企業(yè)人事檔案管理工作的幾點思考

1、企業(yè)人事檔案管理工作的幾點思考一、公司人事檔案管理的現狀及存在的問題1.存在人員和檔案分離情況。由于人員流動較多，個別員工辭職后或出國或下海，有些工作頻繁的變動，檔案的有否無助當下的創(chuàng)業(yè)，所以也懶得管它，沒有把自己的檔案及時的移走。這些遺留的檔案就一直留在原單位由公司代為保管。隨著時間的推移，遺留的檔案數量增加，增加了檔案管理的工作量。2.舊的規(guī)章制度無法解決新問題。舊的規(guī)章制度和新問題之間的矛盾，主要表現在兩個層面：（1）干部管理和人事檔案管理職能的分離對材料收集的不利影響。1991年印發(fā)干部檔案工作條例的通知中要求：為了使干部檔案能夠適應干部工作的需要，要經常通過有關部門收集干部任免、調動

2、、考察考核、培訓、獎懲等工作中形成的反映干部德、能、勤、績的材料，充實檔案內容。對于這點的執(zhí)行，在當今干部任用選拔新形勢下，如果干部的任免、調動、考察等工作和人事檔案的管理職能分開在兩個不同的部門，對干部材料的收集帶來了較大有困難。對于收集干部材料的范圍和內容缺少進一步明確，材料收集工作的銜接也存在脫節(jié)情況。履行干部管理職能的部門的完成干部任免、調動、考察等工作后形成的材料雖然進行了保存，但由于沒有系統(tǒng)和規(guī)范的要求，隨著時間的留逝的工作人員的調動會出現個別材料缺失。而人事部門由于沒有及時跟進，就出現了脫節(jié)情況。（2）舊的規(guī)章制度人事檔案管理對象主要是干部，忽視普通員工材料的收集。歷來人事檔案管

3、理指干部檔案管理為主，沒有明確普通員工檔案管理的標準和內容。二、人事檔案管理問題形成的原因1.由于人員流動和歷史延續(xù)原因。過去企業(yè)人員編制存在多樣性，比如全民、集體、臨時工轉編制的。由于不同的人員編制檔案當初由不同的部門保管，因此在材料的收集和記錄上存在很大的差別。一般全民編制職工的檔案材料較為完整，另兩種人員的檔案就存在缺失情況。2.企業(yè)員工人事檔案意識淡薄。企業(yè)員工對自己的檔案不夠重視，辭職以后就把檔案視為“身外之物”，可有可無，認為人事檔案不影響自己今后的創(chuàng)業(yè)，有意無意就遺棄了檔案。有些員工為謀求自身發(fā)展，在取得更高學歷或執(zhí)業(yè)資格證后，由于存檔意識淡薄，并未將證書取得情況和學習經歷要到人

4、事部門去記錄存檔，也造成人事檔案相關記錄和材料的缺失。3.人事檔案管理人員缺少相關專業(yè)知識的培訓。人事檔案管理人員缺少相關專業(yè)知識的培訓主要由以下原因：（1）專業(yè)機構舉辦的培訓班次數少，留于形式、內容空洞，缺乏對實際工作的指導作用。（2）人事檔案管理人員都為兼職，沒有經過專業(yè)培訓。并且每天都有大量其它工作需要完成，有很多知識需要學習。相對于每天或每個月定期要完成的報表，沒有明確時間規(guī)定的人事檔案工作就沒有那么緊迫。人的精力有限，難免顧此失彼。三、完善人事檔案管理的措施1.嚴把人事檔案管理轉入的第一關。對于新增的人員（調動、大學畢業(yè)生招錄、部隊轉業(yè)或復員）的檔案，先嚴把人事檔案管理轉入的第一關。

5、具體從兩方面做起：（1）對各類新進人員做好檔案接收工作。未及時移交檔案的，要做好催交工作。（2）在檔案接收時對材料進行認真的查閱，發(fā)現材料缺失的，及時和對方機構聯(lián)系，補全材料。尤其是調動員工，工作時間較長，在社保上有視作繳費年限的員工，視作繳費年限工作記錄材料一定要相當完整。如有缺失一定要和對方單位聯(lián)系解決。2.加強宣傳教育，提高全員檔案意識。人事檔案管理往往被職工認為是人力資源部的事，員工本人起不了太大的作用。因此宣傳教育從三方面入手：（1）員工的基本信息發(fā)生變化的。讓員工及時把變化的情況告知人力資源部，使人力資源部對員工基本信息做動態(tài)調整。（2）讓員工對自身成長發(fā)展培訓各個環(huán)節(jié)都有注意留下

6、證明材料。為職業(yè)生涯發(fā)展提供良好的基礎。（3）強化人事檔案的重要性，減少以后辭職員工的棄檔情況發(fā)生。3.提高人力資源部各崗位管理工作的協(xié)調與互補。人事檔案中的很多材料都在人力資源管理中逐步產生。人力資源部門各崗位都會有員工不同方面的材料，如員工崗位變動、晉升提拔，員工的薪酬變化，員工的出勤情況，員工的教育培訓情況、績效考核等。具體主要從兩方面做好：（1）各崗位成員在工作中形成的材料做好保管，盡量保證人力資源管理過程中信息動態(tài)完整。（2）各崗位成員定時將材料移交人事檔案保管人員，也可以人力資源部定時對需存檔案的材料進行整理和裝訂，共同參與材料的收集與整理，提高人事檔案材料的質量。（3）完善檔案材

7、料移交的程序，做好材料移交記錄。對于平時工作中形成的重要檔案材料，移交時最好做好記錄，包括移交的時間、材料名稱或內容概括、移交雙方人員的姓名。4.加強學習，提高人事檔案管理工作的前瞻性。當今是一個知識迅速增加、不斷更新的信息時代，新情況、新問題層出不窮。人力資源部工作人員只有不斷學習新知識，掌握新本領，開闊新思路，才能牢牢抓住工作的主動權。加強學習，不僅加強業(yè)務知識的學習。還要加強相關法律法規(guī)、信息技術等方面知識的學習，不斷完善自己的知識結構，拓寬自身的知識領域，熟悉掌握本崗位的專業(yè)業(yè)務知識。學習的同時要會思考，在人力資源管理信息化的發(fā)展方向指引下，擴大員工檔案材料收集的范圍，做到人員全覆蓋，信息全方位。力爭人