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文檔簡介
1、Word高級應用篇標準化(樣式)重用性(模板)自動化(引用、郵件合并)智能化(查找與替換、修訂)安全性(文件加密等)教學目的了解word 模板的概念,掌握公文模板的創(chuàng)建與使用,學會樣式設(shè)置及其應用教學重點 公文模板的制作設(shè)計 樣式設(shè)置與應用教學難點 模板中域的應用 樣式的具體設(shè)計項目:創(chuàng)建與使用文檔模板 公文文檔模板的創(chuàng)建與使用、何為文檔模板(見素材中的“公文一”“公文二”) 模板是一個用來創(chuàng)建文檔的大概模型,一個模板一般包含的信息有:文本的格式信息,樣式,內(nèi)容,宏按鈕,自定義工具欄、宏、快捷鍵,自動圖文集詞條等。、Word提供的文檔模板 空白文檔模板:Normal.dotm 內(nèi)置模板 O模板
2、(網(wǎng)絡) 項目:創(chuàng)建與使用文檔模板 公文文檔模板的創(chuàng)建與使用問:為什么word創(chuàng)建的空白文檔的內(nèi)容字體為宋體,字號為五號?流行公文的基本構(gòu)成公文模板制與使用作步驟、用Office模板功能生成基本框架、用域命令修改為自定義文檔模板、保存文檔模板,擴展名為.dotm、調(diào)用文檔模板1、生成框架(1) 新建文檔:打開Word,單擊“文件”選項卡,單擊“新建”行政公文、啟事與聲明 單擊“O”模板下的“行政公文、啟事與聲明”圖標,系統(tǒng)出現(xiàn)如圖 1.3所示的“行政公文、啟事與聲明”下模板。1、生成框架(2)公文通知 單擊“公文-通知”圖標,單擊右邊的“下載”圖標1、生成框架(3) 首先刪除無關(guān)文字,并鍵入固
3、定的文字,如:“主題詞:”、“發(fā):分院、各系(部)、機關(guān)處室、教輔部門、后勤公司”、“印發(fā)”等。修改紅線(邊框與底紋)2、用域命令進行修改(1) 設(shè)置“正文標題”域,在正文標題處,單擊“插入”選項卡,單擊“文本” 功能區(qū)“文檔部件”,選擇“域”,系統(tǒng)彈出如下對話框。2、用域命令進行修改(2) 單擊“請選擇域”下“類別”項下的下拉箭頭,選擇“文檔自動化”,系統(tǒng)出現(xiàn)如下對話框。2、用域命令進行修改(3)輸入內(nèi)容提示信息接收所有變化的插入文本宏命令 行文日期的域設(shè)置,在對話框中單擊“請選擇域”下“類別”項下的下拉箭頭,選擇“日期和時間”,系統(tǒng)出現(xiàn)如下對話框。2、用域命令進行修改(4)選擇日期格式創(chuàng)建
4、日期 修改成的最終模板2、用域命令進行修改(5) 在保存時其保存類型選擇為“文檔模板(*.dotx)”,系統(tǒng)會自動保存到Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftTemplates文件夾下,以便使用時能快速定位到模板所在位置。 最好將設(shè)置好的文檔模板在其它盤做好備份,以免Windows系統(tǒng)重裝,或Office應用系統(tǒng)重新安裝造成自行設(shè)置的文檔模板丟失。3、保存模板4、使用模板 自行保存的文檔模板存放在Office應用系統(tǒng)默認指定的文件夾下。打開Word,單擊“文件”選項卡,單擊“新建”,在“新建”對話框圖中,單擊“我的模板”,單擊“海州
5、職業(yè)技術(shù)學院公文模塊”圖標,按“確定”按鈕,系統(tǒng)進入該模板文檔編輯狀態(tài)。5、創(chuàng)建樣式模板(1) 單擊“開始”選項卡,單擊“樣式”功能區(qū)的啟動項對話框中,系統(tǒng)在屏幕右邊彈出窗格。所列樣式的多少取決于樣式顯示選擇與用戶設(shè)置有關(guān)。5、創(chuàng)建樣式模板(2)有效格式只有三種5、創(chuàng)建樣式模板(3)此時下拉“樣式”功能區(qū)中樣式匹配框 單擊樣式對話框右下角的“樣式管理”圖標5、創(chuàng)建樣式模板(4) 設(shè)置公文的版頭樣式,單擊“標題1”,單擊右邊的下拉箭頭,出現(xiàn)如下列表框。5、創(chuàng)建樣式模板(5)單擊“修改”修改名稱單擊“格式”選擇“字體” 根據(jù)“版頭”的格式要求進行設(shè)置。5、創(chuàng)建樣式模板(6)紅色字體字體字號6、樣式
6、模板的使用 先選擇樣式,再輸入內(nèi)容,對于已經(jīng)輸入的內(nèi)容,選中內(nèi)容,再選擇樣式進行套用。 輸入“版頭”內(nèi)容7、模板的加載與作用(1)何為模板的加載與作用? 將已經(jīng)設(shè)置好的樣式加載到空白文檔的模板文件Normal.dotm中。模板加載后,Word打開應用文檔或空白文檔,Word所提供的樣式是加載后的樣式。用已有的模板文件,將樣式加載到Normal.dotm中,不僅可以節(jié)省樣式設(shè)置的時間,同時使整個文檔系統(tǒng)產(chǎn)生標準。 將“海州職業(yè)技術(shù)學院公文樣式.dotx”模板文件中的標題1、標題3、標題5的格式加載到Normal.dotm中,其操作:新建空白文檔,單擊“開發(fā)工具”選項卡,單擊“加載項”功能區(qū)中的“
7、加載項”,系統(tǒng)打開如右圖 所示的對話框(“開發(fā)工具” 選項卡可通過“文件-選項-自定義功能區(qū),將“開發(fā)工具”前打鉤即可”)7、模板的加載與作用(2)7、模板的加載與作用(3)選擇源模板文件選擇加載項源模板文件加載模板文件 加載后的樣式?jīng)]有改變改變改變改變7、模板的加載與作用(4)總結(jié)(1)常用的三種文檔保存方式的適用范圍:1存為文檔:影響單個文件。2存為文檔模板:影響以此模板為基礎(chǔ)的所有 文件。3存為Normal.dotm:影響范圍為所有文檔??偨Y(jié)(2)1、初學者使用Word編制文檔時,其操作步驟通常是: 1)輸入文檔內(nèi)容; 2)根據(jù)內(nèi)容的重要層次不同進行字體、字號、修飾、字距、行距等方面的設(shè)
8、置; 3)進行頁面的設(shè)置; 4)最后打印輸出。2、使用文檔模板創(chuàng)建與使用思想方法,其操作步驟是: 1)事先建好文檔模板(一次建成、多次使用); 2)使用模板新建文檔; 3)按內(nèi)容要求重要層次選擇域或樣式進行套用; 4)輸入文檔內(nèi)容; 5)打印輸出??偨Y(jié)(3)域是一種代碼,可以用來控制許多在Word文檔中插入的信息,實現(xiàn)自動化功能。 插入域的兩種方法。 1、下拉“插入”選項卡“文本”區(qū)中“文檔部件”,選擇菜單中的“域”命令,在彈出的窗口中選擇所需的域插入到文檔中。如頁碼、日期和時間、自動圖文集、索引和目錄等。 2、按下Ctrl+F9組合鍵后即會出現(xiàn)域開始符和域終止符,右擊后在快捷菜單里選擇“編輯域”,通過對話框進行域設(shè)置。 3、手工插入域:把鼠標光標位于要插入域的地方,按下Ctrl+F9組合鍵后即會出現(xiàn)域開始符和域終止符(注意:不是通過鍵盤直接輸入大括號和),在其中可直接手工輸入或編輯域代碼。如任務中的“單擊此處輸入正文”其域代碼為“ MACROBUTTON AcceptAllChangesInDoc 單擊此處輸入正文”。1、制作一份你單位的傳真模板。2、構(gòu)建個人總結(jié)的樣式模板,結(jié)構(gòu)如下: 個人工作總結(jié) 張三 開頭語總
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