服裝采購運作手冊

1、采購部，是公司的非常重要部門，她工作的成敗，直接影響著公司的外界形象，直接左右著消費者對公司產(chǎn)品的信心，也直接決定了公司經(jīng)營的回報。公司需要一個優(yōu)秀的采購部，憑著專業(yè)的技術(shù)素質(zhì)，發(fā)揚齊心合力的團(tuán)隊精神，在設(shè)計部的統(tǒng)一設(shè)計意念的引導(dǎo)下,反季節(jié)地策劃及訂制公司的優(yōu)質(zhì)名牌商品，將公司的品牌概念，通過商品的設(shè)計，質(zhì)感、色彩等元素，不斷地循環(huán)地灌輸于消費者，令消費者在欣然接受商品的同時，也在潛意識之中，自覺成為公司的擁護(hù)者。采購部肩負(fù)著非常關(guān)鍵的使命，她有責(zé)任為公司提供合理的商品成本價格，優(yōu)質(zhì)的貨品，足夠的數(shù)量、準(zhǔn)時的上市。任職于采購部的員工，必須具備良好的專業(yè)基礎(chǔ)，好學(xué)謙虛、臨財不茍得的美德，不畏困難

2、與挫折的勇氣，以及高度的職業(yè)責(zé)任心。同時，每位職員應(yīng)隨時作好準(zhǔn)備，為公司付出不懈的努力，也應(yīng)為采購部成為公司的堅強后方陣地而發(fā)揮各自最大的潛能！ 第一節(jié)采購部之分工及部門架構(gòu)一 采購部的架構(gòu)采購主管面料采購員2人輔料采購員1人面輔料QC第二節(jié)采購部各級人員之職責(zé)一、 采購經(jīng)理職責(zé)：直1. 接上級:總經(jīng)理2. 直接下屬:面料采購員、輔料采購員、質(zhì)檢員(QC)3. 本職工作:采購公司規(guī)定的所有商品、控制商品的質(zhì)量及交貨期4. 直接責(zé)任:l 為申請部門提出的采購項目尋價、尋貨,作出三家供貨商的對比價。l 采購單申請單、訂購合同的初審。l 在采購單批準(zhǔn)后分派采購員完成采購,重要的采購項目自己跟進(jìn)。對采

3、購進(jìn)度、質(zhì)量控制作出安排交跟單員及QC跟進(jìn)。l 在生產(chǎn)中或到貨后發(fā)生問題,和廠家交涉并解決。l 協(xié)調(diào)解決公司各個部門同商品部相關(guān)聯(lián)的工作。l 制定下級崗位描述。l 所有采購品要保存封樣。l 指導(dǎo)評價下級工作5. 領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任:l 對采購手續(xù)負(fù)責(zé)。l 對供貨商選定水平負(fù)責(zé)。l 對所選樣品的品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨期負(fù)責(zé)。6. 主要權(quán)力:l 選擇供貨商的權(quán)力。二、面、輔料采購員職責(zé)：1. 直接上級:采購部經(jīng)理 2. 本職工作:采買成衣所需的面、輔料物資3. 工作責(zé)任:l 根據(jù)采購經(jīng)理分配的采購申請單,具體實施選擇供貨商和報價并取得相關(guān)樣辦,填寫申購單后上報采購經(jīng)理。l 根據(jù)批準(zhǔn)后有效的采購定單向財

4、務(wù)部取得付款票據(jù),實施購買。l 具體辦理跟進(jìn)交貨、驗貨、收貨(退貨)、入倉(出倉)及報帳手續(xù)。l 服從上級的工作安排。l 保存采購工作時的必要原始記錄及樣辦封存,做好統(tǒng)計,定期上報。隨時了解市場情況,提供市場信息,積極出主意想辦法降低采購成本。三、面輔料QC職責(zé)：1. 直接上級:采購經(jīng)理 2. 本職工作:商品的質(zhì)量控制3. 工作責(zé)任:l 根據(jù)公司對所有采購商品的質(zhì)量要求,以此為標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格檢驗及控制商品的質(zhì)量。l 對商品由頭辦到貨品入倉,整個生產(chǎn)過程的質(zhì)量全程監(jiān)控。l 對質(zhì)量不合符公司要求的商品及時發(fā)現(xiàn)并第一時間通知上級。l 服從上級的工作安排。l 對供應(yīng)商可作出否決合作的建議,不斷修正、完善檢驗

5、控制商品質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)和方法,不定時以書面形式會報上級。第三節(jié) 采購部工作程序一、 商品部日常工作流程圖：（見附表）二、開發(fā)、確定布物料程序：設(shè)計部會同市場部、生產(chǎn)部、采購部、總經(jīng)理開設(shè)計意念會采購部根據(jù)設(shè)計意念收集合適的布/輔料交設(shè)計師篩選（所收集的布/輔料需注明廠家、封度、成份、價格）設(shè)計師確定所需用的布料/輔料，并填寫布/輔料設(shè)計卡（布/輔料設(shè)計卡一式三份：設(shè)計部、生產(chǎn)部、采購部各一份，如有特殊要求需注明）三、申購程序：1、 申購板布：跟單員填寫起板申請單交生產(chǎn)部經(jīng)理批核后交采購經(jīng)理，由采購經(jīng)理分派到采購員，采購員填寫申購單后，連同布樣交采購經(jīng)理批核（布樣上須經(jīng)設(shè)計部經(jīng)理簽名確認(rèn)），并呈交總

6、經(jīng)理簽名同意后方可購買板布。采購員安排購買板布，板布返貨后，入倉登記，并填寫板布使用記錄表交倉庫、生產(chǎn)部、采購經(jīng)理各一份及存檔。2、 申購現(xiàn)布大貨布：跟單員填寫大貨布申購單，必須寫清楚數(shù)量、封度、要求、日期等資料，連同合同及式樣一起交生產(chǎn)部經(jīng)理簽核，后交采購經(jīng)理。由采購經(jīng)理分派到采購員，采購員填寫申購單及借支單后，連同布樣交采購經(jīng)理批核（布樣上須經(jīng)設(shè)計部經(jīng)理簽名確認(rèn)），并呈交總經(jīng)理簽名同意后方可購買板布。采購安排上大貨布，收大貨布前一星期應(yīng)以一周返布計劃通知生產(chǎn)部，于返布當(dāng)天以落布通知單通知生產(chǎn)部，布料返貨后采購員辦理入倉報銷手續(xù)。3、 申購訂購大貨布：跟單員填寫大貨布申購單，必須寫清楚數(shù)量、

7、封度、要求、日期等資料，連同合同及式樣一起交生產(chǎn)部經(jīng)理簽核，后交采購經(jīng)理。由采購經(jīng)理選定供應(yīng)商后，分派到采購員，指引采購員議價及商談付款條款、貨期等。與供應(yīng)商簽署訂布合同并填寫付款同通知書給財務(wù)部。4、 申購物料：各個組別跟單所提供的物料預(yù)算數(shù)量及經(jīng)設(shè)計部確定的物料式樣，經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理審核簽名確認(rèn)后，交采購員訂購，采購員統(tǒng)籌資料后，根據(jù)庫存情況填寫請購單，交采購部經(jīng)理加簽，后交總經(jīng)理批核。四、批核布/輔料正確樣、顏色、船樣程序：（略）五、報價、議價、定價程序：1、 報價：采購經(jīng)理接到設(shè)計部所給的布/輔料設(shè)計卡，分派給采購員寄往多個供應(yīng)商作報價，并要求供應(yīng)商提供布樣。采購員填寫報價單連同供應(yīng)商提供

8、的布樣交采購經(jīng)理。采購經(jīng)理審核后，初選供應(yīng)商及價格。價格若在公司接受范圍內(nèi)，統(tǒng)計匯總后交生產(chǎn)部作初步成本核算；若高于公司接受范圍，則需知會設(shè)計部，并尋找類似布或代用布給設(shè)計師重新選確認(rèn)樣。2、 議價：經(jīng)初步報價后，生產(chǎn)部計算成本交市場部，由市場部給出成本目標(biāo)價及造貨數(shù)量，生產(chǎn)部計算出布/輔料的目標(biāo)價及數(shù)量交采購部。采購部根據(jù)該目標(biāo)價及數(shù)量，利用自己的專業(yè)知識與供應(yīng)商議價。此議價作同一商品多個供應(yīng)商議價，同等價格或差額不超0.5元的,開發(fā)打板此商品的供應(yīng)商優(yōu)先。3、 定價：經(jīng)過根據(jù)目標(biāo)價與供應(yīng)商議價后,由采購經(jīng)理匯總統(tǒng)計后決定最終供應(yīng)商,并將價格報交生產(chǎn)部，由生產(chǎn)部重新核算成衣準(zhǔn)確成本交市場部審

9、批。若市場部可接受則生產(chǎn)部及采購部可做采購合同交總經(jīng)理批核。若不能接受，則給出意見，生產(chǎn)部及采購部等根據(jù)市場部意見再作出修改或交由總經(jīng)理決定。六、合同的審核與簽定（略）七、查貨程序:1、 作業(yè)程序：QC員到廠查驗貨品前，應(yīng)先以電話聯(lián)系廠方，了解生產(chǎn)進(jìn)度；QC員到廠后，應(yīng)第一時間有禮貌知會廠方負(fù)責(zé)人，按公司規(guī)定抽取相應(yīng)數(shù)量的貨品查驗，有程序地做好檢驗前之工作準(zhǔn)備。2、 查貨的目的與內(nèi)容布料先分為三大類：現(xiàn)坯印染布、織坯印染和色織布；跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度，查驗布料為初期、中期、尾期；、初期：目的：了解供應(yīng)商的生產(chǎn)情況及我司訂單的生產(chǎn)安排情況查貨人員：采購員查貨時間：現(xiàn)坯印染 不用查織坯印染 交貨前25天色

10、織布 交貨前20天查貨內(nèi)容：供應(yīng)商生產(chǎn)是否繁忙，我司的訂單是否已購紗及上機，上機臺數(shù)，拉經(jīng)數(shù)量，機臺運作是否暢順，坯布的風(fēng)格花形是否正確。如色織布則要查驗布筒染后顏色跟手樣板是否一致。、中期：目的：查驗坯布數(shù)量、質(zhì)量是否符合要求查貨人員：采購員或QC查貨時間：現(xiàn)坯印染 交貨前15-20天織坯印染 交貨前 15天色織布 交貨前10天查貨內(nèi)容：查驗坯布數(shù)量是否已夠我司訂單需要；查驗坯布的疵點：污漬、色紗、油沙、稀密路、吊經(jīng)、缺緯、破洞、棉結(jié)、棉粒、粗經(jīng)、粗緯等外在因素，是否符合要求；另還有一種檢驗方法：煮漂10-20米左右坯布作抽檢；如色織布則要查核頭板坯花型與原樣、手感是否相符。、尾期：目的：查

11、驗所訂布料是否符合我司要求返貨查貨人員：QC查貨時間：返貨前3天查貨內(nèi)容：測試大貨的縮水率、拉力、撕破力、手感、側(cè)向紗線滑移強力、色牢度等；查驗匹頭條時應(yīng)左右中邊查看色差程度，查驗大貨布的顏色、手感否與所批船樣一致，抽查大貨10%-20%的大貨布作布面綜合質(zhì)量評定，按標(biāo)準(zhǔn)收貨。3、 測試程序：、布料檢查：布面平滑度、布紋、花式、手感、布痕、色勻程度；、布匹力度：拉力、漲破力、摩擦程度、伸長后還原程度；、縮水和變形程度：車縫時縮短或伸長程度、濕洗時伸長、縮短、變形程度。、褪色和染色程度：濕洗時褪色或染色程度、摩擦?xí)r褪色或染色程度。、布面皺折后自動平服能力。4、 發(fā)現(xiàn)問題處理方法：、 能獨立與廠方

12、解決的問題，應(yīng)即時解決后及時向上司匯報，以便跟進(jìn)；、 當(dāng)有某些問題無法解決時，即時向上司如實匯報，以便及時處理；5、 QC員查貨前必須有如下文件資料：、 合同復(fù)印件；、 已批核的布樣；八、入倉程序：（略）九、付款程序：（略）十、供應(yīng)商的開發(fā)及評估1、 供應(yīng)商的開發(fā)：采購部應(yīng)每季根據(jù)公司產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，開發(fā)供應(yīng)商，每季合作的供應(yīng)商中應(yīng)有10%為新的供應(yīng)商以作價格的對比及控制。供應(yīng)商的主要來源：展會、網(wǎng)絡(luò)、同行介紹等供應(yīng)商開發(fā)的程序： 選擇目標(biāo)供應(yīng)商 初步了解供應(yīng)商的生產(chǎn)特征，及規(guī)模 派人員審廠，填寫供應(yīng)商資信表，并要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、國地稅證、一般納稅人證、法人代碼證等五證；交采購經(jīng)理審核。 經(jīng)采

13、購經(jīng)理審核后，合格的供應(yīng)商由采購經(jīng)理初步洽談合作意向及條件，并錄入下一季的合作供應(yīng)商中。2、 供應(yīng)商的評估：每季末，根據(jù)所有合作供應(yīng)商的貨期、價格、質(zhì)量等因素進(jìn)行全面評估，好的供應(yīng)商可繼續(xù)合作，不好的供應(yīng)商需淘汰加入新的供應(yīng)商。具體評核見廠家評核表。十一、應(yīng)急措施的啟動及程序：1、 應(yīng)急措施的啟動條件：A、 貨品在查中期時，發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商并沒作出生產(chǎn)安排或貨品有嚴(yán)重的質(zhì)量問題之時B、 貨品在查尾期時，發(fā)現(xiàn)貨品質(zhì)量，數(shù)量嚴(yán)重不符合公司要求之時C、 貨品交貨期嚴(yán)重遲期2、應(yīng)急措施程序：A、 若貨品在查中期時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商并沒作出生產(chǎn)安排時，采購員應(yīng)即時匯報采購經(jīng)理。采購經(jīng)理與供應(yīng)商聯(lián)系了解供應(yīng)商生產(chǎn)情況及

14、實際安排情況，作出判斷該訂單是否會嚴(yán)重遲期，并指引采購員作出后備供應(yīng)商的前準(zhǔn)備工作，包括后備供應(yīng)商的選定，報價，正確樣品的確認(rèn)，顏色小樣的批核，貨期等工作。填寫貨品延期申請交生產(chǎn)部，市場部批核加意見。根據(jù)生產(chǎn)部，市場部的意見，作出是否需取消合同或更改供應(yīng)商的等決定，并呈交總經(jīng)理批示。B、 貨品在查貨尾期時，發(fā)現(xiàn)貨品質(zhì)量嚴(yán)重不符合公司要求時，QC應(yīng)剪能代表全批貨的質(zhì)量板及查貨報告交采購員。采購員聯(lián)系供應(yīng)商了解供應(yīng)商情況，若能返修的，與供應(yīng)商商議返修后貨期，并填寫貨品延期申請連同質(zhì)量板及查貨報告交采購經(jīng)理批示，采購經(jīng)理批示后交生產(chǎn)部及市場部批示意見。若貨品需重做的，與供應(yīng)商商議重做的交貨期，并填寫

15、貨品延期申請連同質(zhì)量板及查貨報告交采購經(jīng)理批示。采購經(jīng)理批示后交生產(chǎn)部及市場部批示意見，若生產(chǎn)部及市場部可接受貨期的延期，采購經(jīng)理應(yīng)判斷是否需更換供應(yīng)商，作出處理意見交采購員跟進(jìn)；若生產(chǎn)部及市場部不接受貨期的延期，采購經(jīng)理應(yīng)根據(jù)情況作出如下處理: 根據(jù)質(zhì)量實際情況,實行避裁,所有損耗及耗工費由供應(yīng)商承擔(dān)。造成減數(shù)部分咨詢市場部是否取消或補數(shù)，并上報總經(jīng)理批示。 根據(jù)質(zhì)量實際情況,咨詢市場部是否可接受打折，降低質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)收貨。并上報總經(jīng)理批示。 若無法避裁且降低質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)打折都無法接受的，采購經(jīng)理應(yīng)上報總經(jīng)理，同時，咨詢市場部及設(shè)計部是否可取消或找代用現(xiàn)貨布代替。C、 貨品交貨期嚴(yán)重遲期貨期遲期采購

16、員應(yīng)于交貨期前一周以上填寫延期申請交采購經(jīng)理批示，并交生產(chǎn)部及市場部批示。貨期遲期超出15天以上的采購經(jīng)理應(yīng)會同生產(chǎn)部、市場部及設(shè)計部商議是否打折接受或取消訂單或找代用現(xiàn)布代替，并上報總經(jīng)理批示。第四節(jié) 采購部工作程序監(jiān)控條例1. 高級經(jīng)理每季交造貨計劃到設(shè)計部，每遲一天，罰款30元，若提供錯誤的信息罰款50元；2. 由于設(shè)計部遲交板單及設(shè)計圖樣，而致遲返貨的責(zé)任人，每款罰款50元；3. 布料采購員遲交布料資訊，致遲返貨每款罰款50元；4. 因物料采購員不能及時提供正確的輔物料，導(dǎo)致遲返貨的，每遲一天，罰款20元；5. 采購員遲通知QC員查驗大貨布，QC員延遲查驗大貨布或延遲測試布板，或遲遞交

17、測試報告給QC組長，每項罰款20元；6. 貨期以合同期為準(zhǔn)，允許正負(fù)浮動5天，超出范圍須有總經(jīng)理簽批方免扣罰。采購部經(jīng)理查明原因，再于5日遞交行政部復(fù)核，并交財務(wù)部扣罰?？哿P方式以財務(wù)部制定的為準(zhǔn)，并將扣罰情況公布；7. 采購部于返貨前當(dāng)天應(yīng)遞交返貨通知單給生產(chǎn)部，貨品到倉后，采購部仍未發(fā)出落貨通知單，責(zé)任人罰款20元；8. 當(dāng)布/輔料采購員收到船頭樣時，布/輔料采購員應(yīng)先將船頭樣分成4份資料，分別提供給：設(shè)計部(A4紙大)；QC組(半A4紙大)；跟單組(半A4紙大)；每一份資料必須有采購經(jīng)理、設(shè)計部主管簽名為準(zhǔn)，并要求布/輔料采購員將所提供的船頭樣必須區(qū)分正、反面，不能收到大貨布時才提供以上

18、資料，如每漏一項的，罰款20元。9. QC組測試項目包括：縮水率、脫色度、扭格、洗水前后對比、克重等；每少做一個測試項目，罰款10元；10. 布行大貨在國內(nèi)生產(chǎn)的，采購員必須進(jìn)行查驗前期、中期、后整等項目，采購員并將查驗結(jié)果報告給采購經(jīng)理，每少做一次查驗罰款20元。11. 布/輔料采購員必須監(jiān)控布行返貨的大貨數(shù)量，總數(shù)量不能超出±5%，不按要求返貨的責(zé)任人罰款30元；如有特別情況由采購經(jīng)理簽批方能免扣罰。12. 布/輔料采購員必須要求布行返貨前2天提供裝箱單(加工形式是FOB價的，要求布行給廠家一份，CMT 單的由布/輔料采購員提供給輔物料倉一份)，不按此程序進(jìn)行的，每次罰款10元。

19、13. 大貨布到加工廠后，生產(chǎn)部同事必須要求廠家在3-5天內(nèi)完成所有驗布工作，每遲一天扣罰跟單人員10元。當(dāng)布料出現(xiàn)質(zhì)量問題，布料采購員必須在3天內(nèi)完成處理好布料工作，每遲一天扣罰采購員10元。14. 采購部必須控制好布行所提供的每只布種LOT色問題，總布料2000碼以下的不能超出2個LOT色；3000-8000碼以內(nèi)的不能超出3個LOT色；8000碼以上的不能超出4個LOT色；LOT色與LOT色之間不能超出3級，此LOT色標(biāo)準(zhǔn)由所屬組別的副經(jīng)理簽批為準(zhǔn)，每超出一項布料采購組責(zé)任人扣罰30元。(注：現(xiàn)布及如設(shè)計部或董事局指定要求造貨的除外)15. 采購部于每星期六發(fā)出一周返布計劃；于返布當(dāng)天發(fā)出返布通知書給有關(guān)部門，每遲一天罰款10元；如實際返布日期與一周返布計