項(xiàng)目需求分析和調(diào)研實(shí)踐過程(精)

1、某集團(tuán)船代項(xiàng)目需求分析和調(diào)研實(shí)踐過程此文檔主要在于項(xiàng)目管理設(shè)置項(xiàng)目相關(guān)文檔，有興趣人員可以參考一下，對(duì)于項(xiàng)目管理和未來有此方向者有一定的參考價(jià)值。流程再造方法論-流程影射，系統(tǒng)評(píng)估，定義考核，再造建議前言本文檔主要根據(jù)某集團(tuán)船代項(xiàng)目需求分析和調(diào)研實(shí)踐過程整理而得，描述從項(xiàng)目啟動(dòng)，調(diào)研到設(shè)計(jì)過程的大致過程敘述，重點(diǎn)在于咨詢過程中涉及的需求分析和調(diào)研方法論，其他相關(guān)項(xiàng)目前期規(guī)劃和調(diào)研可參考此方法論。如有不妥之處敬請(qǐng)指正，也希望能不斷完善，謝謝！正文：軟件需求的定義：根據(jù) IEEE 軟件工程標(biāo)準(zhǔn)詞匯（1997 年）中定義的需求為：用戶解決問題或達(dá)到目標(biāo)所需的條件和能力；系統(tǒng)或系統(tǒng)部件要求滿足合同，標(biāo)

2、準(zhǔn)，規(guī)范或其他正式規(guī)定文檔所需具有的條件和能力；一種反映上述條件和能力的文檔說明。本項(xiàng)目簡(jiǎn)介因某某集團(tuán)船代業(yè)務(wù)發(fā)展需要，加上目前的系統(tǒng)存在很大問題，也不能涵蓋目前的所有業(yè)務(wù)需求，需進(jìn)行調(diào)研和需求分析是否需要上一套新的船代系統(tǒng)，新系統(tǒng)需要整合目前的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程，同時(shí)滿足業(yè)務(wù)的需求和未來發(fā)展。適合讀者此文檔適合信息系統(tǒng)項(xiàng)目咨詢規(guī)劃和分析的相關(guān)項(xiàng)目人員作為項(xiàng)目前期方法論參考之用。目錄1 . 項(xiàng)目啟動(dòng)2 .項(xiàng)目調(diào)研3 .項(xiàng)目規(guī)劃與考核指標(biāo)4 .撰寫SOR項(xiàng)目啟動(dòng)1 . 與成員企業(yè)與相關(guān)部門溝通召開項(xiàng)目總啟動(dòng)會(huì)議，介紹項(xiàng)目組相關(guān)人員以及此項(xiàng)目的主要目的和要求， 企業(yè)簡(jiǎn)單本項(xiàng)目涉及的業(yè)務(wù)流程和相關(guān)業(yè)

3、務(wù)部門和目前主要組織結(jié)構(gòu)。 例如船代項(xiàng)目我們?cè)谶@一個(gè)環(huán)節(jié)我們了解到了整個(gè)船代所涉及的主要業(yè)務(wù)可以分為：集裝箱進(jìn)出口業(yè)務(wù)散雜貨進(jìn)出口業(yè)務(wù)箱管訂艙根據(jù)業(yè)務(wù)的分工部門的分工也不同。以后的調(diào)研思路我們也可以按照這樣兩種業(yè)務(wù)流程主線去咨詢調(diào)研相應(yīng)的部門與人員。2 .安排項(xiàng)目相關(guān)人員根據(jù)業(yè)務(wù)主線（集裝箱進(jìn)出口，散雜貨進(jìn)出口）整理調(diào)研思路，要求企業(yè)根據(jù)提供的業(yè)務(wù)主線流程，和部門結(jié)合分工安排，組織各部門主要相關(guān)人員積極配合項(xiàng)目未來的調(diào)研。3 .出初期調(diào)研時(shí)間和相關(guān)人員安排表根據(jù)前期的準(zhǔn)備工作，出具具體調(diào)研時(shí)間和人員安排表，時(shí)間項(xiàng)目組掌控制（需要和業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)），人員安排需要業(yè)務(wù)部門提供詳細(xì)人員名單資料。以便項(xiàng)

4、目成員和企業(yè)相關(guān)部門人員提前做好調(diào)研準(zhǔn)備（安排相關(guān)人員和準(zhǔn)備一些相關(guān)資料）。根據(jù)時(shí)間人員安排表，做好前期調(diào)研準(zhǔn)備。注：在調(diào)研具體調(diào)研前，我們因該知道所有物流在運(yùn)作過程中碰到的四個(gè)主要問題為：出錯(cuò)率時(shí)效成本結(jié)算在具體的調(diào)研過程中，我們始終要以此作為主導(dǎo)的思路問問題，才能找出目前的問題所在。也就是未來規(guī)劃后的系統(tǒng)的價(jià)值所在。另一個(gè)主導(dǎo)思路是調(diào)研過程中我們重點(diǎn)要理出那些重要的環(huán)節(jié)，抓住那些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，挖出影響這些環(huán)節(jié)的重要因素，以及對(duì)這些因素的如何控制把關(guān)即考核方式。調(diào)研的基本策略：確定用戶的目標(biāo)和目的，確定業(yè)務(wù)基本范圍，圍繞這個(gè)目的，確定要訪問的部門和人員，了解具體業(yè)務(wù)，在基本的范圍內(nèi)展開調(diào)研；以部

5、門職責(zé)為基礎(chǔ)搞清各種現(xiàn)有業(yè)務(wù)，要填寫的表格文檔和報(bào)表等，其數(shù)據(jù)來源及去向；以業(yè)務(wù)為主線，搞清每個(gè)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)的流程關(guān)系，涉及部門，輸入輸出項(xiàng)；搞清哪些業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)時(shí)已有系統(tǒng)支持的，他們和新規(guī)劃的系統(tǒng)的關(guān)系是銜接還是替換應(yīng)思考是否有新的方法和技術(shù)改進(jìn)現(xiàn)有的工作，用戶提出的需求是否一定要求實(shí)現(xiàn)，是否可以實(shí)現(xiàn)。對(duì)于調(diào)研過程中用戶的每個(gè)需求我們都要問為什么項(xiàng)目具體調(diào)研1 . 了解外部客戶和本行業(yè)目前總體狀況為了對(duì)我們所作的項(xiàng)目有一個(gè)具體的概念，我們可根據(jù)項(xiàng)目狀況了解本項(xiàng)目行業(yè)內(nèi)的大致業(yè)務(wù)狀況，在項(xiàng)目前期，我們相應(yīng)參觀和考察同行業(yè)其他公司的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，索取一些各地子公司和兄弟公司的業(yè)務(wù)范疇和流程資料，參考

6、一下這些相應(yīng)的資料和行業(yè)要求，了解船代項(xiàng)目中業(yè)務(wù)目的，所需完成工作，客戶的需求等等。在本項(xiàng)目中，我們考察了行業(yè)內(nèi)其它公司的業(yè)務(wù)，同時(shí)成員企業(yè)也提供了一些操作的資料。在此過程中我們重點(diǎn)在于了解：船代是什么？船代就是代理船公司的業(yè)務(wù)，幫助船公司處理岸上的一系列事物。船代做什么？幫助船公司處理報(bào)關(guān)，商檢，海事，船在港期間的作業(yè)，箱管等等。船代的業(yè)務(wù)范疇有哪些？主要為代理船的進(jìn)出口（包含集裝箱和散雜貨進(jìn)出口）業(yè)務(wù)，同時(shí)也包含有箱管和訂艙等等業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)范疇的大致流程狀況？參考船代相關(guān)資料。船代涉及的客戶和部門有哪些？主要有船東，貨代。海關(guān)，商檢，碼頭，邊防等等。客戶注重和關(guān)注的服務(wù)和環(huán)節(jié)？2 .了解本公

7、司此項(xiàng)目所涵蓋業(yè)務(wù)目前的大致流程和部門結(jié)構(gòu)從本公司了解船代項(xiàng)目中目前我們所從事的所有業(yè)務(wù)項(xiàng)目有哪些，這些業(yè)務(wù)的大概流程怎樣，每個(gè)業(yè)務(wù)的流程所完成的部門是哪些部門，業(yè)務(wù)如何在部門之間流轉(zhuǎn)。例如：本船代項(xiàng)目中了解到的所有業(yè)務(wù)項(xiàng)目有集裝箱進(jìn)出口，散雜貨進(jìn)出口，箱管，訂艙。每個(gè)業(yè)務(wù)大致的流程和所需部門結(jié)構(gòu)可參考船代相關(guān)資料。目的在于先對(duì)本項(xiàng)目的船代業(yè)務(wù)現(xiàn)做一個(gè)具體的了解，已備后面作流程更詳細(xì)的深入了解作基礎(chǔ)。此過程主要針對(duì)管理層作調(diào)研，包括總經(jīng)理和部門經(jīng)理主管等。在此過程中對(duì)業(yè)務(wù)流程的正確理解相當(dāng)重要，也將直接影響到未來的細(xì)致調(diào)研和分析。在此過程中我們重點(diǎn)要了解目前本公司船代業(yè)務(wù)所包含的業(yè)務(wù)？集裝箱進(jìn)

8、出口，散雜貨進(jìn)出口，訂艙，箱管。每個(gè)所包含的業(yè)務(wù)的大致流程？參考船代項(xiàng)目文檔流程圖每個(gè)業(yè)務(wù)所涉及的部門與客戶或者政府部門？船東，貨代，貨主，碼頭，海關(guān)，商檢，邊防等目前主要存在什么問題？信息不能共享，信息鏈不清晰。人力成本浪費(fèi)嚴(yán)重，現(xiàn)有工作效率不高，結(jié)算慢等等是不是需要上業(yè)務(wù)系統(tǒng)？需要重新規(guī)劃流程，出一套能滿足和涵蓋業(yè)務(wù)需求的系統(tǒng)為什么要上業(yè)務(wù)系統(tǒng)？利用新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)完善流程。避免和改善目前存在的問題，滿足多方面新的業(yè)務(wù)需求，從而輔助船代做好業(yè)務(wù)工作。降低成本，提高效率，加快結(jié)算。每個(gè)業(yè)務(wù)信息流流向？參考船代項(xiàng)目文檔的流程圖業(yè)務(wù)結(jié)算過程？參考船代項(xiàng)目的相關(guān)結(jié)算文檔如何控制和保障目前業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)

9、？主要考慮從成本控制，時(shí)效（及時(shí)性）和加快結(jié)算上考慮保障目前的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，另外考慮系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)主要環(huán)節(jié)提供主動(dòng)信息發(fā)送功能。目前的考核制度？目前的考核制度很少，基本只有基于ISO9002 的一些基本內(nèi)部考核機(jī)制，不靈活。主要所需報(bào)表（管理層）？目前管理層較注重或需要的報(bào)表大致有：客戶滯留率，利潤(rùn)指標(biāo)，客戶滿意率，新客戶開發(fā)率等與其他系統(tǒng)和其它部門之間的數(shù)據(jù)接口與財(cái)務(wù) orica 系統(tǒng)之間需要銜接等3 .根據(jù)業(yè)務(wù)流程出大致流程圖結(jié)合部門職責(zé)出部門結(jié)構(gòu)圖項(xiàng)目組根據(jù)前面所了解的流程和所得資料信息，根據(jù)目前大致狀況，初步整理畫出目前業(yè)務(wù)的大致流程圖和目前的部門結(jié)構(gòu)圖，作為未來詳細(xì)調(diào)研的參考。在此過程中項(xiàng)目

10、組重點(diǎn)在于對(duì)前期的調(diào)研作一個(gè)完整正確理解的初步整理，作出一些目前的流程分析，形成規(guī)范的流程圖，進(jìn)一步與業(yè)務(wù)部門確認(rèn)。 安排下一步更詳細(xì)的調(diào)研和相關(guān)人員（具體將涉及的操作人員）等等。在此環(huán)節(jié)我們主要要整理出：每個(gè)業(yè)務(wù)流程主線具體參考船代項(xiàng)目文檔流程圖目前存在的主要問題具體參考船代項(xiàng)目文檔目前狀況分析對(duì)于上訴兩個(gè)問題同時(shí)我們要做初步分析現(xiàn)有的流程主線是否合理，是否需要改變？具體參考船代項(xiàng)目文檔現(xiàn)狀和建議目前流程的每個(gè)環(huán)節(jié)是否已經(jīng)不能再分解？存在的這些問題我們?cè)谛碌囊?guī)劃中如何去避免具體參考船代項(xiàng)目文檔建議和KPI 考核如何利用新的規(guī)劃提升業(yè)務(wù)運(yùn)作能力具體參考船代項(xiàng)目KPI 考核注：在前面的過程中可能

11、得到的數(shù)據(jù)比較和信息比較多和混亂，但是又不是很詳細(xì)，如何對(duì)這些得到的信息進(jìn)行正確的歸類和整理很重要。特別是當(dāng)業(yè)務(wù)比較繁瑣或者類別比較多的時(shí)候。要理出正確的主線，然后把相應(yīng)的信息歸類到主線的環(huán)節(jié)中去。4 .根據(jù)流程圖具體詳細(xì)了解每個(gè)部門具體業(yè)務(wù)和流程職責(zé)根據(jù)大致業(yè)務(wù)流程圖詳細(xì)了解每個(gè)業(yè)務(wù)操作環(huán)結(jié)的進(jìn)出數(shù)據(jù)，所需完成工作，結(jié)合部門崗位信息詳細(xì)了解每個(gè)操作的具體工作步驟，所需數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)流向，每個(gè)環(huán)節(jié)如何控制，從那些方面控制？具體涉及的單證，工作，信息接受反饋有哪些，需要提供和完成的服務(wù)有哪些？ 主要方法可設(shè)計(jì)主要五個(gè)方面的問題：how？（怎么做？）What？（需要做什么？）Who?（誰做？）When

12、？（什么時(shí)候做？）具體到問題Why?（為什么這樣做？） 上述得五個(gè)問題我們需要在每個(gè)具體操作步驟中具體問道。有下列一系列需要了解的問題：數(shù)據(jù)或信息來源數(shù)據(jù)或信息去向數(shù)據(jù)流是否有固定的標(biāo)準(zhǔn)每個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)流輸入和輸出的項(xiàng)目，格式，方式是什么？數(shù)據(jù)流的變化和關(guān)系怎么處理這些信息？需要作什么工作？如何做好這些的工作？涉及到哪些人員？什么時(shí)候開始做？需要多少時(shí)間做完（有沒有時(shí)間要求）？為什么要這樣做？目前這樣做是不是合理，有沒有更好的處理方法？數(shù)據(jù)信息流轉(zhuǎn)的方向和相關(guān)人員？目前這樣做有什么困難？有什么問題？如何考核作的好不好？每個(gè)環(huán)節(jié)爭(zhēng)對(duì)操作和管理的權(quán)限是否有限制和劃分？數(shù)據(jù)審核機(jī)制環(huán)節(jié)傳遞條件在此過程

13、中我們有些要注意的點(diǎn)：需要業(yè)務(wù)操作提供具體的數(shù)據(jù)模版（單證，報(bào)標(biāo)，數(shù)據(jù)格式等等），以備下一部作具體的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，招標(biāo)和供應(yīng)商談軟件需求之用。因?yàn)榇瞬襟E調(diào)研涉及的人員都將是比較具體的操作人員，涉及業(yè)務(wù)比較深，在以往經(jīng)驗(yàn)中，涉及業(yè)務(wù)越深，越往往容易誤導(dǎo)項(xiàng)目人員的一些思路，甚至有時(shí)候他們提及的問題會(huì)很偏，很難解決，或者直接告訴你系統(tǒng)該怎么做？另外，考慮系統(tǒng)的時(shí)候我們必須明確系統(tǒng)所能幫助人完成的工作是有限的，因該針對(duì)業(yè)務(wù)的大部分功能設(shè)計(jì)，而不是某些難以完成的功能考慮太多。這些具體的操作過程中我們要重點(diǎn)考慮如何做好這些工作，系統(tǒng)地涉及需要怎么來輔助做好這些工作，為此，我們需要找出做好這一步工作的關(guān)鍵因素是

14、什么？此些關(guān)鍵因素將重點(diǎn)考慮記錄作為KPI 考核。在此過程我們應(yīng)有的成果有：各業(yè)務(wù)手工流程文字說明各業(yè)務(wù)手工流程圖各業(yè)務(wù)手工各環(huán)節(jié)輸入輸出表單，數(shù)據(jù)來源和出口 我們?cè)诖舜唧w的調(diào)研過程中設(shè)計(jì)了一份調(diào)研表格，可供參考：處理詳細(xì)描述處理編號(hào)：處理描述：整理核對(duì)艙單,標(biāo)注危險(xiǎn)品處理目的：輸入處理輸出描述艙單數(shù)據(jù)（電子、書面） WHEN 上港開航后標(biāo)注危險(xiǎn)品描述整理過的艙單WHEN 上港開航后WHO 委托方 WHO 單證部WHAT WHATHOW 傳真、郵件、書面HOW 系統(tǒng)、書面描述整理過的艙單WHEN 船抵港前72小時(shí)如果合同有要求代理申報(bào)危險(xiǎn)品，則進(jìn)行申報(bào)，如果合同中沒有要求代理申報(bào)危險(xiǎn)品，與

15、委托方聯(lián)系是否有我司代理描述是否要進(jìn)行申報(bào)的結(jié)論WHEN 上港開航后WHO 單證部 WHO 單證部WHAT WHATHOW 系統(tǒng)、書面HOW 系統(tǒng)、書面描述放單形式及收費(fèi)情況WHEN 上港開航后通知單證部的控單人員描述 WHENWHO 委托方 WHOWHAT WHATHOW 傳真、郵件、書面HOW特KPI ？上述具體針對(duì)船代的調(diào)研過程整理的數(shù)據(jù)可參考船代項(xiàng)目文檔的相應(yīng)資料5 .現(xiàn)狀分析這一環(huán)節(jié)的調(diào)研其實(shí)是穿插在第四環(huán)節(jié)中的，具體要在這里體現(xiàn)出在是因?yàn)槲覀冃枰亓私獾摹Ｒ驗(yàn)檫@也將直接影響到我們規(guī)劃和調(diào)研是否成功。也是我們?cè)谖磥淼南到y(tǒng)中一定要避免的。我們可以把此步驟定義為對(duì)現(xiàn)狀的分析。在此步驟中

16、我們可能要設(shè)計(jì)的問題有：目前最大的困惑或者問題是什么？那些地方不夠完善目前是否有相應(yīng)的應(yīng)運(yùn)系統(tǒng)？如果有是否有什么問題？需要解決什么問題？應(yīng)用系統(tǒng)能幫助解決的問題需要人的因素才能解決的問題在此環(huán)節(jié)中需要注意的是：因?yàn)榫唧w的業(yè)務(wù)操作已經(jīng)習(xí)慣了模式化的操作，所以許多隱含的問題并不一定能夠被直接的了解，許多隱含的問題存在卻需要項(xiàng)目組人員通過調(diào)研來挖掘。找出了目前能找出的問題所在以后，我們還要對(duì)這些所有的問題進(jìn)行歸類， 目的在于分類以后可以更直觀的了解新系統(tǒng)需要在那些地方解決這些問題， 例如信息不共享在具體的業(yè)務(wù)過程中可以表現(xiàn)的問題方式有多種：可以是人力資源浪費(fèi)，可以使操作不方便，可以使工作繁瑣，但是在

17、新的系統(tǒng)中只要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一一個(gè)入口所有部門實(shí)現(xiàn)共享即可解決所有信息不能共享帶來的問題。6 .找出每個(gè)環(huán)節(jié)關(guān)鍵因素（數(shù)據(jù)，時(shí)間等）所在以及如何控制（KPI）找出關(guān)鍵因素和考核制度將直接體現(xiàn)未來系統(tǒng)的價(jià)值所在，關(guān)鍵因素是那些直接會(huì)影響到我業(yè)務(wù)每個(gè)環(huán)節(jié)做好做壞的主要關(guān)鍵所在，例如時(shí)間，數(shù)據(jù)是否正確等。這是提出問題。找到這些問題以后就要規(guī)劃如何實(shí)現(xiàn)，即方法論，也就是KPI 了。具體流程為：找出具體業(yè)務(wù)的所有環(huán)節(jié)？找出每個(gè)環(huán)節(jié)具體的業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)流？體現(xiàn)這些環(huán)節(jié)做得好壞的關(guān)鍵因素是什么？如何在抓這些關(guān)鍵因素。怎么利用抓這些關(guān)鍵因素來體現(xiàn)我業(yè)務(wù)做得好不好（即考核方法）在上訴過程中針對(duì)船代項(xiàng)目過程可參考相關(guān)的船

18、代項(xiàng)目資料7 .畫出目前整個(gè)業(yè)務(wù)詳細(xì)流程圖根據(jù)前面所有的調(diào)研整合所有調(diào)研的資料和數(shù)據(jù)落實(shí)再造的目標(biāo)（例如此船代項(xiàng)目最后目的我們提出是為了能夠提升結(jié)算速度和準(zhǔn)確率）設(shè)計(jì)新的流程思路，新的基礎(chǔ)KPI 考核方式畫出新思路下所有業(yè)務(wù)的詳細(xì)流程圖在此過程中我們的要圍繞的一個(gè)主體思路是：不管什么項(xiàng)目，唯一根源都為錢（或者說客戶）8 .參考和了解幾家相應(yīng)業(yè)務(wù)的供應(yīng)商的產(chǎn)品此步驟主要結(jié)合自身的業(yè)務(wù)狀況，可以參考和了解一些供應(yīng)商的產(chǎn)品，更直觀和深入了解具體針對(duì)本業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)模式。目的在于對(duì)具體的業(yè)務(wù)規(guī)劃和設(shè)計(jì)與未來的信息系統(tǒng)進(jìn)行思路上的結(jié)合。項(xiàng)目規(guī)劃與考核指標(biāo)9 .基于目前的流程給出相應(yīng)的整合后設(shè)計(jì)方案和考核制度基于前面的所有調(diào)研和業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)流程分析此步驟我們應(yīng)出：規(guī)劃后系統(tǒng)功能劃分規(guī)劃后系統(tǒng)各業(yè)務(wù)流程文字說明規(guī)劃后系統(tǒng)各業(yè)務(wù)流程圖規(guī)劃后系統(tǒng)各業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)采集方式，數(shù)據(jù)間的內(nèi)在聯(lián)系分析規(guī)劃后部門的的調(diào)整，部門職責(zé)的重新定位規(guī)劃后的系統(tǒng)必須考慮與其他系統(tǒng)是否需要實(shí)現(xiàn)銜接？是否可以實(shí)現(xiàn)這樣規(guī)劃后的設(shè)計(jì)方案必須考慮解決那些現(xiàn)狀中存在的系統(tǒng)所能解決10 .根據(jù)設(shè)計(jì)方案對(duì)項(xiàng)目做一個(gè)整體的時(shí)間規(guī)劃和大致費(fèi)用規(guī)劃根絕上面的設(shè)計(jì)方案作一個(gè)整體項(xiàng)