工程監(jiān)理資料信息管理制度

1、*工程監(jiān)理資料信息管理制度一、信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理原則監(jiān)理采用的最主要工作方法是控制，而控制的依據(jù)是檔案資料，控制成果的反映也是檔案資料。因此，監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案是監(jiān)理單位實(shí)施工程建設(shè)監(jiān)理的真實(shí)寫(xiě)照，又是監(jiān)督系統(tǒng)集成。按項(xiàng)目施工合同要求，控制施工的質(zhì)量、投資、進(jìn)度的實(shí)際記錄。在其具體管理中應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：（一）、真實(shí)可靠性原則監(jiān)理人員對(duì)自己所形成的檔案文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。如實(shí)填寫(xiě)監(jiān)理日記，審核集成報(bào)送的監(jiān)理報(bào)表的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性。（二）、及時(shí)有效性原則監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)隨著工程的進(jìn)展同步形成、并及時(shí)整理，監(jiān)理人員在辦理簽證、見(jiàn)證、驗(yàn)收等監(jiān)理業(yè)務(wù)的同時(shí)，按照“形成規(guī)范、真實(shí)齊全

2、、整理及時(shí)、分類(lèi)有序”的原則形成監(jiān)理文件、檔案資料。（三）、分工負(fù)責(zé)的原則工程建設(shè)監(jiān)理檔案的管理是一項(xiàng)綜合性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性都較強(qiáng)的工作，不僅需要監(jiān)理單位在機(jī)構(gòu)建設(shè)、人員配備和制度建設(shè)上加大管理力度，更需要包括項(xiàng)目總監(jiān)、各專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員、專(zhuān)職檔案資料員在內(nèi)的各級(jí)監(jiān)理人員樹(shù)立檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理，自覺(jué)遵守建設(shè)工程監(jiān)理檔案的管理原則，履行各自檔案管理職責(zé)，從而提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平。二、信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理制度建設(shè)監(jiān)理檔案管理工作是監(jiān)理工作的重要內(nèi)容，因此必須建立科學(xué)、規(guī)范的監(jiān)理檔案管理制度。監(jiān)理資料的管理必須符合：“建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范”（GB50319-2000）、“建設(shè)工程文件歸

3、檔整理規(guī)范”（GB/T50328-2001）、江蘇省建設(shè)廳蘇建質(zhì)（2002）332號(hào)文、江蘇省建設(shè)廳蘇建工（2003）191號(hào)文等國(guó)家、省、市有關(guān)的規(guī)范、規(guī)定、通知以及我公司貫標(biāo)文件要求。（一）、總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)制原則總監(jiān)理工程師對(duì)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性負(fù)首要責(zé)任。其職責(zé)是。指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的具體管理并對(duì)歸檔檔案資料的真實(shí)性、有效性負(fù)責(zé)；制定編制監(jiān)理規(guī)劃，明確規(guī)定監(jiān)理檔案資料的內(nèi)容、要求、歸檔及移交時(shí)間：督促檢查系統(tǒng)集成，整理工程檔案；工程竣工后，按照檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的規(guī)定。向建設(shè)單位和本單位檔案機(jī)構(gòu)移交監(jiān)理檔案資料。（二）、規(guī)范和統(tǒng)一資料的編寫(xiě)工作組織監(jiān)理人

4、員學(xué)習(xí)、熟練掌握資料的編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)。明確檔案管理的要求。制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理辦法，使監(jiān)理檔案管理工作既有指導(dǎo)方法。又有檢查標(biāo)準(zhǔn)，保證監(jiān)理檔案的質(zhì)量。（三）、設(shè)立監(jiān)理檔案專(zhuān)職管理人員檔案管理人員必須同時(shí)具備綜合信息管理、文檔管理、合同管理的能力，因此必須由具有一定檔案管理知識(shí)、懂得一般的監(jiān)理業(yè)務(wù)、能夠熟練操作計(jì)算機(jī)、對(duì)信息系統(tǒng)工程技術(shù)有所了解并具備一定的工作協(xié)調(diào)能力的人員擔(dān)任檔案管理工作（本工程資料員由監(jiān)理員張創(chuàng)路兼任）。（四）、建立核查機(jī)制建立監(jiān)理工程師編制、總監(jiān)理工程師檢查、公司審核三級(jí)核查制，嚴(yán)把監(jiān)理檔案質(zhì)量。并由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案員、項(xiàng)目總監(jiān)組成的考評(píng)小組，每月對(duì)施工過(guò)程中的監(jiān)理文件編制情況進(jìn)行全

5、面考評(píng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題隨時(shí)糾正。并給予指導(dǎo)性的幫助，通過(guò)考評(píng)促進(jìn)了監(jiān)理檔案管理的規(guī)范化。（五）、制定文件編制和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定嚴(yán)格的文件、檔案的編制和管理標(biāo)準(zhǔn)。如對(duì)監(jiān)理日記，要求記錄人員認(rèn)真記錄當(dāng)日施工內(nèi)容、工序進(jìn)度、質(zhì)量問(wèn)題、發(fā)生過(guò)的事件以及處理過(guò)程、處理結(jié)果，做到收集及時(shí)，編制系統(tǒng)全面，完整真實(shí)。管理分類(lèi)有序。（六）、注重監(jiān)理檔案信息資源的綜合利用信息工程監(jiān)理檔案作為監(jiān)理活動(dòng)的記錄，凝結(jié)了員工在從事監(jiān)理工作過(guò)程中獲得的知識(shí)、體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)和數(shù)訓(xùn)。是企業(yè)最主要的顯性知識(shí)，因此它是企業(yè)最重要的知識(shí)資源。三、監(jiān)理資料管理制度要點(diǎn)：（一）、城建檔案管理規(guī)定1、所有資料必須采用碳素黑色墨水填寫(xiě)或黑色碳素印墨打

6、印，填寫(xiě)或打印的首份用于上交城建檔案館；2、簽署人簽名采用慣常筆跡親筆手簽，單位簽署欄應(yīng)采用單位注冊(cè)全稱(chēng)并加蓋公章。（二）、收文程序來(lái)文簽收登記傳閱承辦收集歸檔1、參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記；2、資料收/發(fā)文前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)收/發(fā)文編號(hào)、事由、時(shí)間等是否與收/發(fā)文內(nèi)容相符；3、按照文件規(guī)定的分類(lèi)，屬于同類(lèi)編號(hào)的文件登記在一張表上，登記時(shí)應(yīng)詳細(xì)記錄收/發(fā)時(shí)間、事由、往來(lái)單位、編號(hào)等；4、資料收/發(fā)文后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)告知相關(guān)負(fù)責(zé)人有關(guān)文件內(nèi)容。（三）、資料員務(wù)必將文件分以下五種情況及時(shí)處理第一種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核返回的；專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽

7、字返回發(fā)文單位。第二種文件：業(yè)主或參建單位發(fā)給監(jiān)理方需由監(jiān)理轉(zhuǎn)發(fā)的；專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）傳閱項(xiàng)目總監(jiān)(總監(jiān)代表)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位。第三種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核、蓋章返回的；專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字公司蓋章返回發(fā)文單位。第四種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方只需簽核和歸檔的；專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字歸檔。第五種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理的參考資料或回復(fù)函件。專(zhuān)業(yè)簽閱歸檔。（四）、發(fā)文程序 擬稿審稿簽發(fā) 1、會(huì)議紀(jì)要由項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）指定擬稿人；2、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿；3、根據(jù)授權(quán)，發(fā)文內(nèi)容必須通過(guò)項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核后才能定

8、稿；4、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)簽字蓋章后,方可發(fā)出；5、轉(zhuǎn)發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉(zhuǎn)出。（五）、收、發(fā)文登記1、收文和發(fā)文分開(kāi)登記；2、按資料分類(lèi)，屬于同類(lèi)編號(hào)的登記在一起；3、經(jīng)濟(jì)簽證獨(dú)立登記；4、工程變更獨(dú)立登記；（六）、資料收集資料收集范圍：政府部門(mén)、業(yè)主、各參建單位、項(xiàng)目周邊情況資料、本公司以及監(jiān)理小組資料。（七）、資料編號(hào)1、本工程資料編號(hào)分類(lèi)詳附件資料信息存放明細(xì)；2、第四版江蘇省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)用表編號(hào)如下：首寫(xiě)字母+相應(yīng)類(lèi)別編號(hào)+年月日+當(dāng)日收到先后順序，如2012年2月12日上報(bào)基礎(chǔ)土方開(kāi)挖報(bào)驗(yàn)單則為：A3.51-；若當(dāng)日同一類(lèi)別第二份則為A3.51-，依次類(lèi)推。（八）、資料歸檔1、按公司監(jiān)理資料歸檔管理制度進(jìn)行歸檔（該制度已另行編制）；2、歸檔的工程文件內(nèi)容必須真實(shí)、有效、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，與工程實(shí)際相符合；3、歸檔的文件應(yīng)手續(xù)完備，盡量采用原件，如為復(fù)印件應(yīng)當(dāng)加蓋原件審查章，并標(biāo)注原件存放處；4、歸檔文件有文字有圖頁(yè)的，應(yīng)當(dāng)文字在前，圖頁(yè)在后，文字頁(yè)數(shù)較多的，應(yīng)