會議接待策劃方案

1、相品用口"-會議接待策劃方案一、會議主題：我為家鄉(xiāng)做代言”一一暨第六屆國際食品安全年會GFS葉大品牌“新地標(biāo)產(chǎn)品”崛起評選二、會議時間：2015年12月5日至2015年12月6日（早 9: 00-晚 6: 00）三、下榻酒店：XX淄泉度假酒店四、會議地點(diǎn)：云南省昆明市經(jīng)開區(qū)出口加工區(qū)順通大道浦發(fā)路16號云南創(chuàng)新生物產(chǎn)業(yè)孵化器五、環(huán)境布置（一）會場外區(qū)域布置酒店外圍環(huán)境：含本次會議主題的歡迎橫幅會議室外圍環(huán)境：孵化器正門懸掛本次會議主題的歡迎橫幅、從入口到會議室導(dǎo)示牌、會議室門口放置簽到桌、會議室外設(shè)置產(chǎn)品展 示區(qū)域（二）會場內(nèi)主要區(qū)域布置會議桌桌擺放：課桌式擺放，水牌的擺放會議用品：

2、白紙、簽字筆、礦泉水、紙巾等會場氛圍：主題布標(biāo)、背景音樂六、會議接待流程細(xì)節(jié)1）會前準(zhǔn)備要求1、確認(rèn)出席會議的人數(shù)，參會人員的詳細(xì)信息、會議名稱，參與單位（包含：主辦、協(xié)辦、承辦、指導(dǎo)），會議日程安排，會議的主賓 身份，會議坐次順序安排。2、安排酒店房間、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服務(wù)。3、準(zhǔn)備會議資料，設(shè)計制作會刊，設(shè)計制作四份評分表，由承辦單位按會議要求根據(jù)參會人數(shù)印刷。 準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿以及新聞通稿。準(zhǔn)備會后贈送用禮品（由承辦方負(fù)責(zé)）。4、根據(jù)承辦單位所提供的資料，在會議室外設(shè)置產(chǎn)品展示區(qū)。5、在會議室內(nèi)為參會賓客提供茶歇服務(wù)（熱茶、咖啡和糕點(diǎn)）。6、確認(rèn)會議室內(nèi)各種用具和設(shè)施符合

3、會議要求（簽到臺 /椅、簽到簿/筆、會議桌、椅子、礦泉水、紙/筆）。7、確認(rèn)會議設(shè)備就位，如：講臺、投影屏幕、LED屏幕。調(diào)試好相關(guān)設(shè)備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調(diào)、燈光。8、核對會議橫幅和指示牌內(nèi)容并制作和放置指定位置。9、會議擺臺標(biāo)準(zhǔn)簽到桌及文具用品a.在大廳門口處或會議室入口處準(zhǔn)備好簽到桌、筆、紙或簿。b.如會議要求配備信紙、便箋、黑色碳素筆等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。各項(xiàng)用品均應(yīng)在會議前 30分鐘準(zhǔn)備妥當(dāng)。10、通知孵化器物管派人清掃公用衛(wèi)生間，并派專人職守。11、會議開始前三十分鐘需把會議室設(shè)備再次檢查一遍，包括空調(diào)，燈，話筒，投影等。12、準(zhǔn)備安全應(yīng)急預(yù)案2）會議迎候

4、服務(wù)（會議開始前 30分鐘門口迎候）1、精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，請賓客簽到、發(fā)放資料（會 議資料、評分表及會刊）、引領(lǐng)賓客就坐。（迎賓是否招募志愿者？還是工作人員？）2、會議廳入口大門開啟，客人集中進(jìn)入時注意分流指引客人進(jìn)入會場。3）會議服務(wù)程序1、工作人員主動詢問主辦方或負(fù)責(zé)人會議廳內(nèi)燈光需求、背景音樂 要求、確認(rèn)會議人數(shù)。2、當(dāng)客人來到會議廳時，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。3、工作人員再次確認(rèn)話筒是否開啟狀態(tài)（以防其他原因關(guān)閉），尤其主席臺需特別關(guān)注。4、先到達(dá)的客人入座后，提供飲用水服務(wù)。5、服務(wù)人員時刻關(guān)注會議客人動態(tài)及需求，分辨會議客人，防止其 它不相關(guān)人員對會議客人的

5、干擾，尤其對于在走廊吸煙及大聲喧嘩的 客人要勸阻、引導(dǎo)，尤其是會議主管要加強(qiáng)現(xiàn)場管理。6、會議期間服務(wù)人員站于會議廳門口主動為進(jìn)出門客人拉 /關(guān)大 門。7、會議中間休息，要盡快整理會場（如：桌椅等），添補(bǔ)和更換各 相品用口"-種用品（如：水杯、礦泉水、紙、等）。4） 會議結(jié)束服務(wù)1、打開會議廳大門，引領(lǐng)客人到出口。2、工作人員應(yīng)站立門口，微笑向客人道別。3、工作人員應(yīng)主動檢查一遍會場，看是否有遺留物品等，設(shè)施設(shè)備 有否損壞，如有問題及時與會務(wù)組聯(lián)系并做好記錄。4、找合適機(jī)會詢問主辦方意見或建議。5、通知孵化器物管派人清掃會議現(xiàn)場、桌椅歸位，撤下會議所用物品。七、會議流程細(xì)節(jié)12月4日

6、:全天在酒店或云南創(chuàng)新生物產(chǎn)業(yè)孵化器報到賓客到達(dá)酒店入住以后，撥打云南省南亞國家科技商貿(mào)促進(jìn)會對接人 員電話，由對接人員進(jìn)行登記完成報道。或直接來到南亞促進(jìn)會像工 作人員進(jìn)行報道。12月5日：8: 30-9: 00迎接與會賓客簽到并進(jìn)場就座9: 00-9: 15與會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言致辭9: 15-9: 30國際食品安全協(xié)會及協(xié)會項(xiàng)目介紹9: 30-10: 30與會約20家企業(yè)演講并進(jìn)行打分（企業(yè)及企業(yè)產(chǎn)品介紹）10: 30-10: 45進(jìn)行茶歇休息10: 45-11: 30與會約15家企業(yè)演講并進(jìn)行打分11: 30相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或主持人宣布上午會議結(jié)束11: 30-14: 30午餐、午休并返回會議室14

7、: 30-15: 30與會約20家企業(yè)演講并進(jìn)行打分15: 30-15: 45進(jìn)行茶歇休息15: 45-18: 00與會約35家企業(yè)演講并進(jìn)行打分18: 00相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或主持人宣布當(dāng)日會議結(jié)束18: 00-20: 30返回酒店食用晚餐并舉行 供應(yīng)商與銷售平臺、產(chǎn)業(yè)鏈平臺 對接活動注：按照每家企業(yè)約3分鐘時長來進(jìn)行演講安排12月6日9: 00-10: 00主持人宣布今天會議開始；與會約 20家企業(yè)演講并進(jìn)行打分10: 00-10: 15進(jìn)行茶歇休息10: 15-11 : 30與會約25家企業(yè)演講并進(jìn)行打分11: 30-14: 30午餐、午休并返回會議室14: 30-15: 30與會約20家企業(yè)演講并進(jìn)行打分15: 30-15: 45進(jìn)行茶歇休息15: 45-17: 00與會約30家企業(yè)演講并進(jìn)行打分17: 00-17: 30根據(jù)打分表統(tǒng)計進(jìn)行 優(yōu)秀產(chǎn)品/企業(yè)評選17: