費用管理制度VIP

1、廣州市中舜商貿(mào)有限公司費用管理制度 文件編號：ZS/GA-01-01-20140120編制： 審核： 審批： 發(fā)行日期： 第一次修訂： 修訂人： 第二次修訂： 修訂人： 第一章 費用管理制度第一條：費用報銷流程部 門 崗 位 工 作 內(nèi) 容 單 據(jù) 流 轉(zhuǎn)報銷人按財務(wù)要求，準(zhǔn)確填寫、粘貼費用報銷單，交部門經(jīng)理轉(zhuǎn)出單據(jù)費用報銷單、相關(guān)原始單據(jù)、內(nèi)部簽呈單、出差任務(wù)審批單報銷人按財務(wù)要求，準(zhǔn)確填寫、粘帖費用報銷單，交部門經(jīng)理審批，公司規(guī)定應(yīng)事前簽報的費用應(yīng)事前簽報報銷人轉(zhuǎn)出單據(jù)費用報銷單、相關(guān)原始單據(jù)、內(nèi)部簽呈單、出差程序?qū)徟鷨?轉(zhuǎn)出單據(jù)費用報銷單、相關(guān)原始單據(jù)、內(nèi)部簽呈單、出差任務(wù)審批單部門經(jīng)理

2、負責(zé)對報銷人填列報銷事項、報銷金額、預(yù)算情況等認真核定費用事項，無誤后交還報銷人轉(zhuǎn)財務(wù)主管部 門經(jīng) 理財務(wù)主管對報銷單進行審核，包括填寫是否規(guī)范，要素是否齊備，粘貼票據(jù)是否整齊、合要求，欲列支費用是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，特殊費用附件是否齊全等，復(fù)核后交財務(wù)部經(jīng)理轉(zhuǎn)出單據(jù)費用報銷單、相關(guān)原始單據(jù)、內(nèi)部簽呈單、出差任務(wù)審批單財 務(wù)主 管轉(zhuǎn)出單據(jù)：費用報銷單、相關(guān)原始單據(jù)、內(nèi)部簽呈單、出差任務(wù)審批單財 務(wù)經(jīng) 理財務(wù)經(jīng)理根據(jù)財務(wù)主管審核后并提供建議的報銷單，審簽報銷意見，同意報銷的將報銷單轉(zhuǎn)交總經(jīng)理 總經(jīng)理審批后轉(zhuǎn)交財務(wù)經(jīng)理，財務(wù)經(jīng)理把原始單據(jù)轉(zhuǎn)給出納支付款項轉(zhuǎn)出單據(jù)：費用報銷單、內(nèi)部簽呈單、出差程序?qū)?/p>

3、批單 總 經(jīng) 理 出納按費用報銷單據(jù)填寫的金額、支付單位、支付方式等內(nèi)容，支付相應(yīng)款項，將相關(guān)支付票據(jù)附在報銷單據(jù)后，交會計進行賬務(wù)處理，及時登記現(xiàn)金、銀行臺帳出 納轉(zhuǎn)出單據(jù)：費用報銷單、支付票據(jù)、內(nèi)部簽呈單、出差任務(wù)審批單轉(zhuǎn)出單據(jù)：費用報銷單、會計憑證、內(nèi)部簽呈單、出差程序?qū)徟鷨无D(zhuǎn)出單據(jù)：費用報銷單1審批權(quán)限規(guī)定如下： 財務(wù)部核準(zhǔn)：（1）公司固定費用：每月的房租及管理費、辦公室水電費、電話費、上網(wǎng)費及其它固定租金等；如初次發(fā)生的房租及管理費、辦公室水電費、電話費、上網(wǎng)費等必須總經(jīng)理審批；（2）非固定費用款項，由款項使用部門簽呈申請，財務(wù)部核定，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行（可遠程請示）；（3）財務(wù)手

4、續(xù)費和稅金由財務(wù)部審核生效；2費用報銷的原則（1）審批各項費用的報銷，均需要經(jīng)總經(jīng)理審批。如總經(jīng)理因公出國或出差，由指定的授權(quán)人進行審批；同時由財務(wù)部以郵件形式或電話告知總經(jīng)理費用報銷的情況，后繼由總經(jīng)理補簽字。（2）合規(guī)性原則a、符合國家有關(guān)規(guī)定，發(fā)票必須有國家稅務(wù)局的監(jiān)制章（車船票除外），開票單位發(fā)票專用章、收票單位名稱、開票日期、品名、數(shù)量、大小寫金額相符等內(nèi)容；自制憑證必須符合有關(guān)會計制度的規(guī)定；b、所有報銷需填列有關(guān)的報銷單，報銷單的各項內(nèi)容要填列清楚，摘要一定要注明所辦理的公司事務(wù)明細，按財務(wù)要求粘貼好各報銷單據(jù)，并按規(guī)定簽名或蓋章。各報銷項目有發(fā)票，若發(fā)票上的金額包括若干項目的，

5、需附清單；粘貼單據(jù)時，收據(jù)或小票與發(fā)票分開粘貼，有發(fā)票的填寫費用報銷單，收據(jù)或小票填寫支出證明單；c、符合公司有關(guān)規(guī)定，公司制度有規(guī)定的，以公司制度為準(zhǔn)則，超過規(guī)定不予報銷；特殊情況要寫簽呈報總經(jīng)理特批；各部門在固定費用報銷的，不用寫簽呈，只需填報銷單；在非固定或額外發(fā)生的報銷的，需事先辦理費用申請的簽呈，經(jīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門、總經(jīng)理簽批后方可報銷；（3）除出差費填差旅費報銷單和付款供應(yīng)商款項填寫付款審批單外，其他費用報銷填寫費用報銷單，格式如下：（4）節(jié)約性原則費用開支必須厲行節(jié)約原則，盡可能為公司節(jié)省開支；本著對公司所有股東負責(zé)的原則，各部門總體招待費、公關(guān)費等超出月度額度時，各部門負責(zé)

6、人必須配合財務(wù)部填寫費用超標(biāo)調(diào)查表。費用超標(biāo)調(diào)查表各部門XX分支機構(gòu)姓名XX職位總經(jīng)理本月主要開展業(yè)務(wù)說明1、原業(yè)務(wù)接口部門XX升職/調(diào)動，需重新穩(wěn)定通道關(guān)系，故交際費增大（或傭金大幅提高）。10分5分2分2、為了開拓XX城市新市場，差旅費大幅提高。10分5分2分3、為了解決XX城市投訴問題，提高公司通道穩(wěn)定性，業(yè)務(wù)交際費大幅提高。10分5分2分4、其他： （5）時效性原則公司規(guī)定每周星期三為報銷日，平時可將報銷單據(jù)遞交到財務(wù)主管處審核（在報銷單登記表上登記），下午14：00-17：30統(tǒng)一發(fā)放報銷款，差旅費的報銷不能超過一星期；一般費用的報銷（不包括市內(nèi)的交通費）不能超過兩個星期；超過規(guī)定時

7、間不予報銷。（6）事前請示原則超過公司規(guī)定及預(yù)算將要發(fā)生的費用，應(yīng)以簽呈形式報批，如總經(jīng)理不在公司本部則須以電話或郵件方式請示總經(jīng)理并抄送財務(wù)部，經(jīng)批準(zhǔn)的費用應(yīng)告知財務(wù)部以便準(zhǔn)備資金（需填寫借支單）；（7）費用報銷的周期規(guī)定費用報銷的自然月為一個周期。3. 市內(nèi)打車費報銷規(guī)定(1) 外出辦事乘車原則：所有員工外出辦理公事原則上以乘坐地鐵、公交車為主；因特殊情況不能乘坐公交車的，可視實際情況申請乘坐出租車，但必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可；(2) 打車費標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定為嚴格控制打車費用支出，員工的打車報銷是因外出送貨辦理公事或加班時發(fā)生的市內(nèi)打車費用，同時必須附上打車清單，并寫明打車事由，方可報銷。(3)

8、打車費報銷流程：完整填寫費用報銷單及交通費清單，打車發(fā)票一并粘貼后交部門領(lǐng)導(dǎo)確認簽字，傳送財務(wù)部主管審核，由財務(wù)部經(jīng)理統(tǒng)一提交至總經(jīng)理簽字，否則，不予報銷。打車費（包括加班打車費）在次月第一周周三集中報銷一次，不能跨月報銷，否則當(dāng)自動放棄；(6) 市場部及銷售各部原則上不報銷市內(nèi)交通費（5) 報銷交通費清單模板：交通費清單部門： 報銷人： 報銷時間： 附件張數(shù)： 張序號日期金額乘車人起點終點證明人乘車事由123合計4招待費報銷規(guī)定(1) 各部門的招待行為（對外）須經(jīng)總經(jīng)理后方可執(zhí)行，依照招待對象對公司的重要程度，分為兩個級別，每個級別對應(yīng)的基本招待標(biāo)準(zhǔn)為50 元/人/餐、100元/人/餐；（2

9、）招待費發(fā)生之前必須先要填寫呈報審批表，呈報審批表的流程：招待人 部門經(jīng)理 總經(jīng)理；(3) 超限接待 VIP 時須提前呈報簽呈；(4) 上述規(guī)定以外的費用公司不予報銷；(5) 每筆招待費報銷必須是招待費發(fā)生地的發(fā)票； (6）報銷招待費在單據(jù)中注明：事由、時間及招待對象，招待費發(fā)生需事先經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，不得事后補報；事后補報的無效，發(fā)生的相關(guān)費用自行解決。(此單據(jù)大家可自行打印)；業(yè)務(wù)招待費清單報銷部門： 報銷人： 報銷時間： 附件張數(shù)： 張序號就餐人日期報銷金額備注123合 計5禮品費報銷規(guī)定外購禮品須由市場部提出申請。外購禮品的申請流程：市場部填寫禮品費支出審批清單，說明外購原因并明細到各店

10、面，報部門負責(zé)人審批后，由財務(wù)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交事業(yè)部采購人員購買(采購人員填寫借款審批單)，禮品到貨后由總倉負責(zé)清點入庫后，按店面需求發(fā)放。6. 維修維護費(1) 公司機械設(shè)備、電器、辦公設(shè)備、工具器具等固定資產(chǎn)和低值易耗品的維護保養(yǎng)及維修統(tǒng)一由人力資源部負責(zé)。各部門如發(fā)現(xiàn)設(shè)備器械損壞應(yīng)報請人力資源部聯(lián)系維修。(2) 公司器械、設(shè)備、電器等固定資產(chǎn)或低值易耗品可選擇廠家或正規(guī)定點維護點的，應(yīng)盡量選擇定點、正規(guī)的維護點。(3) 低值易耗品、固定資產(chǎn)的維護費用未超出財產(chǎn)本身價值的20%或在200元以內(nèi)的，人力資源部可直接向部門負責(zé)人申請同意即可聯(lián)系維修，超出200元的需報請總經(jīng)理同意。(4)

11、 維修維護時如有采購或更換零部件的，報銷時需在發(fā)票背后附詳細更換、采購零配件明細清單。7費用報銷的其他規(guī)定(1) 報銷采購費用，必須附采購合同、訂貨計劃、入庫清單。上述材料缺一不可。(2) 報銷廣告宣傳費（包含制作費），必須附上廣告合同復(fù)印件（含電臺、電視、報紙等），監(jiān)播、監(jiān)看記錄或樣報；(3) 報銷辦公用品及其他日常費用，必須附物品清單、費用明細清單；(4) 所有合同的付款一律以銀行轉(zhuǎn)賬或支票形式支付；且所簽合同、開具發(fā)票單位與收款方名稱、三者必須一一對應(yīng)；(5) 其它費用必須按財務(wù)管理規(guī)定予以報銷；8出差報銷的原則（1）出差任務(wù)審批單的流程： 出差人 部門經(jīng)理 總經(jīng)理 人力資源備案辦理訂票

12、（飛機票）事宜）（2）出差人員持公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的出差任務(wù)審批單，一份交公司財務(wù)部預(yù)借差旅費（不借款不用）；一份交人力資源部辦理訂票事宜；一份自留，差旅費報銷時附在報銷單后面；（3）出差任務(wù)完成后出差人三至五天內(nèi)辦理差旅費報銷、銷賬，差旅費報銷的原始憑證，除車、船、飛機和住宿票據(jù)必須提供外，其它以實際取得發(fā)生的票證附在報銷費用表內(nèi)，連同自留的出差任務(wù)審批單附在報銷單后，提交部門領(lǐng)導(dǎo)審核出差任務(wù)完成情況，并認定實際出差天數(shù)，到財務(wù)部復(fù)核出差餐補等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的應(yīng)發(fā)數(shù)，同時票據(jù)必須齊全；審核無誤后交財務(wù)部簽批后據(jù)實報銷；（4）出差餐補按實際出差天數(shù)計算，以車、船、飛機或住宿期為復(fù)核依據(jù)。如果實際出差天數(shù)超

13、過原核定天數(shù)或出差線路變動等未經(jīng)所屬領(lǐng)導(dǎo)同意的，一律按原定日期、原定地點計算應(yīng)發(fā)餐費補貼、住宿費、交通費等相關(guān)費用報銷；（5）差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)：a: 乘坐車、船、飛機和住宿的等級標(biāo)準(zhǔn)如下表:項 目 等 級 職 務(wù)交通住宿 住宿 住宿火車飛機其它交通工具一類城市二類城市三類城市副總以上 軟席車經(jīng)濟艙高速快客實報實銷實報實銷實報實銷總監(jiān)/經(jīng)理軟席車經(jīng)濟艙高速快客230200180主管硬（臥）經(jīng)濟艙 先經(jīng)批準(zhǔn)高速快客200180150其他員工硬（臥）經(jīng)濟艙 先經(jīng)批準(zhǔn)高速快客180150130b: 一類城市包括：直轄市、深圳；c: 上表所列“其它交通工具”不包括出租汽車。出差人員乘坐出租車要從嚴控制；d

14、 : 總監(jiān)/經(jīng)理和員工出差一般不得乘坐飛機，如需乘坐飛機，事前報總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可乘坐，否則高于標(biāo)準(zhǔn)的費用差額自理；e: 住宿費標(biāo)準(zhǔn)是單人一室標(biāo)準(zhǔn)，凡同性別偶數(shù)人員同時去一地出差需同住一室，住宿費一律按標(biāo)準(zhǔn)減半計算，住宿費超標(biāo)部分一律自理；到公司有宿舍住處的城市出差，原則上住公司住處，不再報銷住宿費；f : 出差的市內(nèi)交通費，均以公交車、專線、地鐵、小巴為主，無特殊情況不得打出租車；g: 出差員工餐補一餐補助20元，一天補助最多二餐，即40元/天,如發(fā)生招待費用，不享受該次的伙食補貼；以上的e、f、g 三項，具體標(biāo)準(zhǔn)請看上面的規(guī)定，同時出差發(fā)生票據(jù)必須齊全，且是正規(guī)發(fā)票，如丟失一律不得報銷； h

15、: 因公長期（20 天及以上）在同一地方出差，餐費補貼按標(biāo)準(zhǔn)減半，住宿按租住費報銷；i:參加由本公司或廠家承擔(dān)全部費用的會議及培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，不享受公司的出差伙食補貼；“出差任務(wù)審批單”內(nèi)容如下：出差任務(wù)審批單申請人部 門職 位 申請日期出旅目的及原因出差地點出差的起止日期交通工具預(yù)支差旅費部門領(lǐng)導(dǎo)： 分管領(lǐng)導(dǎo)： 總經(jīng)理：(6）出差人員發(fā)生的交通費、住宿費、餐費補貼費用的報銷，填寫報銷如下單：(7） 報銷出差市內(nèi)交通費需在單據(jù)中注明：事由、時間及往返地點、同行人數(shù)等（附件二）；交通費清單部門： 報銷人： 報銷時間： 附件張數(shù)： 張序號日期金額乘車人起點終點證明人乘車事由12合計(8）報銷出差補助附

16、上餐費補助清單,此表格自行打印，格式如下表:餐費補助清單報銷部門： 報銷人： 報銷時間： 附件張數(shù)： 張序號日期報銷金額備注1合計10報銷各項費用粘貼單的要求(1) 單據(jù)粘貼的順序為：a: 費用報銷單或差旅費報銷單（此報銷單填寫的是出差發(fā)生的交通費、住宿費、餐費補貼）；b: 發(fā)票:票據(jù)需用空白的粘貼單粘緊；c: 交通費清單、業(yè)務(wù)招待費清單、出差任務(wù)審批單、餐費補助清單、物品清單、費用明細等其他財務(wù)管理制度要求附上的資料，最后是未能取得發(fā)票的收據(jù)；(2）關(guān)于“粘貼單”的使用方法：a: 票據(jù)粘貼從粘貼單的右到左，從上到下粘貼，票據(jù)的粘貼不能超過粘貼單，超過的票據(jù)右方或下方多余的部分請折疊；b: 差

17、旅費：按單上的金額每一類貼一張“粘貼單”，如交通費、住宿費、機票三項報銷，需要分類粘貼、填寫整齊，而且按費用發(fā)生時間的先后順序粘貼； c: 招待費：按招待費發(fā)生時間的先后順序粘貼；其他費用按這要求粘貼；11:填寫報銷單需用黑色簽字筆，禁止報銷單有涂改。第二條、借支流程 部 門 崗 位 工 作 內(nèi) 容 單 據(jù) 流 轉(zhuǎn)借款人根據(jù)工作需要，按財務(wù)要求，準(zhǔn)確填寫借款審批單，提交部門經(jīng)理借款人轉(zhuǎn)出單據(jù)借款審批單、借款依據(jù)的有關(guān)資料、內(nèi)部簽呈單、出差任務(wù)審批單轉(zhuǎn)出單據(jù)借款單、借款依據(jù)的有關(guān)資料、內(nèi)部簽報單、出差程序?qū)徟鷨?部門經(jīng)理負責(zé)對借款人填列借款事項、預(yù)算情況等進行初審，無誤后交還借款人轉(zhuǎn)財務(wù)主管轉(zhuǎn)出

18、單據(jù)借款審批單、借款依據(jù)的有關(guān)資料、內(nèi)部簽呈單、出差任務(wù)審批單部 門經(jīng) 理轉(zhuǎn)出單據(jù)借款單、借款依據(jù)的有關(guān)資料、內(nèi)部簽呈單、出差程序?qū)徟鷨?財務(wù)主管財務(wù)部主管對借款審批單和相關(guān)資料，進行審核后交財務(wù)經(jīng)理轉(zhuǎn)出單據(jù)借款審批單、借款依據(jù)的有關(guān)資料、內(nèi)部簽呈單、出差任務(wù)審批單 轉(zhuǎn)出單據(jù)借款審批單、借款依據(jù)的有關(guān)資料、內(nèi)部簽呈單、出差任務(wù)審批單財務(wù)經(jīng)理根據(jù)財務(wù)主管的審核后審簽意見，同意借款的將借款審批單轉(zhuǎn)總經(jīng)理財 務(wù)經(jīng) 理 轉(zhuǎn)出單據(jù)借款審批單、借款依據(jù)的有關(guān)資料、內(nèi)部簽呈單、出差任務(wù)審批單總經(jīng)理審批后轉(zhuǎn)財務(wù)經(jīng)理總 經(jīng) 理 轉(zhuǎn)出單據(jù)借款審批單、借款依據(jù)的有關(guān)資料、內(nèi)部簽呈單、出差任務(wù)審批單按借款審批單的金額、支付單位、支付方式等內(nèi)容，支付相應(yīng)款項，將相關(guān)支付票據(jù)附在借支單后，交會計進行賬務(wù)處理，及時登記現(xiàn)金、銀行臺帳 出 納1. 借款金額（含）5000元以上必須提前一天通知財務(wù)部準(zhǔn)備款項。2借支款項是已批復(fù)的簽呈金額，否則財務(wù)人員有權(quán)拒絕借款。3 出差借款(1) 如出差，填寫“借款單”，并附上經(jīng)過審批的出差任務(wù)申請表；(