行政會(huì)議組織管理辦法

1、北京遠(yuǎn)洋基業(yè)物業(yè)管理有限公司行政會(huì)議組織管理辦法為規(guī)范公司各種行政會(huì)議的計(jì)劃、審核、批準(zhǔn)、組織、召開、紀(jì)要、落實(shí)等的方法和步驟，更好地貫徹落實(shí)中遠(yuǎn)房地產(chǎn)和董事會(huì)對(duì)遠(yuǎn)洋基業(yè)物業(yè)管理有限公司的工作要求， 及時(shí)研究公司經(jīng)營(yíng)管理等有關(guān)重大問題的決策，加強(qiáng)公司內(nèi)部信息與資源的共享與溝通， 公司特制定行政會(huì)議組織管理辦法（以下簡(jiǎn)稱本辦法）。本辦法適用于北京遠(yuǎn)洋基業(yè)物業(yè)管理有限公司各種行政會(huì)議的組織工作。第一條公司行政會(huì)議組織管理歸口總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)，項(xiàng)目的行政會(huì)議組織管理歸口綜合行政部負(fù)責(zé)。第二條會(huì)議種類根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理需要，公司行政會(huì)議定為兩類，即定期例會(huì)和不定期會(huì)議。1. 定期例會(huì)：公司月度會(huì)、公司本部各

2、職能部門周例會(huì)、各物管中心、各經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目周例會(huì)、日會(huì)。2. 不定期會(huì)議：總經(jīng)理辦公會(huì)、公司員工大會(huì)、各種專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等。第三條 定期例會(huì)一、公司月度例會(huì)1. 會(huì)議時(shí)間：每月召開一次，時(shí)間為每月的第一個(gè)星期二下午13： 30。 如遇特殊情況可提前或推遲召開。2. 參加人員為：公司高管，公司本部各部門負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)目、籌備組、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理，公司本部專業(yè)經(jīng)理。3. 會(huì)議主題: 上月公司經(jīng)營(yíng)管理情況總結(jié)和本月工作計(jì)劃安排。4. 主持人：公司常務(wù)副總經(jīng)理。5. 會(huì)議內(nèi)容:A. 公司本部各職能部門報(bào)告上月工作總結(jié)和本月工作計(jì)劃；B. 各物管中心、各經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目報(bào)告上月工作總結(jié)和本月工

3、作計(jì)劃；C.公司高管分別對(duì)各部門、各項(xiàng)目的工作進(jìn)行點(diǎn)評(píng)；D.公司總經(jīng)理傳達(dá)上級(jí)指示，布置公司全面工作；E.其它需要在月度會(huì)上討論的事項(xiàng)。二 . 公司本部各職能部門周例會(huì)1. 會(huì)議時(shí)間：各職能部門根據(jù)本部門實(shí)際情況自行安排。2. 參加人員：職能部門全體人員。3. 會(huì)議主題: 上周工作小結(jié)和本周工作計(jì)劃安排。4. 主持人：各職能部門負(fù)責(zé)人。三、各物管中心、各經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目周例會(huì)、日會(huì)各物管中心、各經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目參照公司例會(huì)制度，制訂各自例會(huì)制度，分別召開各自的行政例會(huì)，包括周例會(huì)和日會(huì)。（一）周例會(huì)1. 會(huì)議時(shí)間：各項(xiàng)目根據(jù)實(shí)際情況每周周初召開周例會(huì)。2. 參加人員：各部門主管以上人員，各項(xiàng)目根據(jù)工作情況可擴(kuò)

4、大參會(huì)人員范圍。3. 會(huì)議主題:A. 上周工作小結(jié)和本周工作計(jì)劃安排；B. 傳達(dá)公司有關(guān)指示精神；C. 邀請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或職能部門負(fù)責(zé)人參加，協(xié)調(diào)工作、處理疑難問題。4. 主持人：各項(xiàng)目總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理。（二）日會(huì)1. 會(huì)議時(shí)間：各項(xiàng)目根據(jù)工作需要，安排相關(guān)部門召開日會(huì)，日會(huì)分晨會(huì)和晚會(huì)。2. 參加人員：相關(guān)部門全體人員3. 會(huì)議主題: 當(dāng)日工作小結(jié)和第二日工作計(jì)劃安排4. 主持人：各部門分管領(lǐng)導(dǎo)或部門經(jīng)理。第四條 不定期會(huì)議一、總經(jīng)理辦公會(huì)總經(jīng)理辦公會(huì)是為研究、解決公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和企業(yè)管理中的重大事項(xiàng)并進(jìn)行決策的行政會(huì)議。1. 會(huì)議議題范圍A. 研究公司執(zhí)行黨的路線、方針、 政策和落實(shí)中遠(yuǎn)

5、房地產(chǎn)、公司董事會(huì)各項(xiàng)工作任務(wù)情況；B. 研究確定公司的經(jīng)營(yíng)決策；解決經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)中的重要問題；研究總結(jié)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和行政管理工作完成情況；重大人事調(diào)整計(jì)劃和財(cái)務(wù)收支方案；總經(jīng)理向公司本部各職能部門和各物管中心、各經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目布置工作任務(wù)；C.公司本部各職能部門、各物管中心、各經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及各副總經(jīng)理提交辦公會(huì)集體討 論決定的議題；其他需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)討論決定的問題。2. 會(huì)議時(shí)間：視具體情況，根據(jù)需要可提前或臨時(shí)通知安排召開。原則上每月至少召開一次。3. 參會(huì)人員：公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員。根據(jù)會(huì)議議題的需要，可擴(kuò)大邀請(qǐng)公司相關(guān)職能部門、各物管中心和經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目有關(guān)人員列席會(huì)議。4. 主持人：總經(jīng)理二、公司全體員工

6、大會(huì)1. 會(huì)議時(shí)間：?jiǎn)T工大會(huì)每半年召開一次，具體時(shí)間根據(jù)情況確定。2. 會(huì)議內(nèi)容：?jiǎn)T工大會(huì)是公司領(lǐng)導(dǎo)向全體員工通報(bào)公司經(jīng)營(yíng)管理情況；傳達(dá)上級(jí)有關(guān)指示和會(huì)議、文件精神；進(jìn)行公司整體工作布置、全體員工動(dòng)員的會(huì)議。召開全體員工大會(huì)是增進(jìn)員工團(tuán)結(jié)、樹立團(tuán)隊(duì)意識(shí)的有效方法，會(huì)議可同時(shí)安排對(duì)先進(jìn)集體和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，遇重大節(jié)日可視情況組織員工聯(lián)歡活動(dòng)。3. 參加會(huì)議人員：公司全體員工。4. 會(huì)議主持人：公司領(lǐng)導(dǎo)。三、專題會(huì)議：1. 專題會(huì)議是為研究、解決各種專門問題而召開的會(huì)議，時(shí)間、 地點(diǎn)、 參會(huì)人員和列席人員可根據(jù)專門議題進(jìn)行安排。主要有：財(cái)務(wù)分析會(huì)、物業(yè)管理形勢(shì)分析會(huì)、質(zhì)量監(jiān)督分析會(huì)、安全工作會(huì)議

7、、采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組專題會(huì)以及其它專題會(huì)議等。2. 專題會(huì)議的提出：專題會(huì)由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門根據(jù)工作情況提議召開，由召集 部門負(fù)責(zé)組織。公司領(lǐng)導(dǎo)擬定適當(dāng)時(shí)間、地點(diǎn)，并確定與會(huì)人員名單。3. 有公司領(lǐng)導(dǎo)主持的專題會(huì)議，議題主辦部門要提前將起草好的會(huì)議通知提交總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室審核發(fā)出會(huì)議通知。通知中要明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、 參加和列席人員范圍、議題主要內(nèi)容等。四、臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要，隨時(shí)召開的各種臨時(shí)會(huì)議。第五條 會(huì)議召開程序一、會(huì)前準(zhǔn)備工作1. 總經(jīng)理辦公會(huì)：根據(jù)會(huì)議安排及要求，相關(guān)匯報(bào)人員在總經(jīng)理辦公會(huì)召開前將匯報(bào)材料上報(bào)總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室匯總后報(bào)參會(huì)人員提前閱知，以保證會(huì)議

8、質(zhì)量及效率。2. 月度會(huì)： 公司各職能部門、各物管中心、各經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目，根據(jù)會(huì)議通知要求提前將本月的工作完成情況及下月工作計(jì)劃，通過電子郵件報(bào)公司總經(jīng)理辦公室，包括WORD文件和按照公司要求的模版制作的PP臍式文件。由總經(jīng)理辦公室匯總形成會(huì)議文件送公司高管。3、周例會(huì)：各項(xiàng)目應(yīng)在例會(huì)召開前至少一天，向需要列席參加的公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提出邀請(qǐng)，同時(shí)將需要公司主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門協(xié)調(diào)解決的事宜以口頭或書面形式上報(bào)相關(guān)人員。會(huì)議議題涉及的公司本部有關(guān)部門負(fù)責(zé)人，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目提出的問題提前做好準(zhǔn)備工作，并在會(huì)議中與項(xiàng)目進(jìn)行溝通，發(fā)表意見或建議。為加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)、幫助項(xiàng)目工作，公司本部被邀請(qǐng)人員原則上應(yīng)盡量安排時(shí)

9、間參加，如遇特殊情況不能參加者應(yīng)提前向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假，并及時(shí)通知相關(guān)項(xiàng)目。4、其它形式的會(huì)議：根據(jù)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)準(zhǔn)備。二、會(huì)議的召開：公司級(jí)會(huì)議由總經(jīng)理辦公室按通知組織會(huì)議，并根據(jù)需要負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作。各項(xiàng)目物 管中心會(huì)議由項(xiàng)目綜合行政部負(fù)責(zé)組織會(huì)議和相關(guān)的會(huì)務(wù)工作。三、會(huì)議后期工作：1. 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公會(huì)、公司月度例會(huì)的會(huì)議記錄、整理工作，編寫會(huì)議紀(jì)要， 并將會(huì)議紀(jì)要報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的會(huì)議紀(jì)要及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)放，需要發(fā)送紙面文件的要有簽收制度。必要時(shí)， 可根據(jù)會(huì)議精神下達(dá)工作任務(wù)書，并負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決定的事項(xiàng)進(jìn)行督辦、檢查。2. 各職能部門、各經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的周例會(huì)由主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)

10、議紀(jì)要的起草，報(bào)會(huì)議主持人閱簽，在主持人簽發(fā)后，內(nèi)部下發(fā)并抄報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理。3、各物管中心的周例會(huì)由綜合行政部整理會(huì)議記錄、擬定會(huì)議紀(jì)要，并將會(huì)議紀(jì)要及時(shí)上報(bào)參加會(huì)議的有關(guān)人員和公司領(lǐng)導(dǎo)閱知。會(huì)后負(fù)責(zé)會(huì)議有關(guān)內(nèi)容的落實(shí)及督辦。四、會(huì)議要求：1、總經(jīng)理辦公會(huì)、月度會(huì)等會(huì)議的決策事項(xiàng)應(yīng)本著民主集中制原則，按照公司相關(guān)議事規(guī)則，由總經(jīng)理做出決策。2、會(huì)議決議事項(xiàng)要求公司全體員工，特別是公司各職能部門和各物管中心負(fù)責(zé)人要堅(jiān)決貫徹執(zhí)行。3、會(huì)后24 小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要，領(lǐng)導(dǎo)審閱后，以電子郵件方式發(fā)相關(guān)人員。第六條 會(huì)議紀(jì)律：六不準(zhǔn)1. 不準(zhǔn)穿便裝。應(yīng)著工服、戴工牌、帶好本、筆。2. 不準(zhǔn)吸煙、嚼口香糖。應(yīng)端正坐姿，保持良好精神面貌。3. 不準(zhǔn)接聽手機(jī)電話。應(yīng)將手機(jī)調(diào)至振動(dòng)