工作分析和崗位說明書培訓(xùn)

1、光谷奧源科技股份有限公司光谷奧源科技股份有限公司2013.11.4培訓(xùn)的主要內(nèi)容為什么要做工作分析為什么要做工作分析什么是工作分析什么是工作分析工作分析的過程和方法工作分析的過程和方法職位說明書職位說明書的撰寫的撰寫（示例示例）培訓(xùn)的主要內(nèi)容培訓(xùn)的主要內(nèi)容4管理者經(jīng)常遇到的困惑管理者經(jīng)常遇到的困惑為什么招聘的員工，會常常不符合要求？為什么不能完成客觀的績效考核，勤無獎懶無罰？為什么公司付出了巨大的薪資總額，而員工仍是抱怨工資太低、福利太少？5管理者經(jīng)常遇到的困惑管理者經(jīng)常遇到的困惑為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機會？為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機會？為什么公司投入了培訓(xùn)卻

2、沒有達到期望的效果？為什么有的員工不知道自己該做些什么？為什么主管難以確切地評價下屬員工的工作成績是好是壞？6為什么會產(chǎn)生這些問題呢？為什么會產(chǎn)生這些問題呢？我們并不了解如何有效地考核員工的工作？我們并不了解每個人的工作量是多少？我們并不了解到底需要多少工作人員？我們并不了解如何有效地發(fā)揮每個人的作用？我們并不了解員工的職業(yè)生涯？我們并不了解員工到底需要什么？7我們應(yīng)該這樣做我們應(yīng)該這樣做8 工作分析的概念工作分析的概念 工作分析也稱職位分析或崗位分析， 它是對職位信息進行收集、整理、分析與綜合， 以確定工作崗位的目的、職責(zé)、任務(wù)， 以及完成工作所需的技能、責(zé)任和知識的與方法； 其主要成果是為

3、組織內(nèi)每項工作制定符合組織需要 的工作說明書和工作分析報告。9工作分析的內(nèi)容工作分析的內(nèi)容-6W1HWhat ：做什么：做什么Where：在哪里做：在哪里做When：何時做：何時做Why：為什么做：為什么做Who：誰來做：誰來做12345For Whom：為誰做：為誰做6How：如何做：如何做7組織改進、職責(zé)優(yōu)化 通過進行系統(tǒng)的工作分析，來理清組織中繁多的交叉職責(zé)，特別是這其中的重疊部分 系統(tǒng)的工作分析還是一次很好的上下溝通的機會，使管理者有機會傾聽下屬的改進意見推動對職位內(nèi)涵的理解通過實施工作分析并推廣工作分析的成果，將有助于建立管理者和任職者對職位的共同理解任職者的角度任職者的角度管理者的

4、角度管理者的角度二者一致的認可二者一致的認可有力地支持人力資源的其他方面工作工作分析工作分析招聘招聘工作目標(biāo)設(shè)定工作目標(biāo)設(shè)定 職位評估和職等職位評估和職等績效管理績效管理職位繼任計劃職位繼任計劃組織開發(fā)組織開發(fā) 培訓(xùn)和發(fā)展培訓(xùn)和發(fā)展工作分析是人力資源管理所有重要工作的基礎(chǔ)工作分析是人力資源管理所有重要工作的基礎(chǔ)培訓(xùn)的主要內(nèi)容培訓(xùn)的主要內(nèi)容什么是工作分析？一個組織的建立最終會導(dǎo)致一批工作的出現(xiàn)，而這些工作需要由特定的人員來承擔(dān)。工作分析就是與此相關(guān)的一道程序，通過對工作內(nèi)容與工作責(zé)任的資料匯集、研究和分析，可以確定該項工作的 工作分析的過程主要調(diào)研，并著眼于工作本身的特點，而不是工作者的狀況。主

5、要分析： 工作分析的直接結(jié)果是。工作分析基本術(shù)語 任務(wù)：指一項具體的工作。例：指派打印一份文件。崗位：指某人須完成的一組任務(wù)。有多少崗位就有多少人員。職位：是由許多相同的崗位所組成，這些崗位的性質(zhì)，類別完全相同，完成工作所需條件也一樣。工作分析主要內(nèi)容工作分析主要內(nèi)容該職位的基本資料：該職位的基本資料： 包括職位名稱、職等職級、直接上級職位、直接下級職包括職位名稱、職等職級、直接上級職位、直接下級職位位該職位的本職工作：該職位的本職工作： 用一句話說明該職位工作的最終目的，用一句話說明該職位工作的最終目的，20字以內(nèi)。字以內(nèi)。該職位的直接工作責(zé)任：該職位的直接工作責(zé)任： 按照主次列出該職位各項

6、直接責(zé)任，頻率，重要程度按照主次列出該職位各項直接責(zé)任，頻率，重要程度，所占總業(yè)務(wù)量的比率。，所占總業(yè)務(wù)量的比率。 直接責(zé)任是指不管級別多高，都要自己親自完成的工直接責(zé)任是指不管級別多高，都要自己親自完成的工作作 最基層的工作人員也應(yīng)該列出最基層的工作人員也應(yīng)該列出8條左右條左右工作分析主要內(nèi)容工作分析主要內(nèi)容該職位的決策責(zé)任：該職位的決策責(zé)任： 說明該職位需要做哪些決定，幾決定將產(chǎn)生的說明該職位需要做哪些決定，幾決定將產(chǎn)生的影響影響。該職位的任職資格：該職位的任職資格： 包括學(xué)歷、經(jīng)歷、專業(yè)程度、能力、體力、證包括學(xué)歷、經(jīng)歷、專業(yè)程度、能力、體力、證照等等。照等等。該職位的工作環(huán)境：該職位的

7、工作環(huán)境： 工作地點、光線、衛(wèi)生、危險性等等。工作地點、光線、衛(wèi)生、危險性等等。其他內(nèi)容其他內(nèi)容 和工作分析相關(guān)的其他內(nèi)容，可根據(jù)實際情況和工作分析相關(guān)的其他內(nèi)容，可根據(jù)實際情況填寫。填寫。工作分析是什么？工作分析是什么？總而言之：總而言之：一個了解任職者應(yīng)該做什么工作、和為一個了解任職者應(yīng)該做什么工作、和為什么需要做的過程什么需要做的過程一個收集讓別人對該職位做出一個收集讓別人對該職位做出判斷的信息的過程判斷的信息的過程 工作分析工作分析工作分析的目的與作用？ 確定/修正組織機構(gòu)及定編定崗：對工作崗位的設(shè)置進行重新檢討，確定員工編制之合理度。 協(xié)助招聘與選拔：在招聘人員時可了解職位所需人員之

8、資格。 績效考核：通過工作分析的大量信息的收集、分析，使績效考核 的結(jié)果更具客觀性和針對性。 錄用：幫助新員工進入職業(yè)角色。 提供薪酬評價標(biāo)準：可按工作職責(zé)繁簡核定其薪資高低。 提供有關(guān)培訓(xùn)與管理發(fā)展的資料：可按其工作要求培訓(xùn)所需知能 讓員工了解工作性質(zhì)，明確職責(zé)和權(quán)利工作分析的目的與作用？那么工作分析在人力資源工作中是什么位置呢？那么工作分析在人力資源工作中是什么位置呢？工作分析獲得信息之運用組織機構(gòu)設(shè)計人力資源規(guī)劃招聘、甄選、錄用工作設(shè)計與生產(chǎn)力提高激 勵職業(yè)生涯設(shè)計與職業(yè)管理薪酬設(shè)計與薪酬管理績效評估人力資源開發(fā)與培訓(xùn)工作分析工作分析中應(yīng)注意的問題 分析職位而不是分析具體個人 澄清任職者

9、與其主管的不同角色 防止分析對象夸大自己工作的重要性 任職者的參與-雙方同意 工作分析過程中不要使用非法手段獲取信息 工作分析內(nèi)容應(yīng)避免任何歧視性條款一次對個人的分析一次對個人的分析! !一次對人員任免、調(diào)整工資的分析一次對人員任免、調(diào)整工資的分析! !一次績效評估一次績效評估! !工作分析中應(yīng)注意的問題培訓(xùn)的主要內(nèi)容培訓(xùn)的主要內(nèi)容本次工作分析對象本次工作分析對象：本次工作分析對象：公司所有人員公司所有人員 -由公司人力資源部組織進行并監(jiān)督過程工作分析的原則3、收集各項資料、收集各項資料4、匯總各項資料、匯總各項資料5、與任職者確認、與任職者確認6、與其上級確認、與其上級確認7、撰寫職位說明書

10、、撰寫職位說明書 8、項目小組組長檢查、項目小組組長檢查交總經(jīng)理處交總經(jīng)理處審核歸檔審核歸檔工作分析過程 1、項目小組建立、項目小組建立 2、組織學(xué)習(xí)、制定計劃、組織學(xué)習(xí)、制定計劃交公司人力資源部交公司人力資源部審核歸檔審核歸檔建立項目小組1、公司建立工作分析的項目小組2、項目小組的組成及分工 (一人，由公司總經(jīng)理擔(dān)任) (一人，由人力資源部主管擔(dān)任) (若干人，各部門主管指定一人)項目小組的職責(zé) 執(zhí)行本小組工作分析計劃。執(zhí)行本小組工作分析計劃。 完成工作分析，撰寫職位說明書。完成工作分析，撰寫職位說明書。 匯總職位說明書，編輯成冊。匯總職位說明書，編輯成冊。 接受公司人力資源部的指導(dǎo)與檢查。

11、接受公司人力資源部的指導(dǎo)與檢查。項目小組的分工 組組 長：長：負責(zé)本公司工作分析的各項支持。負責(zé)本公司工作分析的各項支持。 執(zhí)行組長：執(zhí)行組長：負責(zé)編寫并執(zhí)行本小組工作分析的工作計劃；負責(zé)編寫并執(zhí)行本小組工作分析的工作計劃；督督 導(dǎo)項目小組組員工作。導(dǎo)項目小組組員工作。 組組 員：員：收集各項資料；收集各項資料； 調(diào)查問卷的下發(fā)與回收；調(diào)查問卷的下發(fā)與回收； 和工作分析對象的聯(lián)絡(luò)及確認工作；和工作分析對象的聯(lián)絡(luò)及確認工作； 資料回收后的匯總工作；資料回收后的匯總工作； 職位說明書的編寫工作。職位說明書的編寫工作。組織學(xué)習(xí)確定計劃各部門在接到通知后，須在各部門在接到通知后，須在2日內(nèi)組日內(nèi)組織部

12、門成員織部門成員填寫職位分析調(diào)查問卷填寫職位分析調(diào)查問卷并由執(zhí)行組長組織并由執(zhí)行組長組織所有組員學(xué)習(xí)工作分析培訓(xùn)資料，結(jié)合所有組員學(xué)習(xí)工作分析培訓(xùn)資料，結(jié)合。第第3日日上交職位分析調(diào)查問卷執(zhí)行組長提交上交職位分析調(diào)查問卷執(zhí)行組長提交到人力資源部到人力資源部工作分析的方法 調(diào)查問卷法 使用公司人力資源部統(tǒng)一的問卷 由實際承擔(dān)工作的人員主管填寫 工作分析小組人員進行總結(jié)分析。 本次工作分析以調(diào)查問卷為主。 好處：可以在較短的時間內(nèi)收集到大量的信息 工作日記法 “工作分析人員”通過分析對象的上級收集或借用其工作日記，工作日記的內(nèi)容將是工作分析的重要參考。 工作日記法 由任職人員自己記錄下每天活動的內(nèi)

13、容 可作為工作分析的原始資料 “工作分析人員”在“工作分析匯總”時參考工作日記 關(guān)鍵事件法 收集盡可能多的關(guān)鍵事件 對關(guān)鍵事件進行歸類，在“工作分析匯總”時作為參考。工作分析的方法工作分析的方法工作分析的方法觀察法觀察法 分析人員可通過實地的觀察或親身經(jīng)歷的方式分析人員可通過實地的觀察或親身經(jīng)歷的方式 獲得第一手的資料，使信息更加準確。獲得第一手的資料，使信息更加準確。 本次工作分析，工作人員應(yīng)本次工作分析，工作人員應(yīng)少用或不用少用或不用此方此方法。法。 缺點：消耗時間長，往往所得信息不夠全面。缺點：消耗時間長，往往所得信息不夠全面。面談（電話）法面談（電話）法 分析人員在得到書面信息后可以分

14、析人員在得到書面信息后可以 通過面談或電話進行確認通過面談或電話進行確認。工作分析問卷工作分析問卷如何填寫工作分析問卷如何填寫工作分析問卷職位分析調(diào)查問卷空表與模版（講稿）.doc1、收集與工作有關(guān)的背景資料：包括部門組織圖、各部門職責(zé)、工作流程圖及現(xiàn)有的職位說明書。 組織圖顯示 出了當(dāng)前工作與組織中的其他工作是一種什么樣的關(guān)系，以及它在整個組織中的地位。它不僅確定了每一職位的名稱，而且用相互聯(lián)結(jié)的直線明確表明了向誰匯報，以及同誰進行合作。 流程圖可以說明現(xiàn)有的工作流程和在流程中的位置。現(xiàn)有的職位說明書、部門職責(zé)，或者有關(guān)工作的描述性文件，可以作為工作分析的重要參考。工作分析步驟工作分析步驟工

15、作分析步驟2、選擇并確定需要分析的職位名稱、選擇并確定需要分析的職位名稱 當(dāng)需要分析的工作有很多但它們彼此又比較相似的時候，如果我們當(dāng)需要分析的工作有很多但它們彼此又比較相似的時候，如果我們對他們所做的工作逐一進行分析，必然非常耗費時間。在這種情況對他們所做的工作逐一進行分析，必然非常耗費時間。在這種情況下，選擇典型的工作進行分析是十分必要的。下，選擇典型的工作進行分析是十分必要的。v 同一個職位的多個崗位（擔(dān)任相同職務(wù)的多個人）同一個職位的多個崗位（擔(dān)任相同職務(wù)的多個人）使用同一份職位說明書。使用同一份職位說明書。 例如，對相同工種的很多例如，對相同工種的很多“生產(chǎn)工人生產(chǎn)工人”的工作分析的

16、工作分析，只需分析其中的一人或幾個人，并形成一份共同的，只需分析其中的一人或幾個人，并形成一份共同的職位說明書。職位說明書。3、收集工作分析的信息 由分析對象填寫工作崗位分析調(diào)查問卷。 通過分析對象的上級收集或借用其工作日記。 必要的工作可以到現(xiàn)場觀察。 請分析對象寫出或介紹其工作中的關(guān)鍵事件。 面談或電話確認相關(guān)信息。（除工作崗位分析調(diào)查問卷外，其他方法視情況選擇使用）4、匯總所有收集到的信息 按照工作分析問卷匯總表匯總所有信息。 匯總時如果有不能確定的項目，及時和其相關(guān)專業(yè)部門聯(lián)系確認。工作分析步驟工作分析步驟工作分析步驟5、同分析對象共同審查所收集到的工作信息、同分析對象共同審查所收集到

17、的工作信息通過工作分析所得到的這些信息，只有與從事這些工通過工作分析所得到的這些信息，只有與從事這些工作的人員，以及作的人員，以及 他們的直接主管人員進行核對，才能避免出現(xiàn)偏差。他們的直接主管人員進行核對，才能避免出現(xiàn)偏差。核對工作有助于確定工作分析所獲得的信息是否正確核對工作有助于確定工作分析所獲得的信息是否正確、完整，同時也、完整，同時也 有助于有助于“工作分析人員工作分析人員”理解這些信息。理解這些信息。此外，這也是一個審查和修改工作描述的機會。此外，這也是一個審查和修改工作描述的機會。 6、撰寫職位說明書、撰寫職位說明書工作分析的直接結(jié)果：職位說明書工作分析的直接結(jié)果工作分析的直接結(jié)果

18、一份完整的職位說明書應(yīng)該包括 : 該職位的基本情況：名稱、職等職級、所屬部門、編制等等。該職位的基本情況：名稱、職等職級、所屬部門、編制等等。 該職位存在的價值和目的是什么該職位存在的價值和目的是什么? ? 對該職位的要求有哪些要素，如規(guī)劃、組織、審核、創(chuàng)新等等？對該職位的要求有哪些要素，如規(guī)劃、組織、審核、創(chuàng)新等等？ 如何定義該任職者的責(zé)任和權(quán)力如何定義該任職者的責(zé)任和權(quán)力? ? 該職位需要和外部有什么樣的互動關(guān)系該職位需要和外部有什么樣的互動關(guān)系? ? 該職位需要使用什么設(shè)備儀器，需要什么證照？該職位需要使用什么設(shè)備儀器，需要什么證照？ 該職位的工作環(huán)境和工作地點怎樣？該職位的工作環(huán)境和工

19、作地點怎樣？ 該職位的上下級匯報關(guān)系如何、服務(wù)的相互關(guān)系怎樣該職位的上下級匯報關(guān)系如何、服務(wù)的相互關(guān)系怎樣? ? 這份工作需要什么樣的素質(zhì)、技能和經(jīng)驗的人擔(dān)任這份工作需要什么樣的素質(zhì)、技能和經(jīng)驗的人擔(dān)任? ?職位說明書的作用員工的操作指南，公司的管員工的操作指南，公司的管理工具理工具為以下活動提供信息：為以下活動提供信息：工作分析工作分析員工招聘員工招聘績效管理績效管理組織架構(gòu)調(diào)整組織架構(gòu)調(diào)整培訓(xùn)與發(fā)展培訓(xùn)與發(fā)展職位說明書的內(nèi)容內(nèi)容包括：內(nèi)容包括：基本情況：職位名稱、職等、直接上級、基本情況：職位名稱、職等、直接上級、直接下級等等直接下級等等本職工作本職工作直接工作責(zé)任直接工作責(zé)任決策責(zé)任決策

20、責(zé)任工作關(guān)系工作關(guān)系任職資格任職資格相關(guān)信息，如工作地點與環(huán)境，儀器工具相關(guān)信息，如工作地點與環(huán)境，儀器工具設(shè)備設(shè)備職位說明書格式職位說明書格式標(biāo)準崗位說明書模版及填寫規(guī)范說明.xls職位名稱的確定職位名稱的確定參照本職位的工作，進行概括，或參照本職位的工作，進行概括，或按照慣例。按照慣例。參照公司以往的稱呼。參照公司以往的稱呼。例如：總監(jiān)、經(jīng)理、主管。例如：總監(jiān)、經(jīng)理、主管。本職工作 著重于職位所需的最終結(jié)果著重于職位所需的最終結(jié)果 它回答以下問題：為實現(xiàn)該職位責(zé)它回答以下問題：為實現(xiàn)該職位責(zé)任，主要通過哪些領(lǐng)域獲得最終結(jié)任，主要通過哪些領(lǐng)域獲得最終結(jié)果？果？ 要用一句話，要用一句話，202

21、0字以內(nèi)。字以內(nèi)。直接工作責(zé)任是指無論職位多高都要自己親歷親為的工作或責(zé)是指無論職位多高都要自己親歷親為的工作或責(zé)任。任。這個職位為公司整體目標(biāo)的完成承擔(dān)了什么？這個職位為公司整體目標(biāo)的完成承擔(dān)了什么？要求：要求：按照主次順序逐條填寫。按照主次順序逐條填寫。用詞要精確，不能模棱兩可，不要官話套話，不用詞要精確，不能模棱兩可，不要官話套話，不能有猜測性的語言。能有猜測性的語言。每條工作或責(zé)任要說明發(fā)生頻率每條工作或責(zé)任要說明發(fā)生頻率（次/日、周、月、季、年）、重要程度（、重要程度（% %）和占全業(yè)務(wù)總量（）和占全業(yè)務(wù)總量（% %）。）。最基層的工作也應(yīng)該有最基層的工作也應(yīng)該有1010條左右條左右

22、直接工作責(zé)任直接工作責(zé)任要求：要求：原則性的責(zé)任應(yīng)該包括關(guān)鍵動詞、管理范原則性的責(zé)任應(yīng)該包括關(guān)鍵動詞、管理范圍、影響范圍、在什么條件下進行以及要達圍、影響范圍、在什么條件下進行以及要達成的目標(biāo)。成的目標(biāo)。直接工作責(zé)任（舉例）1. 嚴格執(zhí)行庫存現(xiàn)金限額，超出部分必須及時送存銀行，不坐支現(xiàn)金，不得以白條抵庫或挪用。2. 嚴格審核付款憑證和審批手續(xù)，及時準確無誤地辦理各種應(yīng)付款項。3. 認真編制記賬憑證，正確運用會計科目，要做到原始憑證齊全有效，記賬憑證與原始憑證事項一致準確無誤。4、.等等。出納員：出納員：決策責(zé)任 該職位要做哪些決定。該職位要做哪些決定。 要對下屬的哪些工作或活動負責(zé)。要對下屬的

23、哪些工作或活動負責(zé)。 所做的決定產(chǎn)生什么影響。所做的決定產(chǎn)生什么影響。注意：注意：只有主管填寫決策責(zé)任，非主管不用填寫。只有主管填寫決策責(zé)任，非主管不用填寫。也就是說沒有下級的職位不用填寫。也就是說沒有下級的職位不用填寫。 最終結(jié)果最終結(jié)果主要活動主要活動提高下屬的工作技能提高下屬的工作技能通過提供相應(yīng)的培訓(xùn)與指導(dǎo)通過提供相應(yīng)的培訓(xùn)與指導(dǎo)激勵下屬達到高績效激勵下屬達到高績效通過主持績效輔導(dǎo)會議，為下屬清通過主持績效輔導(dǎo)會議，為下屬清 楚地指楚地指明明職業(yè)發(fā)展方向職業(yè)發(fā)展方向確保部門內(nèi)高標(biāo)準的工作確保部門內(nèi)高標(biāo)準的工作通過監(jiān)督工作進展，恰當(dāng)?shù)鬲剳拖峦ㄟ^監(jiān)督工作進展，恰當(dāng)?shù)鬲剳拖?屬屬實現(xiàn)部門的工作目標(biāo)實現(xiàn)部門的工作目標(biāo)通過制訂良好的部門計劃以符合公通過制訂良好的部門計劃以符合公 司的總體目標(biāo)，并就部門與司的總體目標(biāo)，并就部門與