會議管理制XGHR02

1、大峽谷模型深圳公司文件名稱：會議管理制度 文件編號：XG HR-02版 本：2文件評審部門：評審部門評審人員簽字評審意見修訂完成情況總經辦內營部市場部研發(fā)中心財務部人力資源部制訂： 批準： 批準日期：1 目的為了加強內部溝通協調，以簡單快捷方式解決問題，提高工作效率，營造良好的溝通環(huán)境，特建立本制度。2 適用范圍：本制度適用于公司例會、生產周例會、產銷協調會及品質討論會等重要會議。3 職責：3.1 會議主持人或其委派人員負責會議準備工作，確定參加人員并通知到位，做好資料準備工作。3.2 總經理秘書或其指定人員負責對公司例會的會議紀律進行檢查，并如期通報。3.3 會議參加人員提前準備本次會議議題

2、有關的資料。3.4 會議主持人或其委派人員負責會議決議的跟蹤及達成，會議記錄者將紀要報會議主持者簽署后，報送與會者并做好存檔。4 制度流程：4.1 會議類型會議類型召集人兼主持人會議時間參加人員備注公司例會總經理每月5號19：0020：00各部門主管及主管級以上人員營銷研發(fā)工作協調會營銷中心總監(jiān)每月一次（每月上旬）營銷中心總監(jiān)及營銷中心所有業(yè)務人員,研發(fā)中心副總監(jiān)、技術開發(fā)工程師。會議紀錄抄送總經辦營銷生產工作協調會內營中心總監(jiān)每月一次（每月中旬）內營中心總監(jiān)、制作部門經理、營銷中心總監(jiān)及營銷中心所有業(yè)務人員。會議紀錄抄送總經辦研發(fā)生產工作協調會研發(fā)中心總監(jiān)每月一次（每月下旬）研發(fā)中心副總監(jiān)、

3、技術開發(fā)工程師、品質工程師，內營中心總監(jiān)、制作部門經理。會議紀錄抄送總經辦人力資源行政協調會人力資源經理以實際工作需要召開，每月至少一次人力資源部經理、人事助理、行政助理及相關部門負責人。會議紀錄抄送總經辦生產周例會制作部經理每周一19：3020：00組長及以上人員早會制作部組長周一至周六的每天8：00：8：10生產員工4.2 會議準備4.2.1 會議主持人確定議題、參加人員、時間、并向與會人員傳達，如有必要，請確定相關人員所需準備的資料，并以電話或其它方式通知到與會者，并做好會議簽到表，并委托相關人員做好會議紀要；例會一般情況下不再另行通知，除非有更改。4.2.2 人力資源部負責準備好會議所

4、用的用具，如投影儀，白板，白板筆等。并提前10分鐘做好設備調試。4.2.3 各相關部門人員所用的工作總結及計劃，請按照月工作計劃總結表格式執(zhí)行。4.3 會議進行4.3.1 會議主持人應申明會議紀律，并要求相關人員嚴格遵守：4.3.1.1 與會者不得遲到早退，否則按上班遲到早退論處。4.3.1.2 與會者務必將手機切換到振動或關機，如有來電，請輕輕走出會議室，并遠離會議室進行接聽，以免打擾會議。4.3.1.3 會議主持人應控制會議進度，同時要抓住會議主題，如有重要的會議進展，請?zhí)嵝褧h記錄人員。4.3.1.4 適當時提醒與會人員發(fā)言，營造良好的溝通環(huán)境。4.3.1.5 在決議產生時，請進行再次申

5、明，如有異議，請快速分析原因，并進行處理，明確決議負責人，完成時間及協助人員。4.3.2 會議結束4.3.2.1 在會議的最后五分鐘，由主持人對本次會議的主題及決議進行總結并和確認。4.3.2.2 會議主持人在散會時要表示謝意。4.3.3 會議跟蹤4.3.3.1 會議結束時，一般情況下，記錄者半個工作日將會議紀要發(fā)到與會者。4.3.3.2 會議主持人或其委派人員負責會議決議的跟蹤，并對已完成的內容，在會議紀要中備注，然后歸檔。在下次會議開始時由人力資源部報告上次決議的執(zhí)行情況。4.3.3.3 每月的工作計劃及總結交總經辦。4.3.3.4 相關記錄存檔。4.4 公司例會的補充規(guī)定4.4.1 本例

6、會每月5號召開。4.4.2 會議中提出的問題，公司責成相關部門在規(guī)定的時間內完成。4.4.3 工作報告以文字和表格的形式處理；盡可能數據化。4.4.4 工作中出現的問題以及時處理為原則，本次會議上提出的問題一般為要多個部門協調，處理起來難度較大的，并且時間上不是很急的。4.4.5 開完會后，確認下一次開會時間，方便各部門按時提交工作計劃總結和表單。工作計劃總結及相前表單以五大部門為單位上交總經理。4.4.6 對于工作報告的要求：4.4.6.1 及時：每個月開會前一天下班前交總經理。4.4.6.2 準確：要求所交的數據必須準確，制表人員及審核人員必須認真審核數據。4.4.6.3 形式：按照公司格

7、式要求執(zhí)行。4.4.7 沒有按時完成工作報告的，先給予200元處罰；每延遲一天，追罰50元/天；工作報告中數據有意弄虛作假的，給予300元處罰，并全公司范圍內通報批評。4.5 相關記錄表格4.5.1 月工作計劃總結表4.5.2 會議簽到表4.5.3 會議紀要會 議 簽 到 表會議名稱主持人會議時間會議地點 出席人員：與會人員（遲到的劃 早退的劃 缺勤的劃× 正常的劃）姓名簽到狀態(tài)姓名簽到狀態(tài)會 議 紀 要 NO.發(fā)言人陳述內容1.會議主持確認實際會議時間會議決議決議描述負責人完成時間及情況 月工作計劃及總結表 部門姓名一、上月工作總結(已完成工作項目,未完成工作進度,預計完成時間.)序號工