商學院檔案管理辦法

1、勤上商學院檔案管理辦法核準：審核：承辦：錄Contents目錄Contents2第一章總則General3第二章檔案管理部門與職責Filemanagementdepartment,dutiesandresponsibilities3第三章檔案材料的歸檔Filematerialpurchasing4第四章檔案管理Filemanagement5第五章檔案銷毀規(guī)定Archivesdestroyedprovisions7第六章檔案室管理規(guī)定Archivesdestroyedprovisionsmanagementregulationsofthearchives第一章總則General第一條為了建立健全

2、商學院檔案管理制度，使檔案更有效地為商學院管理、經(jīng)營、研究等各項工作服務，根據(jù)中華人民共和國檔案法等有關法律法規(guī)，結合公司實際制定本辦法。第二條商學院檔案主要是指商學院在各種活動中形成的具有保存和使用價值的文字、法律文書、數(shù)據(jù)、圖片、錄音、錄像、圖紙等資料。第三條商學院檔案工作實行統(tǒng)一領導與分級管理相結合的原則。第四條本辦法適用于商學院全體員工。第二章檔案管理部門與職責Filemanagementdepartment,dutiesandresponsibilities第一條商學院設置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊

3、，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。具體職責為：（ 1）負責商學院檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、立卷歸檔等；（ 2）負責商學院成立、兼并、機構重組、對外交往等重大經(jīng)濟活動和基建工程檔案的跟進；（ 3）負責檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務標準的制訂；（ 4）負責檔案提供利用服務；（ 5）嚴格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。第二條管理部設立檔案室，負責商學院檔案的集中統(tǒng)一管理，并對各部門的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。第三條商學院各部門根據(jù)實際情況設置專（兼）職檔案工作人員，該工作人員負責本部門歸檔材料的收集、整理工作。第四條日常管理工作中形成的文件材料應

4、由具體承辦人負責積累、整理，并移交給綜合管理部檔案工作人員。第五條項目擔保、投資等工作中形成的技術文件材料由具體項目承辦人（或指定專人）負責確認并根據(jù)流程運轉(zhuǎn)進行積累，在本部門工作完成后交綜合管理部整理歸檔。第六條商學院各部門經(jīng)理負責督促具體承辦人員和專（兼）職檔案工作人員做好對本部門檔案資料的歸檔和管理工作。第三章檔案材料的歸檔Filematerialpurchasing第一條歸檔范圍。商學院檔案由文書檔案、項目檔案、會計檔案和聲像檔案等種類組成。其中文書檔案由以下部分組成：（1） 綜合類：商學院組建、變更涉及資產(chǎn)產(chǎn)權變動等方面的材料；股東會、董事會、經(jīng)理辦公會形成的會議決定及其它材料；上級

5、下達的有關批復、規(guī)定等材料。（二）勞動人事類：公司人員聘任、解聘、工資、福利、勞保、退養(yǎng)、獎勵、懲處、考核、培訓等文件材料。（3） 財務類：商學院資金管理、成本管理、投資管理、經(jīng)濟核算材料，年度預決算及各類財務統(tǒng)計賃證、財簿及報表。（4） 四）業(yè)務經(jīng)營類：業(yè)務計劃及執(zhí)行情況材料，擔保、投資原始材料和評估、評審、監(jiān)管的各類操作管理文件、各類合同、協(xié)議，抵押、質(zhì)押的各類法律文件和文書及有關商務糾紛的重要文電等。（5） 基本建設類：包括規(guī)劃、勘察、工程設計、建筑施工、竣工驗收階段的材料和公司房地產(chǎn)方面文件。（6） 固定資產(chǎn)管理類：設備購置報批文件和驗收調(diào)試使用、維修、轉(zhuǎn)讓、報廢、損毀、更新改造過程中

6、形成的材料。（7） 外事類：商學院與國外進行業(yè)務合作、業(yè)務交流等文件材料。（八）審計監(jiān)察類：上級有關規(guī)定和商學院在監(jiān)察審計過程中形成的材料。（九）黨群類：黨務、工會、共青團、婦女活動中形成的重要文件材料。第二條歸檔時間（一）本年度商學院各項管理工作中形成的文件材料應在第二年3月底之前移交歸檔或由綜合管理部自行立卷、歸檔。（二）擔保、投資業(yè)務中形成的項目材料，應在各有關部門工作完結后立即整理歸檔，歸檔材料的規(guī)范性與完整性由各部門經(jīng)理負責。（三）會計檔案在財政年度結束后，暫時由財務部門保管三年，待期滿后移交檔案部門。第三條歸檔要求（一）歸檔的文件材料應完整、準確地反映商學院（或部門）在各項活動中的

7、真實過程，必須是定稿后由商學院負責人簽發(fā)的原件。（二）歸檔的文件材料應由檔案工作人員加以系統(tǒng)整理，按歸檔范圍分類組成保管單位（卷、冊、盒），并填寫卷內(nèi)文件目錄。（三）歸檔的案卷應由檔案管理人員統(tǒng)一編制案卷目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案管理人員存檔，另一份由歸檔部門留存，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第四章檔案管理Filemanagement第四條檔案的分類與編目（一）檔案的分類是以商學院全部檔案為對象，根據(jù)擔保公司檔案分類大綱的規(guī)定進行統(tǒng)一編號分類管理。（二）檔案管理人員對接收的各類歸檔材料及檔案要及時地進行登記，并編制案卷目錄。第五條檔案的保管（一）檔案室必須有專門檔案庫房，配備專用的

8、檔案柜架，并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。（二）檔案管理人員要定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時應及時修補、復制或進行其他技術處理。第六條歸檔材料及檔案的移交（一）檔案管理人員接收歸檔材料及檔案時要認真驗收，嚴格履行交接手續(xù)。管理人員調(diào)動工作時，必須辦理完移交手續(xù)后方可離崗。（二）商學院各部門發(fā)生變動、撤銷時，應將原部門檔案移交公司檔案室保管。第七條檔案的鑒定（1） 檔案管理人員應依據(jù)擔保公司文件材料歸檔范圍與保管期限表劃定歸檔案卷的保管期限。檔案保管期限分永久、長期（16-50年）、短期（15年以下）三種，凡介于兩種保管期限之間的檔案一律從長。（二

9、）商學院要定期對檔案的密級、時限進行鑒定，鑒定工作由公司主管領導、部門業(yè)務人員和檔案管理人員參加的鑒定小組負責。（3） 對歸檔文件必須在每頁文件的右上角注明“歸檔”字樣，有密級的還應注明“密級”。（4） 四）凡是已超過保管期限又確無保存價值的檔案應在檔案銷毀清冊上登記，報送商學院領導審批后由專人監(jiān)銷，檔案銷毀清冊應立卷永久保存。第八條檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收入、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并制作檔案工作情況統(tǒng)計表。第九條檔案的利用（一）檔案管理人員應編制各種檔案檢索工具，以保證及時、準確地提供利用檔案信息。（二）檔案的借閱1、商學院各部門查閱檔案要在檔案室進行。商學院員工查閱檔

10、案應填寫檔案查閱單，根據(jù)所查閱檔案密級，由部門經(jīng)理、副總或總經(jīng)理確認后，經(jīng)檔案管理人員審核后方可查閱。2、具有密級的檔案文件原則上不得復印，若特殊情況秘密級文件由分管副總批準后復印，機密級文件由總經(jīng)理批準后復印，復印人應在復印件用完后自覺銷毀，以防泄密。3、商學院檔案文件一般不外借，如有特殊情況需要外借，必須經(jīng)總經(jīng)理批準，并嚴格歸還期限；檔案管理人員在核對無誤后方可收回。4、商學院各部門查閱其他部門的檔案必須經(jīng)歸檔部門同意并由本部門經(jīng)理及檔案所屬部門經(jīng)理簽字批準后，再根據(jù)查閱手續(xù)進行查閱。5、外單位人員查閱或利用商學院各部門的檔案，需持單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準。6、檔案利用者，在借閱檔案時必

11、須愛護檔案，不得涂改、抽拆檔案文件，未經(jīng)審批程序，不得擅自傳閱、轉(zhuǎn)借、復制檔案材料。（三）開發(fā)利用檔案信息應遵守國家有關保密和知識產(chǎn)權等方面的法律、法規(guī)，任何個人不得擅自公布檔案內(nèi)容，對涉及侵犯商學院利益和第三者權益的行為，應追究責任人相應的法律責任。第五節(jié)檔案銷毀規(guī)定Archivesdestroyedprovisions第一條按規(guī)定需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應予以銷毀。第二條銷毀時必須填寫檔案銷毀審批表，實行兩人監(jiān)銷制度進行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。第三條嚴禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四條檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。第六節(jié)檔案室管理規(guī)定Archivesdestroyedprovisionsmanagementregulationsofthearchives第一條檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第二條檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。第三條要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時，要及時修補。第四條要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。第五條檔案室內(nèi)嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關