物業(yè)公司入伙管理程序和方案

1、入伙程序一、業(yè)主資格確認(rèn)1、入伙通知書房屋通過政府部門對建筑,消防,燃?xì)獾软?xiàng)目驗(yàn)收,取得合格證；物業(yè)公司通過接管驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，符合入住條件，由開發(fā)商書面通知業(yè)主符合入住的通知。11業(yè)主在接到入伙通知書后，七天內(nèi)未辦理入伙手續(xù)的，根據(jù)規(guī)定，示為入伙。1 2物業(yè)公司根據(jù)入伙通知書上的時(shí)間，收取物業(yè)管理費(fèi)用。2、身份證或護(hù)照2 1大陸公民：驗(yàn)身份證原件，留身份證復(fù)印件；3 2港、澳、臺及國外公民：驗(yàn)護(hù)照原件，留護(hù)照復(fù)印件。二、購房合同1、一次性付款的驗(yàn)房屋買賣合同原件；2、分期付款的驗(yàn)銀行按揭合同書原件；4 留房屋買賣合同、銀行按揭合同書復(fù)印件。三、相片1、業(yè)主和同住人，各交一寸彩色免冠相片一張，用于業(yè)

2、主資料管理。四、領(lǐng)取業(yè)主資料1、簽訂銀行委托劃款協(xié)議；2、領(lǐng)取銀行存折；3、填寫客戶登記表。五、管理服務(wù)費(fèi)1、預(yù)交三個月管理服務(wù)費(fèi)；2、住宅：每月元/M2;3、商鋪：每月元/M2;4、交納滅火器材費(fèi)和領(lǐng)取保單5、二瓶家庭滅火器；6、二年十萬元家庭火災(zāi)保險(xiǎn)；7、每戶元。六、驗(yàn)房1、領(lǐng)取鑰匙和滅火器材；2、領(lǐng)取房屋驗(yàn)收交接表；3、填寫房屋驗(yàn)收交接表；4、收回房屋驗(yàn)收交接表。二入住期1、高效便利辦好入住入伙期是物業(yè)管理工作關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，同時(shí)也是物業(yè)管理人展示自身形象，打開工作局面，為今后物業(yè)管理服務(wù)工作奠定良好基礎(chǔ)的一個契機(jī)，為此做好如下幾項(xiàng)工作：(1)與銷售部配合，告知業(yè)主詳細(xì)的入伙流程、各項(xiàng)手

3、續(xù)辦理辦法以及應(yīng)收的有關(guān)費(fèi)用，以便業(yè)主事前做好準(zhǔn)備；(2)銷售部應(yīng)合理安排業(yè)主的入伙時(shí)期，加強(qiáng)節(jié)假日的入伙辦理；入住服務(wù)；(3)一條龍辦理入住手續(xù)，隨到隨辦，與銷售部密切合作，對業(yè)主提供一對一的入住服務(wù)；(4)事前聯(lián)系供氣、供電、供水、電信、銀行等社會相關(guān)專業(yè)機(jī)構(gòu)，同步辦公，方便業(yè)主入伙；2、提供入住期的便民服務(wù)措施(1)延長工作時(shí)間，隨到隨辦，同時(shí)提供物業(yè)管理及其收費(fèi)項(xiàng)目的咨詢答疑、裝修咨詢等；(2)通過公開招投標(biāo)方式引入45家具有一定品牌、資質(zhì)、售后服務(wù)良好的正規(guī)裝修商、電器商、各類裝修材料商，進(jìn)駐社區(qū)并向業(yè)主推薦方便業(yè)主的同時(shí)進(jìn)行經(jīng)營創(chuàng)收；(3)組織有償便民服務(wù)隊(duì)，解決入住期間搬運(yùn)量大，

4、搬家難的問題；解決家庭裝修后清潔衛(wèi)生問題，同時(shí)也方便裝修期間民工流的控制。3、記錄并處理業(yè)主在接樓驗(yàn)房中提出的合理的意見與建議4、裝修管理(1)裝修宣傳培訓(xùn)。根據(jù)建筑發(fā)，建設(shè)部第110號令住宅室內(nèi)裝飾裝修管理辦法及福州市有關(guān)裝修管理的規(guī)定，制定房屋裝飾、裝修管理辦法、裝修期間電梯使用管理規(guī)定、二次裝修申請表等，對相關(guān)管理員以及業(yè)主、裝修施工單位的施工人員進(jìn)行裝修的法律、法規(guī)及專業(yè)知識培訓(xùn)。(2)強(qiáng)化裝修審批二次控制的要點(diǎn)，制定裝修審批程序。(3)落實(shí)二次裝修跟蹤監(jiān)管責(zé)任制。(4)制定違章裝修處理流程。(5)依據(jù)裝修方案結(jié)合日常的裝修巡查記錄和裝修變更記錄進(jìn)行裝修驗(yàn)收。5、治安管理(1)建立高素

5、質(zhì)的安管隊(duì)伍，按高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的指導(dǎo)思想，嚴(yán)抓招聘、培訓(xùn)、上崗、考核等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實(shí)施“準(zhǔn)軍事化管理”。(2)確立治安重點(diǎn)，加大對入住期人流、物流、車流的有效監(jiān)控。車位、車主、車型、車色)(3)實(shí)施科學(xué)有效的防范體系，全面防范實(shí)施巡邏崗、固定崗(守衛(wèi)崗)、機(jī)動崗三崗聯(lián)合防范，各崗有效的配合與互動；(4)完善并發(fā)揮智能化系統(tǒng)的安防優(yōu)勢。6、入住期管理工作計(jì)劃表廳P項(xiàng)目內(nèi)容時(shí)間一入住手續(xù)辦理1、準(zhǔn)備好業(yè)主入住資料；2、合理設(shè)置辦理入住手續(xù)的流程與崗位；3、為業(yè)戶辦理入住手續(xù)，提供便利服務(wù)。2008年4月起二住戶裝修管理1、對業(yè)戶和裝修隊(duì)伍的宣導(dǎo)、培訓(xùn)（發(fā)通知、公示、面談、現(xiàn)場交流）；1、裝修申報(bào)審批

6、；2、裝修施工過程監(jiān)管；3、裝修驗(yàn)收。2008年4月起三業(yè)戶檔案建立與管理1、收集檔案資料；2、科學(xué)分類；1、建檔；2、運(yùn)用。2008年4月起小區(qū)入伙方案高鑫麓城小區(qū)的入伙時(shí)間是年月、日。項(xiàng)目共7棟樓，每日入伙兩棟，估計(jì)每日入伙的數(shù)量在200戶左右。以上事項(xiàng)均由發(fā)展商以入伙通知書的形式于月底告之業(yè)主，并將入伙應(yīng)準(zhǔn)備的資料給予詳細(xì)說明。沃德物業(yè)管理公司在此時(shí)已開始各種準(zhǔn)備工作。入伙亦稱入住，是指入住人收到書面入?。ㄈ牖铮┩ㄖ⑥k理完結(jié)相應(yīng)手續(xù)；入住人收到入?。ㄈ牖铮┩ㄖ笤谙薅ㄆ谙迌?nèi)不辦理相應(yīng)手續(xù)的，亦視為入住。入伙通知書發(fā)出時(shí)，應(yīng)清楚說明入伙的條件，以便日后業(yè)主推遲辦理時(shí)，物業(yè)管理費(fèi)的收取工作

7、能夠順利開展。入伙程序其實(shí)并不復(fù)雜，但業(yè)主情緒的好壞、準(zhǔn)備是否充分等因素將會直接影響入伙流程的順利與否。所以要求物業(yè)公司必須準(zhǔn)備充分。向業(yè)主的通知發(fā)放后，物業(yè)公司應(yīng)及時(shí)組建引導(dǎo)組、接待組、收樓組以及咨詢組等入伙工作的相關(guān)組織，并由小組長負(fù)責(zé)相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。入伙期間，業(yè)主如八仙過海，以各種方式歡喜地走向花園小區(qū)。小區(qū)內(nèi)溫馨、悠閑的風(fēng)景讓人心曠神怡；溫馨輕巧的路標(biāo)指示格外醒目。物業(yè)管理公司服務(wù)中心的所有員工著裝整齊，禮貌大方。沿路上，恭候多時(shí)的接待人員不斷地引領(lǐng)介紹；業(yè)主經(jīng)過護(hù)衛(wèi)員身邊時(shí)護(hù)衛(wèi)員立正敬禮；業(yè)主迎面走來時(shí)，服務(wù)人員報(bào)以微笑。整個場面喜氣洋洋。入伙現(xiàn)場要營造出喜慶的氛圍。小區(qū)布置主

8、要以樓盤風(fēng)格為主，物業(yè)公司配合發(fā)展商給予適當(dāng)?shù)膶I(yè)方面的建議。熱烈的場面、精心的布置、悠揚(yáng)的樂音和動感的畫面，以及物業(yè)管理公司服務(wù)人員的至誠服務(wù)，烘托出一種喜”的氛圍，將給業(yè)主帶來十分愉快的心情。小區(qū)門口人流匯集，護(hù)衛(wèi)員在疏導(dǎo)車輛，接待人員在入口處指引業(yè)主去入伙地點(diǎn)。此時(shí)，因物業(yè)管理服務(wù)人員與業(yè)主彼此互不熟悉，加之各種承攬裝修、工程業(yè)務(wù)及兜售各種產(chǎn)品的公司人員，使現(xiàn)場魚龍混雜,安全工作必須高度重視。因此，小區(qū)門口的把關(guān)嚴(yán)格是必要的，門崗應(yīng)對進(jìn)入小區(qū)的人員進(jìn)行必要地管理；其中，門口的車輛管理是重中之重的任務(wù)。入伙期間采用j條龍”服務(wù)模式進(jìn)行，發(fā)展商、政府公共事業(yè)部門、物業(yè)公司聯(lián)合現(xiàn)場辦公。入伙是

9、發(fā)展商售樓后進(jìn)行的最后一次大型組織活動。物業(yè)公司可充分配合發(fā)展商與政府相關(guān)部門聯(lián)系，集中時(shí)間段統(tǒng)一利用資源，為日后的業(yè)主申辦減少麻煩。入伙現(xiàn)場在會所一樓和二樓，其中一樓為發(fā)展商與政府事業(yè)單位辦公地點(diǎn)，各處均擺放明顯的標(biāo)識牌。客戶的位置處設(shè)在方便走動的中央地帶，本次入伙將客戶活動范圍設(shè)定在環(huán)行區(qū)域內(nèi)，并備有桌椅、飲料等物品，方便業(yè)主填寫資料。在二樓物業(yè)公司地點(diǎn)，配有復(fù)印機(jī)等，方便為業(yè)主進(jìn)行證件的復(fù)印工作。入伙地點(diǎn)，有入伙流程圖擺放在顯眼的位置；辦公臺面有工作組標(biāo)識；根據(jù)實(shí)際工作場地和預(yù)計(jì)客戶流量，將場地隔離，財(cái)務(wù)收費(fèi)處單獨(dú)隔離，保證安全。所有的細(xì)心和精致，目的只有一個，就是盡量減少業(yè)主的麻煩，使

10、入伙工作順利進(jìn)行。業(yè)主憑入伙通知書在發(fā)展商辦公處辦理完相關(guān)手續(xù)后，由發(fā)展商開具收樓介紹信物業(yè)公司憑收樓介紹信”進(jìn)行辦理。收樓介紹信”作為發(fā)展商工作結(jié)束的憑證，也是物業(yè)公司認(rèn)可的唯一證據(jù)。沒有該信的開具，物業(yè)公司不得進(jìn)入入伙流程。業(yè)主在進(jìn)入物業(yè)公司入伙接待處、由接待人員核對身份后，在業(yè)主簽到表登記,并領(lǐng)取資料袋和小禮物。資料中裝有需業(yè)主知悉及簽署的種種文件和表格，計(jì)有：業(yè)主公約；前期物業(yè)管理協(xié)議；客戶手冊；家庭住戶成員登記表；銀行委托協(xié)議；裝修資料；接管驗(yàn)收記錄；收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等。請業(yè)主簽到的目的是為了第一次業(yè)主資料備案和核對當(dāng)日入伙人數(shù)。如有業(yè)主部分資料未帶齊，應(yīng)保證在可追溯的前提下讓業(yè)主保持心情愉

11、快。為業(yè)主發(fā)放小禮品也是為了物業(yè)公司與業(yè)主間的合作有一個良好的開端。物業(yè)公司事前將需要提供給業(yè)主的資料放在檔案袋中，可有效避免因現(xiàn)場忙亂而發(fā)生個別失誤現(xiàn)象，這也體現(xiàn)出物業(yè)公司為業(yè)主考慮的良苦用心。簽到后，業(yè)主直接面對接待組，由接待組完成文件簽約、財(cái)務(wù)收費(fèi)、咨詢講解等工作。在業(yè)主簽署文件時(shí)，物業(yè)公司負(fù)責(zé)復(fù)印、收集業(yè)主的有效證件復(fù)印件以及公司單位的法人委托書等。根據(jù)業(yè)主房產(chǎn)資料，財(cái)務(wù)組已準(zhǔn)備每戶在入伙時(shí)應(yīng)繳納的費(fèi)用清單，方便入伙時(shí)接待組根據(jù)清單直接告之。只要一切為業(yè)主著想，以業(yè)主為中心開展各項(xiàng)工作，就能夠做到使入伙有條不紊，并最大程度地減少各種維漏的發(fā)生。業(yè)主如有疑問者，將被帶領(lǐng)到咨詢組單獨(dú)辦公場

12、地，避免因此造成對其他業(yè)主的影響。如有異議者，接待人員無法讓其信服，則有分公司經(jīng)理負(fù)責(zé)接待。對極個別拒絕簽署文件者，則有分公司經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通和解釋，公司視其原因情況給予具體的處理方法。以上接待工作結(jié)束后，將入伙會簽單轉(zhuǎn)收樓組。接待流程完畢。如業(yè)主有問題，必須及時(shí)給予解答，并禮貌接待。這也是業(yè)主與物業(yè)公司第一次打交道，第一印象至關(guān)重要，如果因一點(diǎn)點(diǎn)小小的失誤引起業(yè)主的不滿，繼而把這種不愉快帶到以后長期的物業(yè)管理過程中，就是因小失大，得不償失了。而這種不快將是物業(yè)公司付出巨大的努力也可能彌補(bǔ)不了的。既然如此，就一定要開個好頭。業(yè)主走進(jìn)收樓現(xiàn)場時(shí)，收樓組已做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作：如各類鑰匙（房屋、

13、信箱）分棟分層分戶集中整齊擺放；住戶每家必須配備的1個滅火器；收樓組每人必備的文件夾及接管驗(yàn)收記錄等。入伙工作其實(shí)打的是“有準(zhǔn)備之仗”。準(zhǔn)備工作做好了，入伙工作也就成功了80%。不僅收樓階段如此，上面的每一個流程環(huán)節(jié)都是如此。所以物業(yè)公司在準(zhǔn)備階段要細(xì)心再細(xì)心，周到再周到，這些方面怎么要求都不過分。樓組人員在核對會簽單后，領(lǐng)取鑰匙。然后指派專門人員提攜滅火器引領(lǐng)業(yè)主收樓。由物業(yè)公司人員攜帶滅火器，這個細(xì)節(jié)體現(xiàn)了物業(yè)公司的服務(wù)意識。到達(dá)住戶家時(shí)，由收樓人員將鑰匙給業(yè)主，由業(yè)主檢驗(yàn)信箱鑰匙，并由業(yè)主親自打開入戶門。進(jìn)門后，收樓人員簡明介紹三表安裝位置及管線走向等房屋水電基本情況，帶領(lǐng)業(yè)主查水、電、

14、氣表，并在接管驗(yàn)收記錄上登記三表底數(shù)和有關(guān)業(yè)主對房屋質(zhì)量、房屋設(shè)備的意見。既是業(yè)主收樓，就應(yīng)體現(xiàn)業(yè)主的主體地位，收樓人員應(yīng)明確自己的服務(wù)地位。此外，在陪同業(yè)主收樓過程中應(yīng)注意語言的分寸，不得隨便作出評論性語言，尤其是房屋質(zhì)量存在問題，更不可妄加評論，因?yàn)樵蚩赡苁嵌喾矫娴?，而且是專業(yè)性的。陪同人員應(yīng)體現(xiàn)出專業(yè)、禮貌和耐心，并切實(shí)作好相關(guān)記錄，以避免以后出現(xiàn)矛盾時(shí)利于區(qū)分責(zé)任。如業(yè)主不同意收樓，拒絕簽字，應(yīng)與業(yè)主協(xié)商后向管理處代為轉(zhuǎn)達(dá)意見，并與業(yè)主簽訂房門鑰匙托管書，由管理處代為保管鑰匙，跟蹤處理業(yè)主意見。收樓人員還應(yīng)注意，對一些不能當(dāng)時(shí)解決的問題不可自作主張，一定要遵循相關(guān)規(guī)程，向管理處轉(zhuǎn)達(dá)意見。因?yàn)槿牖飼r(shí)可能存在眾多類似問題，由管理處集中處理將會提高效率，集體的力量還能將問題處理得比較徹底。還需強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，在整個收樓過程中，收樓人員決不得以任何理由怠慢業(yè)主或催促業(yè)主收樓結(jié)束后，詢問業(yè)主是否有其它需求，如果沒有，則請業(yè)主在接管驗(yàn)收記錄上簽字確認(rèn)。物業(yè)管理要求事事有記錄，從入伙中的各項(xiàng)流程中已充分體現(xiàn)了這一點(diǎn)。這樣做會免除許多不必要的麻煩。收樓人員根據(jù)實(shí)際情況，填寫入伙會簽單后，將所有資料交回收樓組組長。至此，入伙流程結(jié)束。種入伙的資料都須仔細(xì)