某集團信息與溝通管理制度

1、編號:A-GM-003版本/修改次第A/00A集團信息與溝通管理制度（試行）頁次/總頁數(shù)1/11A集團信息與溝通管理制度（試行）發(fā)放編號：生效口 期：2011-10-31公開范圍：A有限公司.編號:A-GM-003版本/修改次第A/00A集團信息與溝通臂理制度（試行）頁次/總頁數(shù)2/11版次編制E制度體系 管理部門 審核專業(yè)系統(tǒng) 協(xié)管領(lǐng)導(dǎo) 審核制度體系 協(xié)管領(lǐng)導(dǎo) 市核簽發(fā)生效日期2011-10-31第2頁.共11頁編號:A-GM-003版本/修改次第A/00A集團信息與溝通臂理制度（試行）頁次/總頁數(shù)3/111目的為促進公司內(nèi)部運營和管理信息在內(nèi)部各管理層級之間的有效溝通和充分利用， 特制定本

2、制度。2適用范圍本制度適用于集團總部、產(chǎn)業(yè)集團及成員公司上下之間與內(nèi)部各職能部門之間的 信息溝通與利用，以及與外部關(guān)聯(lián)方的溝通。3釋義與分類3. 1信息公司在經(jīng)營和管理活動中，為保持正常運行所產(chǎn)生的或根據(jù)管理需要整合的各類 信息，包括但不限于：專業(yè)性信息：戰(zhàn)略規(guī)劃文件，如：戰(zhàn)略規(guī)劃文件、市場情報；投資、收購兼并文件，如可行性分析報告、調(diào)研報告、立項報告；年度經(jīng)營信息，如經(jīng)營月報；管理體系及運行信息，如規(guī)章制度、重大事項通報；人事信息，如人力資源結(jié)構(gòu)分析報告；整合性信息：董事會工作報告總裁（總經(jīng)理）工作報告 各類出版物、資料匯編等3. 2信息溝通形式編號:A-GM-003版本/修改次第A/00A

3、集團信息與溝通臂理制度（試行）頁次/總頁數(shù)4/11公司內(nèi)部溝通的形式分正式溝通和非正式溝通。3. 2.1正式溝通是指通過正式的組織程序和組織所規(guī)定的正式渠道和載體進行的 溝通，如總經(jīng)理辦公會、部門間溝通例會、部門例會、項目會議等，是溝通的主要形 式；3.2.2非正式溝通是捋在上述正式溝通渠道以外進行的信息傳遞和交流，如公司 高層到基層的隨機走訪、公司高層與員工在非正式場合的交流、公司組織的各類休閑 運動類活動以及員工自發(fā)性的群體活動等等，是對正式溝通的有機補充。3. 3內(nèi)部正式溝通渠道內(nèi)部的正式溝通渠道主耍有：1）通過公司電子郵箱系統(tǒng)發(fā)送的，并有明確署名的電子郵件；2）公司建立的公共性IT平臺

4、，包括門戶網(wǎng)站、應(yīng)用系統(tǒng)等；3）有明確召集人（含公司或部門）的會議，包括董事會會議、總經(jīng)理辦公會、職 工代表大會、部門例會等；4）有明確署名或印章的，且通過既定程序發(fā)布的各類紙質(zhì)文件；3. 4信息載體信息載體包活但不限于通用性文書（報告、簡報、批復(fù)、通知、公告、會議文件 及紀要、計劃及總結(jié)、程序文件、制度等）、專用文書（可行性報告、調(diào)研報告、帳簿、 合同、設(shè)計圖、專利證等）、圖片、錄音、視頻及報刊等。4管理原則4.1真實原則：所有信息應(yīng)首先保證真實可靠，嚴禁制造、發(fā)布虛假信息；4.2保密原則：所有信息均應(yīng)設(shè)置接收范I韋I，密級，并通過可靠渠道傳達到指定 接收范圍，并明確規(guī)定各管理層級對信息的的

5、職責權(quán)限；4. 3及時原則：信息應(yīng)反映最新近況，信息傳遞應(yīng)及時，處理應(yīng)及時。5管理組織/職責編號:A-GM-003版本/修改次第A/00A集團信息與溝通臂理制度（試行）頁次/總頁數(shù)5/115.1信息溝通歸口管理部門5.1.1集團、板塊、成員公司需指定本組織的信息溝通歸口管理部門。集團總裁 辦公室為集團內(nèi)部信息溝通的歸口管理部門。各層級職能部門在總裁辦公室的指導(dǎo)與 監(jiān)督下，對各分類信息進行專業(yè)化管理。信息溝通歸口管理部門的職責為：5.1.2負責信息溝通管理制度的起草，并協(xié)調(diào)各職能部門對特定信息起草專項的 管理辦法，如財務(wù)年報、月度業(yè)務(wù)經(jīng)營分析等：5.1. 3在公司授權(quán)文件的指導(dǎo)下，組織對信息權(quán)力

6、分配的策劃與具體落實；5.1.4負責公共信息平臺信息化建設(shè)需求的提出、調(diào)研、策劃、審核、宣傳等工 作；5.1.5負責公司內(nèi)部公文、與例會等相關(guān)信息溝通工作的管理。5.2信息化管理部門5. 2.1根據(jù)工作需要，在信息歸口管理部門或業(yè)務(wù)管理部門的要求與授權(quán)下，負 責信息應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)與口常維護：5. 2.2在信息歸口管理部門或業(yè)務(wù)管理部門的要求與授權(quán)下，負責系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導(dǎo) 入與導(dǎo)出。5. 3對外信息發(fā)布部門5. 31葷事會秘書辦公室在證監(jiān)會等外部監(jiān)管機構(gòu)的監(jiān)管下，根據(jù)公司葷事會等的授權(quán)，負責集團相關(guān)治 理信息的管理與發(fā)布。5. 3. 2公共事務(wù)部門根據(jù)總裁（總經(jīng)理）的授權(quán)，負責對政府、協(xié)會等外部關(guān)聯(lián)

7、方相關(guān)信息的管理與 發(fā)布。5. 3.3總裁（總經(jīng)理）辦公室或抬定部門根據(jù)總裁（總經(jīng)理）的授權(quán)，向社會發(fā)布相關(guān)信息。第7頁.共11貝編號:A-GM-003版本/修改次第A/00A集團信息與溝通臂理制度（試行）頁次/總頁數(shù)6/115.4審計部門根據(jù)總裁（總經(jīng)理）的授權(quán)，負責對集團對外發(fā)布的報告（財務(wù)報告、市計報告 等）、文件進行審計。5.5各部門5. 5. 1負責本部門所轄職能的內(nèi)部報告程岸制訂、會議體系建設(shè)等：5. 5.2負責本部門信息的管理、保密與應(yīng)用。6管理規(guī)范/要求6.1內(nèi)部匯報（自下而上）&11集團、產(chǎn)業(yè)板塊、企業(yè)應(yīng)根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、風險控制和業(yè)績考核要求，在內(nèi) 部權(quán)限分配的基礎(chǔ)上，

8、建立不同層級的內(nèi)部匯報體系，口下而上匯報工作。6.1.2內(nèi)部報告（此指書而報告，下同）主要包括：1）與對外合同相關(guān)的內(nèi)部報告，如有關(guān)對外投資合同、擔保合同、銷售合同、采 購合同以及管理類合同簽訂過程中系列報吿等：2）管理類報告，如股東會、茶韋會會議紀要、內(nèi)部職能部門重大調(diào)整、人力資源 情況、定期財務(wù)報表、項目進度報告等：3）研究調(diào)查類，既包括對外市場、客戶等進行調(diào)査形成的報告，對有關(guān)產(chǎn)品進行 研究開發(fā)形成的報告，也包括對內(nèi)部生產(chǎn)過程中出現(xiàn)異常進行調(diào)査、分析形成的報告;4）完成經(jīng)營計劃情況類報告，包括各生產(chǎn)單位完成工時定額統(tǒng)計報表、月度 經(jīng)營分析等。6. 1. 3內(nèi)部報告要求1）各部門應(yīng)主動建立

9、內(nèi)部報告文件，主動上報職責內(nèi)的工作情況；2）內(nèi)部報告應(yīng)簡潔明了、通俗易懂、傳遞及時，便于企業(yè)各管理層級和全體員工 掌握相關(guān)信息；3）各職能部門應(yīng)在充分考慮內(nèi)部報告信息使用者得的需求后，建立統(tǒng)一的系統(tǒng)的編號:A-GM-003版本/修改次第A/00A集團信息與溝通臂理制度（試行）頁次/總頁數(shù)7/11內(nèi)部報告指標體系，其中明確信息的提供者、信息的使用者、信息的內(nèi)容及提供頻率、 提交的時限，審核權(quán)限與流程，明確內(nèi)部信息傳遞的時間、空間、節(jié)點和流程，實現(xiàn) 內(nèi)部報告管理的職責分離、授權(quán)接觸、監(jiān)督和檢査，以確保內(nèi)部報告能被充分利用， 能為管理層進行管理與決策提供充足的依據(jù)；4）各報告編制部門應(yīng)制訂內(nèi)部報告編

10、制程序，并嚴格執(zhí)行。對內(nèi)部報告的流轉(zhuǎn)應(yīng) 做好記錄，對丁未按照流轉(zhuǎn)制度進行操作的事件，應(yīng)當調(diào)查原因，并做相應(yīng)處理；5）各層級管理人員應(yīng)當充分利用內(nèi)部報告管理和指導(dǎo)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，及時 反映全面預(yù)算執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門和各單位的運營進度，嚴格績效考核 和責任追究確保企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展目標：6）內(nèi)部報告應(yīng)體現(xiàn)風險提示及應(yīng)對措施，同時建議公司對涉及突出問題和重大風 險的啟動應(yīng)急預(yù)案形成有效機制，以應(yīng)對突發(fā)事件及重大風險。各層級應(yīng)有效利用內(nèi) 部報告進行風險評估，準確識別和系統(tǒng)分析企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的內(nèi)外部風險，確定 風險應(yīng)對策略，實現(xiàn)對風險的有效控制：7）建立內(nèi)部報告指標體系的評估及調(diào)整流程，重

11、點關(guān)注內(nèi)部報告的及時性、安全 性和有效性，在公司外部環(huán)境及業(yè)務(wù)發(fā)生變化時，根據(jù)評估的結(jié)果，對內(nèi)部報告指標 體系進行調(diào)整，其屮包扌舌內(nèi)部報告的種類，頻率，主要內(nèi)容，報送途徑及報送人員等;8）建立內(nèi)部報告保管制度，指定專人按類別保管相應(yīng)的內(nèi)部報告，并對不同類別 的報告采用不同的保管年限及保管方式，規(guī)范其借閱的程丿宇：9）例行性報告包括但不限于：葷事會報告、監(jiān)事會報告、總裁（總經(jīng)理）工作報 告、業(yè)務(wù)經(jīng)營管理分析報告、財務(wù)報告、市場分析報告等；10）各職能部門、委員會等組織機構(gòu)應(yīng)建立應(yīng)急管理機制，確保各項工作的有仔 開展；11）集團、產(chǎn)業(yè)板塊、企業(yè)應(yīng)分別建立簽報管理制度與重大事項報告與處理制度, 保障

12、各層級對非例行性工作及突發(fā)事件的快速、正確處理；4會議管理第7頁,共H頁編號:A-GM-003版本/修改次第A/00A集團信息與溝通臂理制度（試行）頁次/總頁數(shù)8/111）除書而報告外，可利用會議形式匯報工作；2）集團、產(chǎn)業(yè)板塊、企業(yè)應(yīng)建立總裁/總經(jīng)理月度辦公會或例行的專題會議，了 解經(jīng)營管理狀況，研究應(yīng)對措施，部署工作任務(wù)。在月度例會的基礎(chǔ)上，可建立更為 完善的例會體系；3）應(yīng)建立例會管理制度，對例會的議題、議程、議事規(guī)則、文件準備、任務(wù)督辦 等進行詳盡的規(guī)定，確保例會的時效性與有效性；6.2內(nèi)部指令下達（自上而下）6.2.1基于內(nèi)部控制的需要，集團自上而下應(yīng)主動提出信息需求，督促信息反饋;

13、6. 2.2對于下級提出的請示，必須進行回復(fù)：& 2.3對內(nèi)部報告、會議等的批復(fù)應(yīng)即時傳達到相應(yīng)人員；624內(nèi)部管理的指令必須通過內(nèi)部正式溝通渠道下達，且必須經(jīng)過審批程斥：6. 2.5內(nèi)部指令內(nèi)容必須考慮到不同業(yè)務(wù)的特性及執(zhí)行力等因素，保障指令正確, 能有效貫徹執(zhí)行；6.3內(nèi)部橫向溝通6.3.1在信息受控的基礎(chǔ)上，為了促進信息的有效利用，應(yīng)提高橫向部門之間信 息的溝通，避免人為因素的信息截流、停滯等：6. 3.2橫向信息的協(xié)調(diào)應(yīng)由信息溝通歸口管理部門在總裁（總經(jīng)理）的授權(quán)下進 行：6. 3.36. 4對外收發(fā)文6. 4.1外部關(guān)聯(lián)方要求公司提供相關(guān)信息時，應(yīng)視情況滿足或拒絕其'

14、需求；6. 4. 2對外發(fā)文必須經(jīng)過既定程序?qū)徟蟛拍馨l(fā)布：6. 4. 3接受外部發(fā)來的文件后要進行真?zhèn)伪鎰e，進行分類管理并呈報相應(yīng)部門處 理；6. 5信息權(quán)力編號:A-GM-003版本/修改次第A/00A集團信息與溝通臂理制度（試行）頁次/總頁數(shù)9/116. 5.1信息權(quán)力由公司的授權(quán)文件決定，信息審核權(quán)與市批權(quán)與授權(quán)文件中的審 核權(quán)與審批權(quán)一一對應(yīng)；6. 5.2信息權(quán)力的管理由公司授權(quán)歸口管理部門負貴，IT建設(shè)與維護部門負貴在 相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)中予以落實；6. 5. 3知情權(quán)的授予1）根據(jù)職責文件及授權(quán)文件，公司須賦予不同的崗位/職位相應(yīng)的知情權(quán)；2）知情權(quán)由各個部門主動申報，由信息歸口

15、管理部門匯總后報總裁（總經(jīng)理）審 批執(zhí)行：3）在口常工作中，若需要必耍的信息，可向信息擁有部門提出申請，信息歸口管 理部門進行協(xié)調(diào)：6. 5.3信息權(quán)力可在信息系統(tǒng)中予以固化，在口常溝通中予以體現(xiàn)。7管理流程7.1信息收集與加工7.1.1各公司、部門、崗位/職位都是信息的直接責任者，應(yīng)積極、主動承擔本職 貴內(nèi)一手信息的記載、梳理及輸出的職責：7.1.2 手信息無法滿足經(jīng)營管理的需要時，應(yīng)對信息進行綜合處理，形成專業(yè) 性較強或目標性較強的信息：7.1. 3應(yīng)根據(jù)信息傳遞的目的、效率等因素選擇信息的載體；714信息加工者對信息的真實性、及時性、合法合規(guī)性承擔主要責任。7. 2信息審核與發(fā)布7. 2

16、.1凡代表公司或部門的信息應(yīng)按照授權(quán)文件所規(guī)定的流程，通過流程市批后 在指定范闈內(nèi)發(fā)布。任何個人不得越權(quán)審核或發(fā)布信息。2.2集團領(lǐng)導(dǎo)對下屬企業(yè)的工作溝通，均按照集團內(nèi)部程爐通過正式溝通渠道 進行。集團內(nèi)各企業(yè)接到任何非正常渠道以及違反公司正常工作程序的要求，對公司第頂.共H頁編號:A-GM-003版本/修改次第A/00A集團信息與溝通臂理制度（試行）頁次/總頁數(shù)10/11可能造成直接經(jīng)濟損失的，均可直接回絕。7. 2.3凡對某信息存在疑問時，除直接詢問信息發(fā)布單位外，可向總裁辦公室丄或 總經(jīng)理辦公室'進行證實。7. 2.4各級信息市核者應(yīng)在所授權(quán)范圍內(nèi)，對信息進行專業(yè)性市核，并承擔市

17、核 責任。信息決策者應(yīng)對其決策結(jié)果承擔責任。7. 3信息接收與利用7. 3.1信息接受部門應(yīng)充分利用各類信息，運用到戰(zhàn)略決策、I常運營中，實現(xiàn) 公司價值的提升。必要時，應(yīng)進行信息回復(fù)。732集團、產(chǎn)業(yè)板塊、企業(yè)應(yīng)重視與加強反舞弊機制建設(shè)，通過設(shè)立員工信箱、 投訴熱線等方式，鼓勵員工及企業(yè)利益相關(guān)方舉報和投訴企業(yè)內(nèi)部的違法違規(guī)、舞弊 和其他有損企業(yè)形象的行為。7. 4信息化建設(shè)與管理7. 4.1信息化建設(shè)應(yīng)由需求推動，在信息歸口管理部門的指導(dǎo)下，由信息建設(shè)部門 承擔具體項目的建設(shè)。7. 4.2集團公共信息平臺應(yīng)按照集團統(tǒng)一管控，板塊、企業(yè)分層管理的管理原則進 行，滿足集團內(nèi)部辦公協(xié)同、內(nèi)部溝通、知識共享、信息展示與電子化檔案留存。7. 4. 3網(wǎng)絡(luò)社區(qū)管理集團內(nèi)部建立或管理的網(wǎng)絡(luò)社區(qū)，如論壇、BBS、微博等，應(yīng)建立監(jiān)管機制，在有 效保障員工言論由、建立與維護良好的互動渠道的同時，嚴禁違法違規(guī)信息的發(fā)布 與傳播。7. 5信息檔案管理7.5.1公司內(nèi)部應(yīng)建立完