會(huì)議管理程序5

1、XX股份有限公司會(huì)議管理程序文件編號(hào)制訂日期：20年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁(yè) 次第1頁(yè)共5頁(yè)一、目的為達(dá)成公司政策之一貫性，目標(biāo)之明朗，掌握工作之進(jìn)度及預(yù)算費(fèi)用執(zhí)行狀況及跨部門(mén)的工作協(xié)調(diào)，能配合客戶之要求，提供更好的產(chǎn)品與服務(wù)。二、范圍本公司之各項(xiàng)會(huì)議均適用之。三、定義無(wú)流程圖NAY會(huì)前準(zhǔn)備通知公佈實(shí)施Y審核計(jì)劃/修訂會(huì)議需求N記錄存查確認(rèn)Y記錄/修正審核分發(fā)辦理會(huì)議召開(kāi)AXX股份有限公司會(huì)議管理程序文件編號(hào)制訂日期：20年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁(yè) 次第2頁(yè)共5頁(yè)四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，How to

2、do，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程總經(jīng)理室1會(huì)議需求6.1會(huì)議需求6.1.1定期召開(kāi)之例行會(huì)議6.1.1.1依ISO規(guī)定之管理審查會(huì)議。6.1.1.2營(yíng)業(yè)目標(biāo)未達(dá)成時(shí)。6.1.1.3執(zhí)行項(xiàng)目時(shí)，跨部門(mén)之工作協(xié)調(diào)與溝通；項(xiàng)目完成時(shí)。6.1.2不定期召開(kāi)之工作會(huì)議不列入計(jì)劃中?？倓?wù)人事組2計(jì)劃/修訂6.2計(jì)劃/修訂6.2.1總務(wù)人事組主管于每年十二月匯集董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、各部門(mén)主管與管理代表下一年度預(yù)定召開(kāi)之各項(xiàng)會(huì)議內(nèi)容，如日期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員與會(huì)議主題等相關(guān)數(shù)據(jù)，排定年度會(huì)議計(jì)劃表 如附件1，呈總經(jīng)理審核。6.2.2總務(wù)人事組主管依總經(jīng)理裁示，進(jìn)行計(jì)劃之修訂。年度會(huì)議計(jì)劃表(XX

3、-G4-0106)總經(jīng)理3審核6.3審核6.3.1總經(jīng)理依年度政策之需求及掌控工作進(jìn)度之需求，審核年度會(huì)議計(jì)劃表如附件1，若核可，進(jìn)入流程4，進(jìn)行公布實(shí)施作業(yè)若未核可，則回到流程2，進(jìn)行計(jì)劃修訂作業(yè)。年度會(huì)議計(jì)劃表(XX-G4-0106)總務(wù)人事組4公布實(shí)施6.4公布實(shí)施6.4.1總務(wù)人事組主管依【文件與數(shù)據(jù)管制程序書(shū)】(XX-M2-0501)之相關(guān)規(guī)定將年度會(huì)議計(jì)劃表(XX-G4-0106)如附件1辦理公告，并其分發(fā)給董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、各部門(mén)主管、各單位主管與管理代表，由各會(huì)議召集人據(jù)以召開(kāi)會(huì)議。文件與數(shù)據(jù)管制程序書(shū)(XX-M2-0501)年度會(huì)議計(jì)劃表(XX-G4-0106)XX股份有限公司

4、會(huì)議管理程序文件編號(hào)制訂日期：20年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁(yè) 次第3頁(yè)共5頁(yè)四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程相關(guān)單位總務(wù)人事組5通知6.5通知6.5.1各會(huì)議召集人依各會(huì)議所需之前置時(shí)間，以電子郵件、傳真或親自送交方式，分發(fā)會(huì)議通知單(XX-M4-0108)如附件2給各會(huì)議之與會(huì)人員，若有變更則另行以電話通知，若為每周召開(kāi)一次之會(huì)議，由各會(huì)議召集人直接通知各會(huì)議之與會(huì)人員，不需分發(fā)會(huì)議通知單(XX-M4-0108)如附件2。6.5.2不定期召開(kāi)之會(huì)議，各會(huì)議召集人決定會(huì)議之日

5、期、時(shí)間與地點(diǎn)前，應(yīng)避開(kāi)固定會(huì)議召開(kāi)之日期、時(shí)間與地點(diǎn)，若需使用總公司二樓會(huì)議室，須先聯(lián)絡(luò)總務(wù)人事組事務(wù)員，確認(rèn)可以使用后，依本作業(yè)內(nèi)容6.5.1之相關(guān)規(guī)定，通知各會(huì)議之與會(huì)人員。會(huì)議通知單(XX-M4-0108)相關(guān)單位6會(huì)前準(zhǔn)備6.6會(huì)前準(zhǔn)備6.6.1各會(huì)議召集人于召開(kāi)會(huì)議前，依會(huì)前準(zhǔn)備清單(XX-M4-0111)如附件3，進(jìn)行各項(xiàng)會(huì)前準(zhǔn)備事宜，各與會(huì)人員依職務(wù)所需或主管指派，準(zhǔn)備會(huì)議所需之資料與文件。會(huì)前準(zhǔn)備清單(XX-M4-0111)相關(guān)單位7會(huì)議召開(kāi)6.7會(huì)議召開(kāi)6.7.1各與會(huì)人員于會(huì)議召開(kāi)時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)與會(huì)，主席依會(huì)議程序依序進(jìn)行。6.7.1.1會(huì)議程序：A主席宣布會(huì)議開(kāi)始B主席致詞

6、C上次會(huì)議決議事項(xiàng)檢討報(bào)告D討論事項(xiàng)XX股份有限公司會(huì)議管理程序文件編號(hào)制訂日期：20年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁(yè) 次第4頁(yè)共5頁(yè)四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程E臨時(shí)動(dòng)議F結(jié)論G散會(huì)6.7.1.2注意事項(xiàng)A各與會(huì)人員應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始前10分鐘完成簽到。 B各與會(huì)人員若因故可能遲到，應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始前與各會(huì)議召集人聯(lián)絡(luò)報(bào)備，未報(bào)備者依公司差勤之相關(guān)規(guī)定論處；若因故無(wú)法與會(huì)時(shí)，應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始向各會(huì)議召集人請(qǐng)假，若未經(jīng)準(zhǔn)假而無(wú)故不到者，依曠職論處。C若未事先指派記錄人員，主席于會(huì)前指派。D主

7、席應(yīng)注意議程進(jìn)行之掌控，把握時(shí)效并使議事功能確實(shí)發(fā)揮。E會(huì)議決議事項(xiàng)由各會(huì)議主席負(fù)責(zé)追蹤管制。相關(guān)單位8記錄/修正6.8記錄6.8.1會(huì)議記錄人員應(yīng)于會(huì)后三個(gè)工作天內(nèi)，完成會(huì)議記錄(包含繕寫(xiě)、打字與校稿)，呈該會(huì)議主席進(jìn)行審核，會(huì)議記錄表格式樣詳見(jiàn)會(huì)議記錄首頁(yè)如附件4與會(huì)議記錄內(nèi)頁(yè)(XX-M4-0110)如附件5。6.8.2會(huì)議記錄人員依各會(huì)議主席提示，修正遺漏或誤差內(nèi)容。會(huì)議記錄首頁(yè)(XX-M4-0109)會(huì)議記錄內(nèi)頁(yè)(XX-M4-0110)相關(guān)單位9審核6.9審核6.9.1各會(huì)議主席依會(huì)議內(nèi)容審核會(huì)議記錄是否有遺漏或誤差，若無(wú)，進(jìn)入流程10，進(jìn)行分發(fā)辦理作業(yè)，若有，則回到流程8，進(jìn)行修正作業(yè)。XX股份有限公司會(huì)議管理程序文件編號(hào)制訂日期：20年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁(yè) 次第5頁(yè)共5頁(yè)四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程總務(wù)人事組相關(guān)單位10分發(fā)、辦理6.10分發(fā)、辦理6.10.1總務(wù)人事組事務(wù)員依【文件與數(shù)據(jù)管制程序書(shū)】(XX-M2-0501)之相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行會(huì)議記錄之分發(fā)。6.10.2相關(guān)單位依會(huì)議決議事項(xiàng)執(zhí)行，由各會(huì)議主席負(fù)責(zé)跟催。文件與數(shù)據(jù)管制程序書(shū)(XX-M2-0501)相關(guān)單位11確認(rèn)6.11確認(rèn)6.11.1各會(huì)議主席確認(rèn)各會(huì)議決議事項(xiàng)之執(zhí)行結(jié)果，并作