擔保有限公司綜合管理部崗位說明書

1、6.1綜合管理部部門職能 一、職能結(jié)構(gòu)圖綜 合 管 理 部信息化管理行政管理文綜管理二、職能描述1、文綜管理（1）負責文件管理，形成內(nèi)部文件、接收外部文件，按照制度規(guī)定進行傳遞和處理；檢查落實各類文件領(lǐng)導批示的執(zhí)行情況，并正確反饋信息。（2）負責印章管理，按照制度規(guī)定刻制、使用和廢止各類印章。（3）負責郵發(fā)管理，按時訂閱報刊雜志，收取各類郵件并正確分發(fā)。（4）負責檔案管理，統(tǒng)一管理公司全部檔案資料（紙質(zhì)、電子、影像等），維護檔案的完整和安全，并正確、有效使用檔案資料。（5）負責會議管理，根據(jù)內(nèi)容確定參會人數(shù)，及時發(fā)出內(nèi)外會議通知并落實；正確安排會場，滿足會議需求；做好會議記錄，重要會議應(yīng)當形成

2、會議紀要；檢查落實會議各項決定的執(zhí)行情況，并正確反饋信息。（6）負責對外宣傳，協(xié)助做好企業(yè)文化建設(shè)，定期出版公司內(nèi)刊，落實VI應(yīng)用，維護公司形象。2、行政管理（1）負責辦公用品管理，包括采購、發(fā)放、收回和管理日常辦公文具、辦公自動化耗材以及其它物品。（2）負責辦公設(shè)備管理，按需訂制各類辦公家具，進行日常維修維護。（3）負責紀律管理，加強員工日常行為檢查，維護良好的工作秩序。（4）負責福利管理，定期了解員工福利需求，不斷完善公司福利體系，妥善安排節(jié)日休假和福利事項，安排組織員工文化生活，以適宜的福利水平增強公司凝聚力和向心力。（5）負責前臺管理，正確接聽總機 ，禮貌、周到接待來訪客戶并合理進行分

3、流。（6）負責車輛管理，正確使用、維護、保養(yǎng)辦公車輛，保證辦公和業(yè)務(wù)用車，確保安全行駛。（7）負責環(huán)境衛(wèi)生和安全管理，保持整潔的辦公環(huán)境，按規(guī)定關(guān)閉門窗、電源等，保證公司財產(chǎn)和員工人身安全。（8）負責內(nèi)部工作協(xié)調(diào)，建立和維護正常的工作秩序，同時檢查、督促各部門工作計劃實施，評價實施效果，提出整改建議。（9）負責對外關(guān)系，包括加強與政府部門、合作機構(gòu)、股東單位、重要客戶的聯(lián)絡(luò)溝通，保持有利于公司發(fā)展的良好的外部環(huán)境；本著禮貌、對等、周到原則安排接待活動，發(fā)揮公關(guān)作用，并借以體現(xiàn)企業(yè)文化，提高公司形象和社會影響。（10）建立公司VI體系及推廣應(yīng)用方案，提高外部識別效果和品牌效應(yīng)。（11）創(chuàng)立、發(fā)行

4、企業(yè)內(nèi)刊，加強對外宣傳，提高企業(yè)知名度。3、信息化管理（1）建設(shè)、管理及維護公司網(wǎng)站和辦公自動化系統(tǒng)，保證安全運行。（2）自行開發(fā)或引進各種管理軟件，有效應(yīng)用高新技術(shù)，提高辦公效率。（3）購置、維護各類辦公電子設(shè)備，保證辦公需求。三、管理結(jié)構(gòu)圖綜合管理部經(jīng)理信息技術(shù)崗檔案員崗文 秘 崗專職秘書崗總 務(wù) 崗前 臺 崗司 機 崗四、崗位及人員設(shè)置根據(jù)部門定位，配置5人，包括1個管理崗位和4個業(yè)務(wù)崗位，具體是：1、部門經(jīng)理1人。2、文秘崗1人，兼職專職秘書崗。3、前臺崗1人，兼職總務(wù)崗、檔案員崗。4、信息技術(shù)崗1人。5、司機崗1人。6.2綜合管理部部門經(jīng)理崗位說明書職位描述單 位：遼寧國融擔保 部

5、門：綜合管理部職位名稱：綜合管理部經(jīng)理 職位編號：遼國融綜合01直接上級：公司主管領(lǐng)導 直接下級：本部門員工 關(guān)鍵指標1、內(nèi)部協(xié)調(diào)能力和承上啟下作用。2、外部聯(lián)絡(luò)溝通能力。崗位權(quán)限 1、有權(quán)審查通過內(nèi)部文件內(nèi)容，提出外部文件閱辦意見。2、有權(quán)決定購置單位金額在2000元以下的辦公設(shè)備、辦公用品和電子設(shè)備等。3、有權(quán)調(diào)整辦公工位，調(diào)配辦公設(shè)備和電子設(shè)備。4、有權(quán)提出對外接待計劃，安排單次消費金額在1000元以下的對外接待任務(wù)。5、有權(quán)組織公司中層干部（含）以下人員參加的跨部門工作會議，根據(jù)公司整體需要，協(xié)調(diào)、調(diào)整其他部門的工作計劃和人員安排。6、有權(quán)安排員工工余活動計劃。7、有權(quán)決定本部門組織架

6、構(gòu)和崗位設(shè)置，對本部門員工實施調(diào)整、獎勵、處罰。職位資格本科以上學歷，八年以上綜合管理、行政管理等相關(guān)工作經(jīng)歷，具有較強的組織領(lǐng)導能力，文字功底扎實，工作認真細致、高度負責，綜合協(xié)調(diào)、溝通能力強。崗位職責工作標準1、負責組織起草公司綜合材料、總結(jié)和報告。組織完成初稿，采用率80%。2、負責規(guī)范內(nèi)部文件種類、行文格式、處理流程等，按照規(guī)定審核、會簽、發(fā)出公司文件。1、基本格式正確，流程符合規(guī)定。2、文稿字句通順、流暢，沒有語法錯誤和錯別字。3、負責規(guī)范收文管理流程，提出簡明扼要的閱辦意見，送交相關(guān)部門及領(lǐng)導簽批，并對落實情況進行跟蹤反饋。 1、閱辦意見明確、準確，在收文當日即上傳至第一順位人啟動

7、閱辦流程。 2、落實領(lǐng)導簽批意見，在規(guī)定的時間內(nèi)完成執(zhí)行情況反饋并做好記錄。4、負責組織、安排總經(jīng)理辦公會、公司例會等各種公司性會議，做好會議記錄、形成會議紀要、傳達會議精神，督辦會議布置的工作事項，并對落實情況進行跟蹤反饋。1、準確、及時發(fā)出會議通知，根據(jù)會議內(nèi)容和需求做好會場安排。2、重要會議在翌日形成紀要，并按規(guī)定閱簽、上傳。3、督辦會議決定，在規(guī)定時間內(nèi)檢查、反饋執(zhí)行情況并做好記錄。5、負責檢查行政管理制度執(zhí)行情況，提出整改意見并監(jiān)督實施。 根據(jù)不同要求，分別按日、周、月、季檢查制度執(zhí)行情況，提出整改和獎懲意見6、負責內(nèi)部工作協(xié)調(diào)，維護良好工作秩序。本著高效和有序原則進行。7、負責外部

8、聯(lián)絡(luò)溝通，維護公司與政府部門、合作機構(gòu)、股東單位和重要客戶的良好關(guān)系。本著和諧、有利、得體原則進行，努力謀求適合公司成長與發(fā)展的外部空間。8、負責安排、接待公司客人和來訪人員，組織參加各類外部活動。 本著禮貌、周到、對等、節(jié)儉原則進行。9、負責組織員工文體活動。 1、利用工余時間，保持娛樂性、保證安全性，內(nèi)容和形式符合企業(yè)文化特征。 2、合理調(diào)控時間節(jié)奏，公司全員活動每月不超過2次。10、統(tǒng)籌安排公司對外宣傳計劃，協(xié)助做好企業(yè)文化推廣、VI應(yīng)用工作。 1、每半年提出一次宣傳計劃。 2、VI應(yīng)用符合設(shè)計要求，達到預(yù)期效果11、完成公司領(lǐng)導交辦的其他工作。6.3綜合管理部專職秘書崗位說明書職位描述

9、單 位：遼寧國融擔保 部 門：綜合管理部職位名稱：專職秘書 職位編號：遼國融綜合02直接上級：綜合管理部經(jīng)理 直接下級：無關(guān)鍵指標1、為公司主要領(lǐng)導服務(wù)水平和參謀、助手作用。2、傳達公司主要領(lǐng)導指示精神的效率和執(zhí)行力。崗位權(quán)限 1、有權(quán)翻動公司主要領(lǐng)導桌面的各類文件、資料，根據(jù)要求整理、傳閱、歸檔。 2、有權(quán)代表公司主要領(lǐng)導參加、出席各種外部活動。職位資格本科以上學歷，兩年以上秘書相關(guān)工作經(jīng)歷，文字功底扎實，工作認真細致，保密意識強，綜合協(xié)調(diào)、溝通能力較好。崗位職責工作標準1、負責公司主要領(lǐng)導的辦公服務(wù)工作，合理安排其每天工作日程和計劃，并及時提醒。1、時間與工作搭配合理、流暢。 2、提醒的時

10、機與方式要恰到好處。2、負責整理公司主要領(lǐng)導辦公環(huán)境，每天開窗通風、更換鮮花、備好茶水，下班前檢查電源、關(guān)閉門窗。 1、辦公空間空氣清新、潔凈整齊。 2、茶水溫度適合，水量適宜。 3、電源、門窗關(guān)閉到位，保證安全。3、負責分類整理公司主要領(lǐng)導每天閱處的文件，根據(jù)工作需要隨時準備好各種資料。 1、每天整理2-3次，保持桌面整潔。 2、資料擺放分門別類、重點突出。4、負責公司主要領(lǐng)導客人的預(yù)約、接待工作，隨同出席或受托參加各種會議、活動、典禮等，做好必要的記錄，并參與其他接待和會務(wù)工作。 1、預(yù)約客人松馳有度、互不沖突；接待客人禮貌周到、大方得體。 2、在公共場合要掌握分寸、適時出現(xiàn)或消失，不得喧

11、賓奪主。5、負責傳達公司主要領(lǐng)導召集的會議事項和指示，靈活、穩(wěn)妥地應(yīng)對各種突發(fā)事件。準確、明確的傳達領(lǐng)導聲音，不得添油加醋，甚至摻雜個人成見。6、注意做好公司領(lǐng)導各項事務(wù)的保密工作。 要擺正位置，不該看的、不該說的、不該打聽的，必須心中有數(shù)。7、完成公司領(lǐng)導交辦的其他工作。6.4綜合管理部文秘崗位說明書職位描述單 位：遼寧國融擔保 部 門：綜合管理部職位名稱：文秘 職位編號：遼國融綜合03直接上級：綜合管理部經(jīng)理 直接下級： 無 關(guān)鍵指標1、 內(nèi)部協(xié)調(diào)能力和服務(wù)水平。2、 高效處理公文事務(wù)的能力。3、 傳播企業(yè)文化的能力。崗位權(quán)限 1、有權(quán)調(diào)整內(nèi)部文件和公司內(nèi)刊內(nèi)容，退回不符合要求的文稿。2、

12、有權(quán)拒絕在不符合格式要求的材料或文件上加蓋公司印章。 3、有權(quán)修改或確定VI應(yīng)用方案，提供制造商、供應(yīng)商入圍名單。職位資格本科以上學歷，兩年以上文秘相關(guān)工作經(jīng)歷，文字功底扎實，工作認真細致，綜合協(xié)調(diào)、溝通能力較強。崗位職責工作標準1、負責發(fā)文管理，對擬發(fā)文件進行編號、登記，準確記載文號、標題、擬稿部門、簽發(fā)領(lǐng)導、密級、份數(shù)等事項。 發(fā)文各要素完全符合規(guī)范，文稿字句通順、流暢，沒有語法錯誤和錯別字。2、負責收文管理，簽收內(nèi)外來文，對來文日期、文件標題、來文單位、密級、處理情況等進行認真登記、編號后提交給部門總經(jīng)理。收文各要素完全符合規(guī)范。3、負責傳遞領(lǐng)導已經(jīng)批示的文件，督促、反饋承辦情況；整理、

13、裝訂、保管各類文件，按照檔案管理規(guī)定分別立卷。1、根據(jù)部門負責人簽批意見進行傳閱。2、落實領(lǐng)導簽批意見，在規(guī)定的時間內(nèi)完成執(zhí)行情況反饋并做好記錄。4、負責撰寫公司一般公文和材料，審核并統(tǒng)一提供對外資料。 1、公文語句通順，表達清楚。 2、嚴格審查對外提供資料，沒有紕漏。5、負責刻制、更新、保管公司各類印鑒，嚴格按照用印審批權(quán)限使用。 1、印鑒管理規(guī)范、安全。2、嚴格審查用印審批手續(xù)，手續(xù)不齊全者應(yīng)予堅決拒絕。6、協(xié)助編輯發(fā)行公司內(nèi)刊，主辦對外宣傳和VI應(yīng)用事務(wù)，參與企業(yè)文化和品牌建設(shè)，塑造公司良好形象。 1、定期編輯、出版內(nèi)刊，保證質(zhì)量。 2、VI應(yīng)用符合設(shè)計要求，達到預(yù)期效果7、協(xié)助通知、召

14、集公司性會議，安排會議場地，做好會議記錄，形成會議紀要，落實會議精神，并正確反饋執(zhí)行情況。1、準確、及時發(fā)出會議通知，根據(jù)會議內(nèi)容和需求做好會場安排。2、重要會議在翌日形成紀要，并按規(guī)定閱簽、上傳。3、督辦會議決定，在規(guī)定時間內(nèi)檢查、反饋執(zhí)行情況并做好記錄。8、完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。6.5綜合管理部總務(wù)崗位說明書職位描述單 位：遼寧國融擔保 部 門：綜合管理部職位名稱：總務(wù) 職位編號：遼國融綜合04直接上級：綜合管理部經(jīng)理 直接下級： 無 關(guān)鍵指標1、 保持較為合理的費用水平。2、 固定資產(chǎn)帳實相符，責任到人。3、清潔、優(yōu)雅、安全的辦公環(huán)境。崗位權(quán)限 1、有權(quán)確定保潔人員，檢查環(huán)境衛(wèi)生狀

15、況，提出整改意見。2、有權(quán)提出花草購買和養(yǎng)護建議，提供供應(yīng)商入圍名單。3、有權(quán)提出辦公用品供應(yīng)商入圍名單，確定名片、批量材料印制事宜。職位資格專科以上學歷，一年以上行政管理或相關(guān)工作經(jīng)歷，工作認真細致，綜合協(xié)調(diào)、溝通能力較強。崗位職責工作標準1、負責員工日常行為管理，包括辦理門卡，打印考勤記錄，記載員工休假、請假事項，印制名片，午餐供應(yīng)或餐卡充值等，維持公司正常的工作秩序。 1、嚴格執(zhí)行制度，杜絕講人情、給面子，甚至弄虛作假行為。 2、針對普遍性問題提出整改意見。2、負責低值易耗品管理，包括購買、保管、發(fā)放辦公用品、紙張耗材，維修大件耐用辦公物品等。 1、實事求是的確定辦公用品長期供應(yīng)商或渠道

16、，保證物美價廉，控制費用水平。 2、嚴格申領(lǐng)制度和日常管理，禁止跑冒滴漏行為。3、負責固定資產(chǎn)實物管理，定期盤點數(shù)量、查看使用狀態(tài)、注意保養(yǎng)維護，保證帳實相符。 1、每月盤點一次，與財務(wù)對賬，賬實相符。 2、保持全部設(shè)施完好、可用，如有損壞應(yīng)當天報修并督促落實。4、負責辦公環(huán)境管理，包括與物業(yè)公司的聯(lián)絡(luò)溝通，布置養(yǎng)護花草，檢查衛(wèi)生保潔和安全狀況，預(yù)約、更換飲用水，保持優(yōu)美、雅致的辦公環(huán)境。 1、保持與物業(yè)的緊密聯(lián)系，發(fā)生照明、空調(diào)、門窗故障，十分鐘之內(nèi)報修并落實。 2、每天養(yǎng)護花草，確保成活和美觀。 3、檢查保潔人員工作質(zhì)量，確保環(huán)境整潔。 4、注意檢查門窗、電力開關(guān)狀態(tài)，特別是下班和節(jié)假日前

17、，確保處于安全狀態(tài)，5、協(xié)助管理員工福利、公司禮品、對外接待等。 1、正確辦理員工福利事項，主辦采購、發(fā)放工作，并做好記錄。 2、妥善保管公司禮品，根據(jù)領(lǐng)導安排出庫，不假公濟私、弄虛作假。6、完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。6.6綜合管理部檔案員崗位說明書職位描述單 位：遼寧國融擔保 部 門：綜合管理部職位名稱：檔案員 職位編號：遼國融綜合05直接上級：綜合管理部經(jīng)理 直接下級： 無關(guān)鍵指標1、 檔案管理的規(guī)范性、安全性和完整性。2、 檔案資料的利用效率。崗位權(quán)限 1、有權(quán)取舍立卷歸檔內(nèi)容和收集時間、方式等。 2、有權(quán)拒絕借閱檔案的不當申請和行為，如未經(jīng)批準、復制密級文件等。職位資格?？埔陨蠈W歷，

18、兩年以上檔案管理、行政管理或相關(guān)工作經(jīng)歷，文字功底扎實，工作認真細致，責任心強。崗位職責工作目標1、負責對公司的文件、合同、協(xié)議、項目資料、審計報告、會計檔案、人事檔案、會議記錄等具有保留價值的紙質(zhì)資料、聲像資料及實物等進行定期歸檔，主動向各部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。 1、每年年初對上一年度的各種資料進行收集、整理、歸檔。 2、實行歸口管理，會計、審計檔案由計財部負責；項目檔案，在保的由風險管理部負責，解除的由綜合管理部負責；人事檔案由人力資源部負責；其他檔案由綜合管理部負責。2、負責對收集到的檔案進行系統(tǒng)整理、二次過濾、統(tǒng)一編號，并按規(guī)定做好立卷歸檔工作。 1、嚴格甄選檔案資料，應(yīng)當具有保

19、存價值。 2、編號標準統(tǒng)一，便于查閱。3、負責檔案保管和借閱，保證檔案存放環(huán)境安全整潔、溫度適宜，借閱記錄完整有序，檔案利用價值得以體現(xiàn)。 嚴格按制度規(guī)定保管、借閱，保證檔案安全和有效利用。4、負責檔案的鑒定與銷毀，協(xié)同相關(guān)部門確定各種檔案的保管期限和密級，共同審定銷毀檔案清單，提出鑒定報告，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準后銷毀。 嚴格按照制度規(guī)定銷毀檔案。5、完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。職位描述單 位：遼寧國融擔保 部 門：綜合管理部職位名稱：前臺接待 職位編號：遼國融綜合06直接上級：綜合管理部經(jīng)理 直接下級： 無關(guān)鍵指標1、 接聽、轉(zhuǎn)接總機 水平。2、 來訪客戶分流和接待質(zhì)量。崗位權(quán)限 1、有權(quán)分流來訪

20、客戶，安排其進入的區(qū)域和先后順序。 2、有權(quán)提出茶歇用品采購計劃并具體實施。職位資格?？埔陨蠈W歷，一年以上秘書相關(guān)工作經(jīng)歷，工作認真細致，為人真誠善良，溝通能力強、服務(wù)意識高、氣質(zhì)形象佳。崗位職責工作目標1、負責接待、引導進入公司辦公場所的外部客人。 1、禮貌、有序的分流客人，不得冷淡甚至冷落來訪客人。 2、謝絕推銷人員、身份不明者進入。2、負責接聽、轉(zhuǎn)接公司總機 ，做好重要事項記錄。1、接聽、轉(zhuǎn)接總機 要及時、迅速，要清晰的報出公司簡稱和服務(wù)事項。2、建立專門的 記錄本，記載重要 內(nèi)容，并及時向主管領(lǐng)導反饋。3、負責安排公司茶歇活動，包括場地整理、物品準備等全程性工作。 每天下午準時安排，除

21、非會議室占用，否則不得中斷。4、負責公司郵件、報刊、 的收取、分發(fā)工作。 認真核對接收，及時準確分發(fā)。5、協(xié)助做好相關(guān)文秘、行政事務(wù)。 協(xié)助做好力所能及的工作。6、完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。職位描述單 位：遼寧國融擔保 部 門：綜合管理部職位名稱：信息技術(shù)管理員 職位編號：遼國融綜合7直接上級：綜合管理部經(jīng)理 直接下級：無關(guān)鍵指標1、公司網(wǎng)站和辦公自動化系統(tǒng)的運行質(zhì)量和安全性。2、管理軟件開發(fā)應(yīng)用能力。崗位權(quán)限 1、有權(quán)提出電子設(shè)備供應(yīng)商入圍名單，確定電子耗材購入事宜。職位資格本科以上計算機專業(yè)學歷，從事信息技術(shù)專業(yè)工作一年以上，掌握計算機軟硬件、網(wǎng)絡(luò)利用、網(wǎng)站設(shè)計、辦公軟件等相關(guān)知識，能夠獨立完成公司網(wǎng)站和OA系統(tǒng)的日常管理及維護工作。崗位職責工作標準1、負責公司