水利檔案管理信息化問題初探

1、水利檔案管理信息化問題初探 10-07-22 16:23:00 作者：張玉紅編輯：studa20摘要:水利檔案工作是水利基礎(chǔ)工作的重要組成部分,水利檔案信息化應(yīng)是水利信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)。隨著“金水工程”規(guī)劃的全面實施,檔案信息化建設(shè)將成為水利行業(yè)電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分。水利數(shù)字檔案資料館建設(shè)勢在必行。 關(guān)鍵詞:水利；檔案管理；信息化 一、引言 水利檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容,它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊伍的建沒以及促進檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、標準的制定等。 黨的十六大報告指出:“信息化是我國

2、加快實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”,我國已將信息化建設(shè)作為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的首要內(nèi)容。水利事業(yè)置身于社會經(jīng)濟發(fā)展之中,必須加快水利事業(yè)現(xiàn)代化步伐,實現(xiàn)水利信息化。我國水利信息化工程自“七五”期間起步,2003年全國水利信息化規(guī)劃出臺,標志著水利信息化的全面展開。 水利檔案工作是水利基礎(chǔ)工作的重要組成部分,水利檔案信息化應(yīng)是水利信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié),現(xiàn)階段其內(nèi)容包括檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才的培育以及開發(fā)利用的制度制定等等。當前,水利檔案信息化建設(shè)的步伐在水利信息化整體建設(shè)進程中已顯滯后。 二、水利檔案信息化建設(shè)存在的問題

3、和困難 當前,水利系統(tǒng)內(nèi)檔案信息化建設(shè)初步運用微機進行檔案信息的存貯、檢索,提高了檔案利用的查全率、查準率,但仍然存在一些亟待解決的問題:一是重視力度不強。系統(tǒng)內(nèi)部偏重于防汛防旱、工程建設(shè)、資源管理等業(yè)務(wù)的信息化建設(shè),對支持和服務(wù)于全局的綜合檔案管理信息化建設(shè)重視不夠,推進力度不強,減弱了檔案信息化建設(shè)推進全局工作的功能和貢獻。二是檔案人員缺乏現(xiàn)代化檔案管理技能。在辦公自動化普及過程中,檔案計算機應(yīng)用僅限于目錄級檢索,因未進行系統(tǒng)地培訓和學習,一些水利系統(tǒng)檔案管理人員尚未完全掌握電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)等方面的專業(yè)知識和操作技能。三是檔案信息資源建設(shè)重點不夠突出。四是缺乏

4、統(tǒng)一規(guī)劃和技術(shù)支持。開發(fā)一些專業(yè)應(yīng)用軟件時,沒有同步建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng),信息化建設(shè)各自為政,未形成統(tǒng)籌安排、全面協(xié)調(diào)、整體推進的局面。水利檔案信息化建設(shè)的長遠規(guī)劃和近期目標不夠明確,尚未確定數(shù)據(jù)的統(tǒng)一格式和標準。 從總體上看,水利系統(tǒng)檔案信息化工作還不能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要,主要表現(xiàn)為: 思想觀念落后,信息意識淡薄。受傳統(tǒng)的檔案服務(wù)觀念的制約,部分檔案管理人員思想觀念落后、信息意識淡薄,沒有能夠用科學的、發(fā)展的眼光去看待和應(yīng)對,在信息化、數(shù)字化面前顯得束手無策,缺少應(yīng)有的開拓精神。 檔案人員缺乏現(xiàn)代化管理技能。部分人員雖然使用了計算機,但僅限于目錄級檢索,缺乏電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化等

5、方面的專業(yè)知識和操作技能。 檔案信息化建設(shè)力度不強,進程緩慢。在開發(fā)一些專業(yè)應(yīng)用軟件(如防汛防旱指揮系統(tǒng)、水質(zhì)監(jiān)測系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、電子政務(wù)信息系統(tǒng)等)項目管理系統(tǒng)時,沒有同步建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng),已購置的檔案管理軟件在系統(tǒng)內(nèi)尚未普及運用。 檔案信息資源建設(shè)落后。系統(tǒng)內(nèi)各級檔案管理工作發(fā)展不平衡,綜合檔案室偏重于紙質(zhì)檔案的收集,對電子檔案、聲像檔案、實物檔案、專業(yè)技術(shù)檔案的收集還不夠。 三、水利檔案信息化建設(shè)基本原則 水利檔案作為水利建設(shè)過程的真實記錄,應(yīng)不斷改進思想觀念、管理方式及管理手段,依據(jù)適合水利行業(yè)和檔案工作規(guī)律和特點的檔案信息化建設(shè)的基本原則,加快推進水利檔案信息化建設(shè),利用較

6、短的時間,初步實現(xiàn)水利檔案資源數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、管理工作科學化。 以檔案信息開發(fā)和利用為中心的原則。在檔案信息資源中除去部分關(guān)系到國家利益和安全以及個人隱私的以外,大部分是可以開放和利用的。檔案信息化建設(shè),特別是各種系統(tǒng)和軟件的開發(fā),要圍繞開放和利用來設(shè)計、展開。 統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準規(guī)范的原則。由于受檔案實體管理模式和方法的影響,檔案信息化管理的標準規(guī)范也變得比較復(fù)雜且較難統(tǒng)一,再加上系統(tǒng)內(nèi)檔案信息化起步以后,未能及時研究統(tǒng)一標準和規(guī)范,給檔案信息的傳輸、接收和整編帶來較大困難。 抓住重點、階段性推進的原則。水利檔案信息化建設(shè)不可能一蹴而就,要經(jīng)過起步、試運行、成熟、全面應(yīng)用的發(fā)展階段。

7、現(xiàn)階段工作的任務(wù)應(yīng)為檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才的培育以及開發(fā)利用的政策法規(guī)、標準的制定等。 以基礎(chǔ)工作帶動數(shù)據(jù)庫建設(shè)的原則。檔案信息化特別是信息庫的建立,要依靠基礎(chǔ)工作一點一滴地建立起來。夯實基礎(chǔ)工作,建立和完善數(shù)據(jù)庫,是信息化建設(shè)的核心和關(guān)鍵所在。 10-07-22 16:23:00 作者：張玉紅編輯：studa20四、水利檔案信息化建設(shè)的具體措施 加強領(lǐng)導(dǎo),增大投入,確保檔案信息化建設(shè)有序發(fā)展 第一,加強領(lǐng)導(dǎo)是核心。應(yīng)成立由分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥的,各部門負責人參加的領(lǐng)導(dǎo)小組,研究總體發(fā)展方案,確定階段性工作目標,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)解決在建

8、設(shè)過程中遇到的問題和困難。明確工作機構(gòu)和工作人員,落實具體工作任務(wù)并跟蹤監(jiān)督檢查。把檔案信息化管理納入系統(tǒng)內(nèi)的年度工作計劃,列入所屬各部門管理目標責任制內(nèi)容內(nèi)進行考核。 第二,加大投入是關(guān)鍵。水利檔案信息化建設(shè)是一項綜合性、前沿性的系統(tǒng)工程,不僅需要完成大量的基礎(chǔ)工作,配備一定規(guī)模的硬件設(shè)施,還要進行適合本行業(yè)的軟件開發(fā)利用,這些都需大量的人力、物力和財力,每年度資金的投入要與信息建設(shè)的任務(wù)相匹配,支撐系統(tǒng)的有序發(fā)展和正常運行。 注重管理,豐富室藏,加快檔案信息建設(shè) 檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心。水利檔案專業(yè)性、技術(shù)性強,涉及管理門類廣,因此水利檔案信息資源建設(shè)必需從源頭上加以關(guān)注。

9、首先,要制定與水利信息化相協(xié)調(diào)的檔案信息化建設(shè)工作計劃,宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路,實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新。其二,要增強綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)職責,建立和完善檔案信息管理制度,明晰檔案信息管理流程,建立水文數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔流程等各專業(yè)的檔案歸并錄入規(guī)定,實現(xiàn)各門類檔案收集、管理的標準化、規(guī)范化,豐富室藏。其三,推廣檔案管理軟件的運用,推進水利檔案綜合目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè),實現(xiàn)案卷級、文件級的電子檢索。其四,加大電子文件歸檔管理。必須以成熟的軟、硬件環(huán)境和良好的管理制度為前提。綜合檔案室作為歸檔文件的信息接收和管理的職能機構(gòu),要積極創(chuàng)造條件,建立信息管理制度,保證本系統(tǒng)的電子文件的真實、完整、可靠、安全

10、地保存。嚴格執(zhí)行電子文檔和紙質(zhì)文檔同時歸檔的雙套制管理辦法,最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案室”。 以人為本,注重培訓,促進檔案隊伍建設(shè) 檔案信息化管理是以計算機技術(shù)應(yīng)用為載體,這就要求檔案工作者不僅要具備圖書、情報、檔案學的專業(yè)知識,還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力。加快培養(yǎng)和構(gòu)建一支檔案信息化建設(shè)的復(fù)合型多層次的人才隊伍是當務(wù)之急。目前可以從以下幾個方面入手。第一,要制定切實可行的培養(yǎng)計劃,鼓勵專、兼職檔案人員通過在職培訓、業(yè)余進修等多種形式,根據(jù)缺什么補什么的原則,提高檔案工作者掌握和運用信息技術(shù)的技能。第二,要注意引進信息技術(shù)、計算機、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專業(yè)人才,優(yōu)化人員結(jié)構(gòu),以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。第三,加強對檔案工作者信息意識培養(yǎng),改變傳統(tǒng)檔案“重藏輕用”的局面,使檔案人員充分運用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段,對檔案信息資源實施科學管理與有效開發(fā)利用。第四,建立必要的激勵機制,充分發(fā)揮檔案管理人員愛崗敬業(yè),積極進取的工作熱情和主觀能動作用,提高工作效率和質(zhì)量,從而增強檔案管理改革和發(fā)展的動力