公司檔案管理制度

1、公司檔案管理制度為了加強對工程技術(shù)檔案、科技檔案、文書檔案等資料的管理,提升企業(yè)內(nèi)部（技術(shù)、商務(wù)）機密保護工作水平,明確檔案管理員的工作職責,加強檔案管理員的工作責任心,特制定本規(guī)定。檔案員和資料員要認真貫徹和執(zhí)行國家檔案管理有關(guān)方面的一系列方針、政策,嚴格執(zhí)行檔案、資料管理的法規(guī)和制度,努力學(xué)習(xí)檔案、資料管理的業(yè)務(wù)知識,不斷提高自身業(yè)務(wù)水平,搞好本職工作。本規(guī)定共分檔案管理制度、檔案歸檔范圍及接收制度、檔案的密級、保管期限及立卷編號規(guī)定、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案的利用統(tǒng)計制度、庫房管理制度、閱覽室管理制度以及檔案工作崗位職責，詳見附件。本規(guī)定由綜合管理部負責解釋。【

2、附件一】檔案管理制度第一條 檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。為進一步加強公司的檔案工作，特制定檔案管理制度。第二條 檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。第三條 檔案工作機構(gòu)及職責1、公司設(shè)立檔案室，設(shè)立專職或兼職檔案工作人員，由綜合管理部統(tǒng)一管理；2、工作職責：（1）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全各項規(guī)章制度；（2）負責各類檔案資料的及時收集、整理歸檔工作；（3）利用檔案管理軟件作為信息平臺，主動、及時提供檔案信息，做好檔案利用、統(tǒng)計工作；（

3、4）做好目錄匯總及重要文件備案工作。第四條 文件材料的形成與歸檔一、文件材料歸檔的基本要求：1、歸檔的文件材料必須完整；2、歸檔的文件材料必須準確的反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程；3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。二、歸檔范圍：見檔案歸檔范圍及接收制度。第五條 文件材料的整理和保管1、整理規(guī)則：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用；2、質(zhì)量要求：歸檔的文件材料頁數(shù)應(yīng)齊全，內(nèi)容應(yīng)完整。已破損的文件應(yīng)予以修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求；3、

4、整理方法：（1）歸檔的文件材料應(yīng)區(qū)別不同的情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列；（2）檔案管理人員應(yīng)當對歸檔的文件材料分類整理，并于6個工作日（合同協(xié)議要求3個工作日）內(nèi)錄入檔案管理系統(tǒng)，在附件上掛上電子版；（3）檔案管理人員應(yīng)定期（按年度）按規(guī)范進行裝訂工作，并合理編制檔案編號，依順序統(tǒng)一排列。第六條 重要文件備案制度為達到有效管理的目的，重要文檔報送集團綜合管理中心備案。1、公司需向集團備案的材料范圍：

5、所有對外簽訂的合同、協(xié)議；有關(guān)電量、電價、補貼等重大事項的申報和批復(fù)等文件；有關(guān)認定、貼息、基金等申報材料及批件；年度計劃及年度工作總結(jié)；年度經(jīng)濟指標及年中、年終執(zhí)行情況報告；年終考核總結(jié)；公司各類證件經(jīng)變更、年檢后復(fù)印件（營業(yè)執(zhí)照、代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等）；所有對外簽訂的合同、協(xié)議（必須要求原件備案）；政府部門批文、通知、意見、函等文件；管理部門頒發(fā)的證件（規(guī)劃許可證、施工許可證、土地證、取水許可證等）；單項和整體驗收批復(fù)文件（環(huán)保、土建、消防等）；其他重要文件及資料。2、時間要求：一般性文件兩個月一次匯總上報備案，重要文件則需在收文后三個工作日內(nèi)上報。 3、備案方式：原件及匯總材料采

6、用寄送或委托帶送的方式，并附上材料清單；臨時緊急材料可通過傳真或郵件發(fā)送。4、上報備案材料責任人：由檔案管理人員負責辦理。第七條 借閱檔案資料員工借閱各類檔案資料需先進行登記并及時歸還；借閱檔案資料必須妥善保管，不得損壞和遺失。員工離職必須歸還所借用的一切檔案資料。第八條 檔案管理檢查制度檔案室接受綜合管理部的日常監(jiān)督檢查，每季柚查一次。第九條 本制度由綜合管理部負責解釋【附件二】檔案歸檔范圍及接收制度檔案歸檔范圍1.1 工程技術(shù)資料1.1.1設(shè)計基礎(chǔ)資料(外部條件):選廠報告、資源情況、自然環(huán)境條件、地形圖、勘察資料等。1.1.2設(shè)計階段文件:項目建議書、可研報告、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、底圖

7、(含電子郵件)等。1.1.3綜合性文件:有關(guān)會議紀要；指揮部對外正式文件；有關(guān)單位來往的文書；與指揮部有關(guān)的各類文件、決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、批復(fù)及請示文件等；項目設(shè)計總結(jié)；項目施工總結(jié)；設(shè)計委托書、合同、輔助外委設(shè)計資料；合同資料；驗收證書；結(jié)算書。1.1.4涉外活動資料:考察報告、外文資料、涉外活動中的會議紀要。1.1.5設(shè)計變更、設(shè)備清單、設(shè)備和材料代用單等要隨圖紙歸檔。1.1.6 項目建設(shè)資料：設(shè)備隨機資料等。1.1.7 指揮部重要活動簡報；工程照片；音像記錄；工程質(zhì)量照片等。1.1.8 工程竣工資料：質(zhì)量證明文件、竣工圖1.1.9 業(yè)務(wù)建設(shè)資料:各種制度工作標準；崗位責任

8、制；各種重要技術(shù)資料；書籍；計算機軟件等。1.2 生產(chǎn)準備、試生產(chǎn)技術(shù)資料1.2.1技術(shù)準備計劃1.2.2試生產(chǎn)管理、技術(shù)責任制 1.2.3開停車方案 1.2.4設(shè)備試車、驗收、運轉(zhuǎn)、維護記錄 1.2.5試生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報告 1.2.6各種操作規(guī)程、管理制度1.2.7安全操作規(guī)程、事故分析報告 1.2.8運行記錄 1.2.9技術(shù)培訓(xùn)材料1.2.10產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)性能、圖紙 1.2.11 工業(yè)衛(wèi)生、勞動保護材料1.3生產(chǎn)技術(shù)管理檔案1.3.1 生產(chǎn)計劃（年度、季度、月度）及生產(chǎn)報表（年度、季度、月度）1.3.2 運行記錄、巡檢記錄、設(shè)備的點檢維護記錄、化驗單等1.3.3 生產(chǎn)操作規(guī)程、設(shè)備管理制

9、度、化驗分析制度、安全管理制度等1.3.4 企業(yè)全面質(zhì)量管理，產(chǎn)品質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作等1.3.5 產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報告1.3.6 企業(yè)標準化管理工作，各種標準檔案1.3.7 安全生產(chǎn)、工傷事故處理、事故分析報告、職工安全教育等1.3.8 環(huán)境保護檢測與控制，污染治理等1.3.9 特種設(shè)備管理、各種計量檢測工作等（此部分檔案最好存檔于機動部）。1.3.10 技術(shù)培訓(xùn)材料1.4技改及科研項目管理檔案1.4.1 開題報告、任務(wù)書、批準書 1.4.2 協(xié)議書、委托書、合同 1.4.3 研究方案、計劃、調(diào)查研究報告1.4.4 試驗記錄、圖表、照片 1.4.5 實驗分析、計算、整理數(shù)據(jù)1.4.6 試驗裝置

10、及特殊設(shè)備圖紙、工藝技術(shù)規(guī)范說明書1.4.7 實驗裝置操作規(guī)程、安全措施、事故分析1.4.8 階段報告、科研報告技術(shù)鑒定 1.4.9 成果申報、鑒定、審批及成果推廣應(yīng)用材料 1.4.10 考察報告、重要課題研究會議、專業(yè)會議文件。1.5文書檔案1.5.1 政府管理部門的批復(fù)等1.5.2 政府部門、行業(yè)管理單位、集團公司下發(fā)的各種文件、通知。1.5.3 公司下發(fā)的各種文件、通知。1.5.4 各部門、車間的會議紀要以及日常來往資料。1.5.5 人事檔案（存檔于人力資源部門）1.5.6 財務(wù)檔案（存檔于財務(wù)部）1.6其他檔案1.6.1 光盤、磁帶、移動硬盤等非紙質(zhì)媒體檔案。1.6.2 有關(guān)的國外技術(shù)

11、標準1.6.3 有關(guān)的專利說明1.6.4 圖書、雜志、報刊以及行業(yè)信息情報資料。2接收歸檔制度2.1 凡屬于上述范圍內(nèi)的資料文件，都必須交由檔案室存檔。2.2 所有交至檔案室的資料都應(yīng)造冊登記，并由交接雙方簽字。2.3 大批量的資料移交應(yīng)有移交清單，由交接雙方簽字。2.4 政府部門的批復(fù)文件、合同、協(xié)議等重要文件應(yīng)在生效后三日內(nèi)交到檔案室存檔。2.5 工程技術(shù)資料由項目部檔案室在工程竣工驗收后移交給公司檔案室，并辦理好交接手續(xù)。2.6 操作規(guī)程、管理制度等三規(guī)兩紀文件應(yīng)在生效之日后一周內(nèi)交到檔案室存檔。2.7 操作記錄等原始記錄每年歸檔一次。2.8 生產(chǎn)計劃及生產(chǎn)報表每月歸檔一次。2.9 各部

12、門、車間的會議紀要、日常來往資料每季歸檔一次。2.10 公司各部門、車間都必須在3月份之前向檔案室集中移交上一年度的檔案資料。2.11 重要的文件檔案都必須及時向集團總部檔案室備案，合同、協(xié)議等需要備案原件，并有向總部移交的清單。2.12 對交至檔案室的技術(shù)檔案要及時整編、裝訂、歸檔，并做好借閱和保管工作,確保各項資料完整。2.13 對資料進行分類,并建立詳細的臺帳和電腦臺帳及簡便明了的檢索卡片,為公司技術(shù)人員借閱創(chuàng)造條件,辦理齊全的借閱手續(xù)?！靖郊繖n案的密級、保管期限及立卷編號規(guī)定1總則為便于企業(yè)檔案的歸檔、檢索等的管理活動，使得檔案管理工作條理化、系統(tǒng)化，特制訂本規(guī)定。本規(guī)定未對人事、

13、財務(wù)檔案做出具體規(guī)定。密級：本公司檔案分絕密、機密、秘密三級。保管期限：本公司檔案的保管期限分永久、長期、短期。永久：五十年以上。長期：十六年至五十年。短期：十五年以下。2立卷編號原則××××XXXX（××）×××××冊號案卷號所屬類別二級代碼 名稱所屬類別一級代碼項目（單位）代碼年度項目（或單位）代碼項目（單位）名稱代碼燒堿及PVCJC電石廠DS硅錳廠 GM精細化工 JX電廠DC總降ZJ化學(xué)鋁HL綜合類ZH所屬類別說明序號一級代碼二級代碼（資料具體類別名稱）資料類別密級保管期限1JJ

14、基建類檔案燒堿可研項目可研及項目建議書機密永久初步設(shè)計機密永久工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖樣及說明秘密永久施工圖秘密長期竣工資料秘密永久2SB設(shè)備資料秘密長期3HT合同、協(xié)議工程合同、協(xié)議絕密永久設(shè)備合同、協(xié)議絕密長期生產(chǎn)原材料合同、協(xié)議絕密長期產(chǎn)品銷售合同、協(xié)議絕密長期其他合同、協(xié)議機密短期4SC生產(chǎn)資料生產(chǎn)準備及試運行資料機密長期操作規(guī)程、管理制度機密長期生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表、統(tǒng)計臺帳等機密短期運行記錄、巡檢記錄、設(shè)備的點檢維護記錄、化驗單等秘密短期質(zhì)量管理資料秘密長期安全環(huán)保管理資料秘密長期技術(shù)培訓(xùn)資料秘密短期5JG技改、合理化建議資料

15、機密永久序號一級代碼二級代碼資料類別密級保管期限6KY科研攻關(guān)資料絕密永久7WJ文件、證照集團公司文件秘密長期政府部門、行業(yè)協(xié)管單位文件機密永久公司內(nèi)部文件秘密長期證照機密永久8JY會議紀要秘密長期9RC日常來往資料秘密短期10SJ雜志報刊、行業(yè)信息情報資料秘密長期11QT有關(guān)的國外技術(shù)標準、專利說明等機密永久12SX聲像資料機密永久說明：1、 文件、證照、會議紀要、日常來往資料、雜志報刊、有關(guān)的國外技術(shù)標準、專利說明、聲像資料歸屬于綜合類。2、 各類圖書標準的編號原則：JS×××序列號(年限)公司代碼【附件四】檔案借閱制度第一條凡本公司職工憑崗位證，均可借閱與本

16、人工作業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案，非本職范圍的卷宗一律不借，如需借與本專業(yè)以外不相關(guān)的資料，需申請經(jīng)綜合部經(jīng)理同意方可借閱。第二條外單位借閱本公司檔案，須持有介紹信，并經(jīng)辦公室主任、主管領(lǐng)導(dǎo)批準，在檔案閱覽室查閱，如需外借則需申請并經(jīng)綜合部經(jīng)理或公司總經(jīng)理、副經(jīng)理批準方可外借。第三條有密級的檔案，一般情況供閱覽室查閱，特殊需要借出，須主管領(lǐng)導(dǎo)批準才能借出，必須在一個工作日內(nèi)歸還，如特殊情況，需長時間外借，需要書面明確說明，領(lǐng)導(dǎo)、及借方雙方簽字。第四條凡單份檔案和底圖檔案，只限在閱覽室查閱，特殊需要借出，須主管領(lǐng)導(dǎo)批準才能借出，必須在一個工作日內(nèi)歸還。第五條借閱檔案期限，一般不超過十五天。期滿仍需使用可辦續(xù)

17、借手續(xù)。第六條每人每次借閱案卷數(shù)，一般不超過兩卷，確因工作需要，需書面申請經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批，可辦理多卷借閱。第七條凡借閱者，對所借閱檔案都負有保管和保密責任，必須嚴格執(zhí)行保密守則。不準涂改、勾劃、撕毀、缺頁、剪貼、復(fù)制和做加工圖使用或轉(zhuǎn)借他人使用。第八條檔案歸還時檔案室人員應(yīng)予認真清點，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、散失、泄密等情況，應(yīng)及時向辦公室領(lǐng)導(dǎo)匯報，屬于一般檔案要賠償損失，有價圖書按原價的2倍以上賠償，屬于密級檔案，要寫出書面報告報公司研究處理。第九條必須按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，對不符合規(guī)定的，檔案人員有權(quán)拒絕出借，否則追究管理人員責任。第十條職工調(diào)離本公司時，須有檔案室會簽，方可辦理調(diào)離手續(xù)。【附件五】

18、檔案保密制度第一條保密工作應(yīng)遵循保守機密內(nèi)外有別和方便利用的原則，確保檔案的絕對安全。第二條查閱絕密檔案，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，只準查閱，不準摘、抄、拍照、復(fù)制。第三條查閱機密檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。需借出復(fù)制時，須經(jīng)總經(jīng)理批準。第四條秘密級檔案需借出復(fù)制時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。第五條本室人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，不得隨意復(fù)制檔案。第六條定期進行保密工作檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，并向上級報告。第七條在檢查中，發(fā)現(xiàn)有密級的檔案損壞或遺失，要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告，積極追查和補救，確實無法追回時，要查明情況，明確責任，按保密有關(guān)規(guī)定嚴肅認真處理。【附件六】檔案鑒定銷毀制度第一條檔案的鑒定銷毀工作，由公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組

19、負責組織實施。鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組由分管領(lǐng)導(dǎo)、總工、及有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、主管和檔案員組成。第二條已超過保管期限的案卷需要鑒定時，先由檔案管理員提出需要鑒定的檔案材料清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后報請公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組安排鑒定。第三條對已超過保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確認沒有保存價值的檔案，要寫出鑒定報告，附上銷毀清冊，鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)簽批后進行銷毀。特殊檔案要報請上級主管部門審批后方可銷毀。第四條銷毀檔案時，按指定地點，并要派兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊一式兩份；一份上報上級檔案主管部門，一份存檔?！靖郊摺繖n案的利用統(tǒng)計制度第一條檔案的統(tǒng)計是以表冊、數(shù)字的形式來揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況的，它是制定工

20、作計劃、總結(jié)工作經(jīng)驗、改進管理、提高工作效率的具體措施。第二條檔案統(tǒng)計包括收集、整理、入庫、調(diào)出、庫存、借閱、鑒定、銷毀等數(shù)量和狀況的登記、檔案利用情況登記以及檔案的構(gòu)成、作用、檔案工作人員、機構(gòu)建設(shè)情況的基本統(tǒng)計和其他專題的統(tǒng)計。第三條建立和健全各種統(tǒng)計臺帳，做到帳、卡、物完全相符。第四條統(tǒng)計數(shù)字要真實、及時、準確、完整、系統(tǒng)，做到不錯不漏，記錄人員要簽字。第五條按時上報各種統(tǒng)汁報表。第六條各類統(tǒng)計帳、冊、卡、表都要字跡工整清晰。第七條各類統(tǒng)計要做到日清月結(jié)季合年累計。【附件八】檔案庫房管理制度第一條檔案庫房是本公司重點保衛(wèi)、保密的部位，禁止非檔案室工作人員進入。如確因工作需要，必須在檔案員

21、陪同下，方可入庫查檔。第二條庫房內(nèi)嚴禁吸煙或使用明火；不準存放易燃易爆物品；不準將事物帶入庫房；不準在庫房中喝水。第三條做好庫房溫、濕度記錄，宜采用密封、通風等方法，使用空調(diào)、去濕機等設(shè)備，控制庫房溫、濕度。第四條庫房門口備有滅火器材。第五條檔案箱內(nèi)應(yīng)放置防蟲劑。第六條庫房內(nèi)的檔案箱統(tǒng)一編號，實行從上到下，從左到右的統(tǒng)一排放。箱內(nèi)案卷不得任意亂放，使用后放回原處。第七條庫房內(nèi)的檔案每年檢查一次，檢查內(nèi)容包括檔案的排架、案卷的遺缺，發(fā)現(xiàn)破損、霉變，褪色、老化等情況要及時報告并進行妥善處理。第八條認真做好八防(防火、防盜竊破壞、防潮、防水、防光、防蟲、防鼠、防塵)工作，下雨陰天嚴禁采用自然通風，每天要按操作規(guī)程使用去濕機，下班前要檢查門窗是否關(guān)好，并切斷照明、電扇電源，發(fā)現(xiàn)問題要及時報告，確保庫房安全。第九條定期做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，每周小掃，保持檔案庫房的整潔?！靖郊拧块営[室管理制度第一條公司職工憑崗位證在閱覽室查閱與本職工作相關(guān)的檔案。第二條絕密檔案原則上不允許查閱，如需查閱必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，如需復(fù)印必須經(jīng)總經(jīng)理批準。第三條 非本公司人員因工作需要，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準方可在閱覽室查閱。第四條本室期刊閱覽實行開架管理，讀者可自行取閱