物料管理員如何掌握發(fā)貨的要點

1、物料管理員如何掌握發(fā)貨的要點 我們來依次考慮一下應(yīng)怎樣改善庫存管理系統(tǒng)，怎樣進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。在這里，匯總了在商品、產(chǎn)品等的發(fā)貨階段，物料管理負(fù)責(zé)人必需知道的要點和為提高庫存的精確性應(yīng)做的要點。 要點一：從“后引法”到“先引法”的出庫變化持有庫存，一有了客戶的訂貨，立刻就要考慮出庫狀況。 首先介紹管理水平有些問題的公司的做法。 通過電話、傳真收到客戶的訂單，然后制成接受訂貨備忘錄，再依據(jù)這個備忘錄從倉庫發(fā)貨。 物料脫銷或者不足訂貨量時，給客戶打電話，再將不足部分作為接受訂貨余數(shù)（backorder=B/O），一有補(bǔ)充就交貨，或者取消訂貨。制作能按訂單出庫部分的交貨單。然后記入庫存總賬的出庫量一欄、更

2、新庫存數(shù)量。在庫存管理中，這種做法叫做“后引法”。而抱負(fù)的方法應(yīng)當(dāng)是“先引法”。在“先引法”中，從一開頭到制成接受訂貨備忘錄這一步都與“后引法”相同，但接下來是首先確認(rèn)庫存總賬的庫存量，假如有庫存就在庫存總賬上出庫，同時制作交貨單，在交貨單的一套單據(jù)中加上發(fā)貨指示單。根據(jù)這種發(fā)貨指示單進(jìn)行出庫業(yè)務(wù)。這種狀況也和接受訂貨余數(shù)的處理方法是一樣的。 手工作業(yè)大多使用“后引法”，但是用電腦進(jìn)行庫存管理時，按道理應(yīng)當(dāng)使用“先引法”。導(dǎo)入了電腦，卻還使用“后引法”就太落后了。仍舊使用“后引法”是因為電腦上的數(shù)據(jù)和實際庫存不相符，在“先引法”中要過多修改制成的交貨單。 只能用“后引法”的公司，即使有來自客人

3、的庫存詢問，也不能立刻答復(fù)。即使從電腦的中調(diào)出相關(guān)資料，能確認(rèn)庫存訂貨部分，也只能回答“去倉庫確認(rèn)現(xiàn)貨后再回答”。 用電腦進(jìn)行庫存管理可以匯總來自客戶的訂單，制作成剩余物料一覽表。剩余物料一覽表清晰地標(biāo)明白“各個編號的物料分別有幾個客戶訂了？訂了多少？”的信息，甚至清晰地標(biāo)明白“那個編號的物料存放在哪個號碼的貨架”，出庫特別便利。 使用被稱為貨架建筑和精致儲料器的自動倉庫的公司，也可以通過電腦自動標(biāo)明貨架號碼。 要點二：確認(rèn)出庫的物料 請明確出庫的物料應(yīng)當(dāng)放置在哪里。在那里，工作人員根據(jù)各送貨地址整理物料，并按需要加上貨物標(biāo)簽、裝箱、打捆。 到這個階段，就可以制作交貨單、發(fā)貨單、貨物標(biāo)簽（現(xiàn)貨

4、表）等必要的單據(jù)。在這里，請精確地核對區(qū)分各個客戶出庫的物料及其單據(jù)。然后，進(jìn)行最終的打捆、發(fā)貨。 要點三：正確處理例外狀況 庫存不相符的主要原因是因為次品、索賠品的換貨，或者工作時間以外、休息日等的緊急發(fā)貨等，沒有單據(jù)就發(fā)貨，過后遺忘作正規(guī)的處理，類似這樣沒正確處理的例外的狀況。 應(yīng)遵守物料一變動就一定要伴隨單據(jù)的原則。在經(jīng)營管理方面，即使是一元，不開單據(jù)就付錢是不可能的。但是一變成物料，雖然是幾十萬元的東西，沒有單據(jù)也發(fā)貨，這是常有的事，令人覺得不可思議。所以在核對了庫存以后，就要禁止無關(guān)人員出入倉庫，嚴(yán)禁無單據(jù)出庫。 某些產(chǎn)業(yè)用設(shè)備制造商曾遇到這樣的狀況。售后服務(wù)負(fù)責(zé)人由于客戶的要求，多

5、數(shù)在休息日工作。一旦沒有了修理零部件，就要進(jìn)到一個人都沒有的零部件倉庫取貨。特殊是索賠修理的狀況下，由于沒有從客戶手中拿到錢，也就沒有作任何單據(jù)處理。更有甚者，還有從組裝中的產(chǎn)品上把零件取下來的。顧客就是上帝，假如交貨的設(shè)備有故障，由于索賠，應(yīng)對特急狀況無論怎樣都不好辦，因此庫存當(dāng)然不相符。 商品、產(chǎn)品上的庫存計算錯誤是更可怕的事情。有商品、產(chǎn)品庫存計算錯誤發(fā)生時，必需首先考慮以下方面。 庫存的計算錯誤時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格、徹底地追查原因。小小的庫存計算錯誤也是大問題，被上司嚴(yán)厲地叱責(zé)后，也增加了緊急感，同時形成了內(nèi)部牽制。因為也有認(rèn)為是手工寫的庫存總賬只是改了庫存量的狀況，所以要留意。流行超市“島村

6、”的藤原社長說過這樣的話：“不要相信人，但是要構(gòu)筑不出差錯的系統(tǒng)?！蔽蚁脒@是對的。 其次的狀況是，盡管已將物品銷售給客人了，由于忘了作正規(guī)處理而變成庫存錯誤計算。這樣當(dāng)然會完全漏了付款通知單?？傊唐?、產(chǎn)品上的庫存錯誤計算是有問題的。運用電腦后，應(yīng)盡早確立應(yīng)對存貨錯誤計算發(fā)生的計劃。 也有用“臨時單據(jù)”等非正式的單據(jù)出貨，過后卻忘了作正規(guī)處理的狀況。只能徹底查明庫存錯誤計算的原因，削減例外處理，不能削減時，就只有使應(yīng)對每種例外處理的策略標(biāo)準(zhǔn)化，并教育工作人員一定要作正規(guī)的處理。 學(xué)問點： 1.后引法 接受訂單后，首先去倉庫出貨，然后在庫存總賬上記賬的方法。這是庫存管理中一種相對滯后的方法。 2.前引法 接受訂單后，首先查庫存總賬，記錄出庫數(shù)量、庫存剩余數(shù)量，同時制作交貨單，其后再從倉庫出貨的方式。假如庫存總賬不精確，用這種方式就只有改寫交貨單了。 3.B/O=延期交貨（backorder） 雖然有客戶的定單，但遺憾的是沒有庫存，被客人說“留下訂單，一進(jìn)貨就交貨”的狀況叫做B/O延期交貨。 4.取貨一覽表（pickinglist） 將接受訂貨數(shù)據(jù)輸入