軍隊文書檔案管理與利用的問題及對策

1、黑龍江檔案 2014年第 6期 總第 207期軍隊文書檔案作是軍隊檔案體系中不可缺少的組 成部分, 是對軍隊發(fā)展歷程的記載, 同時也是軍隊領(lǐng)導(dǎo) 決策 、 軍隊建設(shè)等方面工作的真實反映, 它具有憑證和 情報的價值 。 對文書檔案的利用是軍隊發(fā)展的需要, 其 發(fā)揮的作用是他物所不能取代的 。 因此, 做好軍隊文書 檔案的管理與利用工作十分重要 。一 、 當(dāng)前軍隊文書檔案管理與利用工作的不足 (一 缺乏完善的軍隊文書檔案管理工作制度與監(jiān) 督機(jī)制 。 長久以來, 做好軍隊文書檔案工作的依據(jù)主要 是 保守國家秘密法 、 檔案法 和 中國人民解放軍保 密條例 , 在檔案信息化建設(shè)飛速發(fā)展的今天, 個別軍

2、隊文書檔案管理部門不能制定與之相配套且有助于本 部門發(fā)展的最新制度,致使文書檔案管理工作在實踐 中遇到新問題時無據(jù)可依 。 另一些軍隊文書檔案管理 部門盡管制定了規(guī)范的管理制度,但在現(xiàn)實工作中沒 有完善必要的監(jiān)督機(jī)制,未能使這些制度真正地成為 規(guī)范軍隊文書檔案工作的準(zhǔn)則,相反卻變?yōu)榱艘环N擺 設(shè), 在落實上大打折扣, 從而影響了軍隊文書檔案管理 工作質(zhì)量 。(二 缺乏先進(jìn)的軍隊文書檔案管理技術(shù)手段 。 多 年來,軍隊文書檔案管理部門習(xí)慣使用傳統(tǒng)的文書檔 案管理與利用手段,從軍隊文書檔案的收集到歸檔整 個過程更多的是需要依靠手工操作完成 。 隨著信息化 時代的到來,軍隊文書檔案手工管理方式的缺陷日

3、益 顯現(xiàn) 。 如, 對軍隊文書檔案的借閱必須要到軍隊檔案資 料室, 遇到多人查閱軍隊檔案還要等待多時, 從而降低 了利用效率; 文件通常涉及多個部門 、 多種領(lǐng)域, 收集 之后須有專人對其分門別類, 編目造冊, 每當(dāng)借閱和歸 還時需要進(jìn)行嚴(yán)格的登記與注銷, 管理起來十分困難; 再者軍隊文書檔案的紙質(zhì)特性決定了其在日常管理與 利用的過程中會不可避免地造成一定破損,從而影響 了軍隊文書檔案的壽命 。(三 缺乏良好的軍隊文書檔案服務(wù)意識 。 “ 重保輕 用 ” 是長期束縛軍隊文書檔案有效利用的保守觀念 。 許 多軍隊和地方泄密案件的出現(xiàn)給軍隊文書檔案管理工 作者敲響了警鐘,進(jìn)而增強(qiáng)了軍隊文書檔案管理

4、工作 者的安全保密意識,而對安全保密的過度追求也相對 制約了軍隊文書檔案的正常利用 。 許多軍隊文書檔案 管理工作者為了防止泄密,認(rèn)為最好少用甚至不用軍 隊文書檔案 。 因而, 為了防止泄密, 許多軍隊文書檔案 不能被充分利用, 失去了軍隊文書檔案應(yīng)有的價值 。 (四 缺乏高素質(zhì)的文書檔案管理人才 。 當(dāng)前, 軍隊 文書檔案管理工作者無論從文化水平 、 專業(yè)技能, 還是 從思想認(rèn)知 、 職業(yè)素質(zhì)等方面都存在很大的差別 。 很多 文書檔案管理工作者并非專業(yè)出身,對相關(guān)法律 、 法 規(guī) 、 制度缺乏了解掌握 。 也有人覺得只須按照現(xiàn)有相關(guān) 法律 、 法規(guī) 、 制度管理與利用檔案就不可能發(fā)生任何問

5、題, 缺乏對未來新情況新問題的預(yù)見性, 對軍隊文書檔 案管理工作缺乏責(zé)任心,阻礙了軍隊文書檔案管理工 作的順利進(jìn)行 。二 、 完善軍隊文書檔案管理與利用工作的策略 (一 完善制度建設(shè), 加強(qiáng)軍隊文書檔案管理工作 的監(jiān)督力度 。 做好軍隊文書檔案的管理與利用, 不僅要 有完善的制度作依據(jù), 還要加強(qiáng)監(jiān)督管理力度, 以保證 此項工作的質(zhì)量 。 軍隊文書檔案管理與利用制度的建 立,必須根據(jù)相關(guān)軍隊檔案管理部門和檔案利用者的 實際情況, 制定包括檔案登記 、 借閱 、 復(fù)制 、 銷毀以及涉 密人員管理等管理制度體系,確保軍隊文書檔案的絕 對安全 。 另外,須加強(qiáng)軍隊文書檔案監(jiān)督管理體系建 設(shè) 。 加大

6、監(jiān)管力度, 要針對軍隊文書檔案利用者的各種 目的和動機(jī), 對其進(jìn)行重點監(jiān)管; 同時, 還應(yīng)經(jīng)常對軍 隊文書檔案管理部門進(jìn)行監(jiān)督檢查,發(fā)現(xiàn)不合規(guī)定的 行為要及時按有關(guān)規(guī)定處理 。(二 改進(jìn)技術(shù)手段, 推進(jìn)軍隊文書檔案信息化建 設(shè)步伐 。 目前, 軍隊文書檔案信息化建設(shè)已經(jīng)初見成效, 但還要進(jìn)一步建立完整檢索體系, 以便增強(qiáng)軍隊文書檔 案管理工作績效; 加強(qiáng)軍隊文書檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全管理 建設(shè), 確保軍隊信息化文書檔案安全可靠; 采取設(shè)置防 火墻 、 安裝殺毒軟件 、 采用數(shù)字水印及標(biāo)簽系統(tǒng)等一系 列安全防護(hù)設(shè)施, 確保軍隊文書檔案信息的安全 。 (三 樹立良好的服務(wù)意識, 正確處理 “ 保 ” 與

7、 “ 用 ” 的關(guān)系 。 軍隊文書檔案既要確保保密管理, 又要最大限 度地實現(xiàn)軍隊文書檔案的利用價值 。 因此, 軍隊文書檔 案管理工作者要同時注重 “ 保 ” 與 “ 用 ” 的關(guān)系, 樹立良 好的服務(wù)意識,及時準(zhǔn)確地提供軍隊文書檔案信息資 源, 切忌采取 “ 保 ” 和 “ 用 ” 不平衡的管理方式 。(四 增強(qiáng)保密意識, 提高軍隊文書檔案管理工作 者的素質(zhì) 。 運用多種教育方式, 加大對軍隊檔案保密工 作的宣傳力度, 防止存在僥幸心理和麻痹大意的思想 。 為了能夠更好地滿足軍隊文書檔案管理工作的需要, 軍隊文書檔案管理工作者應(yīng)確立終身教育與學(xué)習(xí)的理 念, 經(jīng)常地進(jìn)行全面的知識更新, 不斷擴(kuò)寬知識面, 提 升學(xué)歷水平 。 在增強(qiáng)專業(yè)技能學(xué)習(xí)之余, 還要尤其重視 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí),以適應(yīng)當(dāng)前軍隊文書檔案信 息化管理的需要 。參考文獻(xiàn)1. 李道逸 . 淺析文書檔案管理中存在的問題及對策 . 經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展, 20062. 羅文妍 . 淺析文書檔案管理