檢索工具與參考工具

1、文獻(xiàn)信息檢索與利用 課程教案授課時間第 周 星期 第 節(jié) 星期 第 節(jié)課次5授課方式（請打）理論課 討論課 實驗課 習(xí)題課 課時安排2授課題目（教學(xué)章、節(jié)或主題）：第五章 檢索工具與參考工具教學(xué)目的、要求：使學(xué)生認(rèn)識檢索工具與參考性工具的不同概念、特點與作用，理解熟悉檢索工具與參考工具的不同類型的結(jié)構(gòu)與排檢方式。教學(xué)重點及難點：重點：檢索性工具的類型及排檢方式難點：檢索工具與參考工具的不同特點與作用。授課內(nèi)容：第五講 檢索工具與參考工具5.1 檢索工具的概念 檢索工具是指以存儲、報道和檢索文獻(xiàn)的工具。如前所述，科技文獻(xiàn)的數(shù)量龐大、交叉重復(fù)、高度分散，而且增長的速度越來越快，這就給文獻(xiàn)的利用帶來

2、很大的困難。為此人們在長期的實踐過程中，提出了壓縮文獻(xiàn)內(nèi)容的辦法，即提取文獻(xiàn)特征，加以標(biāo)引，并按一定的順序排列起來，從而形成檢索工具，便于人們用較少的時間從不同角度獲取大量文獻(xiàn)。一般檢索工具必須具備四個基本條件： 必須詳細(xì)記錄文獻(xiàn)的外部特征和內(nèi)容特征。 必須具有既定的檢索標(biāo)識。如主題詞、分類號、著者姓名和文獻(xiàn)序號等。 必須根據(jù)標(biāo)識的順序，系統(tǒng)地、科學(xué)地排列文獻(xiàn)，使其成為一個有機(jī)的整體。 能夠提供多種檢索途徑。5.2 檢索工具的作用： 檢索工具能將不同類型、不同語種的文獻(xiàn)按學(xué)科或主題加以集中組織在一起，避免了直接檢索的分散性、盲目性和偶然性，從而在查全率和查準(zhǔn)率兩個方面都能保證其檢索效率。 借助

3、于檢索工具檢索文獻(xiàn)可以縮短檢索過程、節(jié)省讀者的時間。檢索者不必去閱讀大量分散的各種類型及文種的原始文獻(xiàn)，因為檢索工具使科技人員所面對的不再是文獻(xiàn)的全文，而是反映原文狀況的一些著錄事項，因而大加快了檢索速度。 檢索工具中的標(biāo)識分類號、主題詞等是按照一定的檢索語言來排列的因此，它可以提供有規(guī)律的檢索途徑，使檢索者可以根據(jù)需要靈活地從多種角度進(jìn)行檢索。 幫助科技人員消除了語言文字的障礙。目前世界上出版的科技文獻(xiàn)所使用的語言有6070種之多，科技人員直接查閱文獻(xiàn)時，常常受到語種的限制而漏查一些有重要參考價值的文獻(xiàn)，而一種檢索工具可以用一種語言來收錄和報道不同文種的文獻(xiàn)，檢索者只要掌握少數(shù)幾種語言后，就

4、能查閱多種文字的文獻(xiàn)資料。 5.3檢索工具的類型: 文獻(xiàn)檢索工具 文獻(xiàn)檢索工具是進(jìn)行文獻(xiàn)檢索時提供原始文獻(xiàn)的線索不提供原文的的控制型檢索工具。這一大類檢索工具的功用是向用戶提供經(jīng)過加工、整理、并按照一定方式排列的文獻(xiàn)資料線索、出處等。換言之，就是此類工具書不直接提供讀者所需要資料的原文信息，但讀者可憑借此類工具書提供的線索，在浩如煙海的文獻(xiàn)中，較方便地找到自己所需的文獻(xiàn)資料（原始文獻(xiàn)），從而獲取有用信息。這類檢索工具大都是連續(xù)出版物，一般是被稱作文摘、題錄（目錄）索引的這樣一些二次文獻(xiàn)，如“全國報刊索引、科學(xué)文摘、工程索引”等。 目錄（Catalogue） 目錄是對出版物進(jìn)行報道和對圖書資料進(jìn)

5、行科學(xué)管理的工具。它是歷史上出現(xiàn)最早的一種檢索工具類型。對于科技文獻(xiàn)檢索來說，下列目錄比較重要。國家書目：這是對一個國家出版的全部圖書所作的登記統(tǒng)計性書目，可以反映一個國家的文化、科學(xué)和出版事業(yè)的水平。例如：全國總書目和全國新書目就是我國的國家書目。它對檢索圖書信息很有用處，但由此查到的圖書，其內(nèi)容卻比較陳舊。出版社與書店目錄：這是及時報道圖書出版情況的目錄，往往稱之為“在版目錄”（Books-in-Print）。這類圖書目錄對于檢索國內(nèi)外科技新書，有比較重要的作用；但對那些專業(yè)面較窄和小語種的圖書報導(dǎo)較少。館藏目錄：包括圖書館、信息部門的文獻(xiàn)館、資料室等部門的藏書目錄。由于它代表實有之書，因

6、此，主要是查找原文時使用。聯(lián)合目錄：聯(lián)合目錄是匯集若干圖書館和信息部門的館藏信息的目錄。它的作用是把散在各處的藏書，從目錄上聯(lián)成一體，從而為充分發(fā)揮藏書潛力，開展館際互借和復(fù)制，進(jìn)行采購協(xié)調(diào)等工作創(chuàng)造有利條件。從檢索角度來講，它可以免去分別查閱各個館藏目錄的麻煩，擴(kuò)大文獻(xiàn)取得的范圍。 專題文獻(xiàn)目錄：這是根據(jù)生產(chǎn)、科研的需要，圍繞某些專門課題，不僅根據(jù)館藏文獻(xiàn)，而且網(wǎng)羅國內(nèi)外的文摘、索引、目錄中所著錄的有關(guān)文獻(xiàn)線索而編成的，報道一定時期內(nèi)各種文字、各種類型文獻(xiàn)檢索工具。 索引（Index） 所謂索引，就是將書籍、期刊等文獻(xiàn)中所刊載的論文題目、作者以及所討論的或涉及到的學(xué)科主題、人名、地名、名詞術(shù)

7、語、分子式、所引用的參考文獻(xiàn)等等，根據(jù)一定的需要，經(jīng)過分析、分別摘錄出來，注明其所在書刊中的頁碼，并按照一定的原則和方法排列起來的一種檢索工具。借助于索引的指引，人們可以“按圖索驥”地獲得“隱藏”在文獻(xiàn)中的各種信息資料的出處，因此，索引是揭示包含在出版物中的信息的鑰匙。索引和目錄有時容易混淆，其實二者是不同有。一般來說，目錄所著述的，是一個完整的出版單位，例如一種圖書、一種期刊、一種報紙、一份標(biāo)準(zhǔn)等；而索引所著錄的則是一個完整出版物的某一部分、某一觀點、某一單元，例如揭示期刊中所刊載的論文等。相對地說，索引揭示文獻(xiàn)內(nèi)容比目錄更為深入和細(xì)致，這是它與目錄相比較的一個非常主要的不同點。因此，索引法

8、的運用比目錄廣泛得多。在不少目錄、文摘甚至索引的正文后面，往往還附有輔助索引。在這種情況下，索引和目錄最易使人混淆。索引大體可分為篇目索引和內(nèi)容索引兩種。篇目索引：主要揭示期刊、報紙、論叢、會議錄中所包含的論文。它把這些論文一一分析出來，按分類或按主題、作者、篇名的字順排列起來，是供查找各篇論文的工具，常以期刊的形式出版發(fā)行。它是最簡單的文獻(xiàn)報道形式，著錄項目包括題目、作者、出處、（所在期刊名稱、卷期、頁碼等）。一般無簡介或摘要，因此它又稱為“題錄”。內(nèi)容索引：是將圖書、論文等文獻(xiàn)中所包含的實物，即人名、地名、學(xué)術(shù)名詞等等內(nèi)容要項摘錄出來而組織成的索引。它常常附于年鑒、手冊和專著的后面，也可以

9、單獨成書。它是幫助查閱文獻(xiàn)中所包含的各項知識的有效工具，是揭示文獻(xiàn)內(nèi)容的鑰匙。內(nèi)容索引比篇目索引更深入，更能提供文獻(xiàn)中所包含的信息。 文摘（Abstract） 文摘是系統(tǒng)報道、積累和檢索文獻(xiàn)的主要工具，是二次文獻(xiàn)的核心。其結(jié)構(gòu)與內(nèi)容及出版發(fā)行方式都類似于篇目索引（題錄），只是增加了論文的內(nèi)容摘要。其目的在于使簡單扼要工作者能以較少的時間與精力，掌握有關(guān)文獻(xiàn)的現(xiàn)狀及基本內(nèi)容，了解本專業(yè)的發(fā)展水平和最新成就，從而吸取和利用別人已有的工作成果，避免重復(fù)勞動。文摘可以節(jié)省科技人員的時間與精力。在某些情況下，閱讀文摘可以代替閱讀原文。當(dāng)然，它不能全部代替閱讀原文，但是通過文摘來選讀原文就比較準(zhǔn)確和省事，

10、可使科技工作者在尋找和選擇資料上避免消耗大量時間。文摘對于沒有能力閱讀外文和掌握語種不多的人，更是掌握國外文獻(xiàn)的重要途徑。文摘即可查尋文獻(xiàn)，又可簡單要地了解文獻(xiàn)內(nèi)容，具有多方面的職能。但是它的主要作用還是解決查找問題。只有在找得全、查得準(zhǔn)的前提下，閱讀摘要才更有意義參考工具書 參考工具也就是我們常說的用于數(shù)據(jù)與事實檢索的資料型檢索工具。這類工具書本身便可提供讀者所需的資料信息，如百科全書、字（詞）典、年鑒、手冊、名錄和指南等等。參考工具書是對知識進(jìn)行分類、提煉、加工、濃縮和重組而形成的一種檢索工具。這類檢索工具大都以圖書的形式出版，屬于三次文獻(xiàn)。從外部特征看，它就是一本圖書，但在內(nèi)容與編排方面

11、，它與普通圖書有本質(zhì)的區(qū)別。如在內(nèi)容知識方面，它收集材料廣泛，文字簡明，信息高度濃縮；而在內(nèi)容編排方面，它采用了具有檢索功能的序列方式，或按分類方式或按主題方式排列。此外，它還備有完備的檢索系統(tǒng)，使人們能快速、準(zhǔn)確地查到所需要了解的有關(guān)知識與資料。參考工具書集檢索性、匯編性、瀏覽性等特點于一身，具有豐富知識面，解難釋疑、提供參考資料、節(jié)省時間與精力等作用，是一類非常重要的工具書。類型：百科全書、字、詞典、年鑒、手冊、名錄、歷表、年表、年譜、家譜、工具書指南 百科全書(encyclopedias) 人們常說：“百科全書是一座沒有圍墻的大學(xué)。”它包羅萬象，涉及人類一切知識領(lǐng)域，以內(nèi)容廣博、資料準(zhǔn)確

12、、釋文嚴(yán)謹(jǐn)、文字簡明，體例嚴(yán)密，插圖裝幀精美，卷帙浩瀚而著稱。具有“工具書之王”的美譽。由于它反映了人類過去的歷史和知識，更重要的是反映了現(xiàn)代的科學(xué)文化新成就，因此，讀者可以從百科全書中查到各學(xué)科的著名專家學(xué)者撰寫和審定的，條目具有可靠性和權(quán)威性，代表一個國家、一個學(xué)科的學(xué)術(shù)水平。如中國大百科全書、“Encyclopedia of Science & Technology”、“Encyclopedia Britannica”等。但百科全書篇卷帙浩瀚、出版周期較長，難以及時反映最新科研成果。為此，有些著名的百科全書還出版相應(yīng)的百科年鑒以彌補百科全書的不足。 字典、詞典(dictionaries)

13、 是匯集語言和事物名詞等詞語，解釋其詞義、發(fā)音、概念和用法，并按一定的秩序排列，供人們查考的工具書。分有多語種詞典，單語種詞典，綜合性、科技性、專業(yè)性詞典、人名、地名詞典，縮略語、詞組詞典等等。如辭海，英漢技術(shù)詞典，最新英漢縮略語詞典，英語成語詞典、日漢世界名人譯名詞典、美國地名譯名手冊等。 年鑒（yearbook） 是匯集某一年內(nèi)重大新聞、事件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料并逐年出版的工具書。它報道最新的事實（包括最新科研成果），其內(nèi)容新穎、精煉、簡明，取材可靠，出版穩(wěn)定，具有較廣的用途。即可用于查找最新資料和數(shù)據(jù)，也可用于閱讀。如中國經(jīng)濟(jì)體制改革年鑒等。 手冊（handbook） 從字面講就是常置手邊供隨

14、時查閱的書，是某一范圍內(nèi)基礎(chǔ)知識的基本數(shù)據(jù)的匯編。常以數(shù)表、規(guī)格、條例作為表述方式。有些不標(biāo)明手冊而稱為便覽、大全等等的圖書，也屬于手冊的性質(zhì)。如世界飛機(jī)手冊、機(jī)械設(shè)計手冊、數(shù)學(xué)手冊、出國留學(xué)便覽等。手冊內(nèi)容廣泛、數(shù)量龐大、品種繁多，應(yīng)根據(jù)實際需要選擇貼切的手冊。 名錄（directories） 名錄包括機(jī)構(gòu)名錄、名人錄（whos who）、地名錄等，提供學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、政府機(jī)構(gòu)、事業(yè)機(jī)構(gòu)、公司企業(yè)、知名人士、城市地區(qū)等有關(guān)資料，是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、文化、學(xué)術(shù)交流的參考書。機(jī)構(gòu)名錄（也稱指南或機(jī)構(gòu)名稱字典）；是各種組織機(jī)構(gòu)名稱的匯編，可以用于查考組織機(jī)構(gòu)的概況包括機(jī)構(gòu)全稱，業(yè)務(wù)活動，人員情況等等。這類工具書

15、如中國企事業(yè)名錄大全，“The National Faculty Directory 1990(1990年美國大學(xué)教師名錄)，Petersons Guide to Four year Colleges 1988等；名人錄：是介紹某一范圍、某一領(lǐng)域內(nèi)著名人物的簡歷的工具書。主要介紹人物姓名、生卒年月、學(xué)歷、學(xué)術(shù)活動情況，主要論著及通訊地址等。這類工具書如世界名人大詞典，“The International Whos Who”（國際名人錄）等。名錄一般按學(xué)科、行業(yè)、地區(qū)劃分出版，編排整齊清楚，其書名常?？梢苑磻?yīng)書中內(nèi)容，使用方便。 歷表、年表 歷表是查考和換算不同歷法年、月、日的工具書。如中西回史

16、日歷、二十史溯閏表、兩千年中西歷對照表等。年表以表格的形式按年代順序排列事件，專供查驗歷史年代和歷史事件的工具書。年表種類：歷史紀(jì)元年表用以查考?xì)v史年代和歷史紀(jì)元，如中國歷史紀(jì)年、中國歷史紀(jì)年表等。大事年表除反映歷史紀(jì)元外，還記載歷史事件的發(fā)生和演變過程，如中外歷史年表、中華人民共和國大事記等。?？颇瓯韺⒛骋粚W(xué)科或?qū)ｎ}的事件按年為綱加以例舉，如中國財政金融年表。人物生卒年表用來查找歷史人物在世的時間，如歷代人物年里碑傳綜表。職官年表以政府機(jī)構(gòu)中重要的官職職稱為目，按照年代或逐年記載任免這個官職的人物姓名，或系統(tǒng)記載歷代職官的名稱、職掌和演變情況的工具書，如歷代職官表。地進(jìn)沿革表著重反映一個國家

17、的行政區(qū)劃和歷史沿革情況的工具書，如歷代地理沿革表、歷代疆域表等。 年譜、家譜、圖譜年譜：以譜主為中心，以年月為經(jīng)緯，比較全面細(xì)致地列出譜主一生的事跡，是研究歷史人物生平、學(xué)術(shù)成果的重要參考資料，如毛澤東年譜。家譜：或稱族譜。記載某一家族世系和重要人物事跡的工具書，如孔府家譜。圖錄：以圖形揭示事物形象的工具書。包括地圖、歷史圖譜、文物圖、人物圖等腰三角形，如中國歷代貨幣、世界貨幣大全。 工具書指南 工具書指南也就是工具書之工具書。是反應(yīng)工具書出版情況的一類工具書。為讀者利用檢索工具提供指導(dǎo)性建議。如國外科技工具書指南（陸佰華編，1992）、國外基本科技工具書指南（邵獻(xiàn)圖編，1990年）等。工具

18、書的種類還包括類書、政書等等。5.4 檢索工具的結(jié)構(gòu) 有效地使用參考工具書與檢索工具，在很大程度上取決于對工具書內(nèi)在結(jié)構(gòu)的熟悉程度。只有對其結(jié)構(gòu)了如指掌，才可能從不同的角度，根據(jù)不同的檢索途徑，迅速而又準(zhǔn)確地進(jìn)行查詢。因此，在檢索之前，必須對參考工具書與檢索工具（檢索性刊物）的編排結(jié)構(gòu)及方法有所了解。工具書的種類很多，十分復(fù)雜，但它們在結(jié)構(gòu)上基本上不是沒有規(guī)律可循的。參考工具書的一般結(jié)構(gòu)，大體上可分為三大部分即文前欄目、正文、和書后附屬部分。文前欄目文前欄目就是工具書主體部分之前的各個組成部分，就如普通圖書一樣，它也由封面、書名頁、版權(quán)頁、獻(xiàn)言頁、目次、序言（導(dǎo)言、前言）等基本組成部分。它們在

19、檢索中都具有一定的作用，但較為重要的有：目次頁：目次頁是正文的縮影和總覽。參考工具書的目次本身就是一種檢索途徑，可視為查檢主體部分所含內(nèi)容的指南。它反映了主體部分的排列結(jié)構(gòu)。尤其在按分類體系排列的參考工具書中，就相當(dāng)于分類索引。導(dǎo)言、序言和前言：三者具有一定的區(qū)別，但總起來講，可視為同義詞，在這部分介紹了參考工具書的編寫意圖，使用對象、材料范圍、收錄重點以及版本變動情況等。使用說明：這是參考工具書主體部分最為重要的一個組成部分。 “使用說明”主要通過條目選例、直觀視圖和文字解釋等方法，詳細(xì)地說明某參考工具書的編排方法，以便指導(dǎo)讀者正確使用，有的參考工具書沒有單獨的“使用說明”部分，而是把有關(guān)內(nèi)

20、容包括在序言、前言或?qū)а赃@中?？s略詞表：這一部分在檢索時十分重要，不了解這部分所列出的縮略詞，在檢索中對一些縮略詞就束手無策，也不知所云。在外文參考工具書中，通常有作為縮略詞表示標(biāo)題的詞.主體部分參考工具書的主體部分，是經(jīng)過精選和濃縮的信息匯編，由眾多的格式統(tǒng)一而各自獨立的信息單元組成。這些信息單元包括短文條目和描述式款目。它們的排列順序以強調(diào)檢索為目的，而不著重要求具有邏輯性，且具有很大的隨意性，主要通過其固定的順序號碼，依賴索引和其它檢索途徑進(jìn)行檢查。附屬部分為了便于檢索，參考工具書通過提供附加材料來保證盡可能具有最大的信息容量，和完善的查檢途徑。參考工具書的附加資料大體上可分為：附錄：在

21、百科全書、語言詞典、傳記詞典中附設(shè)的最多。附錄雖種類繁多，但從性質(zhì)上講，與正文關(guān)系密切，其目的是為了使主體部分更緊湊，其作用有“小工具書”之稱。利用它可解答疑難問題，擴(kuò)大工具書的內(nèi)容范圍，輔助于工具書的使用。輔助檢索途徑：一般指書末各種索引和研究指南等。一種參考工具書除了根據(jù)目次和正文進(jìn)行檢索外，還高有其他輔助檢索途徑。其中書后索引是最主要的輔助檢索途徑。一般有主題索引、書名或篇名索引、著者索引或職業(yè)索引、地區(qū)索引、名稱索引等。另外，還有單卷本參考工具書索引，多卷本參考工具書索引等。除了以上幾種索引外，另一種輔助檢索方式“研究指南”，多設(shè)在百科全書這類參考工具書中。近似于分類索引，不提供信息出

22、處，所以不5.5 檢索工具書的排檢法 工具書的排檢包括工具書的編排方法和檢索方法前者是從工具書的編纂角度，使工具書內(nèi)容有序的方法，后者是從工具書的使用角度查考工具書內(nèi)容的方法。工具書的排檢方法主要有字順法、類序法和自然順序法。 字順法：又稱字序法，是根據(jù)漢字的形體結(jié)構(gòu)和聲韻規(guī)律編排詞目的方法它又分為形序法、音序法、號碼法三種。 類序法：按學(xué)科體系、事物性質(zhì)及主題內(nèi)容等分類排列的方法排。它包括分類法、主題法兩大類。 分類法：按學(xué)科或事物性質(zhì)系統(tǒng)編排資料的方法。排列的方法有以下兩種：學(xué)科系統(tǒng)排列法：按照學(xué)科性質(zhì)將資料分門別類地進(jìn)行編排，但古今中外的分類法體系極不一致，需特別掌握。事物性質(zhì)排列法：將性質(zhì)相同或相近的資料集中排列的方法。 主題法：是把代表事物性質(zhì)或概念的名詞術(shù)語，按字順進(jìn)行編排的方法主題法又可分為兩種類型，一種是未經(jīng)規(guī)范化的自然語言作為主題詞（如關(guān)鍵詞）來排檢文獻(xiàn)資料的，另一種