高效時(shí)間管理與支配能力分析

1、高效時(shí)間管理與支配能力分析 德信誠(chéng)經(jīng)濟(jì)咨詢有限公司有無會(huì)議計(jì)劃、目標(biāo)、議程，時(shí)間安排？時(shí)間和地點(diǎn)是否恰當(dāng)？參加人是否適當(dāng)和必須？（2）分析會(huì)議過程是否準(zhǔn)時(shí)開會(huì)？為什么？是否跑題？是否按計(jì)劃進(jìn)行？秩序是否正常？是否有人中途出去？是否按時(shí)結(jié)束？（3）會(huì)后分析：會(huì)議紀(jì)要有沒有？發(fā)給與會(huì)者沒有？會(huì)議決議的執(zhí)行情況。會(huì)議必要性評(píng)估。以上三步分析，主要用于對(duì)浪費(fèi)時(shí)間嚴(yán)重的“馬拉松”會(huì)議或嚴(yán)重?zé)o效會(huì)議的詳細(xì)分析。3.會(huì)議分析法的啟示（1）根據(jù)統(tǒng)計(jì)，職業(yè)經(jīng)理用于會(huì)議的時(shí)間約占工作時(shí)間的20%，如何利用好這20%的時(shí)間，是時(shí)間管理的重要環(huán)節(jié)。（2）職業(yè)經(jīng)理自行主持召開的會(huì)議主要有“部門例會(huì)”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)”、“

2、專題討論會(huì)”等。對(duì)于自己可以決定是否召開的會(huì)議，一定要事先評(píng)估開會(huì)的必要性。（3）事先準(zhǔn)確通知參會(huì)人員，即使是部門里只有幾個(gè)人或十幾個(gè)人。最好養(yǎng)成以簡(jiǎn)明的書面形式的通知大家會(huì)議計(jì)劃，而不要簡(jiǎn)單一句“下午開會(huì)”就把大家召集起來。（4）嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。（5）參加別人召集的會(huì)議，可請(qǐng)求召集人確認(rèn)會(huì)議規(guī)則，以免浪費(fèi)時(shí)間。干擾因素分析1.目的分析哪些因素干擾了正常的時(shí)間安排，以便尋求治理的措施。2.方法運(yùn)用干擾因素分析表。表5-6干擾因素分析表姓名：日期：年月日分析干擾因素干擾者排序后果對(duì)策缺乏自律文件雜陳拖延不會(huì)說不職責(zé)混淆突然約見當(dāng)下想干的事太多經(jīng)?！熬然稹睏l理不清計(jì)劃不周無效會(huì)議不速之客電話干擾（1

3、）列出干擾因素干擾因素可以分為兩大類：一類是實(shí)發(fā)性干擾，一類是拖延性干擾。（2）對(duì)干擾因素排序通過對(duì)干擾因素的排序，每次找出排在前三位的干擾因素加以克服。甚至可以找出排在第一位的干擾因素加以克服。每次不要多，但求找出干擾最大的因素，堅(jiān)決克服掉。（3）對(duì)突發(fā)性干擾的分析突發(fā)性事件是職業(yè)經(jīng)理工作時(shí)間的最大干擾因素。由于職業(yè)經(jīng)理角色的特殊性，會(huì)遇到上、下、左、右全方位的干擾。研究表明，干擾者順序?yàn)椋海?）羅列出干擾所帶來的后果高效能時(shí)間管理培訓(xùn)班 高效能時(shí)間管理培訓(xùn)班 下載報(bào)名表 內(nèi)訓(xùn)調(diào)查表 【課程描述】“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰?！敝袊?guó)人是世界上最早認(rèn)識(shí)時(shí)間管理的重要性的?！叭松醒摹备菍?/p>

4、時(shí)間管理與人的生命相提并論?？桌戏蜃釉?jīng)站在河邊對(duì)著湍急的江水喟然長(zhǎng)嘆：“逝者如斯夫，不舍晝夜！”當(dāng)他見到他的一位弟子時(shí)間管理不善，用白天的時(shí)間睡覺的時(shí)候，給了那位弟子全方位的否定?？梢姡粋€(gè)人是否會(huì)管理時(shí)間在別人眼里是多么的重要。西方的管理大師也都對(duì)時(shí)間管理高度重視。彼德杜拉克就曾說：“時(shí)間是最高貴而有限的資源。” 德信誠(chéng)培訓(xùn)方法：課堂講授、提問研討、案例分析、小組討論、學(xué)員簡(jiǎn)報(bào)、講師點(diǎn)評(píng)、游戲、角色扮演等 【課程幫助】如果你想對(duì)本課程有更深入的了解，請(qǐng)參考 德信誠(chéng)高效能時(shí)間管理手冊(cè)【課程對(duì)象】企業(yè)管理人員、企業(yè)所有人員。 【課程大綱】第一章：認(rèn)識(shí)時(shí)間管理 1、徹底拋棄模糊的時(shí)間觀念2、你的

5、時(shí)間成本是多少3、時(shí)間管理理論第二章 ：時(shí)間管理的發(fā)展第三章：時(shí)間管理法則1、時(shí)間管理矩陣2、ABC時(shí)間管理法3、帕累托的80/20法則第四章：高效時(shí)間管理技巧1、正確的時(shí)間做正確的事2、巧分時(shí)間蛋糕3、簡(jiǎn)化法4、快速處理信息的四個(gè)訣竅5、高效會(huì)議的3M管理模式6、如何兼顧效果與效率第五章：排除時(shí)間干擾1、擺脫繁雜文件四步法2、巧對(duì)不速之客3、敢于對(duì)別人說“NO”附件：經(jīng)理人時(shí)間管理指南 （5）尋求對(duì)策尋求前三位干擾因素的對(duì)策，其他則可以緩一步。3.干擾因素分析法的啟示（1）通過對(duì)干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。（2）在拖延性干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏

6、自律”。因?yàn)樵谕涎有愿蓴_中，許多因素你可能無法把握，但是，你應(yīng)當(dāng)可以把握你自己。（3）在突發(fā)性干擾中，最需要克服的是“突然約見”。（4）都是誰(shuí)干擾了你的時(shí)間安排，偷走了你的時(shí)間？不同的人、不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，可能會(huì)有不同的順序。你一定要清楚，誰(shuí)對(duì)你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友，還是你自己？【自檢】選擇你認(rèn)為最適合的分析方法，對(duì)你的時(shí)間利用方式進(jìn)行分析。_【本講總結(jié)】本講主要介紹時(shí)間分析的方法。感到特別忙亂的時(shí)候，運(yùn)用不同的時(shí)間分析方法對(duì)時(shí)間進(jìn)行分析，以幫助職業(yè)經(jīng)理獲得利用時(shí)間的合理模式。這是職業(yè)經(jīng)理進(jìn)行時(shí)間管理的重要方法?！拘牡皿w會(huì)】_時(shí)間支配能力分析請(qǐng)回答下列問題，測(cè)試一下你

7、對(duì)時(shí)間的支配能力。請(qǐng)問答“是”或“否”。（1）你是否一到公司便列出當(dāng)日工作安排？（2）你是否在固定的時(shí)間里處理往來函件，如上午或下午？（3）你是否將無用的文件處理掉，而不是機(jī)械地歸檔？（4）你是否能避免各種浪費(fèi)時(shí)間與精力的“瑣事”？（5）你能使每項(xiàng)工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？（6）你能注意縮短用餐、飲茶時(shí)間嗎？（7）你只歡迎那些實(shí)在的、對(duì)公司有益的推銷員或顧問嗎？（8）你除非萬(wàn)不得已才召開會(huì)議嗎？（9）你只參加那些對(duì)本部門的工作有直接影響的會(huì)議嗎？（10）你收到函件后是否閱后立即處理？（11）你阻止別人給你寄發(fā)各種無用資料嗎？（12）你閱讀報(bào)刊雜志時(shí)是否瀏覽大意后，再細(xì)讀重點(diǎn)章節(jié)？（13

8、）你肯放手讓部下獨(dú)立工作嗎？能不頻繁檢查或干擾他們嗎？（14）你鼓勵(lì)部下遇到問題時(shí)開動(dòng)腦筋，提出獨(dú)立見解嗎？（15）你手邊有重要工作處理時(shí)，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒絕嗎？（16）你能充分利用電話提高效率，不在工作時(shí)間煲“電話粥”嗎？（17）你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計(jì)劃？（18）你能充分利用電腦、復(fù)印機(jī)提高效率嗎？（19）當(dāng)你遇到非得靠專門知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)才能解決的問題時(shí)，你是否請(qǐng)教專家協(xié)助，而不是單槍匹馬地蠻干？（20）你在召開重要會(huì)議時(shí)是否吩咐秘書不轉(zhuǎn)電話，不會(huì)見未約來訪者？回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。如果得80-100分，表明你能最充分地利用自己的時(shí)間，不必

9、因不能完成任務(wù)而加班或?qū)⒐ぷ鲙Щ丶摇Ｈ绻?0-80分，表明你基本上能夠有效支配時(shí)間，只在某些方面仍須改進(jìn)，可參考測(cè)試結(jié)果對(duì)照檢查。如果得30-60分，表明由于做事計(jì)劃性差、效率低，增加了很多工作壓力，你的問題集中在三個(gè)方面：主次不分；不能充分相信下屬，不放權(quán)；精力分散，易受不速之客干擾。只要下決心改正以上不足，你一定能在有限的時(shí)間里取得更高的效益。如果得30分以下，那表明你面臨嚴(yán)重的問題或?qū)⒈唤饴?，除非你立即全力以赴提高效益。工作緊急性分析1.目的分析每天（每周、每月）的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序。2.工具運(yùn)用工作緊急性分析表。表5-3工作緊急性分析表姓名：日期： 年 月

10、日緊急性工作事項(xiàng)非常緊急(馬上要做緊急(短時(shí)間內(nèi)要做不很緊急(可從長(zhǎng)計(jì)議不緊急(無時(shí)間要求頻次時(shí)間在緊急性的四格中選擇“”即可3.程序（1）將工作事項(xiàng)的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時(shí)間內(nèi)要做（一般是當(dāng)天要做的）；不很緊急，可從長(zhǎng)計(jì)議（可以納入計(jì)劃中做）；不緊急。（2）統(tǒng)計(jì)“頻次”。即不同緊急程度的工作事項(xiàng)各占多少（每天或每周或每月）。（3）統(tǒng)計(jì)“時(shí)間”。即完成不同緊急程度的工作事項(xiàng)所占用的時(shí)間。4.工作緊急性分析法的啟示(1統(tǒng)計(jì)你每日、每周、每月最緊急的是哪三項(xiàng)工作？(2非常緊急的工作事項(xiàng)，如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。制度、營(yíng)銷策略、產(chǎn)品品質(zhì)等重大問題，與時(shí)間無關(guān)。(3“緊急事項(xiàng)”越多，時(shí)間管理問題越大。(4“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項(xiàng)，時(shí)間比重越大，時(shí)間管理問題越大。(5除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項(xiàng)是否真的那么急。工作重要性分析1.目標(biāo)分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時(shí)。2.方法運(yùn)用工作重要性分析表。表5-4工作重要性分析表姓名：日期： 年 月 日重要性工作事項(xiàng)非常重要(絕對(duì)要做重要(應(yīng)該做不很重要(可做可不做不重要(可不做頻次時(shí)間在重要性的四格中選擇“”即可（1）將工作事項(xiàng)的重要性分四檔：非常重要，絕對(duì)要做（即其他事