QuickBooks操作手冊

1、OuickBooks Premier-Accountant Edition 2021操作手冊一、 File1一 New Company新建一個公司1(二) Open or Restore Company翻開備份、刪除備份記錄4三Open Previous Company翻開最近賬套6四 Bacu Up Company備份數(shù)據(jù)7 (五Open Second Company 同時翻開多個賬套界面 .8二、 Lists10(一) Item Lists產品的查看、編輯、增加、刪除10(二)Fixed Asset Item List固定資產的查看、編輯、增加和刪除16(三)Currency List匯率

2、的轉換18三、Accountant20一Chart of Accounts會計科目的增加、修改、刪除等20二Chart of Accounts錄入憑證23三Working Trial Balance試算平衡表26四、Customers27(一)Customer Center客戶的查看、添加、刪除27二Create Invoices銷售訂單主營業(yè)務收入的錄入30三Reveive Payments應收賬款的錄入32 四Credit Memo 銷售訂單退訂沖銷主營業(yè)務收入的錄入.五、Vendors35(一)Vender Center供給商的查看、編輯、添加和刪除35 二Pay Bill應付賬款的錄入

3、.六、Employees39(一)Empolyees Center員工信息的查看、編輯、添加和刪除397、 Bank.41 (一Write Check填寫考前須知、費用的錄入.41 二Make Deposits填寫考前須知、往來款的錄入.42 三Transfer Funds填寫考前須知、預付款的錄入.42 四Credit Card 填寫考前須知、信用卡的錄入.42 (五Memorized復制憑證.43七、 Reoprts44(一) Customers & Receivables應收賬款的查詢46二Sales銷售情況的查看51三Purchases采購情況的查看55四 Custom Reports

4、所有憑證的查詢57五各類明細賬59六查詢庫存明細賬60七Balance Sheet 、Profit & Loss 資產負債表、利潤表查詢621、 File（1） New Company新建一個公司1、翻開左上角菜單File-New Company，或者點擊Create a new company(二) Open or Restore Company翻開備份(未在本機OuickBooks中翻開過的備份,必須通過以下方式才能翻開)1、選擇File-Open or Restore Company2、點擊Next3、選Local backup，然后點擊Next4、選擇需要翻開的備份，然后點擊“翻開5.

5、點擊NEXT6、點擊保存,可選擇覆蓋原備份或另存其它路徑,注意有差異數(shù)據(jù)的管理;備注：有時局部數(shù)據(jù)打不開，可能是路徑的問題，最好放在電腦桌面或者直接放入盤不另外建立文件夾7、如果想去除曾經(jīng)翻開過的帳套，選中要去除的帳套，然后點擊Edit List，進入另外一個界面，再選擇帳套，點擊OK。去除歷史記錄幫助自己能快速找到想要的帳套。三Open Previous Company翻開最近賬套如以下圖操作,可看到所有在系統(tǒng)中翻開過的賬套,可任意選擇所需要翻開的賬套（4） Bacu Up Company備份數(shù)據(jù)將數(shù)據(jù)從系統(tǒng)備份至本地, 建議如有數(shù)據(jù)變化,及時備份,1.路徑如以下圖: 2.選擇Local b

6、ackup,然后點擊Next,進行本地保存(五).同時翻開多個賬套界面,操作路徑如下:1.點擊Open Second Company2.對于以以下表中已經(jīng)有的賬套,選中需要翻開的賬套,點擊Open翻開,對于列表中沒有的賬套,那么點擊open or restor an existing company, 按翻開備份的方法,翻開本地備份.2、 Lists(1) Item Lists產品的查看、編輯、增加、刪除1、產品列表的查看：Lists-Item Lists，在這里，可以看到所有產品的名稱、種類、用途等詳細信息2、產品的增加、編輯、刪除等(1).Lists-Item Lists，翻開存貨后，點擊

7、左下角Item的倒三角，就出現(xiàn)New,Edit Item等,可以新增、編輯，刪除存貨信息。備注：可以點擊右鍵，也同樣有產品增加、編輯、刪除等(2).本公司產品分兩類:1.Inventory Part(實體產品); 2.Service(運費,維修費等效勞類),在新增產品時,需特別注意必填工程,明細如以下圖一(實體產品的標準設置), 圖二(效勞類產品的標準設置)圖一: 圖二. (二)Fixed Asset Item List固定資產的查看、編輯、增加和刪除,固定資產增加后,不能自動生成憑證,需要手動錄入憑證.點擊工具欄上的Lists-Fixed Asset Item List, 點擊固定資產列表左

8、下角的Item ，點擊倒三角，出現(xiàn)新增，編輯，增加、刪除等操作。(三)Currency List匯率的轉換翻開Lists-Currency List，看銷售訂單的日期查詢當天兌換美元匯率，錄入兌換匯率匯率查詢可以參與以下 1、 :/ oanda / 2、 :/ xe /三、Accountant(科目)一Chart of Accounts會計科目的增加、修改、刪除等1、翻開Accountant-Chart of Accounts或Lists-Chart of Accounts2、 會計科目界面的左下角Account有個倒三角，點擊倒三角，可以出現(xiàn)以下界面，可以對科目進行增加(New)，編輯(Ed

9、it Account)，刪除(Delete Account)等3.選擇需要增加的科目類別,然后點擊Continue4.在增加會計科目時，假設有期初余額，可以點擊Enter Opening Balance錄入期初余額5. 如果隱藏暫時不需要科目，點擊Make Account Inactive;假設想恢復隱藏科目，請點擊Include Inactive,取消科目左邊交叉。二Chart of Accounts錄入憑證1.1、Accountant - Chart of Accountants,可以進行憑證的錄入，雙擊要運用到的科目，進行錄入即可1.2、在錄入費用憑證的界面中，我們要輸入的內容有DATE

10、(日期)、PAYEE支付款項對應的公司名稱、PAYMENT對方、DEPOST貸方、ACCOUNT會計科目、MEMO 摘要2.1如果涉及的會計科目過多，可以在以下界面進行錄入借貸方備注：Accountant-Make genenral Journal Enteries一般錄入是工資計提和其他科目不包括有銀行科目，往來，銷售和采購。三Working Trial Balance試算平衡表翻開Accountant-Working Trial Balance,即可出現(xiàn)試算平衡表，試算平衡表上方可以選擇查詢的日期等，該表有“賬戶名稱欄、“期初余額、 “本期發(fā)生額、“期末余額三個金額欄。用以檢查借貸方是否平

11、衡，檢查賬戶記錄有無錯誤的一種表式。通過總分類賬戶本期發(fā)生額和余額對照表，可一般地了解該期間經(jīng)濟活動和預算執(zhí)行的概況；，也可作為編制會計報表的重要依據(jù)。四、Customers(一)Customer Center客戶的查看、添加、刪除1、客戶的查看：工具欄的Customers-Customers Center 可以查看客戶的信息2、客戶的新增：在查看客戶信息界面中，左上角的New Customer可以添加新客戶,輸入客戶信息即可,在新建客戶的時候，在新建客戶時，要根據(jù)貨幣種類選擇不同的Currency,必須錄入的標準信息如下:圖一圖二圖三:如果銷售含稅,需要在Sales Tax Settings

12、中進行設置,如果不含稅,那么不需要設置;3、客戶的刪除：在查看客戶信息界面，右鍵出現(xiàn)以下選擇，選擇Delete Customer :Job,即可刪除客戶信息二Create Invoices銷售訂單主營業(yè)務收入的錄入翻開 Customer-Create Invoices, 在Create Invoices界面中選擇客戶名稱，如果是新客戶，那么新增客戶資料，在Class選擇產品類型，輸入銷售訂單的日期DATE，發(fā)票號碼INVOICE#、訂單號碼P.O.NUMBER等系列信息。三Reveive Payments應收賬款的錄入1、首先設置： EditPreferencesPaymentsAutomat

13、icallyOK如果不設置，那么在錄入收款時，選擇不了收款銀行設置如以下圖：2、錄入收款信息：Customer-Reveive Payments, 在Reveive Payments界面中，在RECEIVEF FROM中選擇客戶名稱，如果新客戶，那么新增客戶資料，在PAYMENT AMOUNT中錄入收到款項金額，DATE中輸入收到款項日期，DEPOSIT TO中選擇收款的銀行，在表格勾選所收款項對應的Invoice編號(4） Credit Memo銷售訂單退訂沖銷主營業(yè)務收入的錄入 1.點擊翻開Customers-Create Invoice,界面右上方點擊Refund/Credit，出現(xiàn)Cr

14、edit Memo銷售退單，錄入內容根本跟Invoice一樣。（5） Pay Bill應付賬款的錄入 點入菜單Vendors-Pay Bill,進入界面，所有的Bill都顯示出來，選擇應付款的Bill，最后點擊Pay Selected Bills完成的pay bill五、Vendors(供給商)(一)Vender Center供給商的查看、編輯、添加和刪除1、供給商的查看：Vender-Vender Center, 在這里，雙擊供給商，可以查看到每個供給商的詳細資料，包括公司地址、 等。右邊Vendor Information是供給商與我公司的業(yè)務往來，如以下圖2、供給商的新增，在供給商的查看

15、界面中，點開左上角NEW Vender的倒三角,選擇New Vendor, 輸入供給商信息即可，如以下圖3、 供給商的編輯、刪除二Enter Bills采購訂單的錄入翻開VendorsEnter Bills,在Enter Bills界面中錄入即可，主要錄入:供給商信息VENDOR、訂單日期DATE、發(fā)票號碼REF NO.、產品名稱ITEM數(shù)量(QTY)、單價(COST)、總價(AMOUNT)等信息.在錄入此處也要填入，方便查閱。六、Employees(一)Empolyees Center員工信息的查看、編輯、添加和刪除1、員工信息的查看：Empolyees -Empolyees Center可

16、以查看員工詳細信息，包括員工借支、工資等2員工信息的增加 ：在查看員工信息的界面中，點擊左上角的New Employees,填寫相關資料即可,員工信息必須有姓名, ,郵箱及聯(lián)系 3、員工信息的編輯、刪除：在查看員工信息的界面中，選中要刪除的員工，鼠標右鍵，那么出現(xiàn)Edit Empolyee(編輯) ，Delete Empolyee(刪除),即可編輯、刪除員工信息8、 Bank(銀行和現(xiàn)金(1） 錄入現(xiàn)金和銀行流水賬金額，通過Write Check界面錄入憑證 （2） 錄入銀行和現(xiàn)金的往來款和總公司借款，通過Bank-Make Deposits（3） 錄入Advance & Prepayment

17、s 這個預付賬款科目，有銀行或者現(xiàn)金進出，通過Bank-Transfer Funds(4） 錄入信用卡金額，通過Bank-Enter Credit Card Charge（5） 錄入完憑證，在界面上方點擊Memorized, 相當于復制憑證，在下個月有類似發(fā)生科目可以通過Lists-Memorized Transaction找到類似科目，無需再錄入。選擇你需要的復制憑證，雙擊進去就可以復制成新憑證。八、Reoprts(1) Customers & Receivables應收賬款的查詢在Reports-Customers & Receivables-Customer Balance Summar

18、y可以查詢到每個客戶應收賬款的匯總數(shù)據(jù)，在Reports-Customers & Receivables-Customer Balance Detail中可以查詢到每個客戶應收賬款的明細賬。二Sales銷售情況的查看1、 在Reports-Sales中可以查詢銷售的匯總數(shù)據(jù)或者明細數(shù)據(jù)銷售情況按客戶匯總數(shù)據(jù)查詢如下2、銷售情況按客戶明細情況查詢如下銷售情況按產品匯總情況銷售情況按產品明細情況銷售情況按銷售人員銷售的匯總數(shù)據(jù)查詢銷售情況按銷售人員銷售的明細數(shù)據(jù)查詢2、在Lists菜單查詢2.1翻開Lists-Item Lists界面，在Item Lists界面的左下角有Reports,翻開倒三角，可以按產品銷售匯總Sales by Item Summary，也可以按照銷售明細(Sales by Item Detail)查詢，如以下圖三Purchases采購情況的查看1、在Reopots菜單查詢