業(yè)務流程整理指導說明書

1、系統(tǒng)實施工具之ABC公司業(yè)務流程整理指導說明書金蝶軟件（中國）有限公司東莞分公司實施部二零零一年六月K3 系統(tǒng)現(xiàn)行業(yè)務流程整理指導說明書目的 ：在系統(tǒng)定義階段整理企業(yè)現(xiàn)行業(yè)務流程是為了保證新系統(tǒng)K3 能滿足業(yè)務過程的需要，因此需識別企業(yè)各部門的管理功能，整理企業(yè)主要工作流程，定義必須的信息。方法 ：組織部門關鍵業(yè)務人員共同討論，從業(yè)務處理的高層依次往下展開。以下列出是ABC公司需要整理的業(yè)務流程。利用提供的標準符號畫出每一項目的業(yè)務流程圖。備注： 對需要詳細說明的業(yè)務處理和輸出報告可利用IPO 表進一步說明。表 1 業(yè)務流程圖格式業(yè)務業(yè)務編號名稱功能域編制日期審核日期以下畫出流程圖填寫說明業(yè)務

2、編號：填寫業(yè)務編號功能域：填寫該流程圖所涉及的功能范圍，如采購管理、銷售管理等業(yè)務名稱：填寫該業(yè)務編號對應的業(yè)務名稱編制：填寫編制人的名稱日期：填寫編制日期審核：填寫審核人的名稱日期：填寫審核日期備注每一個完成的業(yè)務流程圖都要由完整的表圖，如果一個流程圖較大，無法在一頁中劃出時，另一頁中不需要表頭部分，但兩頁之間必須用轉(zhuǎn)頁符連接。表 2IPO 表格式XXX 業(yè)務流程描述業(yè)務業(yè)務編號名稱編制日期審核日期序號處理說明責任單位模塊及屏責任人幕編號填寫說明：業(yè)務編號：與流程圖編號相同。業(yè)務名稱：填寫該業(yè)務編號對應的業(yè)務名稱編制：填寫編制人的名稱日期：填寫編制日期審核：填寫審核人的名稱日期：填寫審核日期

3、序號：與相關流程圖中的處理編號對應處理說明：填寫業(yè)務流程圖中處理框的詳細處理說明，每個序號對應一個處理說明責任單位：填寫負責相關處理的責任單位責任人：填寫與該處理相關的責任單位的責任人（崗位）模塊及屏幕編號：填寫該處理在K/3 系統(tǒng)中對應的模塊及屏幕編號，編號的編制原則：用兩位字母表示模塊編號， 用三位數(shù)字表示屏幕編號， 屏幕編號不足兩位的前面用 0 填補，模塊編號如下：供應鏈：工業(yè)采購（），工業(yè)銷售（） ，工業(yè)庫存（）商業(yè)采購（），商業(yè)銷售（） ，商業(yè)庫存（）財務：總帳（），應收（），應付（），生產(chǎn) / 計劃：屏幕編號將另行整理清單表 3業(yè)務流程整理單據(jù)參考清單-項目負責部門完成日期-庫存管

4、理：外購入庫單庫存、采購產(chǎn)品入庫單庫存、生產(chǎn)委外加工入庫單庫存、采購其它入庫單庫存銷售出庫單庫存、銷售生產(chǎn)領料單庫存、生產(chǎn)委外加工發(fā)出單庫存、采購其它出庫單庫存庫存調(diào)整單庫存庫存調(diào)撥單庫存庫存盤點報告單庫存-采購：采購申請單采購采購訂單采購收料通知單采購、庫存退料通知單采購、庫存-銷售：銷售報價單銷售、財務銷售訂單銷售、生產(chǎn)發(fā)貨通知單銷售、庫存銷售出庫單銷售、庫存退貨通知單銷售、財務、庫存-應付帳款：發(fā)票采購、財務應付單財務付款單財務退款單財務憑證財務-應收帳款 ：發(fā)票銷售、財務應收單財務收款單財務退款單財務憑證財務表 4業(yè)務流程圖常用符號符號說明起始 / 結束框用于表示業(yè)務流程的開始或結束，

5、框中文本注明開始 /結束，起始 / 結束框必須成對出現(xiàn)，一個表示開始，一個表示結束。責任單位責任崗位(序號 )：處理簡述處理框用于表示業(yè)務步驟的處理，處理框必須有單據(jù) / 表格等表示數(shù)據(jù)流的輸入框做輸入，同時必須有單據(jù) / 表格等表示數(shù)據(jù)流的輸出。 “序號” 表示該流程圖中處理框的順序號， 該號碼與流表， 因此，兩個處理框之間不能直接用箭頭連接文件 /表格 /單據(jù)名稱多聯(lián)單據(jù)輸入 / 輸出框用于表示業(yè)務處理結果或輸入的文件和表格 , 單據(jù)注：實線框表示K/3 系統(tǒng)中的單據(jù)/ 報表，虛線框表示書面上的實際的單據(jù) / 報表，其中有多聯(lián)單據(jù)時用“多聯(lián)單據(jù)”表示兩個輸入 / 輸出框之間要進行處理必須通

6、過處理框才能相連， 用以說明他們之間的關系和處理方式，不能直接將兩個輸入 / 輸出框用箭頭連接。聯(lián)機存儲框用于固定存檔資料, 信息的表示決策分支框否用于條件判斷或選擇處理，決策分支框必判斷問題須有至少一個輸入，必須有兩個輸出。離線存儲框用于單據(jù)報表留存, 交由其他部門轉(zhuǎn)下頁框用于表示續(xù)接下一流程圖或接其它流程圖承上頁承上頁框用于表示續(xù)接上一流程圖或接其它流程圖轉(zhuǎn)頁編號轉(zhuǎn)下頁符號和承上頁符號是一對符號，必須成對出現(xiàn)，且同一對轉(zhuǎn)頁符的轉(zhuǎn)頁編號相同。流向指示線，箭頭表示信息的流向注： 1. 圖中斜體字部分用在實際畫流程圖時用實際的內(nèi)容代替。2. 流程圖的布局當以從左到右，從上到下的形式安排，以便閱讀

7、。圖例一ABC 公司業(yè)務流程示例：銷售退貨流程圖業(yè)務編號001業(yè)務銷售退貨流程名稱功能域銷售管理編制Xxx日期2001-6-15審核 Yyy日期 2001-6-15表例一ABC 公司 IPO 表XXX 銷售退貨流程圖業(yè)務業(yè)務名001銷售退貨編號稱編制 XXX日期2001-6-15審核 YYY日期2001-6-15序號處理說明責任單位模塊及屏幕責任人編號1銷售部業(yè)務員根據(jù)退貨處理意見表在K/3中銷售部業(yè)務員SAL02錄入退貨通知單。2銷售部經(jīng)理在 K/3 系統(tǒng)中審核退貨通知單銷售部經(jīng)理SAL02/SAL033物料部倉管員根據(jù)已經(jīng)審核的退貨通知單生物料部倉管員INV03成銷售出庫單（紅字）4 常見

8、不規(guī)范的流程圖畫法1. 兩個數(shù)據(jù)（單據(jù) /報表）之間沒有處理符號采購訂單已審核的采購訂單物料部倉管員采購入庫單(1) ：根據(jù)已審核的采購訂單關聯(lián)生成采購入庫單采購入庫單不規(guī)范畫法規(guī)范畫法2. 兩個處理之間沒有數(shù)據(jù)（單據(jù)/報表）標示不規(guī)范畫法規(guī)范畫法3. 表示單據(jù)的符號用錯或描述與符號不符銷售出庫單銷售出庫單不規(guī)范畫法規(guī)范畫法4. 表示處理的符號用錯或描述與符號不符不規(guī)范畫法規(guī)范畫法5. 表示判斷的符號輸出不完整發(fā)票是否收否發(fā)票是否收到？到？是是不規(guī)范畫法規(guī)范畫法6. 不正確的流向符號，表達意思不明確不規(guī)范畫法規(guī)范畫法7. 流程圖布局不合理（ “Z”字型）8. 流程圖布局不合理（ “回”字型）9.制度說明制度是以 執(zhí)行力為保障的。 “制度”之所以可以對個人行為起到約束的作用，是以有效的執(zhí)行力為前提的，即有強制力保證其執(zhí)行和實施，否則制度的約束力將無從實現(xiàn)，對人們的行為也將起不到任何的規(guī)范作用。只有通過執(zhí)行的過程制度才成為現(xiàn)實的制度，就像是一把標尺，如果沒有被用來劃線、測量，它將無異于普通的木條或鋼板，只能是可能性的標尺，而不是現(xiàn)實的標尺。制