)務(wù)問題，由項目經(jīng)理召集，相關(guān)部門人員參加，會議根據(jù)工作需要不定期召開。2、每周項目例會參加人員為項目部所有人員，會議主要內(nèi)容是總結(jié)各項目公司各項目部管理人員一周工作， 制定下周工作計劃， 協(xié)調(diào)解決各部門日常工作中遇到的問題，會議為每周一上午 9： 00 開始二、會議對于需表決事項，與會最高領(lǐng)導(dǎo)有決定權(quán)。與會人員可保留意見，但要執(zhí)行相關(guān)決議。溝通探討問題應(yīng)遵循務(wù)實、 實事求是的原則， 提出觀點應(yīng)闡明理由，對于因錯誤的數(shù)據(jù)、偏頗的意見而導(dǎo)致會議決策失誤，相關(guān)管理者應(yīng)擔(dān)負(fù)責(zé)

2、任。三、會議相關(guān)內(nèi)容及會議形成的計劃、方案、決議，需要傳達(dá)給相關(guān)人員的，與會人員應(yīng)及時傳達(dá)至部門相關(guān)工作人員， 嚴(yán)格按相關(guān)安排推進(jìn)工作， 綜合管理專員進(jìn)行檢查、督導(dǎo)和落實。會議形成的計劃、方案、決議，需要時由項目公司以正式文件下發(fā)執(zhí)行。四、根據(jù)工作需要，相關(guān)人員可出席、列席相關(guān)工作會議，發(fā)表意見。五、參會人員如遇出差、 公司安排辦理有關(guān)事宜和其他特殊情況，不能參加會議， 需向說明情況。二、公文辦理制度（一）行文印鑒規(guī)定1、行文要嚴(yán)肅認(rèn)真，文件按正式要求起草，核稿后由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)2、文件內(nèi)容涉及到有關(guān)部門業(yè)務(wù)范圍的由有關(guān)部門起草，部門負(fù)責(zé)人簽字后按照授權(quán)送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處審核，統(tǒng)一編號簽發(fā)。3、文稿

3、起草一律用公司統(tǒng)一發(fā)放的“呈報領(lǐng)導(dǎo)文件”格式打印、排版。（二）文件管理規(guī)定1、項目技術(shù)文件資料由項目部備案，發(fā)放到各部門的文件、資料由各部門負(fù)責(zé)人管理。2、要認(rèn)真及時做好文件的登記、傳閱、保管和保密工作，建立收發(fā)文件登記薄，按檔案管理的要求，規(guī)范檔案工作。3、各部門對領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件要認(rèn)真及時辦理，急件隨到隨辦， 辦理情況要及時向領(lǐng)導(dǎo)回報，不拖不壓。4、文件資料借閱要履行借閱手續(xù)，并及時收回，文檔管理員要經(jīng)常對文件資料進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)丟失立即追查。（三）資料打印、復(fù)印規(guī)定1.崗負(fù)責(zé)綜合性文稿的打印和保密工作。 文件內(nèi)容涉及到有關(guān)部門業(yè)務(wù)范圍的由相關(guān)部門起草并打印清樣。2.辦公設(shè)備的使用者要加強(qiáng)機(jī)器

4、的維護(hù)保養(yǎng)，保持機(jī)器的衛(wèi)生、清潔， 使之時刻處于良好狀態(tài)，保證打印文件的清晰，美觀，減少紙張浪費。不涉及保密的打印用紙，需回收利用背面打字，杜絕浪費。3. 使用時必須科學(xué)的采集、 輸入、輸出和整理信息， 信息載體必須安全存放、 保管、備份，防止丟失或失效。4. 輸入電腦信息屬公司機(jī)密的，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不許向任何人提供、泄密。5. 項目部的標(biāo)準(zhǔn)配置設(shè)備及用品合理使用， 延長設(shè)備的使用周期， 個人原因?qū)е聯(lián)p壞， 負(fù)責(zé)賠償。1 / 6頁眉.三、工作紀(jì)律管理制度一、工作紀(jì)律1. 公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的各項規(guī)章制度,履行工作職責(zé)。2. 按時上下班 ,不得遲到、早退、曠工 ,對所擔(dān)負(fù)的工作爭取時效 ,

5、不拖不壓 ,并及時反饋。3. 盡忠職守 ,不擅離工作崗位。上班時間不得吃零食、閑聊、睡覺、脫崗、串崗或做與工作無關(guān)的事 ,上班時間不得用電腦打游戲、上網(wǎng)聊天或瀏覽不健康網(wǎng)站。非本公司人員,未經(jīng)允許不得使用電腦。電腦重要資料都要做好備份。4. 各負(fù)責(zé)人必須加強(qiáng)對所管設(shè)備、財產(chǎn)、資料、文檔、密碼等的管理，建立一對一責(zé)任，避免因思想麻痹、疏忽管理給公司造成損失。5. 各部門下班后必須關(guān)好門窗，關(guān)閉照明燈、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、飲水機(jī)等用電設(shè)備的電源。6. 提高安全意識， 不違規(guī)插接電源、電線， 不在電腦和電源插座旁堆放報紙、 書籍等易燃物，以免損壞用電設(shè)備及引起火災(zāi)。7. 工作時間（周一至周五）須保

6、持衣著規(guī)范、整潔。男員工不得穿背心、短褲、拖鞋；女員工不得穿無袖上裝、短褲、超短裙、健美褲、拖鞋。8. 員工要保持儀容莊重，姿式端莊，用語和藹，嚴(yán)禁在辦公場所大聲喧嘩。9.員工必須保護(hù)和愛護(hù)公司財產(chǎn)，保持公共場所及個人辦公區(qū)域的清潔、整齊和美觀， 嚴(yán)禁亂堆、亂扔報紙、個人生活用品、廢雜物等。10.員工接聽外電話實行第一接聽人負(fù)責(zé)制，根據(jù)電話內(nèi)容是否屬于本人業(yè)務(wù)職責(zé)范圍，第一接聽人負(fù)責(zé)辦理或轉(zhuǎn)達(dá)，以確保有關(guān)問題得到及時、圓滿解決。11.復(fù)印機(jī)、 打印機(jī)等都要指定專人管理，員工使用這些設(shè)備須服從管理人員的管理，以保證設(shè)備的正常運行。12. 員工使用復(fù)印紙、信紙、信封、飲用水、水杯及其他消耗品，要注

7、意節(jié)約使用，避免浪費。13. 員工工作時間內(nèi)外出須向部門負(fù)責(zé)人說明事由， 保持通訊暢通， 以免因無法聯(lián)系而影響工作。14. 上班日中午非特殊工作需要或公司安排不得飲酒。15. 為保守項目秘密，保障項目的合法權(quán)益不受到侵犯 ,維護(hù)項目正常經(jīng)營管理秩序，本著既確保秘密又便利工作的方針，特制定本條款。16. 項目秘密保密范圍： 項目重大經(jīng)營決策中的秘密事項， 商業(yè)秘密， 項目內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、重要會議記錄等，管理秘密，技術(shù)秘密，項目所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息以及其他經(jīng)項目確定應(yīng)當(dāng)保密的事項，具體按照簽訂的保密協(xié)議執(zhí)行17. 一般性決定、決議、通告、通知、行政管理

8、資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍四、檔案管理辦法第一條為建立健全項目檔案體系， 實現(xiàn)完整保存并有效管理的基本目標(biāo)，使檔案更好地為項目發(fā)展服務(wù)，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于項目的檔案管理工作。第三條項目檔案指各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式不同載體的文件資料。第二章 檔案工作體制及其職責(zé)第四條檔案工作在項目經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，綜合管理專員是公司檔案主管部門，下設(shè)2 / 6頁眉.專職或兼職人員負(fù)責(zé)，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負(fù)責(zé)的管理體制。第五條檔案管理負(fù)責(zé)人的職責(zé)1 、負(fù)責(zé)組織實施項目檔案長遠(yuǎn)規(guī)劃和年度計劃。2 、建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度。3 、負(fù)責(zé)對項目形成的各類

9、檔案進(jìn)行收集、整理、組卷、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、保管和提供利用等工作。4、 編制各種檔案目錄、索引、匯編等檢索工具和參考資料。5、參加工程項目的竣工驗收、綜合驗收和設(shè)備儀器的開箱驗收等工作。第六條 文件資料的形成是隨項目策劃、開發(fā)建設(shè)以及管理經(jīng)營活動的進(jìn)程自然完成的，必須按規(guī)定向公司檔案管理部門移交，集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有。第七條各負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)歸檔范圍進(jìn)行日常工作資料的收集、積累和整理， 填寫歸檔單定期向檔案管理部門移交。第八條歸檔要求1、 歸檔文件資料要求書寫材料耐久，字跡工整、圖形清晰、無涂抹、損壞現(xiàn)象，文件必須保證完整性和內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系。2、 各項管理活動形成的文件資料定期由

10、各負(fù)責(zé)人整理立卷歸檔。3、 工程項目資料及技術(shù)文件圖紙，在工程竣工驗收后一個月內(nèi)整理歸檔。4、聲像、實物檔案及外出參觀、考察和參加各種會議、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等活動收集來的文件資料在活動結(jié)束后及時歸檔。5、一項工作由幾個負(fù)責(zé)人參與管理，在工作活動中形成的文件材料，由主管負(fù)責(zé)人收集歸檔，會議文件由會議主辦人收集歸檔。6、項目大型廣告、營銷、公關(guān)活動策劃過程所形成的文字、圖表、模型、照片、錄音、錄像、宣傳片等全部材料在活動結(jié)束一月內(nèi)及時歸檔。7、工程項目的相關(guān)審批報建等材料待批后及時歸檔第九條檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。 凡是反映項目主要職能活動和歷史面貌的， 具有長久保存價值的應(yīng)永久保存。凡是

11、在一定時期內(nèi)項目進(jìn)行工作總結(jié)、經(jīng)驗交流等需要查考利用的， 應(yīng)酌情列為長期或短期保存， 凡介于兩種保管期限之間的， 一律從長保存。第十條檔案的鑒定、銷毀1 、對保管期限已到的各種檔案進(jìn)行鑒定，確定保留或銷毀，鑒定工作要有檔案主管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員參加，對檔案進(jìn)行鑒定。2 、 鑒定確認(rèn)銷毀的檔案，要提出銷毀報告、銷毀清冊，經(jīng)公司總裁審批備案，方可銷毀。銷毀時銷毀人、鑒銷人簽字。任何部門或各人不得擅自處理或銷毀檔案文件資料。第十一條嚴(yán)格按檔案統(tǒng)計規(guī)定作好檔案的收集、整理、保管、 利用等情況統(tǒng)計，需要時應(yīng)按規(guī)定向有關(guān)部門報送檔案基本情況年報表。第十二條嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定和借查閱制度。第

12、十三條對因各種原因離職離崗人員，在離開本崗位之前必須到檔案部門辦理有關(guān)檔案資料手續(xù)，無檔案人員簽字，人事、財務(wù)部門不得辦理離崗手續(xù)。第十四條工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、 參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門給予核報差旅費。第十五條項目召開的各種會議，由會議負(fù)責(zé)人指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案負(fù)責(zé)人辦理歸檔手續(xù)，檔案負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后財務(wù)部門給予報會議費用。第十六條凡屬公司項目調(diào)研、開發(fā)過程中形成的文件、磁盤、光盤、錄音、錄像、照片3 / 6頁眉.等材料，在項目完成后， 必須及時歸檔， 項目報銷時

13、必須附歸檔移交清單否則財務(wù)不予報銷。第十七條、 項目員工因工作需要， 均可借查閱與本人工作有關(guān)的檔案， 借查閱檔案必須辦理有關(guān)登記手續(xù)，借查閱后應(yīng)認(rèn)真填寫利用效果。第十八條、 任何人不得借閱與本人工作無關(guān)的檔案，如確因工作需要借閱非本部門工作范圍內(nèi)的檔案資料，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，綜合管理專員批準(zhǔn)。第十九條、機(jī)密級以上檔案及辦公會會議記錄、紀(jì)要，一律不外借。需要查閱時，須公司級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案人員查閱，摘錄提供有關(guān)資料。第二十條、借閱檔案的時間：文書、財務(wù)檔案最長三天，工程技術(shù)檔案最長兩周。第二十一條、借閱人員必須對案卷的安全負(fù)責(zé)，要保持好案卷的整潔完好，不得任意涂改、抽頁、剪貼和中途轉(zhuǎn)借，以防檔

14、案的丟失和泄密。第二十二條、歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真清點，如發(fā)現(xiàn)損壞、缺頁、涂改現(xiàn)象，應(yīng)及時匯報并追查責(zé)任和處理。丟失檔案資料、文件，應(yīng)立即報告檔案部門，按有關(guān)情況公司給予相關(guān)責(zé)任人處罰。第二十三條、 不準(zhǔn)無關(guān)人員翻閱檔案，不準(zhǔn)為個人需要摘抄有關(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不準(zhǔn)擅自復(fù)印檔案材料，不得擅自將檔案攜帶外出。第二十四條、 加強(qiáng)對機(jī)密文件的清點交接手續(xù)，防止文件的丟失及造成的不必要的丟失、泄密。第二十五、 定期對庫藏檔案進(jìn)行清查，妥善保管標(biāo)有機(jī)密的檔案，嚴(yán)禁丟失，發(fā)現(xiàn)丟失及時采取措施并查清原因，按有關(guān)規(guī)定處理。第二十六條、 檔案管理人員調(diào)動工作時，必須按有關(guān)規(guī)定詳細(xì)清點移交，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。

15、六、項目安全、衛(wèi)生及接待管理制度為保持項目良好的辦公環(huán)境,特制定本規(guī)定。(一 ) 安全保衛(wèi)制度1、項目部成員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)守崗位，按時上下班，不準(zhǔn)脫崗，并認(rèn)真做好記錄和來人接待工作，發(fā)現(xiàn)問題及時通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3、檔案、文件等資料的管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保安全。4、項目負(fù)責(zé)人要安排專人負(fù)責(zé)下班前認(rèn)真檢查，必須將燈、電扇、空調(diào)、電腦、飲水機(jī)等電器設(shè)備關(guān)閉，門窗關(guān)好，鎖好后方可離開。(二 ) 二、衛(wèi)生管理制度1、項目辦公室應(yīng)保持每天進(jìn)行清掃，室內(nèi)要整潔，不能有雜亂物品堆積，辦公桌物品要擺放整齊有序，地面干凈無灰塵、無積水、無煙蒂、無死角，門窗干凈明亮，保持空氣清新。2、綜合管理專員負(fù)責(zé)不定期對衛(wèi)生情

16、況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即整改。(三 ) 三、項目接待制度按照公司規(guī)定處理。4 / 6頁眉.八考勤管理(一 )考勤管理1. 項目所有員工均實行手工考勤制，由綜合管理專員記錄。2.工作時間：員工正常工作時間為: 上午 8:00 至 12:00下午 13:30 至 17:303. 所有員工必須先到綜合管理專員報到后， 方能外出辦理業(yè)務(wù)。 因工作需要不能按時報到者，必須先向綜合管理專員負(fù)責(zé)人申請， 否則按外出辦私事處理。 綜合管理專員建立員工外出登記表， 員工回來后需補(bǔ)簽員工外出登記， 單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)， 綜合管理專員每月進(jìn)行抽查。4. 考勤工作由綜合管理專員負(fù)責(zé)， 填寫出勤登記， 負(fù)責(zé)考勤工作，

17、 每月月底將考勤表送交項目總經(jīng)理。5. 項目總經(jīng)理對考勤表進(jìn)行檢查核實，經(jīng)確認(rèn)無誤后，用于考核工資發(fā)放。6.考勤工作要求：綜合管理專員于每月5 日前核查考勤表，整理并歸檔。(二 )遲到、早退、曠工1、員工應(yīng)嚴(yán)格遵守勞動紀(jì)律，不遲到，不早退，無曠工現(xiàn)象。2、過規(guī)定上班時間1 小時以內(nèi)記遲到，1 小時后為曠工半天，提前十分鐘下班記早退。3、非因公提前請假（請假授權(quán)按照公司批準(zhǔn)制度執(zhí)行）。4、有下列情況均以曠工處理：1) 用不正當(dāng)手段，騙取、涂改、偽造休假證明；2) 未請假或請假未批準(zhǔn)，不到單位上班；3) 不服從工作調(diào)動，經(jīng)教育后仍不到崗；4) 被公安部門拘留；5) 打架斗毆，違紀(jì)致傷無法正常上班者

18、。6) 超過五次 ,并計曠工一天。九車輛使用費1.項目車輛使用由公司綜合管理專員統(tǒng)一管理。 有必要派車但不能派出時， 綜合管理專員可以授權(quán)乘出租車，出租車費實報實銷。2. 車輛使用申請流程： 經(jīng)辦人向綜合管理專員申請安排車輛使用人填寫車輛使用登記臺帳綜合管理專員確認(rèn)后調(diào)配車輛。3. 車輛油料申請流程： 司機(jī)車輛管理員審核分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)車輛管理員發(fā)放油票。4. 車輛維修保養(yǎng)流程： 使用人填寫簽呈申請車輛管理員提出車輛維修保養(yǎng)具體意見 公司綜合管理專員車隊長審核行政主管領(lǐng)導(dǎo)審批使用人憑車輛維修保養(yǎng)審批表到指定廠家維修保養(yǎng)指定廠家維修保養(yǎng)并在簽呈中填寫項目及費用使用人在維修保養(yǎng)完成返回后將經(jīng)廠家簽字的簽呈交綜合管理專員備案。5. 油料購買申請及報銷流程： 車輛駕駛員填寫報銷單綜合管理專員審核主管領(lǐng)導(dǎo)審批財務(wù)部核銷。6. 維修保養(yǎng)費用報銷流程： 車輛管理員填寫報銷單并附維修保養(yǎng)費用明細(xì)表和各次維修保養(yǎng)的簽呈公司綜合管理專員審核行政主管領(lǐng)導(dǎo)審批財務(wù)部經(jīng)理復(fù)核財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)會簽財務(wù)部支付借款。7. 保險、養(yǎng)路費、 年檢