酒店業(yè)存貨管理制度

1、第一條為了加強(qiáng)集團(tuán)酒店業(yè)的存貨管理，規(guī)范存貨的購進(jìn)、領(lǐng)用、耗用、節(jié)余庫存保管及存貨各環(huán)節(jié)核算的操作流程和管理行為， 現(xiàn)根據(jù)酒店管理公司經(jīng)營管理的需要， 制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定中的存貨是指集團(tuán)酒店業(yè)在日常經(jīng)營過程中行將消耗的原物料、燃料及經(jīng)營性輔助設(shè)備。具體包括：1、原材料：餐飲業(yè)各種制作的基礎(chǔ)性原材料，如魚、肉、蔬菜等，以及干貨調(diào)料等;2、庫存商品：存放于倉庫及水吧的香煙、酒水、紙巾等出售商品;3、物料用品：一次性餐具、客用拖鞋等一次性耗材和經(jīng)營性輔助設(shè)備；4、燃料：指酒店各設(shè)備正常運(yùn)營維護(hù)所需的各種燃料等。第三條存貨的購進(jìn)管理一、存貨的購進(jìn)采取“采購計(jì)劃審批制”：1、單價(jià)在 500 元及以

2、上的各種經(jīng)營性輔助設(shè)備的購進(jìn)審批辦法，參照集團(tuán)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；單價(jià)在 500 元以下的各種經(jīng)營性輔助設(shè)備、日常經(jīng)營所需的原物料及燃料的購進(jìn)審批辦法，按照本規(guī)定中的相關(guān)條款執(zhí)行。2、對(duì)不同存貨，采取不同時(shí)期申報(bào)計(jì)劃：日計(jì)劃：指需購進(jìn)的各種基礎(chǔ)性原材料食品，由廚部、餐飲部于頭一天預(yù)測(cè)第二天的需要量，據(jù)此擬定需求，填制廚房訂貨申請(qǐng)表，報(bào)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交采購部辦理正式采購業(yè)務(wù)。申報(bào)計(jì)劃時(shí)間為每天4:00-8:30。周計(jì)劃：指需購進(jìn)的凍品、煙等，填制天怡酒店管理公司申購單，由部門或倉庫申報(bào)，交采購部辦理采購業(yè)務(wù)。申報(bào)計(jì)劃時(shí)間為每周六。1 / 7半月計(jì)劃：指需購進(jìn)的干貨調(diào)料，由倉庫報(bào)計(jì)劃，填制

3、天怡酒店管理公司申購單，倉庫領(lǐng)班簽字后，送交采購部辦理正式采購業(yè)務(wù)。申報(bào)計(jì)劃時(shí)間為每月1-5 號(hào)和 15-20 號(hào).月計(jì)劃：指需購進(jìn)的客房用品、印刷用品等，由倉庫以及各部預(yù)測(cè)該月需要量，并據(jù)此擬定需求，填制天怡酒店管理公司申購單，送交采購部，并辦理正式采購業(yè)務(wù)。申報(bào)計(jì)劃時(shí)間為每月 25-30 號(hào)。3、上述第、項(xiàng)填制天怡酒店管理公司申購單，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字后需交倉庫核簽：倉庫主要核查需購進(jìn)的物料在計(jì)劃申報(bào)時(shí)倉庫中實(shí)有的各物料庫存數(shù)量，并將相應(yīng)的數(shù)量據(jù)實(shí)填入對(duì)應(yīng)欄次，并提出計(jì)劃意見。4、對(duì)需特別制作的各種經(jīng)營性材料及物品，原則上應(yīng)采取招標(biāo)的方式選擇相對(duì)固定的制作供應(yīng)商， 簽訂定期的供貨合同及價(jià)

4、格協(xié)議；每月末， 各物料使用部門根據(jù)酒店預(yù)計(jì)需要量擬定需求計(jì)劃，填制天怡酒店管理公司申請(qǐng)單，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。二、購進(jìn)存貨的驗(yàn)收管理：1、采購部收到批準(zhǔn)的申購單后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，確定具體的供貨時(shí)間和每批次的供貨量， 并在申購單對(duì)應(yīng)欄次予以注明； 注明后的申購單一聯(lián)由采購部留存， 督促貨物按時(shí)到位；一聯(lián)送交請(qǐng)購部門，以便及時(shí)了解進(jìn)貨的時(shí)間，安排相應(yīng)的工作；一聯(lián)送交倉庫，以便核對(duì)驗(yàn)收，安排倉位；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部，以便準(zhǔn)備資金付款。2、到貨時(shí)的具體驗(yàn)收規(guī)定：購進(jìn)的各種食品鮮貨部分，直接由廚部、餐飲部實(shí)物管理責(zé)任人專人驗(yàn)收，倉庫保管監(jiān)收；其他貴重食品部分，由各對(duì)應(yīng)倉庫庫管進(jìn)行，由財(cái)務(wù)部稽核人員監(jiān)

5、收。廚部、餐飲部所需貨品的驗(yàn)收，原則上應(yīng)指定相對(duì)固定的貨品驗(yàn)收區(qū)域，配備專門的實(shí)物數(shù)量驗(yàn)收工具、必要的質(zhì)量檢驗(yàn)測(cè)試裝置和特殊貨物的貯藏工具及場(chǎng)地；貨品驗(yàn)收人和監(jiān)收人必須對(duì)照申購單上所列品名、單價(jià)、數(shù)量和質(zhì)量辦理貨品驗(yàn)收和監(jiān)收工作；驗(yàn)收工作包括貨品數(shù)量驗(yàn)收和貨品質(zhì)量驗(yàn)收兩方面內(nèi)容：A、貨品數(shù)量驗(yàn)收2 / 7a、如果是密封的容器，應(yīng)逐個(gè)檢查是否有啟封的痕跡，并逐個(gè)過稱，以防短缺；b、如果是袋裝貨品，應(yīng)通過點(diǎn)數(shù)或稱重，檢查袋上印刷的重量是否與實(shí)際一致；c、散裝貨品，應(yīng)逐個(gè)品種稱重，確定實(shí)際貨品數(shù)量。B、貨品質(zhì)量驗(yàn)收a、貨品驗(yàn)收人員應(yīng)具備貨品質(zhì)量方面的知識(shí)和貨品質(zhì)量檢驗(yàn)水平；b、驗(yàn)收中對(duì)貨品質(zhì)量把握不

6、準(zhǔn)的，應(yīng)證詢相關(guān)技術(shù)人員的意見；對(duì)海鮮及其他水產(chǎn)品的質(zhì)量驗(yàn)收工作，原則上應(yīng)由廚部主管參與進(jìn)行；c、必須嚴(yán)把貨品保質(zhì)期關(guān)，對(duì)同一批貨品不同保質(zhì)期的不予驗(yàn)收，對(duì)與合同或訂貨單上規(guī)定的保質(zhì)期不符的不予驗(yàn)收。C、貨品驗(yàn)收過程中，對(duì)已點(diǎn)驗(yàn)過的貨品必須與未點(diǎn)檢的貨物分開存放。D、驗(yàn)收的貨品如果與一覽表列貨品、數(shù)量、質(zhì)量等一致時(shí)在一覽表中相應(yīng)項(xiàng)目旁作上“已到貨”標(biāo)記；如果不符， 則要根據(jù)具體情況報(bào)行政總廚、餐飲部負(fù)責(zé)人或分管總經(jīng)理處理。E、全部貨品的測(cè)試、檢驗(yàn)、過磅、清點(diǎn)工作，應(yīng)在送貨人在場(chǎng)時(shí)完成；貨物驗(yàn)收人和監(jiān)收人應(yīng)始終在現(xiàn)場(chǎng)，不得由其他非相關(guān)人員代行驗(yàn)收和監(jiān)收工作；驗(yàn)收之后， 應(yīng)盡快將貨品送進(jìn)貯藏室、水

7、池或倉庫。填制酒店入庫單一式三聯(lián)，貨物驗(yàn)收人一聯(lián)，送交貨人或供應(yīng)單位一聯(lián)，財(cái)務(wù)部一聯(lián)。格式見表 4，驗(yàn)收單各欄次內(nèi)容字跡必須清楚明了，數(shù)量嚴(yán)禁亂涂亂改；各相關(guān)責(zé)任人必須在驗(yàn)收單對(duì)應(yīng)欄次對(duì)驗(yàn)收單內(nèi)容簽字確認(rèn)。驗(yàn)收工作完成后，將訂貨單、酒店入庫單和發(fā)票訂在一起，及時(shí)送交財(cái)務(wù)部稽核人員。其他貨物的驗(yàn)收工作，直接由各對(duì)應(yīng)倉庫庫管進(jìn)行，由財(cái)務(wù)部稽核人員監(jiān)收，其具體驗(yàn)收規(guī)定同上。3 / 7三、購進(jìn)存貨的款項(xiàng)支付，按照酒店管理公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行報(bào)批，財(cái)務(wù)部依據(jù)審批及驗(yàn)收手續(xù)齊全的各有效憑證進(jìn)行審核后，辦理付款手續(xù)。1、財(cái)務(wù)部稽核人員收到訂貨單、申購單、驗(yàn)收單和發(fā)票后，必須對(duì)照核查各單、表、票據(jù)之間的貨品

8、、數(shù)量、 質(zhì)量、 單價(jià)及金額是否完全相符，是否按照規(guī)定的程序辦妥了齊全的手續(xù)，任何一單、一項(xiàng)、一個(gè)數(shù)據(jù)不符，都要查明原因，妥善解決，切實(shí)做到問題不查清解決、不向下辦理付款手續(xù)。檢查請(qǐng)購部門交來的申購單與采購部交來的訂貨單或訂貨合同有無批準(zhǔn)簽署，核對(duì)申購單與訂貨單的內(nèi)容； 如果訂貨單與申購單中名稱、 規(guī)格不符， 須到請(qǐng)購部門和采購部門查明是否屬替代品；核對(duì)后把它們訂在一起，并按訂貨單的編號(hào)及供貨單位名稱存放。收到倉庫交來的驗(yàn)收單和發(fā)票后，取出訂貨單與其核對(duì)：檢查驗(yàn)收單上的貨品品種、實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量是否涂改，驗(yàn)收、監(jiān)收簽字手續(xù)是否齊全，簽名是否真實(shí)、有效；檢查驗(yàn)收單上的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、單價(jià)及交

9、貨時(shí)間是否與訂貨單的內(nèi)容一致；檢查發(fā)票是否為正式有效票據(jù)；檢查發(fā)票上的價(jià)格與訂貨單的價(jià)格與訂貨單上的價(jià)格是否相符；檢查發(fā)票上總金額的計(jì)算是否正確，短斤缺兩、數(shù)量不足、質(zhì)量不夠等級(jí)問題是否已作出扣減。檢查貨品是否已預(yù)付定金或預(yù)付貨款；已預(yù)付了定金或部分貨款的，應(yīng)計(jì)算出本次應(yīng)付貨款的金額。簽署正式的付款核準(zhǔn)意見。3、請(qǐng)付款憑證經(jīng)財(cái)務(wù)部稽核人員審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批。4、出納人員依據(jù)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批的付款憑證，辦理正式的付款手續(xù)。4 / 7四、建立“主動(dòng)征求供應(yīng)商投訴”制度：由酒店辦公室定期或隨時(shí)收集和征求各供應(yīng)商對(duì)本酒店采購、驗(yàn)收、結(jié)算付款等方面的意見，以改善酒店采購的運(yùn)作，爭(zhēng)取外界對(duì)酒店

10、工作人員具體工作績(jī)效的監(jiān)督和評(píng)價(jià)，以有效地揭示、 防止酒店相關(guān)工作人員效率低下、營私舞弊等問題。第四條存貨的領(lǐng)用管理一、各部門原則上應(yīng)指定專門的領(lǐng)料人，部門領(lǐng)料人有權(quán)對(duì)本部門日常所需物質(zhì)進(jìn)行領(lǐng)用；超出領(lǐng)料范圍且沒有總經(jīng)理或財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字的，倉庫有權(quán)拒絕發(fā)貨。二、特殊情況下的急件領(lǐng)用，由財(cái)務(wù)規(guī)定的領(lǐng)料人或部門經(jīng)理口頭或書面授權(quán)當(dāng)值倉庫保管員， 倉庫保管員方可發(fā)貨，但通知人必在1 日內(nèi)到倉庫辦理簽字手續(xù)；若在領(lǐng)貨后的1 日內(nèi)沒有辦理簽字手續(xù)的，由當(dāng)值倉庫保管員向財(cái)務(wù)上報(bào)，對(duì)通知人處以至少5 元的罰款；若當(dāng)值倉庫保管員沒有上報(bào)，而2 日內(nèi)領(lǐng)料單仍沒有簽字的，對(duì)當(dāng)值倉庫保管員處以至少5元的罰款。第五條存

11、貨的庫存管理一、酒店倉庫及各部門實(shí)物管理責(zé)任人，對(duì)各庫存的物品，必須按照物品的屬性和具體物品的保存要求分類或?qū)ｉT存放，嚴(yán)禁將不同屬性和不同存放要求的物品混存。二、庫存實(shí)物的進(jìn)庫和發(fā)出，必須依據(jù)上述規(guī)定的程序和憑證進(jìn)行，嚴(yán)禁無單、無手續(xù)的物品進(jìn)庫和發(fā)放； 辦妥物品進(jìn)庫和發(fā)放手續(xù)后， 應(yīng)及時(shí)依據(jù)相關(guān)憑證， 登記實(shí)物庫存保管賬，并定期進(jìn)行庫存物品的賬實(shí)核對(duì)盤點(diǎn)工作，發(fā)現(xiàn)差異，及時(shí)查明原因，予以解決，無法解決的， 報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人處理；對(duì)超過保質(zhì)期和有質(zhì)量問題的貨品， 不得對(duì)外發(fā)放， 并及時(shí)填制質(zhì)量問題物品報(bào)告表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，送交財(cái)務(wù)部稽核人員核實(shí)后，報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人處理。各實(shí)物管理責(zé)任人當(dāng)所保

12、管的實(shí)物庫存接近或達(dá)到最低庫存儲(chǔ)備量時(shí)，應(yīng)及時(shí)主動(dòng)地向部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門提出采購申請(qǐng)計(jì)劃。三、各實(shí)物管理責(zé)任人在發(fā)放各物品時(shí)，必須嚴(yán)格按照“先進(jìn)先出”的原則發(fā)放實(shí)物。先進(jìn)先出：是指按照物品購進(jìn)的先后順序和物品保質(zhì)期的短長(zhǎng)順序，進(jìn)行物品的發(fā)放。即先購進(jìn)和保質(zhì)期短的物品先發(fā)放，后購進(jìn)和保質(zhì)期長(zhǎng)的物品后發(fā)放。四、各部門具體規(guī)定：5 / 71、客房部對(duì)客房迷你吧的庫存，各樓層服務(wù)員必須在客房衛(wèi)生清潔時(shí)和客人需退房的第一時(shí)間及時(shí)進(jìn)行清查盤點(diǎn)， 發(fā)現(xiàn)住客飲用， 及時(shí)通知前堂收銀處入數(shù)； 若客人結(jié)賬后再返回房間拿取行李時(shí)， 應(yīng)由其樓層服務(wù)員主動(dòng)開門和鎖門， 關(guān)注迷你吧的開啟動(dòng)向， 以防止迷你吧酒水走數(shù)。同

13、時(shí)，將各樓層迷你吧酒水的實(shí)際走數(shù)結(jié)果與客房部各樓層主管的績(jī)效考核直接掛勾。對(duì)需清洗的周轉(zhuǎn)性物品在移交給負(fù)責(zé)清洗的部門時(shí)，必須辦理實(shí)物移交手續(xù)，同時(shí)，規(guī)定固定的送返時(shí)間，送返時(shí)， 必須辦理實(shí)物數(shù)量和質(zhì)量的驗(yàn)收手續(xù)， 如有出入， 當(dāng)面界定責(zé)任，出具書面證明， 送交財(cái)務(wù)部處理； 對(duì)超過規(guī)定時(shí)間仍未送返的， 應(yīng)立即催促， 必要時(shí)，說明原因、 報(bào)客房部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后， 向酒店倉庫增領(lǐng)該部分物品， 待清洗部門送返后立即返還?？头坎繉?shí)物庫管于每月末扎賬前，應(yīng)對(duì)實(shí)有庫存進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，與對(duì)應(yīng)的實(shí)物保管賬期末結(jié)存實(shí)物數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題， 及時(shí)查清解決； 同時(shí)，依據(jù)當(dāng)月客房部各部門實(shí)際領(lǐng)用簽收的領(lǐng)料單，匯總填制本

14、月部門物品領(lǐng)、用、存報(bào)告表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)送財(cái)務(wù)部。2、餐飲部：實(shí)物庫管于每月末扎賬前，應(yīng)對(duì)實(shí)有庫存進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，與對(duì)應(yīng)的實(shí)物保管賬期末結(jié)存實(shí)物數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)查清解決；同時(shí)，依據(jù)當(dāng)月領(lǐng)料單，匯總填制本月部門物品領(lǐng)、用、存報(bào)告表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)送財(cái)務(wù)部。3、廚部：處理同餐飲部。4、工程部：處理同餐飲部。5、酒店倉庫：倉庫庫管員于每月末扎賬前，應(yīng)對(duì)實(shí)有庫存進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，與對(duì)應(yīng)的實(shí)物保管賬期末結(jié)存實(shí)物數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)查清解決；6、財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)部稽核人員應(yīng)定期抽查酒店各倉庫的實(shí)物庫存是否與其實(shí)際賬存數(shù)量相符；各項(xiàng)庫存實(shí)物的管理是否符合相關(guān)規(guī)定，發(fā)放實(shí)物

15、是否嚴(yán)格按照“先進(jìn)先出”的原則執(zhí)行；6 / 7每月末，財(cái)務(wù)部稽核人員應(yīng)參與各倉庫庫存的實(shí)物盤點(diǎn)工作，一方面，核實(shí)庫存實(shí)物的賬實(shí)情況；另一方面， 核查庫存實(shí)物的質(zhì)量和各品種庫存是否合理； 同時(shí)，對(duì)各部門填制的本月部門物品領(lǐng)、用、存報(bào)告表列數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)和確認(rèn)；發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)查明原因，界定責(zé)任，報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人處理。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人收到各種報(bào)告時(shí)，應(yīng)及時(shí)依據(jù)酒店的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，或會(huì)同各部門負(fù)責(zé)人協(xié)商后，報(bào)酒店總經(jīng)理處理。五、庫存管理責(zé)任：1、對(duì)庫存實(shí)物發(fā)生的質(zhì)量問題，屬驗(yàn)收把關(guān)不當(dāng)造成的，能要求供應(yīng)商退換的，應(yīng)盡量要求供應(yīng)商退換，同時(shí)，追究驗(yàn)收責(zé)任人的工作責(zé)任；不能退換造成的損失，由驗(yàn)收責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償；屬保管不當(dāng)造成的，直接追究保管責(zé)任