會議管理辦法修改

1、會議管理辦法第一章總則第二章會議形式和內(nèi)容第三章會議要求第四章會議室管理第五章罰則第六章附則第一章總則第一條為加強公司會議工作的管理，保證會議的效率和質量，建立規(guī)范的會議制度，保持良好的會議秩序，根據(jù)公司的有關規(guī)定，結合公司的實際情況，制定本辦法。第二條本辦法的適用范圍為公司、各部門和全體員工。第三條公司或者各部門召開會議，是為了解決公司或者各部門在經(jīng)營和管理過程中存在的問題。公司及各部門應當充分利用會議的形式解決實際工作問題。在召開會議前，應當做好充分的準備，并擬定需要會議研究解決的會議議題。第四條召開會議時，應當本著突出主題、節(jié)約時間、簡潔高效、各抒己見的原則進行。公司禁止召開無準備、無主

2、題、毫無結果的會議。第五條 公司召開的會議由總經(jīng)理辦公室 （下簡稱總經(jīng)辦）負責組織，各部門會議由部門負責人組織。組織會議的部門需要其他部門配合或者協(xié)助的，應當以工作聯(lián)絡單的方式通知總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦予以協(xié)調(diào)。第二章會議形式和內(nèi)容第六條本辦法所稱的會議形式包括股東會會議、董事會會議、總經(jīng)理辦公會議、公司工作例會、公司全體員工會議、現(xiàn)場辦公會議、部門工作例會以及其他形式的會議等。第七條股東會會議股東會會議由公司全體股東參加，由董事會召集，由董事長主持。股東會會議的主要職責是：（一）決定公司的經(jīng)營方針和投資計劃；（二）選舉和更換董事，決定有關董事的報酬事項；（三）選舉和更換由股東代表出任的監(jiān)事，決定有

3、關監(jiān)事的報酬事項；（四）審議批準董事會和監(jiān)事會的報告；（五）審議批準公司的年度財務預算方案、決算方案；（六）審議批準公司利潤分配方案；（七）對公司增加或者減少注冊資本作出決議；（八）對發(fā)行公司債券作出決議；（九）對公司合并、分立、變更公司形式、解散和清算等事項作出決議；（十）修改公司章程；（十一）對向股東以外的人轉讓出資作出決議。股東會會議一般每年召開一次。一般于每個會計年度終結后 6 個月內(nèi)召開，并應當于會議召開日15 日以前通知股東。第八條董事會會議董事會會議由公司全體董事參加，由董事長召集和主持。一般每年度召開二次會議，參加會議的人數(shù)一般不少于董事會總數(shù)的三分之一。董事會會議的主要職責是

4、：（一）負責召集股東會，并向股東會報告工作；（二）執(zhí)行股東會的決議；（三）決定公司的經(jīng)營計劃和投資方案；（四）制訂公司的年度財務預算方案、決算方案；（五）制訂公司的利潤分配方案和彌補虧損方案；（六）制訂公司增加或者減少注冊資本的方案；（七）擬訂公司合并、分立、解散的方案；（八）決定公司內(nèi)部管理機構的設置；（九）聘任或者解聘公司總經(jīng)理，根據(jù)總經(jīng)理提名聘任或者解聘公司副總經(jīng)理、總工程師、總會計師和總經(jīng)濟師，并決定其報酬事項。（十）制定公司的基本管理制度。第九條監(jiān)事會會議監(jiān)事會會議由公司全體監(jiān)事參加，由監(jiān)事會主席召集和主持。監(jiān)事會會議的主要職責是：（一）檢查公司財務；（二）對董事、總經(jīng)理和副總經(jīng)理執(zhí)

5、行公司職務時違反法律、法規(guī)或者公司章程的行為進行監(jiān)督；（三）當董事和總經(jīng)理和副總經(jīng)理的行為損害公司利益時，要求予以糾正；（四）提議召開臨時股東會。監(jiān)事會可根據(jù)情況隨時召開監(jiān)事會會議。第十條總經(jīng)理辦公會議總經(jīng)理辦公會議是公司經(jīng)營管理層決定重大事項的重要會議形式，由總經(jīng)理或常務副總經(jīng)理召集和主持。參加人員為公司經(jīng)營管理班子成員。公司總經(jīng)辦負責人應當列席總經(jīng)理辦公會議。會議內(nèi)容涉及的相關部門負責人和相關人員可以列席會議。會議的主要任務是：（一）討論、研究決定有關公司決策、計劃等方面的重要問題；（二）協(xié)調(diào)各部門工作中存在的問題；（三）研究處理臨時性、突發(fā)性的重要問題；（四）聽取相關部門的專題匯報并決定

6、有關問題；（五）其他需要提交總經(jīng)理辦公會議解決的相關問題。總經(jīng)理辦公會議由總經(jīng)辦負責人或者由會議主持人指定的人員負責記錄，必要時整理印發(fā)會議紀要。會議紀要應當由總經(jīng)理或常務副總經(jīng)理簽發(fā)后下發(fā)，并由總經(jīng)辦負責督辦。第十一條在總經(jīng)理辦公會議召開前，由總經(jīng)辦負責人搜集與會人員提交會議討論的內(nèi)容，整理后交與會議主持人，以便確定會議議題。議題提交人提交議題前，應當做好充分準備，擬定出解決問題的方法、方案和建議，供會議討論決定。第十二條公司工作例會公司工作例會是公司定期召開的會議形式，包括公司月工作例會和周工作例會。會議由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持，參加人員為公司經(jīng)營管理層和各部門負責人。會議時間為：月例會

7、是每月的28 日下午 15： 00，周例會是每周五下午 15：00 舉行，因公司工作需要會議時間調(diào)整的另行通知。工作例會的主要任務是：（一）傳達、貫徹和學習有關法律、法規(guī)以及政策文件的有關精神；（二）通報和總結本月（本周）的工作計劃落實情況，安排下月（下周）的工作計劃任務；（三）討論處理各部門在工作中需要協(xié)調(diào)的問題；（四）其它應當由工作例會解決的有關問題?？偨?jīng)辦在會議前，應當負責向各部門收集會議的議題，并作好有關文件、 材料的準備工作。 會議由總經(jīng)辦秘書記錄。需要整理印發(fā)會議紀要的，總經(jīng)辦應當在當日整理完畢。會議紀要由總經(jīng)理簽發(fā)。第十三條部門工作會議部門工作會議由部門負責人召集和主持，應當每周

8、召開一次，時間由本部門自行確定。本部門全體人員參加。必要時可以邀請主管副總經(jīng)理參加。部門工作會議的主要內(nèi)容是：（一）總結階段性工作，制定工作計劃；（二）制定本部門資金計劃；（三）處理本部門事務；（四）其它需要部門工作會議解決的問題。會議應當由各部門負責人指定專人記錄。按照公司會議紀要的總體要求，形成部門例會會議紀要。會議紀要應報主管副總經(jīng)理閱知。第十四條現(xiàn)場辦公會議公司領導、有關項目負責人及其他相關人員根據(jù)工程項目或者工作的實際需要，可以不定期舉行現(xiàn)場辦公會議，以便有針對性地、及時地解決相關問題。會議應當指定專人負責記錄。按照公司會議紀要的總體要求，形成現(xiàn)場辦公會會議紀要，會議紀要應報主管副總

9、經(jīng)理閱知。第十五條全體員工會議公司根據(jù)實際情況的需要，不定期地召開全體員工會議。會議由總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持。參加人員為公司全體員工。全體員工會議的主要內(nèi)容是（一）傳達政策或文件的有關精神；（二）總結年度或者季度工作情況，部署年度或者季度工作任務；（三）開展管理層和員工的對話，溝通思想和感情；（四）表彰對公司做出突出貢獻的部門或者員工；（五）公布對嚴重違反公司規(guī)定或者給公司造成重大損失員工的處分決定；（六）其它應當通過全體員工會議解決的事項。第十六條公司或者各部門可以根據(jù)工作的實際需要召開其他形式的會議。如專題會、 懇談會、 發(fā)布會和展覽會等。第三章會議要求第十七條 公司的各類會議，法律或者公司

10、章程有明確規(guī)定的，按照規(guī)定辦理。沒有明確規(guī)定的，按照本章的規(guī)定辦理。第十八條 股東會會議、董事會會議在召開前，總經(jīng)理應當就會議議題指定專人征詢相關部門的意見，進行整理并討論后形成議案，報總經(jīng)理審核后提交會議討論。第十九條 各部門需要提請總經(jīng)理辦公會議討論審議的內(nèi)容，應當事先準備文字簡煉的匯報材料，并經(jīng)主管副總經(jīng)理審核同意后，送總經(jīng)辦登記。由總經(jīng)辦提交會議討論。第二十條 工作例會每周定期準時召開，不再另作專門通知。如遇特殊情況無法召開的，由總經(jīng)辦另行通知。第二十一條 參加會議的人員應當衣著整潔，準時到達會場，并做好開會的準備，不得遲到。如有急事不能參加會議的，應當在會前與會議主持人請假，并委托代

11、表參加。第二十二條 開會期間，與會人員應當注意力集中，認真做好會議記錄。不得有喧嘩、爭吵、私語、抽煙或者無故在會場內(nèi)隨意走動等擾亂會場秩序的行為。第二十三條 參加會議的人員所帶的移動通訊工具應當保持靜音或者振動狀態(tài)。由于工作原因必須接聽的電話，應當與會議主持人請假并輕步走出會場后再接聽。第二十四條 會議期間，參加會議的人員應當遵守會議紀律，聽從會議主持人的指揮。未經(jīng)會議主持人許可不得擅自離開會場，不得早退。第二十五條開會時，主持人和發(fā)言人應當緊緊圍繞會議議題進行，不能脫離會議議題，不允許開小會。第二十六條在會議議題和內(nèi)容有限的情況下，會議時間一般應當控制在1 小時以內(nèi)。由于特殊情況，無法按既定

12、時間結束會議的，會議組織者應當在會前通知中予以明確說明。第二十七條會議應當由專人負責記錄。需要制作會議紀要的，在會后應當及時擬制會議紀要。會議紀要經(jīng)總經(jīng)辦負責人核稿后報請主管副總經(jīng)理審核，并報總經(jīng)理簽發(fā)后印發(fā)。第二十八條 會議作出決定的有關事項，相關部門或員工應當認真全面地遵照執(zhí)行。總經(jīng)辦負責催辦和督查。第四章會議室管理第二十九條公司的會議室由總經(jīng)辦負責統(tǒng)一管理和調(diào)配使用。各部門由于工作原因需要使用會議室及會議室用品的，應當提前一日到總經(jīng)辦領取并填寫會議室使用申請單 （見附件一），經(jīng)部門負責人簽字并報主管副總經(jīng)理批準后交總經(jīng)辦，以便總經(jīng)辦統(tǒng)一安排。第三十條根據(jù)會議的實際情況，需要使用相關部門或

13、者其他會議室的物品時，應當事先征求相關部門的意見。使用其他會議室的物品應當經(jīng)總經(jīng)辦同意。使用完畢后，應當立即返還或者通知相關部門進行查驗并取回。第三十一條 各部門應當指定專人負責辦理使用會議室的手續(xù)，布置會議室，借用、保管和返還會議用品。第三十二條 各部門在使用會議室時，應當自覺保持室內(nèi)清潔。會議結束離開時，應當對會議室進行必要的整理并關閉燈具及空調(diào)。同時應當注意保持會議室物品的原狀，會議室內(nèi)與會議無關的物品，不得隨意挪動。禁止隨意拿走會議室的物品。第三十三條 由總經(jīng)辦組織的會議，會議用品應當由總經(jīng)辦負責統(tǒng)一整理和收回。其他任何部門和參加會議的人員不得將會議用品隨意帶走。其他部門組織的會議，招

14、待等會議用品應當在會后及時交到總經(jīng)辦并辦理相應的手續(xù)。第三十四條責人給予罰款第五章罰則總經(jīng)辦對會議準備不充分的，對總經(jīng)辦負10 50 元的處罰；二次以上（含二次）的，對總經(jīng)辦主任給予罰款50 100元的處罰。第三十五條參加會議的人員無故遲到、早退的，給予罰款10 50 元的處罰；二次以上（含二次）的，給予罰款50 100 元的處罰。第三十六條參加會議的人員未按規(guī)定將移動通訊工具作靜音或者振動處理的，每次給予罰款10 元的處罰。第三十七條參加會議的人員無故缺席的，給予罰款50 100 元的處罰；二 次以上（含二次）的，給予罰款100 200 元的處罰。第三十八條參加會議的人員因有事不能參加會議未

15、按照公司規(guī)定請假的，每次給予罰款10 50 元的處罰。第三十九條參加會議的人員有抽煙等違反會議紀律的行為的，每次給予罰款1050 元的處罰。第四十條參加會議的人員有擾亂會議秩序的其他行為的，給予相應的紀律處分。第四十一條對會議決定的事項不予執(zhí)行或者執(zhí)行不力的，對相關責任人給予相應的紀律處分。第四十二條總經(jīng)辦對會議室管理不當?shù)?，給予總經(jīng)辦負責人 50 100 元的處罰。第四十三條使用會議室后，未及時將使用的用品返還或者未及時整理會議室的，每次給予部門負責人罰款50100 元的處罰。第四十四條使用會議室的部門損毀會議室物品的，除照價賠償外，每次給予部門負責人罰款10 50 元的處罰。第四十五條使用會議室的部門或者人員擅自拿走會議室用品的，對直接責任人給予拿走物品價值二倍罰款的處罰；對于據(jù)為己有的，給予辭退處理。同時給予部門負責人50 100 元的罰款。第四十六條上述罰款由總經(jīng)辦分別以書面形式告知人力資源部和財務部直接從違紀員工的工資中扣除。制度說明制度是以 執(zhí)行力為保障的。 “制度”之所以可以對個人行為起到約束的作用，是以有效的執(zhí)行力為前提的，即有強制力保證其執(zhí)行和