記賬憑證的填寫及審核方法(0603定稿)

1、記賬憑證的填寫及審核一、記賬憑證的根本要求根據(jù)?會計根底工作標準?第五十一條規(guī)定，記賬憑證的 根本要求是：一記賬憑證的內(nèi)容必須具備：填制憑證的日期；憑證編號；經(jīng)濟業(yè)務(wù)摘要；會計科目； 金額；所附原始憑證張數(shù)；填制憑證人員、稽核人員、記賬人 員、會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員簽名或者蓋章。收款和付 款記賬憑證還應(yīng)當由出納人員簽名或者蓋章。以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替記賬憑證的， 也必須具備記賬憑證應(yīng)有的工程。二填制記賬憑證時，應(yīng)當對記賬憑證進行連續(xù)編號。 一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要填制兩張以上記賬憑證的，可以采用分數(shù)編 號法編號。三記賬憑證可以根據(jù)每一張原始憑證填制，或者根據(jù) 假設(shè)干張同類原始憑證

2、匯總填制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填 制。但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬 憑證上。四除結(jié)帳和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證 外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。如果一張原始憑證涉及 幾張記賬憑證，可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后 面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編 號或者附原始憑證復(fù)印件。一張復(fù)始憑證所列支出需要幾個單位共同負擔(dān)的，應(yīng)當將 其他單位負擔(dān)的局部，開給對方原始憑證分割單，進行結(jié)算。 原始憑證分割單必須具備原始憑證的根本內(nèi)容：憑證名稱、填 制憑證日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人的簽 名或者蓋章、接受憑證單位名稱、 經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)

3、容、數(shù)量、單價、 金額和費用分攤情況等。分割單公格式按核算中心原來下發(fā) 的執(zhí)行。五如果在填制記賬憑證時發(fā)生錯誤，應(yīng)當重新填制。已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，在當年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯誤時，可以用 紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證字樣，同時再用藍字重新填制一張正確的記賬 憑證，注明“訂正某月某日某號憑證字樣。如果會計科目沒有 錯誤，只是金額錯誤，也可以將正確數(shù)字與錯誤數(shù)字之間的差 額，另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)增金額用藍字，調(diào)減金額用 紅字。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當用藍字填制一張 更正的記賬憑證。六記賬憑證填制完經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項后，如有空行，應(yīng)當自金額欄最后一筆金額

4、數(shù)字下的空行處至合計數(shù)上的空行處 劃線注銷。說明：此項用于手工做賬。二、記賬憑證摘要的填寫“摘要即摘錄其要點的意思。在財務(wù)會計的核算中，摘要 的用途比擬廣泛，而其中又以記賬憑證摘要的應(yīng)用頻率最高， 因為它在會計核算中起著承上啟下的作用，十分重要。記賬憑 證摘要就是在記賬憑證中用文字或數(shù)字對經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容進行 簡要說明，它是看賬、用賬、查賬人員從記賬憑證上了解和反 映經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的途徑和手段。一記賬憑證摘要的填寫要求寫好記賬憑證摘要是會計的根底工作之一，既是一種記 賬技術(shù)，也是財務(wù)人員駕馭會計語言的表達，因此，作為一名 合格的會計，應(yīng)該認真、標準、正確地填寫記賬憑證摘要。其 根本要求包括以下幾個方

5、面：1. 編寫要“簡而“明所謂簡明，即簡單明了。太過于簡的摘要，不能把經(jīng)濟內(nèi) 容表達清楚。因此要在計算機設(shè)定的摘要字數(shù)內(nèi)，抓住重點， 將經(jīng)濟內(nèi)容盡可能全面地表述出來。例如：車間*借購柴油款5000元。摘要為*借購柴油款，而不 能為*借款，更不能為借款。2. 編寫要準確編寫時要對反映不同經(jīng)濟內(nèi)容的同一張記賬憑證，每項經(jīng) 濟內(nèi)容準確對應(yīng)一個摘要，不能籠統(tǒng)使用同一個摘要。現(xiàn)行的 借貸記賬法和會計根底工作標準允許編制一借多貸、一貸多借 以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。目前被廣泛使用的會 計電算化軟件，一般都具有“修改摘要的功能，為準確編寫記 賬憑證摘要提供了條件。例如：總經(jīng)理王金良借4000元去北

6、京開會，回來報賬時， 差旅費開支1500元；會務(wù)費開支500元；購經(jīng)營方面圖書用 去1500元；退回余款 500元。其摘要應(yīng)按每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)對應(yīng)的會計分錄分別編寫為：王金良報北京開會差旅費； 王金良報會務(wù)費；王金良報資料費； 王金良還借差旅款。 特別強調(diào)的是，用銀行存款開支的經(jīng)濟業(yè) 務(wù)，對應(yīng)銀行存款科目的摘要，必須反映收款單位名稱，便于 銀行存款賬同銀行對賬單的核對。3.更正錯賬摘要標準根據(jù)?會計根底工作標準? 的要求，對記賬后的記賬憑證，發(fā)現(xiàn)錯誤串戶、串行，用紅字沖銷原錯誤憑證 時的摘要為“注 銷某月某日某號憑證，同時，用藍字編寫正確的記賬憑證 時摘 要為“訂正某月某日某號憑證。對只有金額錯誤

7、的會計分錄，在編制調(diào)整數(shù)字差額憑證時 摘要為“調(diào)整某月某日某號憑證。如果所修改的是往年的錯誤憑 證，那么，在“某月某日前務(wù)必加上“某年字樣。在此說明一點， 在注銷、訂正或調(diào)整某張錯誤憑證的同時，應(yīng)在被修改的記賬憑證摘要的下面須注明“該憑證在某月某 日某號憑證已更正的標記，表示該憑證已被修改完畢。二記賬憑證摘要的填寫方法針對不同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容，記賬憑證的摘要內(nèi)容應(yīng)突出說 明對本項業(yè)務(wù)較為重要因素，處理不同經(jīng)濟業(yè)務(wù)時應(yīng)強調(diào)不同 的要素單項或要素組合，具體可以概括為五個要素：1摘要要突出經(jīng)濟業(yè)務(wù)的行為主體。2摘要內(nèi)容應(yīng)相應(yīng)強調(diào)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的行為實施對象。3摘要內(nèi)容應(yīng)突出經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生時間。4摘要內(nèi)容應(yīng)突

8、出經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生地點。5摘要內(nèi)容應(yīng)突出經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的原因。除上述外，書寫憑證摘要時，同時還應(yīng)注意以下幾個方面：1. 強調(diào)單項要素選擇的同時，又要注意多個要素的組合針對不同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容，書寫記賬憑證摘要時應(yīng)突出說 明相對本項業(yè)務(wù)較為重的要素，即強調(diào)單項要素。日常會計工 作中，記賬憑證的“摘要描述上容易出現(xiàn)文字過于簡單、表述 不清的情況，這主要是由于忽略了單項要素的重要性。例1 :車間技術(shù)員張某出差返回公司報銷差旅費480元。不完整的寫法為：“差旅費報銷這種寫法過于簡單，忽略 了經(jīng)濟業(yè)務(wù)的行為主體車間技術(shù)員張某，容易造成會計科目使 用上的混淆。在這里 點明行為主體，是經(jīng)濟業(yè)務(wù)在核算時是記 入“制

9、造費用賬戶還是“管理費用賬戶的關(guān)鍵。正確的寫法應(yīng)為：“車間技術(shù)員張某差旅費，顯而易見，該項經(jīng) 濟業(yè)務(wù)的記賬憑證摘要突出了行為主體Wh-車間技術(shù)員。例2: 3月份第8號憑證誤將300元應(yīng)記入“原材料賬戶 記入了“周轉(zhuǎn)材料賬戶，現(xiàn)予以更正。不完整的寫法為：3月份第8號憑證有誤，現(xiàn)予以更正。 該摘要是對錯誤憑證作出更證的記錄，如能突出錯賬的原因， 即強調(diào)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的原因，那么會更完整。因此正確的寫法應(yīng)為：3月份第8號憑證科目用錯，現(xiàn)予以更正。注重多要素的組合。在一些較為復(fù)雜或特殊的經(jīng)濟業(yè)務(wù)中，強 調(diào)兩個或兩個以上要素組合顯得尤為重要。例3:收到工商銀行根本存款賬戶第四季度存款利息100元，已存入銀

10、行賬戶。不完整的寫法為：“收銀行存款利息。這種寫法存的問題是： 一是企業(yè)的存款賬戶一般不至一個，因此有必要說是明是哪家 銀行；二是利息有不同的時間段， 有必要說明其屬于哪個期間。 根據(jù)“經(jīng)濟業(yè)務(wù)的行為主體和經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生時間的組合，正確的寫法為：收到*賬戶第四季度利息。2. 用好代寫符號和縮略用語，練就遣詞造句的能力為書寫便捷，提高效率，在書寫摘要中通?？梢圆捎靡恍?代用符號或縮略用語，如：單價可以用 表示，噸、千克等計 量單位可用“T Kg 等代替。單位名稱在不影響表達和正確理解 的前提下，也可采用縮略語，如：“中國銀行可縮寫為“中行從語文的角度來說，書寫摘要就是造句。因此作為摘要書 寫的造

11、句，必須符合邏輯標準和語法習(xí)慣，否那么，容易產(chǎn)生缺 主語、缺謂語、缺賓語、主謂搭配不當、動賓搭配不當、主賓搭配不當?shù)日Z法錯誤。例4:某公司向本公司投入設(shè)備一臺，價值38000元。錯誤書寫：“設(shè)備一臺。這種書寫缺少主語和謂語，應(yīng)將形 成一臺設(shè)備的原因在摘要中指出，陳述的對象，即主語，在此 句中不可省略。同時，設(shè)備是如何取得的，應(yīng)增加謂語動詞“投 入。正確的寫法為：“某公司投入調(diào)設(shè)備一臺。例5:公司向某文化用品商店購入賬簿、紙張等辦公用品計480元，以現(xiàn)金支付。錯誤的寫法：“付辦公用品。這種寫法動賓搭配不當， 付款 的只能是錢，不能是實務(wù)。正確的寫法：付辦公用品款。3. 考慮登記明細的需要手工賬會

12、計核算中，如記賬憑證的摘要，如果文字過于簡單，工程填寫不齊全，不僅不能全面反映該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來 龍去脈，而且也會給明細賬的登記帶來不便。因此，在書寫記 賬憑證摘要時還應(yīng)考慮登記明細的需要，針對不同的經(jīng)濟業(yè)務(wù) 和不同性質(zhì)的科目，摘要書寫也應(yīng)有所側(cè)重，不能機械地平等 對待。例6:生產(chǎn)甲產(chǎn)品領(lǐng)用 A材料1200公斤，單位本錢80元， 金額96000元；生產(chǎn)乙產(chǎn)品領(lǐng)用 B材料700公斤，單位本錢 50元，金額3500元。不完整寫法：生產(chǎn)產(chǎn)品領(lǐng)用材料。雖然該摘要也簡單的概括了經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容，但給原材料明細賬的登記帶來了不便， 因為原材料明細的格式為數(shù)量金額式，不僅要記總金額，還要 登記數(shù)量和單價，如果此

13、摘要，登記明細賬時只能查原始憑證， 費時又費力。標準的寫法：生產(chǎn)甲產(chǎn)品領(lǐng)用 A料1200Kg ,80; 乙產(chǎn)品領(lǐng)用 B材料700Kg，50。當然，“摘要書寫時考慮登記明細的需要，不是說對每項 經(jīng)濟業(yè)務(wù)的描述都要面面具到，這樣只會浪費不必要的人力， 加大核算工作量，不利于提高會計工作的效率。例7 :售給某公司A產(chǎn)品200件，單價500元，增值稅額 17000元，貨款共計 117000元，尚未收到。不恰當?shù)膶懛ǎ菏劢o某公司 A產(chǎn)品200件，500元， 貨款未收到。這樣的書寫顯然考慮登記明細的需要，但是與原 材料明細賬不同的是，收入明細賬只需要登記總金額，不需要 登記數(shù)量和單價，該書寫顯得有些多此一

14、舉。標準的書寫為：售給某公司A產(chǎn)品一批，貨款未收。三記賬憑證摘要填寫所使用的句型1. 適用于個人或代表個人單位完成的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，記賬憑證摘要有：某某購或賒購某材料；某某購入設(shè)備無形資產(chǎn)； 某某報銷某地差旅費；某某領(lǐng)取某月份補助費；某某借某地差 旅費；某某報銷培訓(xùn)費用。2. 適用于會計人員辦理的會計經(jīng)濟業(yè)務(wù)，記賬憑證摘要有：提現(xiàn)金備用；提現(xiàn)發(fā)某月工資；支付 xx款項貨款；支 付XX費用；歸還某單位 XX款材料款；預(yù)付單位XX貨 款；收XX公司預(yù)付款；上繳XX費用；支付某月份稅金企業(yè)所得稅、營業(yè)稅、增值稅、城建稅、資源稅、消費稅等； 結(jié)轉(zhuǎn)某某類賬戶余額；存現(xiàn)金 ；收到某單位款；交各種稅金； 交五險一

15、金；交撥工會經(jīng)費；預(yù)提借款利息；計算應(yīng)付利息。2. 本單位完成的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記賬憑證摘要有：銷售某產(chǎn)品原材料、周轉(zhuǎn)材料收入 ；讓售某設(shè)備或某項無形資產(chǎn)收入；某產(chǎn)品、某商品驗收入庫；某原材料、某周轉(zhuǎn)材料驗收 入庫；從XX銀行取得借款；還乂火銀行借款；向某基金會或 某組織捐款。3. 更正錯帳需要正確填寫記賬憑證根據(jù)?會計工作根底標準?的要求，對記賬后的記賬憑證 有更正時：1 發(fā)現(xiàn)科目錯誤，用紅字沖銷原記賬憑證時的摘要為：“注銷X月X 日 X號憑證同時用藍字編寫正確的記賬憑證時摘要 為“訂正X月X 日 X號憑證2對只有金額存在錯誤的記賬憑證，在編制或調(diào)整數(shù) 字差額的憑證時摘要為“調(diào)整X月X 日 X號憑證3 如果修改的是往年的錯誤憑證，那么在“X月X日 前務(wù)必加上“X年字樣。值得注意的是： 在注銷、訂正或調(diào)整某張錯誤憑證的同 時，應(yīng)在被修改記賬憑證的摘要下面手工注明“該憑證在日X號憑證已更正的標記，表示該憑證已被更正完畢。三、記賬憑證的審核記賬憑證填制后，必須經(jīng)過審核無誤后，才能據(jù)以登記賬簿。記賬憑證審核的主要內(nèi)容有