行文管理規(guī)范

1、文檔版本V1.0.0文檔編號FNZN_XZ001文檔密級秘 密歸屬部門行政部擬稿主體行政部編寫日期2015-07-14編 寫 人簽 發(fā)行文管理規(guī)范LOGO西安某公司二零一五年八月 行文管理規(guī)范修訂記錄日期版本說明作者2015-07-14V1.0.0首發(fā)版本行文管理規(guī)范一、目的為了提高公司行文質量，確定公司重要信息披露載體的格式、樣式，方便工作聯(lián)絡與存檔，特制定本規(guī)范。二、范圍本辦法適應于公司全體成員。三、行文規(guī)范（一）紙質文件規(guī)范1、公司通用紙質文檔采用A4紙型，（國際標準210mm297mm）,厚度定量6080g/。2、文件封面10頁以內的文件一般不加封面。確需加封面的材料可以在“XXX項目

2、說明書、計劃書、方案”下面寫上“公司統(tǒng)一的形象LOGO，公司名稱、日期”。封面不宜使用花邊和圖案。在對外行文時加封面的材料應加底頁（參見附件一）。3、文檔頁面設置（1）對外行文時，統(tǒng)一使用標準的上下邊距2.54cm,左右3.18cm,文檔頁碼在5頁以上采用雙面打印。（2）對內行文時，統(tǒng)一使用上下邊距上下邊距2.54cm,左右1.91cm,文檔頁碼在2頁及以上采用雙面打印。（二）文件格式規(guī)范1、頁眉頁腳（1）所有的對外文件必須加入頁眉頁腳，其中頁眉左側放置公司統(tǒng)一的LOGO，右側放置公司名稱及文件名稱。頁腳下端居中位置放置“第X頁/共Y頁”（參見附件二）。（2）公司所有的規(guī)章制度、部門流程管理文

3、件必須加入頁眉頁腳，其中頁眉左側放置公司統(tǒng)一的LOGO，右側放置文件名稱。頁腳下端居中位置放置“第X頁/共Y頁”，頁腳右端放置“內部資料，請勿外傳”（參見附件三）。2、文字（1）頁眉頁腳字號：宋體，小五。（2）文檔標題用二號，華文中宋，加粗,據頁面正中位置；副標題用小二號，華文中宋，加粗。（3）正文字體用四號，宋體。（4）正文在使用漢語數字或阿拉伯數字時必須全文統(tǒng)一，如全文使用“九”或“9”必須統(tǒng)一。 （5）落款和日期的文字用四號，宋體。落款統(tǒng)一為“西安蜂鳥智能科技有限公司/*部/*年*月*日（日期用語文數字）”。寫于右下角，居頁面靠右位置，加蓋公章。（6）文檔字體是否加粗應視文檔的實際需要來

4、進行，一般地，段落標題可以加粗。3、段落、行（1）正文與標題之間應空一行（所空行的字體大小為：四號）。（2）文檔正文段首空2格，行間距均設為1.5倍，字符為標準間距。（3）段落標題序號應與左端對齊，段落標題尾部不用加符號。（4）如果一個段落里的最后一行只有一個字，那么要求將第二行采用設置“緊縮字符間距”將最后一行收起。4、章節(jié)排序第一層“一”，第二層“（一）”，第三層“1”，第四層“（1）”第五層“”。前三層要求在任何文檔中都必須遵守，從第四層開始可以根據文檔內容和需求添加個人行文習慣的編號。5、規(guī)范的整體格式與要求請參照本規(guī)范格式，主要適用與企業(yè)發(fā)文與部門間操作。個人文書、公文寫作，例如請示

5、、報告等，不在此辦公規(guī)范之列，這里不作說明。（三）說明1、文件編號說明文件編號采取“部門縮寫年份流水號”的編排方式，其中年份為四位數，流水號為三位數。2、部門編號說明以部門縮寫方式編排：行政部XZ，財務部CW，研發(fā)部YF，設計部SJ。3、文件類別說明文件類別是指依照部門和內容對文件進行分類，包括規(guī)章制度、作業(yè)指導書、通知通告和對外文件。（1）規(guī)章制度：公司的體系文件，包括辦公管理規(guī)定、考勤制度、人事管理制度等等，多由行政部作文控。 （2）作業(yè)指導書：即部門相關的流程管理文件。例如財務管理文件、營運管理文件等，分別由職能部門作文控。 （3）通知通告：公司的日常公文告示性文件，例如關于*放假的通知

6、、關于*的處罰通告、關于*意見的決議、*會議紀要，還有紅頭文件如任命書等等，多由行政部作文控。 （4）對外文件：給公司客戶提供的文件，例如*項目方案*項目計劃書*項目合同等。4、文控部門說明指的是發(fā)文和有對文件作解釋權的部門。5、版本說明（1）版本指在文件頒布過程中，根據頒布后發(fā)生的實際情況對文件進行重新補充修訂而重新成型的版次。（2）原頒布稿為V1.0.0（一級為主要提綱內容.二級次要內容.三級細節(jié)格式內容），修改時根據修改內容逐級增加相應級別數字，每次修改根據修改內容級別在原來版本號上加“1”。（3）版本修訂記錄應當置于文檔正文首頁最上端位置，至少包含日期、版本號、說明、編制人四項內容（參

7、見附件四）。6、文件秘密級說明（1）保密范圍公司秘密劃分為“絕密級、機密級、秘密級”3級，各秘密級包括文件如下表所示：秘密等級涉及的資料類型接觸范圍絕密級1、公司發(fā)展規(guī)劃、內部薪資體系2、銀行賬目、會計憑證3、對外簽訂的各類經濟合同、技術開發(fā)合同4、客戶檔案（營銷部客戶清單）5、各類開發(fā)文檔：服務器密碼、需求分析設計書、項目方案設計書、軟件設計書、系統(tǒng)設計書、源程序代碼、可執(zhí)行程序等不得復制、不得通過電子文檔流轉或泄露給他人機密級1、技術開發(fā)所需及其過程中產生的各類數據2、營銷部相關文檔、如標書、報價單、工程分析報告3、設備密碼、上網賬號密碼4、公司重要會議的資料、報告，公司商務往來的函件、合

8、同模板5、員工檔案、業(yè)績考評體系6、年度預算資料、經營分析資料、銷售情況統(tǒng)計與分析資料、應收賬款、運營成本統(tǒng)計與分析資料7、銷售提成、項目獎金、年終獎金發(fā)放辦法不得泄露給他人，只限在公司授權范圍內傳閱秘密級1、人力資源制度2、項目管理制度3、項目歷史文檔資料，如計劃單，項目周、月報，項目進度報告、項目維護報告等4、公司各部門的崗位職責及工作流程5、公司規(guī)章制度可在公司內部傳閱，經授權同意后可對外使用（2）秘密文件要統(tǒng)一在文件左上角頁眉下標識“絕密”或“機密”或“秘密”，秘密資料要妥善保管，保密信息應謹慎傳遞，發(fā)現(xiàn)泄密要在第一時間內向上級報告。（四）各類文書擬稿及簽發(fā)要求1、擬稿主體序號文件內容

9、擬稿主體1公司對外行政文件行政部2規(guī)章制度相關管理部門3各部門往來文件部門負責人4一般事務性文件發(fā)文部門2、擬稿要求（1）所有文檔擬稿要求觀點明確、陳述清楚、條理清晰，標點符號使用正確。（2）規(guī)章制度類要符合國家相關的政策、法律，符合公司的實際情況。（3）各項規(guī)定要明確具體、切實可行。要做到文字精練，層次分明，篇幅力求簡短。人、地、物名、引文及時間要具體準確等。（4）文檔不能有錯別字，病句，無標點符號等原則性問題。（5）每篇文檔應有總結性文字。（6）規(guī)章制度文檔第一頁左上角應加上文檔版本、文檔編號、文檔密級、歸屬部門、擬稿主體、編寫日期、編寫人、簽發(fā)人（具體格式參見附件五）。3、簽發(fā)要求（1）

10、審核簽發(fā)權限、以公司名義的對外文件先由行政部進行審核，之后分別交由公司副總經理、總經理審核簽發(fā)。、公司各種一般事務性文件，由下發(fā)部門負責人核稿，重要文件由副總經理及以上領導審核簽發(fā)。、公司各種規(guī)章制度由各部門負責人、副總經理、總經理會審簽發(fā)。（2）發(fā)文日期以領導簽發(fā)日期為準。（3）發(fā)文編號按年份依流水號碼一文一號編列。（4）行政公文、規(guī)章制度簽發(fā)后，承辦部門將發(fā)文原稿（含擬稿審核表）送行政部存檔，并由行政部在公布欄或網上發(fā)布。(五)收文的處理及傳閱1、凡是收到公司外部來寄送的信函、電郵、快遞、單據、通知、傳真、報刊資料、發(fā)票、帳簿、憑證、報表、稅票等辦公文件，行政部應做好詳細記錄根據文件規(guī)定的

11、傳閱范圍或領導指示，由接收人簽字接收后為辦結。2、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。3、對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。（六）本辦法自下發(fā)之日起實施。（后附：附件一至附件五）西安某公司二零一五年七月十四日 第 7頁 /共 13頁 內部資料 請勿外傳 附件一：某某項目項目實施方案Project Implementation Plan（以上封面內容格式僅作參考模板，具體使用可根據需求調整）LOGO西安某公司2015年7月14日 西安蜂鳥智能科技有限公司-客戶管理系統(tǒng)項目說明書附件二：項目實施方案書一、引言（本附件為“對外頁眉頁腳格式”模板）第 1頁 /共 13頁 考勤管理制度附表三、考勤管理制度一、目的（本附件為“頁眉頁腳格式”模板） 第 1頁 /共 13頁 考勤管理制度附件四、修訂記錄日期版本說明作者2015-07-14V1.0.0首發(fā)版本考