文書處理程序

1、文書處理工作文書處理工作一、文書處理一、文書處理 是對工作中產(chǎn)生的各種類型的文件是對工作中產(chǎn)生的各種類型的文件進行收文和發(fā)文的處理并立卷、歸檔等，進行收文和發(fā)文的處理并立卷、歸檔等，使一些有關(guān)聯(lián)的文件銜接有序，便于管使一些有關(guān)聯(lián)的文件銜接有序，便于管理和查找理和查找。二、文書處理的行文關(guān)系與行文方式二、文書處理的行文關(guān)系與行文方式 （一）行文關(guān)系（一）行文關(guān)系 行文關(guān)系是指文書的發(fā)文機關(guān)與收行文關(guān)系是指文書的發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的往來關(guān)系，是根據(jù)每個機文機關(guān)之間的往來關(guān)系，是根據(jù)每個機關(guān)所屬組織系統(tǒng)的隸屬關(guān)系及其職權(quán)范關(guān)所屬組織系統(tǒng)的隸屬關(guān)系及其職權(quán)范圍來確定的。圍來確定的。 1、隸屬關(guān)系、

2、隸屬關(guān)系 2、非隸屬關(guān)系、非隸屬關(guān)系（二）行文方式（二）行文方式 是指發(fā)文機關(guān)單位和收文機關(guān)單位之間是指發(fā)文機關(guān)單位和收文機關(guān)單位之間的關(guān)系，亦即由組織系統(tǒng)、領(lǐng)導關(guān)系和職權(quán)的關(guān)系，亦即由組織系統(tǒng)、領(lǐng)導關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機關(guān)單位之間的范圍所確定的機關(guān)單位之間的公文授受公文授受關(guān)系。關(guān)系。 下行文：處于領(lǐng)導、指導地位的上級機關(guān)下行文：處于領(lǐng)導、指導地位的上級機關(guān)向被領(lǐng)導、指導的下級機關(guān)主送下行文；向被領(lǐng)導、指導的下級機關(guān)主送下行文； 上行文：被領(lǐng)導、指導的下級機關(guān)應向上上行文：被領(lǐng)導、指導的下級機關(guān)應向上級領(lǐng)導、指導機關(guān)主送上行文；級領(lǐng)導、指導機關(guān)主送上行文； 平行文：具有平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)

3、系的平行文：具有平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)系的機關(guān)之間相互主送平行文。機關(guān)之間相互主送平行文。 思考： 珠海市人事局能不能向香洲區(qū)政府發(fā)文？行文規(guī)則四、行文規(guī)則四、行文規(guī)則第十三條第十三條 行文應當確有必要，注重效用。行文應當確有必要，注重效用。 第十四條第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般定，一般不得越級不得越級請示和報告。請示和報告。 第十五條第十五條 政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務部門行文；文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務部門行文；除除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審以函的形式商洽工作、詢

4、問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。 部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。式行文。 第十六條第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。行政

5、職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。 第十七條第十七條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務，應當由部門自屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門主辦部門。須。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經(jīng)政府同意。文中應當注明經(jīng)政府同意。 第十八條第十八條 屬于主管部門職務范圍內(nèi)的具體問題，應當屬于主管部門職務范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理。直接報送主管部門處理。 第十九條第十九條 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向不得各自

6、向下行文下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應。如擅自行文，上級機關(guān)應當責令糾正或撤銷。當責令糾正或撤銷。第二十條第二十條 向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關(guān)。應當同時抄送直接上級機關(guān)。 第二十一條第二十一條 “請示請示”應當一文一事；一般只寫應當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應當一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。 “ “報報告告”不得夾帶請示事項。不得夾帶請示事項。 第二十二條第二十二條 除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外

7、，外，不得以機關(guān)名義不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送向上級機關(guān)負責人報送“請示請示”、“意見意見”和和“報告報告”。 第二十三條第二十三條 受受雙重領(lǐng)導雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受應當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時應當抄送其雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時應當抄送其另一上級機關(guān)。另一上級機關(guān)。 案例分析： 慶達公司和力豐公司分屬兩個部門管理，慶達公司和力豐公司分屬兩個部門管理，慶達公司經(jīng)營不善，希望合并到力豐公司去，慶達公司經(jīng)營不善，希望合并到力豐公司去，力豐公司領(lǐng)導同意了。于是，力豐公司向慶力

8、豐公司領(lǐng)導同意了。于是，力豐公司向慶達公司發(fā)出了達公司發(fā)出了力豐公司關(guān)于合并慶達公司力豐公司關(guān)于合并慶達公司的決定的決定，文件到達慶達公司后，引起了慶，文件到達慶達公司后，引起了慶達公司上下的強烈反響，他們認為力豐公司達公司上下的強烈反響，他們認為力豐公司無權(quán)作出這樣的決定，應該馬上撤銷無權(quán)作出這樣的決定，應該馬上撤銷三、文書處理程序三、文書處理程序 文書處理是秘書文書處理是秘書“辦文辦文”工作中的又一工作中的又一項重要內(nèi)容。它的基本任務是科學地組織和項重要內(nèi)容。它的基本任務是科學地組織和準確地處理機關(guān)的公文，有序而安全地進行準確地處理機關(guān)的公文，有序而安全地進行公文運轉(zhuǎn)，規(guī)范地完成文書的收發(fā)

9、傳遞處理公文運轉(zhuǎn)，規(guī)范地完成文書的收發(fā)傳遞處理工作，正確地發(fā)揮公文的作用。機關(guān)內(nèi)部運工作，正確地發(fā)揮公文的作用。機關(guān)內(nèi)部運轉(zhuǎn)處理收、發(fā)文書必經(jīng)的一系列環(huán)節(jié)稱為收、轉(zhuǎn)處理收、發(fā)文書必經(jīng)的一系列環(huán)節(jié)稱為收、發(fā)文處理程序。發(fā)文處理程序。（一）發(fā)文處理（一）發(fā)文處理 是公文形成的重要階段，是指各種社會是公文形成的重要階段，是指各種社會組織為制發(fā)公文所進行的公文創(chuàng)制、處置與組織為制發(fā)公文所進行的公文創(chuàng)制、處置與管理活動。管理活動。 任務： 珠海城市職業(yè)技術(shù)學院要向珠海市教育局發(fā)文，要經(jīng)過怎樣的程序？ 國務院國務院20002000年年8 8月月2424日發(fā)布的日發(fā)布的國家國家行政機關(guān)公文處理辦法行政機關(guān)公

10、文處理辦法第二十四條規(guī)第二十四條規(guī)定：定：“發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的進程，包括文的進程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等等程序程序”。 案例分析： 王秘書對剛剛招進來的王秘書對剛剛招進來的小胡說，最近公司正值業(yè)務小胡說，最近公司正值業(yè)務旺季，人手緊缺，所以經(jīng)常旺季，人手緊缺，所以經(jīng)常要加班，按照李總的意思，要加班，按照李總的意思，加班費如何計算他讓我們先加班費如何計算他讓我們先拿出個初步意見來，他同意拿出個初步意見來，他同意后下個通知。所以你先草擬后下個通知。所以你先草擬一下這個通

11、知，注意一定按一下這個通知，注意一定按照國家相關(guān)法律法規(guī)來寫。照國家相關(guān)法律法規(guī)來寫。第二天第二天王：王：“小胡，昨天讓你寫的通小胡，昨天讓你寫的通知草稿寫怎么樣了？知草稿寫怎么樣了？”胡：哦，早完成了，昨晚我就胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李總辦公臺上了。放到李總辦公臺上了。王：放李總那去了，這么快？王：放李總那去了，這么快？胡：有什么不對嗎？不是說李胡：有什么不對嗎？不是說李總看過同意就發(fā)了嗎？總看過同意就發(fā)了嗎？ 風光公司關(guān)于加班費計算方法的通知風光公司關(guān)于加班費計算方法的通知各位同仁：各位同仁： 鑒于目前公司業(yè)務紅火，大家加班勞累，比較辛苦，鑒于目前公司業(yè)務紅火，大家加班勞累，比較辛苦

12、，但這是沒有辦法的事，不可能再招較多員工，只好大但這是沒有辦法的事，不可能再招較多員工，只好大家咬緊牙關(guān)，共度難關(guān)。當然，不會讓大家白忙活，家咬緊牙關(guān)，共度難關(guān)。當然，不會讓大家白忙活，公司一定會根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)發(fā)放加班費的。下公司一定會根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)發(fā)放加班費的。下面將有關(guān)事項通知如下：面將有關(guān)事項通知如下： 一、發(fā)放對象：公司所有員工。一、發(fā)放對象：公司所有員工。 二、發(fā)放時段：八小時以外二、發(fā)放時段：八小時以外 三、發(fā)放標準：個人每小時平均工資的三倍。三、發(fā)放標準：個人每小時平均工資的三倍。 四、注意事項：加班員工要有部門領(lǐng)導簽字和最四、注意事項：加班員工要有部門領(lǐng)導簽字和最少

13、一位同事口頭或書面證明。少一位同事口頭或書面證明。 辦公室辦公室 二二一一年二月五日一一年二月五日 某廳辦公室印鑒管理員，一日中午將近下班時，某廳辦公室印鑒管理員，一日中午將近下班時，遇到下屬公司一個常來辦事的黨支部書記兼經(jīng)理，拿遇到下屬公司一個常來辦事的黨支部書記兼經(jīng)理，拿著一份他女兒參加成人高考的登記表，要求其簽署主著一份他女兒參加成人高考的登記表，要求其簽署主管部門意見，并加蓋廳的公章。開始監(jiān)印員要他找廳管部門意見，并加蓋廳的公章。開始監(jiān)印員要他找廳人事主管處蓋章，但這位經(jīng)理借口人事主管處蓋章，但這位經(jīng)理借口“已經(jīng)下班，沒時已經(jīng)下班，沒時間了間了”，并說，并說“單位已同意蓋章了單位已同意

14、蓋章了”。礙于。礙于“熟人、熟人、面子面子”并以并以“她考上才算數(shù)她考上才算數(shù)”為理由，因而不堅持原為理由，因而不堅持原則，而在登記表上簽署意見，加蓋該廳的印章。則，而在登記表上簽署意見，加蓋該廳的印章。 一年后，群眾揭發(fā)，經(jīng)理弄虛作假，以權(quán)謀私，一年后，群眾揭發(fā)，經(jīng)理弄虛作假，以權(quán)謀私，用單位指標，騙取單位和主管廳簽印，送不合條件子用單位指標，騙取單位和主管廳簽印，送不合條件子女入高校讀書。經(jīng)有關(guān)部門查實，除對當事人作了紀女入高校讀書。經(jīng)有關(guān)部門查實，除對當事人作了紀律處分外，對不堅持原則，越權(quán)、違紀，隨意用印的律處分外，對不堅持原則，越權(quán)、違紀，隨意用印的某廳辦公室監(jiān)印員也給予黨紀處分，并

15、取消當年某廳辦公室監(jiān)印員也給予黨紀處分，并取消當年“優(yōu)優(yōu)秀黨員秀黨員”稱號。對該經(jīng)理所在公司的印章管理員也進稱號。對該經(jīng)理所在公司的印章管理員也進行批評教育，責令其作出書面檢討。行批評教育，責令其作出書面檢討。序序號號發(fā)發(fā)文文日日期期發(fā)發(fā)文文字字號號文文件件標標題題成成文文時時間間密密級級緩緩急急附附件件份份數(shù)數(shù)主主送送機機關(guān)關(guān)抄抄送送機機關(guān)關(guān)簽簽收收人人歸歸卷卷日日期期存存檔檔號號備備注注發(fā)文登記簿發(fā)文登記簿（二）收文處理程序（二）收文處理程序 凡是由外機關(guān)或外部門送給本機關(guān)的文凡是由外機關(guān)或外部門送給本機關(guān)的文件，統(tǒng)稱為收文。國務院件，統(tǒng)稱為收文。國務院20002000年年8 8月月242

16、4日發(fā)布日發(fā)布的的國家行政機關(guān)公文處理辦法國家行政機關(guān)公文處理辦法第三十條第三十條規(guī)定：規(guī)定：“收文辦理指對收到的公文的辦理進收文辦理指對收到的公文的辦理進程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。承辦、催辦等程序?！?舒美服飾有限公司的張秘書收到了一份市政府的舒美服飾有限公司的張秘書收到了一份市政府的文件通知，通知說明將在文件通知，通知說明將在1212月月8 8號組織召開冬季防火號組織召開冬季防火工作會議，要求全市所有大中型企業(yè)的主要負責人都工作會議，要求全市所有大中型企業(yè)的主要負責人都要參加，并且要準備好相應的匯報材料，通知還特別要參加，

17、并且要準備好相應的匯報材料，通知還特別提到了如果發(fā)現(xiàn)這次會議中出現(xiàn)無故缺席或匯報材料提到了如果發(fā)現(xiàn)這次會議中出現(xiàn)無故缺席或匯報材料不詳細的企業(yè)，將給予一定處分。張秘書粗略一看標不詳細的企業(yè)，將給予一定處分。張秘書粗略一看標題，認為不過是常規(guī)性的工作安排，跟總經(jīng)理直接言題，認為不過是常規(guī)性的工作安排，跟總經(jīng)理直接言語一聲就可以了，因此他沒有把文件給總經(jīng)理過目，語一聲就可以了，因此他沒有把文件給總經(jīng)理過目，而是直接放進檔案盒。而是直接放進檔案盒。 1212月月7 7日，張秘書給總經(jīng)理匯報說：日，張秘書給總經(jīng)理匯報說：“錢總，明錢總，明天下午天下午14:3014:30分您有個會議，是市政府組織的冬季

18、防分您有個會議，是市政府組織的冬季防火會議?；饡h?！?錢總經(jīng)理一聽說：錢總經(jīng)理一聽說：“這么急啊，我明天還有個重這么急啊，我明天還有個重要客戶要談呢，這樣吧，你讓趙副總?cè)ヒ幌乱蛻粢勀?，這樣吧，你讓趙副總?cè)ヒ幌隆薄?趙副總一聽是冬季防火會議，就隨口問了句，趙副總一聽是冬季防火會議，就隨口問了句，“要匯報嗎？要匯報嗎？” 張秘書一聽，愣住了：張秘書一聽，愣住了：“匯報啊，這個我想想，匯報啊，這個我想想，好像是有個什么匯報，我也沒太在意，以為又是常規(guī)好像是有個什么匯報，我也沒太在意，以為又是常規(guī)例會呢例會呢”傳閱簽收審核登記拆封注辦催辦承辦批辦擬辦收文處理程序收文處理程序1、簽收、簽收2、拆封

19、、拆封3、登記、登記（需要登記的文件）（1 1）上級機關(guān)指導性的、參閱性的或需要辦理）上級機關(guān)指導性的、參閱性的或需要辦理的文件的文件（2 2）下級機關(guān)的請示性、報告性文件）下級機關(guān)的請示性、報告性文件（3 3）帶有密級的重要資料）帶有密級的重要資料（4 4）機關(guān)內(nèi)部使用的文件、會議文件和音像文）機關(guān)內(nèi)部使用的文件、會議文件和音像文件件4、審核：收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應該進行審核。部門應該進行審核。5、傳閱（1）文件經(jīng)過領(lǐng)導批辦后需要其他領(lǐng)導及有關(guān)人員傳）文件經(jīng)過領(lǐng)導批辦后需要其他領(lǐng)導及有關(guān)人員傳閱閱（2）對于抄送文件，只要求有關(guān)部門、

20、有關(guān)人員了解）對于抄送文件，只要求有關(guān)部門、有關(guān)人員了解即可，這時需要傳閱。即可，這時需要傳閱。6、擬辦（1）上級機關(guān)下達的需要領(lǐng)導傳閱或需要本機關(guān)辦理）上級機關(guān)下達的需要領(lǐng)導傳閱或需要本機關(guān)辦理的文件。的文件。（2）下級機關(guān)或內(nèi)設部門上報的需要領(lǐng)導閱知或者本）下級機關(guān)或內(nèi)設部門上報的需要領(lǐng)導閱知或者本機關(guān)答復的文件機關(guān)答復的文件（3）其他機關(guān)主送本機關(guān)并需要答復的文件）其他機關(guān)主送本機關(guān)并需要答復的文件7、批辦、批辦：領(lǐng)導人對文件如何處理、由誰負責領(lǐng)導人對文件如何處理、由誰負責辦理而做出的決定。辦理而做出的決定。8、承辦承辦：按照領(lǐng)導的意見執(zhí)行具體工作。按照領(lǐng)導的意見執(zhí)行具體工作。9、催辦：

21、、催辦：秘書人員按照承辦期限，對承辦部秘書人員按照承辦期限，對承辦部門定期進行檢查與催促，防止文件處理被延門定期進行檢查與催促，防止文件處理被延誤。誤。10、注辦：、注辦：對文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦對文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在文書處理單上做簡要注明。人在文書處理單上做簡要注明。序序號號收收文文日日期期來來文文機機關(guān)關(guān)文文來來文文字字號號文文件件標標題題附附件件份份數(shù)數(shù)密密級級緩緩急急時時限限承承辦辦單單位位簽簽收收人人復復文文號號歸歸卷卷日日期期備備注注收文登記簿收文登記簿來文單位來文編號收文編號文件內(nèi)容擬辦意見批辦意見辦理結(jié)果文件處理單文件處理單 李總：李總： 小王，現(xiàn)在公司事務較

22、多，你的工作都挺小王，現(xiàn)在公司事務較多，你的工作都挺忙的，為了讓辦公室工作更有條理，公司打忙的，為了讓辦公室工作更有條理，公司打算再招聘一名秘書，主要負責一些基本的辦算再招聘一名秘書，主要負責一些基本的辦公事務，如文書處理等，你準備一下，這個公事務，如文書處理等，你準備一下，這個周末與人事部趙總?cè)ト瞬攀袌稣衅敢晃?，你周末與人事部趙總?cè)ト瞬攀袌稣衅敢晃?，你負責業(yè)務面試。負責業(yè)務面試。 下面是小王對甲乙丙三位人員的面試：下面是小王對甲乙丙三位人員的面試：w 王：你好，請坐！王：你好，請坐！w 甲：你好，謝謝！甲：你好，謝謝！w 王：我公司想招一位辦公室文員，主要做文王：我公司想招一位辦公室文員，主

23、要做文書處理方面的工作，下面請你談談這幾個問書處理方面的工作，下面請你談談這幾個問題好嗎？題好嗎？w 甲：好的。甲：好的。w 王：收文程序主要包括：簽收、拆封、登記、王：收文程序主要包括：簽收、拆封、登記、分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦。請回答前三項的具體操作要領(lǐng)。辦。請回答前三項的具體操作要領(lǐng)。w 甲：簽收時，要清點份數(shù)；看看對方是否投甲：簽收時，要清點份數(shù)；看看對方是否投對了，不是本單位的放在一旁，急件要先簽對了，不是本單位的放在一旁，急件要先簽收。收。w 拆封時，秘書要看清收件人，不要隨意亂拆。拆封時，秘書要看清收件人，不要隨意亂拆。拆時可用剪刀，也可用手撕開，如有信封開拆時可用剪刀，也可用手撕開，如有信封開啟器就更好了。信封應立即扔進紙簍，不要啟器就更好了。信封應立即扔進紙簍，不要占地方。占地方。w 登記時，有三種方式：簿冊式、聯(lián)單式、卡登記時，有三種方式：簿冊式、聯(lián)單式、卡片式。常用的是卡片式。片式。常用的是卡片式。w 乙：乙：w 分發(fā)時，要先分出辦件和閱件。然后按主次分發(fā)時，要先分出辦件和閱件。然后按主次分發(fā)，要有相應手續(xù)，要注意范圍。分發(fā)，要有相應手續(xù)，要注意范圍。w 傳閱時，要嚴格范圍，嚴禁文件橫傳。傳閱傳閱時，要嚴格范圍，嚴禁文件橫傳。傳閱后要認真清查