關(guān)于公文寫作應(yīng)把握的基本問題

1、關(guān)于公文寫作應(yīng)把握的基本問題 公文寫作涉及的范圍很廣，今天，我們只討論通用公文的寫作問題。其實，通用公文大體上也可以分為兩種類型：一種是帶有規(guī)定格式的例行公文，如通知、通報、請示、批復(fù)、函等。這類公文格式固定、行文簡潔，直白明了，比較容易掌握。還有一種公文，如工作意見、工作總結(jié)、工作經(jīng)驗、工作匯報、情況反映、調(diào)查報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議紀(jì)要、典型事跡、授課講稿等，這類公文大部分只在一定場合宣講，一般不再正式行文。這一類型公文的內(nèi)容豐富、寫法復(fù)雜，涉及范圍廣，使用頻率高，是最常用的公文，通常稱之為材料。我們今天主要研究的就是這類材料的寫法。共講三個問題： 一、要寫好公文首先要把工作研究透 大家可能要

2、問，我們今天是講公文寫作，為什么先講工作研究?這兩者有什么內(nèi)在聯(lián)系?下面我對這個問題做點(diǎn)分析。首先，從公文的屬性看，它是政府部門處理公務(wù)的工具，是反映情況、交流溝通的有效載體，是指導(dǎo)工作的一種手段。所以說，公文與工作有著密不可分的內(nèi)在聯(lián)系。它既是對實際工作的概括、提煉和反映，又是指導(dǎo)工作的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。其次，從政府部門的工作職能作用看，基本職責(zé)就是部署任務(wù)、處理事務(wù)、發(fā)現(xiàn)問題、解決矛盾，而撰寫公文就是政府服務(wù)職能作用體現(xiàn)的一種主要形式。由此看來，寫公文不是單純地做做文章，而是要把工作的情況及有關(guān)看法、建議反映出來，把政府部門的意圖、決心、措施體現(xiàn)進(jìn)去。公文只是形式，內(nèi)容都是工作。第三，從公

3、文寫作中存在的問題看，材料質(zhì)量不高，主要不是章法問題，而是對工作情況了解不充分、研究不深入、把握不準(zhǔn)確，表現(xiàn)在材料中的問題主要是抓不住關(guān)鍵，講不到要害，缺乏真知灼見，空話套話多，裝腔作勢的話多，講了不管用的話多。下面講一講怎樣把公文寫作與工作研究結(jié)合起來。我覺得，要把兩者結(jié)合起來，有四個環(huán)節(jié)很重要，需要好好把握：一是吃透上下兩頭，了解工作全局。上級精神是我們工作的依據(jù)，不了解上級精神，對上級精神沒有深刻的領(lǐng)會，就把握不住工作的方向，也選不準(zhǔn)我們寫材料的主題；了解全局才能把握本職工作的定位，協(xié)調(diào)好上下之間、部門之間、各項工作之間的關(guān)系，增強(qiáng)主動性，避免盲目性。二是把握工作進(jìn)程，關(guān)注落實情況。各項

4、工作展開后，或者某項任務(wù)部署后，關(guān)鍵就要跟蹤問效、跟進(jìn)了解，了解進(jìn)展的情況怎么樣?各單位發(fā)展是否平衡?各有什么特色?遇到了什么矛盾和問題?哪些是共性的哪些是個性的?先進(jìn)單位的經(jīng)驗是什么?突出問題的癥結(jié)在哪里?在工作指導(dǎo)上應(yīng)該把握什么問題?如果這些都掌握了、搞清了，那么無論是給領(lǐng)導(dǎo)或是上級反映情況、建言獻(xiàn)策，就會有的說、有的寫、胸有成竹了。三是注重調(diào)查研究，善于思考問題。要把機(jī)關(guān)公文寫好，就不能滿足于一般地了解工作情況，而要進(jìn)行深入的調(diào)查研究，做具體的解剖分析，在大量掌握情況和廣泛聽取各方面意見的基礎(chǔ)上，形成獨(dú)到的見解。除了安排專題調(diào)研以外，平時也要想問題，把工作中需要關(guān)注的重點(diǎn)難點(diǎn)始終裝在心里

5、，不斷積累下來，對問題的認(rèn)識就深化了，寫出材料來也就深刻了。四是適應(yīng)工作特點(diǎn)，努力爭取主動。公文寫作的一個突出特點(diǎn)是受命寫作、不是自己想怎么寫，想什么時間寫就什么時間寫，而是根據(jù)工作需要，領(lǐng)導(dǎo)有要求有部署時才寫。一般來說，公文寫作處于被動狀態(tài)，但也不是不能爭取主動，這里面的關(guān)鍵就是抓住“工作需要”這個環(huán)節(jié)。寫材料，都是從工作需要出發(fā)的，只要我們能著眼工作需要，把握工作規(guī)律，預(yù)測發(fā)展趨勢，預(yù)有考慮和準(zhǔn)備，就不會被動應(yīng)付、倉促上陣。二、要寫好公文關(guān)鍵是把思路理清楚 我們常說，工作要有思路，沒有思路干不好工作；寫作也是一樣，同樣需要有思路，文章才能寫得漂亮。理清思路是公文寫作的前期準(zhǔn)備，時間充?？梢?/p>

6、想得細(xì)一些，時間緊可以粗一些，但無論如何都必須有了新思路再動筆。根據(jù)我的體會，理清思路主要有這樣幾個環(huán)節(jié)： (一)把握主題。 主題也叫主旨，就是人們常說的“中心思想”。對公文來說，不僅要有主題，而且主題還要非常鮮明。那么，我們在寫材料的過程中應(yīng)該怎樣把握主題呢? 首先，要明確主題的定位。就是弄清楚要對什么問題、從什么角度、把握什么基本的思想來寫這份材料，找到把握主題的感覺。這個問題來不得半點(diǎn)含糊，不清楚就要問，不問清楚就把握不住寫作的方向。其次，要對主題深入進(jìn)行開掘。就是要圍繞主題，學(xué)習(xí)領(lǐng)會上級的有關(guān)精神，考慮實際和相關(guān)工作的情況，深化對主題的理解。在對主題的深入思考中，一定要緊密聯(lián)系實際，著

7、力把握對工作的指導(dǎo)意義。主題就象串糖葫蘆的竹簽一樣，始終不能偏離，否則，材料寫出來就散了架。 (二)區(qū)分層次。所謂區(qū)分層次，就是圍繞主題思想，合邏輯、有條理地展開敘述或議論，使主題思想得到充分有力的表達(dá)。什么是層次?形象一點(diǎn)說，主題思想就像蒜薹，層次就像蒜瓣，蒜瓣各自獨(dú)立又緊緊圍繞蒜薹，形成了一頭完整的大蒜。說文章的層次就像蒜瓣，是說它一要緊抱主題，二要各自獨(dú)立。那么如何區(qū)分層次呢?主要有這樣幾種形式：一個是“并列式”，就是各個層次之間是一種并列關(guān)系，是一種橫向的展開，像是“同胞胎”，兄弟姐妹一般大；一個是“遞進(jìn)式”，就是各個層次是一種遞進(jìn)關(guān)系，是一種縱向的展開，像是“異胞胎”，兄弟姐妹的大小

8、順序；還有一個是“總分式”，各個層次之間是一種“總分”關(guān)系，實際上這是前兩種形式的一種“變形”，就是在并列式或遞進(jìn)式的層次之前或之后，有一段總括式的敘述或議論。公文在實際應(yīng)用中，通常層次都比較復(fù)雜，每個層次下面還要分若干層次，一般要分三層，這要視具體情況而定。每個層次通常也都有各自的觀點(diǎn)，有的以標(biāo)題顯示，有的不以標(biāo)題顯示；有的標(biāo)題獨(dú)立成段，有的標(biāo)題位于段落起首，有的標(biāo)題含在段落之中，這些都要酌情掌握。我們在推敲公文的觀點(diǎn)，就是要下這樣的功夫。一般來說，各個層次的觀點(diǎn)有了，一篇公文的思路就基本形成了；區(qū)分層次的過程，就是對公文進(jìn)行結(jié)構(gòu)布局的過程。在這個過程中，既要解決圍繞主題區(qū)分層次的問題，更要

9、解決為各個層次賦予鮮明觀點(diǎn)的問題。公文的思想性、針對性、指導(dǎo)性往往比較集中地體現(xiàn)在這些觀點(diǎn)上，所以一定要字斟句酌把材料的觀點(diǎn)提煉好。 (三)精選素材。一般來說，確定了主題，區(qū)分了層次，就基本理清了思路。但如果是比較復(fù)雜的公文材料，或是準(zhǔn)備時間比較充裕，就有必要對所要使用的素材進(jìn)行一番篩選分配了。要實現(xiàn)精選素材的目的，首先要充分占有材料，占有材料少，選擇的余地小，就談不上精選素材，還要有思想觀點(diǎn)方面的材料。這里面需要注意兩點(diǎn)：一個是選用材料要服從文件的需要，有必要就用，沒必要再好的觀點(diǎn)、再生動的事例也不能用，如果什么都往文件里面塞，就成了“大雜燴”，反而把思想搞亂了。再一個是選用材料的觀點(diǎn)、分析

10、和經(jīng)驗、做法等，不能簡單照抄上級的和外單位的，就是對本單位的材料，也要從文件的行文需要出發(fā)，重新加以提煉和概括。各個層次、各個單位都有各自的實際情況。 三、要寫好公文必須在文字表述上下功夫。 下面，我們就圍繞文字表述問題，講一講怎樣把公文寫好。 (一)要把握公文表述的特點(diǎn)。 公文的表述方法主要是敘述和議論或敘述加議論。敘述就和我們說話一樣，用文字介紹、說明、交代情況或事項，有各種各樣的技法；議論就是用事實材料及邏輯推理來辨明是非、闡發(fā)道理，表明作者的見解和主張，也有規(guī)范的組成要素和各種方法。我感到對這個問題論述最透徹的就是毛澤東同志，他提出了公文寫作應(yīng)該把握的“三性”問題。毛澤東指出：“文章和

11、文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣的三種性質(zhì)：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動性。準(zhǔn)確性屬于概念、判斷和推理問題，這些都是邏輯問題。鮮明性和生動性，除了邏輯問題以外，還有詞章問題?，F(xiàn)在許多文件的特點(diǎn)是：第一，概念不明確；第二，判斷不恰當(dāng)；第三，使用概念和判斷進(jìn)行推理缺乏邏輯性；第四，不講究詞章。 (二)要精心推敲反復(fù)修改。 好材料都是改出來的。關(guān)于如何修改公文，有人提出了公文修改黃金四原則，也可以叫“十六方針”。一是“由大到小”的原則。就是先從全篇著眼，按照從整體到局部再到細(xì)節(jié)的順序，逐層次審視，一步步推敲。先看主題思想是否需要調(diào)整完善，再看結(jié)構(gòu)布局是否順暢，觀點(diǎn)是否新穎、準(zhǔn)確、恰當(dāng)，引用的材料是否真實，表述是否正確、嚴(yán)

12、謹(jǐn)、生動，包括文字和數(shù)字及標(biāo)點(diǎn)等細(xì)節(jié)都要注意到。二是“字少意多”的原則。就是在準(zhǔn)確地表達(dá)思想內(nèi)容和觀點(diǎn)的前提下，盡可能以較短的篇幅、較少的文字，容納較多的實質(zhì)性內(nèi)容，達(dá)到“言簡意賅”的效果。三是“增刪更移”的原則。就是采用增、刪、更、移的方法，對公文進(jìn)行修改。“增”就是增添補(bǔ)充，主要用于解決內(nèi)容貧乏、依據(jù)不足、材料單薄和語言不完整的問題；刪”就是刪除，主要用于解決內(nèi)容龐雜、語言羅嗦的問題；“更”就是變更、改動，主要用于解決表述不準(zhǔn)確、不嚴(yán)密的問題；“移”就是移動位置，主要用于通序、句序、段序的合理調(diào)整、前移載后置。修改公文時，要綜合運(yùn)用這幾種方法，提高公文的質(zhì)量。四是“盡責(zé)盡心的原則”。公文的

13、修改是一頂嚴(yán)肅、細(xì)致而又艱苦的工作，必須具有不厭其煩、耐心細(xì)致的作風(fēng)，不怕反復(fù)、不怕勞累，舍得下苦功、做細(xì)活，努力做到慎之又慎，精益求精。我覺得，起草文件的同志，一定要有高度負(fù)責(zé)的精神，有打造精品的意識，不能有依賴的思想，寫完了就不管了，靠領(lǐng)導(dǎo)去把關(guān)修改，而要把寫好的材料當(dāng)成要出嫁的姑娘，把她打扮得漂漂亮亮的再送去見人。整個材料改完以后，不妨朗讀幾遍。讀的時候容易發(fā)現(xiàn)差錯，感覺出材料的毛病在哪里。我們雖然不能保證篇篇材料都是精品，但至少應(yīng)該保證是正品，盡量少出次品，或者廢品。在這里，順便說一說，公文修改后的編輯問題。算是作一個小的統(tǒng)一：一是頁邊距：上3、下2.5、左3 、右3，行距30磅，每頁

14、22行，每行28個字。文章標(biāo)題用二號黑體（華文中宋、方正簡體小標(biāo)宋）、一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用三號楷體加粗，三級標(biāo)題用仿宋加粗。正文用三號仿宋體。三要不斷加強(qiáng)職責(zé)修養(yǎng)。這里說的職責(zé)修養(yǎng)，我們局機(jī)關(guān)的每名工作人員不管職務(wù)高低，都在做某一個方面的工作，科長們還是這方面工作的第一責(zé)任人。在承辦機(jī)關(guān)公文的過程中，能不能以高度負(fù)責(zé)的精神、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)履行職責(zé)，關(guān)系十分重大。有時候，一句話、一個字、一個數(shù)弄錯了，都會產(chǎn)生嚴(yán)重后果。而在平時工作中，經(jīng)常能夠在材料中發(fā)現(xiàn)這種問題。比如，錯別字幾乎是經(jīng)?？吹?，一般的錯別字影響不大，但是養(yǎng)成不好的習(xí)慣后，在重要的文件上和關(guān)鍵的時候出了問題影響就大了。解決這

15、個問題，不需要很高的學(xué)歷，也不需要很強(qiáng)的能力，最需要的就是責(zé)任意識，不是一般的責(zé)任意識，而是強(qiáng)烈的責(zé)任意識。四要加強(qiáng)語言文學(xué)修養(yǎng)。公文寫作也是一種運(yùn)用語言的藝術(shù)。由于公文的性質(zhì)，決定了可選擇使用的詞匯和文字很少。有人統(tǒng)計，“毛選”四卷一共用了2981個漢字，這么少的文字能寫出那么豐富多彩的文章！正因為能選擇使用的文字和詞匯很少，這就更需要提高駕馭語言的能力。根據(jù)我個人的體會，當(dāng)今社會，文化多元，除了向生活學(xué)習(xí)語言之外，還要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)語言和大眾語言，也要重視從范文中學(xué)習(xí)表達(dá)方法。在學(xué)習(xí)上級領(lǐng)導(dǎo)講話中，在深刻領(lǐng)會思想內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，也可以從寫作技巧、語言上作些研究，這樣就可以有多方面的收獲。而且從寫作角度分析以后，還會加深對精神實質(zhì)的理解，像十八大報告，都是公文寫作的典范，值得我們反復(fù)揣摩體會。如果有興趣和時間，還應(yīng)好好讀一