化工有限責(zé)任公司公文處理辦法(WORD9頁)

1、化工有限責(zé)任公司公文處理辦法（試行）第一章總則第一條為實(shí)現(xiàn)公司公文處理工作的制度化、規(guī)范化，參照中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例、 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法、國家行政機(jī)關(guān)公文格式，結(jié)合公司實(shí)際，制訂本辦法。第二條本辦法所稱公文，指公司各級(jí)黨政工團(tuán)組織在行使管理職能過程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(俗稱“紅頭文件”)，是行使管理的重要工具之一。各單位在工作或業(yè)務(wù)往來中形成的一般文字材料，不屬于本辦法所規(guī)定的公文范圍，可參照本辦法進(jìn)行管理。第三條公文處理指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精減高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第五條公文處

2、理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定，確保涉密事項(xiàng)的安全。第六條公司綜合管理部是公司公文處理的管理機(jī)構(gòu)。第二章公文種類第七條公司適用的公文種類主要有：（一）通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。（二）報(bào)告適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位的詢問。（三）請(qǐng)示適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（四）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。（五）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。（六）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員，變更或撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)

3、。重大的表彰可以使用“決定”文體。（七）意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。（八）函適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（九）會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章公文格式第八條公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。（一）凡涉及國家秘密或公司商業(yè)秘密的公文，在公文首頁版心右上角第1 行，用 3 號(hào)黑體字標(biāo)明秘密和保密期限，中間用隔開。（二）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用紅色小標(biāo)宋體字

4、，以醒目美觀為原則，單字不超過22mm ×15mm （高×寬）。（三）發(fā)文字號(hào)包括單位代字、年份、序號(hào)；聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)用3 號(hào)仿宋體字居中排列，年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，并用六角括號(hào)“”括入；序號(hào)不編虛位，不加“第”字。單位代字實(shí)行規(guī)范化稱呼：1公司級(jí)公文（1）行政類：公司簡稱為“云?！?。上行文在簡稱后加“呈”，下行文在簡稱后加“發(fā)”。（四）上行文應(yīng)注明簽發(fā)人姓名，與發(fā)文字號(hào)平行靠右排列；“簽發(fā)人”三字用 3 號(hào)仿宋字，后加全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3 號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。（五）公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，不標(biāo)

5、明發(fā)文單位。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱應(yīng)加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題與發(fā)文字號(hào)之間以紅色反線隔開，用 2 號(hào)標(biāo)題宋體字， 分一行或多行居中排列；回行時(shí)要求詞意完整、排列對(duì)稱、間距恰當(dāng)。（六）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送單位名稱在公文標(biāo)題下空1 行，用 3 號(hào)仿宋字頂格標(biāo)注，回行時(shí)仍頂格，名稱后加全角冒號(hào)。（七）公文正文在主送機(jī)關(guān)名稱下1 行起，用 3 號(hào)仿宋字，每自然段左空2 字，回行頂格；數(shù)字、年份不能回行。（八）公文如有附件，應(yīng)在正文下空1 行、左空 2 字，用 3 號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)“附件”，后加全角冒號(hào)和附件名稱；附件如有序號(hào)，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)明，

6、附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 附件應(yīng)與公文正文一起裝訂， 并在附件左上角第1 行頂格標(biāo)識(shí)“附件”及附件序號(hào)。如附件不能與公文正文一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)、附件及附件序號(hào)。（九）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；成文日期應(yīng)以漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“”。（十）公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章。印章用紅色，上距正文1行，端正、居中下壓成文日期。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)） ，應(yīng)當(dāng)在成文日期下1 行，左空 2 字，用 3 號(hào)仿宋字加圓括號(hào)標(biāo)注。（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞?！爸黝}詞”用 3

7、 號(hào)黑體字居左頂格標(biāo)識(shí)，后加全角冒號(hào)；詞目用3 號(hào)標(biāo)題宋體字，詞目之間空1 字。（十三）抄送單位指除主送單位外，其他需要執(zhí)行或知曉公文的單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在主題詞下1 行，左右各空 1 字，用 3 號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)“抄送”，后加全角冒號(hào)；抄送單位名稱之間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句號(hào)。（十四）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞下），占 1 行位置，用 3 號(hào)仿宋字。印發(fā)單位左空1 字，印發(fā)日期右空1 字。印發(fā)日期以公文付印日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。第九條自本辦法生效之日起，公司公文用紙統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型（ 21

8、0mm ×297 mm ）。第四章行文規(guī)則第十條遵循必要性原則，禁止不必要的行文。第十一條嚴(yán)格行文關(guān)系（一）除公司綜合部以外，公司其他部門，除以工作聯(lián)系函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題事項(xiàng)外，不得向公司所屬正式部門行文。（二）在公司授權(quán)下，除公司綜合部以外，公司其他部門，不得對(duì)外正式行文。（三）一般情況下不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告，特殊情況下確需越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告的，應(yīng)同時(shí)抄送直接上級(jí)部門。第五章發(fā)文辦理第十二條發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第十三條草擬公文要符合國家法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定。公文陳述要情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清

9、楚、字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。公文種類要定位準(zhǔn)確。人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確無誤。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要清晰，第一層為“一”第，二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。計(jì)量要采用國家法定計(jì)量單位。使用非規(guī)范化簡稱時(shí)應(yīng)先用全稱并注明簡稱；使用外文名稱縮寫形式時(shí)， 應(yīng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第十四條凡以公司名義行文的公文，擬稿單位必須先將文稿送綜合部門，對(duì)是否確需行文、行文方式是否妥當(dāng)、是否符合行文規(guī)則、公文格式是否正確、內(nèi)容是否需要修改等進(jìn)行

10、審核后，再送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，否則不予行文。第十五條公文正式印制前，綜合部門或負(fù)責(zé)文秘工作的人員應(yīng)當(dāng)對(duì)審批簽發(fā)手續(xù)是否完備、附件材料是否齊全、格式是否統(tǒng)一規(guī)范等進(jìn)行復(fù)核。第十六條簽發(fā)公文必須使用統(tǒng)一的發(fā)文稿紙(樣式附后 )，不得在文稿上直接簽發(fā)。對(duì)發(fā)文稿紙上規(guī)定的會(huì)簽人、主送單位、抄送單位、擬稿單位、擬稿人、核稿人、打印人、校對(duì)人、文件份數(shù)、附件名稱、標(biāo)題等必須填寫準(zhǔn)確。第十七條鑒于公司實(shí)行自動(dòng)化辦公，除領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前公文辦理流程中及存檔和對(duì)外行文用紙質(zhì)文件外，一律以電子文件形式在公司局域網(wǎng)上發(fā)布。因文件發(fā)（報(bào)）送范圍有限制，不宜大范圍公布的，以電子郵件發(fā)至相關(guān)單位和人員的郵箱。各單位需明確人員負(fù)責(zé)定

11、期瀏覽單位或個(gè)人郵箱，便于隨時(shí)了解發(fā)文情況。對(duì)未連接局域網(wǎng)的總公司所屬單位，通過互聯(lián)網(wǎng)用電子郵件向其發(fā)送。在局域網(wǎng)上發(fā)布的文件， 其格式應(yīng)與紙質(zhì)文件相同； 文件要求辦理單位使用統(tǒng)一格式的表格等，應(yīng)存為Word 、 Excel 等格式，便于下載打印。第六章收文辦理第十八條收文辦理是指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、批辦、承辦、催辦等程序。第十九條收到下級(jí)單位上報(bào)的需要辦理的公文，綜合部門或負(fù)責(zé)文秘的人員應(yīng)當(dāng)對(duì)是否由本單位（部門）辦理、是否符合行文規(guī)則、內(nèi)容是否符合法律法規(guī)及有關(guān)規(guī)定、涉及其他單位（部門）的事項(xiàng)是否已協(xié)商和會(huì)簽、文種使用是否規(guī)范等進(jìn)行審核。 經(jīng)審核符合規(guī)定的， 要及時(shí)提

12、出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門（人員）辦理；對(duì)不符合規(guī)定的，可退回呈報(bào)單位并說明理由。第二十條收到上級(jí)單位下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門或負(fù)責(zé)文秘的人員提出擬辦意見，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。第二十一條審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和日期。第七章公文歸檔第二十二條公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)中華人民共和國檔案法和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第二十三條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特性和保存價(jià)值等整理（立卷），保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映主要工作情況，便于保管和利用。第二十四條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸

13、檔，其他單位（部門）保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。第二十五條各部門歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)根據(jù)有關(guān)保管期限規(guī)定，定期移交公司綜合部。第八章公文管理第二十六條公文由綜合部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第二十七條綜合部門應(yīng)建立健全本單位公文處理的有關(guān)制度。第二十八條上級(jí)單位的公文，屬絕密級(jí)或注明不準(zhǔn)翻印的，不得翻??；其他秘密公文經(jīng)單位負(fù)責(zé)人或文秘部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可以翻印，文秘部門要對(duì)翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍進(jìn)行登記。第二十九條公文被撤銷，視為自發(fā)文之日起不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視為自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第三十條根據(jù)實(shí)際情況或按規(guī)定已不具備存查價(jià)值的公文，經(jīng)單位（部門）相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)， 可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)在指定場所，由二人以上監(jiān)銷。銷毀絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。第三十一條