Y3使用說(shuō)明書(shū)及常見(jiàn)問(wèn)題解決方案

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上前言親愛(ài)的同事們，由于近期Y3系統(tǒng)的正式使用，有很多的新進(jìn)員工不會(huì)使用、老員工在使用過(guò)程中有很多的不明白和很多的很常見(jiàn)的問(wèn)題。針對(duì)這一現(xiàn)狀，按照認(rèn)識(shí)行政部要求特草擬此份Y3系統(tǒng)使用說(shuō)明及常見(jiàn)問(wèn)題解決方案，希望各部門(mén)互相傳閱，互相借鑒。爭(zhēng)取能夠幫助大家，減輕大家的工作量，為公司創(chuàng)建更好的辦公環(huán)境。同時(shí)，希望各位同事看到這份說(shuō)明后，能夠提出更多的問(wèn)題，令我能夠把這份說(shuō)明書(shū)做的更好，更完善哦。好了，親們，我們進(jìn)入正題了哈。第一章一、 登錄設(shè)置和功能界面介紹1、 Y3系統(tǒng)的登錄設(shè)置。Y3系統(tǒng)的登錄設(shè)置非常簡(jiǎn)單，只要設(shè)置好Y3作息登錄參數(shù)、PBX登錄參數(shù)、客戶端許可參數(shù)就可以正

2、常使用了。如上圖，這里最簡(jiǎn)單，這里填寫(xiě)網(wǎng)絡(luò)管理員給用戶名和密碼就可以了。上圖。這里主機(jī)IP是：192.168.1.249，通訊端口是5003。在這兩項(xiàng)，所有人都必須填寫(xiě)一樣的。主要要說(shuō)的是，分機(jī)編號(hào)。分機(jī)編號(hào)只要在你的話機(jī)上撥打*4，掛機(jī)后回?fù)芑貋?lái)就會(huì)顯示這個(gè)號(hào)碼，每個(gè)人的分機(jī)編號(hào)都不一樣的。PBX里的登錄密碼就不用填了，留空白。上圖，客戶端許可參數(shù)就更不用說(shuō)了，這是一個(gè)服務(wù)器的IP地址，照著這里填就是了。1、 Y3系統(tǒng)工具欄 先從上到下、從左到右進(jìn)行講解。如上圖，比較常用到的有“文件”里的“注銷(xiāo)”、“業(yè)務(wù)”里的“客戶管理”、“通話記錄”這幾個(gè)選項(xiàng)。注銷(xiāo)：回到登錄界面。如果你需要更換賬號(hào)進(jìn)行登

3、錄，這樣做會(huì)非?？?，不用重新打開(kāi)Y3系統(tǒng)?？蛻艄芾恚捍蜷_(kāi)客戶管理界面。如果誤關(guān)了客戶管理界面的，可以從這里重新打開(kāi)。如下圖。2、 電話功能工具欄上圖中，“空閑中”這一個(gè)空格欄顯示的是電話的實(shí)時(shí)狀態(tài)，可以用電話反復(fù)摘機(jī)，掛機(jī)進(jìn)行測(cè)試Y3系統(tǒng)跟電話是否已經(jīng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)。摘機(jī)：基本沒(méi)用。相當(dāng)于拿起電話機(jī)。掛機(jī)：你懂的。撥打：在此按鈕左側(cè)填寫(xiě)電話號(hào)碼，點(diǎn)此按鈕即可撥打電話。記得，要加9。外地手機(jī)號(hào)還要加0。取消：等同掛機(jī)，你也懂的。啟動(dòng)免打擾：如果你點(diǎn)擊了此按鈕，左側(cè)的空格處會(huì)顯示免打擾狀態(tài)。如果別人撥打了你的電話，會(huì)提示撥打的用戶正在通話中。如下圖：3、 客戶管理功能按鈕返回：返回上次打開(kāi)的頁(yè)面。前

4、進(jìn)：前進(jìn)到你之前返回前的頁(yè)面。預(yù)覽：打印預(yù)覽。打?。捍蛴‘?dāng)前頁(yè)面。關(guān)閉：關(guān)閉客戶管理頁(yè)面。起始頁(yè)：目前為無(wú)效按鈕。4、 客戶管理系統(tǒng)，這個(gè)可以說(shuō)是我這個(gè)說(shuō)明書(shū)的重中之重，大家要認(rèn)真看額。_上圖是Y3系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理界面。業(yè)務(wù)管理：里面包含了公司所有的關(guān)于客戶資料管理、客戶訂單管理、物流訂單管理以及客戶關(guān)系管理的選項(xiàng)等等。幾乎公司的一切業(yè)務(wù)都在這里進(jìn)行，講解這里面的應(yīng)用也是這個(gè)說(shuō)明書(shū)的重點(diǎn)。報(bào)表分析：這里面的應(yīng)用包含了公司所有的業(yè)務(wù)報(bào)表。如產(chǎn)品報(bào)表、客戶關(guān)系報(bào)表、物流報(bào)表、物流報(bào)表等等。個(gè)性管理：里面有常用到的兩項(xiàng)是“修改登錄密碼”和“通話歷史”。稍后詳解。系統(tǒng)維護(hù)：這里除了“轉(zhuǎn)客戶”和“成交客戶

5、轉(zhuǎn)銷(xiāo)售”之外，大多數(shù)是系統(tǒng)管理員所使用到的功能。二、 業(yè)務(wù)管理。重點(diǎn)，認(rèn)真看才會(huì)有好業(yè)績(jī)的額。1、 添加客戶如上圖，帶紅色*號(hào)的為必填項(xiàng)，其他資料你可以在添加完電話之后再一一完善。在這里都是標(biāo)明了的，就不一一解釋?zhuān)嘈糯蠹叶家荒苛巳涣?。電話可以有多個(gè)，“來(lái)源”和“意向”都是從右側(cè)進(jìn)行選擇的。2、 客戶資料如上圖所示，這里是本人所屬的客戶資料的列表，而紅色框里的就是自己在查找和篩選客戶時(shí)所要用的一些篩選條件。篩選條件，看下圖。如上圖，其他不太常用的就不多說(shuō)，說(shuō)說(shuō)常用的幾個(gè)。主要常用的有：聯(lián)系人：輸入已存檔客戶的全名進(jìn)行查找，注意如果多輸入空格或者字符是找不到你所要找的客戶的。編號(hào)：輸入客戶編號(hào)進(jìn)

6、行查找，也要注意不要多輸入其他的字符?？爝f單號(hào)：輸入快遞單號(hào)進(jìn)行查找，還是要注意其他字符。因?yàn)檫@些東西都是唯一的，不對(duì)就是不對(duì)。單號(hào)：輸入客戶訂單號(hào)進(jìn)行查找，注意跟快遞單號(hào)是不一樣的。轉(zhuǎn)入：按客戶轉(zhuǎn)入你的工號(hào)日期進(jìn)行查找。后面兩個(gè)空格用于選擇日期區(qū)間。創(chuàng)建：按客戶創(chuàng)建日期進(jìn)行查找，后面兩個(gè)空格用于選擇日期區(qū)間。3、 下屬客戶資料 如上圖，跟客戶資料是一樣的。不同的是，在這里會(huì)顯示你的客戶以及你的下屬的所有的客戶資料。如果你有的話。4、 代辦事項(xiàng) 如上圖，用于同事間的對(duì)客戶跟進(jìn)的提醒。你只要在點(diǎn)擊“詳細(xì)”，打開(kāi)客戶“跟進(jìn)記錄”對(duì)相關(guān)客戶進(jìn)行跟進(jìn)記錄就可以了。添加完跟進(jìn)記錄后記得點(diǎn)擊上圖紅色框的完

7、成，對(duì)已完成的代辦進(jìn)行標(biāo)記。否則會(huì)一直出現(xiàn)在未完成代辦里，會(huì)影響工作效率。對(duì)于“待辦事項(xiàng)”里的篩選條件我就不說(shuō)了，如果有不認(rèn)識(shí)字的再找我吧。圖下圖：5、 客戶訂單這里是給客戶下單的界面，在這里下單必須嚴(yán)格按照公司頒布的一些規(guī)定進(jìn)行操作。如下套裝單的數(shù)量，贈(zèng)品的金額等等，否則將有可能直接影響到你的業(yè)績(jī)以及退貨率。如下圖中，一些查詢(xún)篩選功能就不特別說(shuō)明，因?yàn)楦暗钠渌胤蕉际穷?lèi)似的，如果不懂可以返回前幾頁(yè)進(jìn)行復(fù)習(xí)。篩選功能下，顯示的是一些客戶訂單的物流狀態(tài)，跟進(jìn)狀況，以備工作人員能夠快速的對(duì)客戶訂單進(jìn)行有效跟進(jìn)。下面要特別說(shuō)明的是，如何下單。給客戶下單的步驟分別是：進(jìn)入客戶資料，點(diǎn)擊客戶資料前顯

8、示的“訂”字。紅色框里的，如下圖：點(diǎn)擊“訂”字按鈕后進(jìn)入“下單界面”。如下圖，紅色方框中按照自己發(fā)貨的真實(shí)方式進(jìn)行選擇。在這里一般都只是修改下備注就差不多了。下銀行轉(zhuǎn)賬單，稍后會(huì)說(shuō)到。然后點(diǎn)擊紅色圓框的“顯示貨品列表”，進(jìn)行選擇貨品。如下圖，可以按紅色方框的分類(lèi)進(jìn)行快捷查找，或者麻煩點(diǎn)在底下的頁(yè)數(shù)翻頁(yè)查找。選擇產(chǎn)品的時(shí)候，只要按照各部門(mén)的要求。保證產(chǎn)品沒(méi)錯(cuò)、數(shù)量沒(méi)錯(cuò)和總金額沒(méi)錯(cuò)就OK了。如下圖，是訂購(gòu)1888的套裝加送一個(gè)豐胸儀，只要總的價(jià)格沒(méi)變就行。物流打出來(lái)的單還是1888。然后點(diǎn)擊右上角“保存訂單”后，再點(diǎn)擊還是右上角的“確認(rèn)訂單”。好了，給客戶下單的這個(gè)動(dòng)作就圓滿完成了。_6、 客戶服

9、務(wù)“客戶服務(wù)”里跟“客戶資料”和“下屬客戶資料”里的應(yīng)用基本上是一致的，不同的是“客戶服務(wù)”里是在全公司范圍內(nèi)查找客戶，只要輸入相應(yīng)的條件進(jìn)行查找。如下圖，我輸入的是按電話查找：7、 審核訂單如上圖同樣的，基本上每個(gè)應(yīng)用都會(huì)有一些篩選項(xiàng)，以便工作人員更快速的查找到相應(yīng)的客戶。這里就不詳細(xì)說(shuō)明了。我只詳細(xì)的說(shuō)說(shuō)審核訂單的步驟：先點(diǎn)擊“詳細(xì)”進(jìn)入“詳細(xì)客戶資料”打“電話”跟客戶核對(duì)地址“批準(zhǔn)訂單”或“撤回”。下面我會(huì)用12345來(lái)標(biāo)明。如下圖：8、 跟單還是一樣，從“跟單”界面點(diǎn)擊“詳細(xì)”進(jìn)入客戶單據(jù)界面進(jìn)行訂單的跟進(jìn)。下面是上圖中一些標(biāo)示的地方的解釋?zhuān)骸?從“跟單”點(diǎn)擊“詳細(xì)”后進(jìn)入如上圖界面。

10、點(diǎn)擊“顯示跟進(jìn)記錄”，查看客戶跟進(jìn)記錄，確認(rèn)此客戶是否需要跟進(jìn)。、 查詢(xún)訂單物流狀況后，點(diǎn)擊“顯示客戶詳細(xì)資料”。、 打電話給顧客，跟顧客確認(rèn)物流狀態(tài)或確認(rèn)收貨。、 確認(rèn)完成后，添加跟進(jìn)記錄，以備客服人員及時(shí)跟進(jìn)。、 如若收貨，確認(rèn)“收貨”或者“退貨”。9、 電話定位客戶。顧名思義，輸入電話確認(rèn)系統(tǒng)中是否存在此號(hào)碼。電話定位可以查找出此客戶一些簡(jiǎn)單的資料。可憑這個(gè)查找出來(lái)的客戶編號(hào)進(jìn)行其他操作。如下圖：三、 報(bào)表分析報(bào)表分析，是按條件篩選報(bào)表進(jìn)行查看。各個(gè)報(bào)表也都有明確的標(biāo)示，在這里就不一一介紹了。四、 個(gè)性管理個(gè)性管理需要說(shuō)明的有“修改密碼”和“通話歷史”這兩項(xiàng)，其他的客服人員不會(huì)用到就不一

11、一介紹了。1、 修改登錄密碼，輸入舊密碼新密碼進(jìn)行更改。建議拿到賬號(hào)以后即刻進(jìn)行更改，要不然到時(shí)候找誰(shuí)哭都沒(méi)用。2、 通話記錄，調(diào)整相應(yīng)的篩選項(xiàng)目查找相應(yīng)的項(xiàng)目。沒(méi)什么難度。如下圖：五、 系統(tǒng)維護(hù)這里需要說(shuō)到的是“轉(zhuǎn)客戶”和“成交客戶轉(zhuǎn)銷(xiāo)售”。1、 轉(zhuǎn)客戶如果你說(shuō)看不懂，那我就去死了算了。2、 成交客戶的操作，跟上圖完全一樣。我想我就不特別又說(shuō)明了。第二章 常見(jiàn)問(wèn)題解決方案1、 登錄出現(xiàn)提示 “沒(méi)有發(fā)現(xiàn)使用許可協(xié)議配件。原因：沒(méi)有安裝驅(qū)動(dòng)程序或沒(méi)有插上使用許可協(xié)議配件”。解：先關(guān)掉已經(jīng)提示錯(cuò)誤的登錄窗口，記得一定要關(guān)掉重新打開(kāi)。重新打開(kāi)后檢查三項(xiàng)登錄參數(shù)是否設(shè)置錯(cuò)，修改錯(cuò)誤后重新登錄仍然提示錯(cuò)誤，告知組長(zhǎng)聯(lián)系Y3系統(tǒng)管理員。2、 登錄出現(xiàn)“Y3 DMS用戶名或密碼錯(cuò)誤”？解：還是看看登錄參數(shù)有沒(méi)有設(shè)置錯(cuò)，如果沒(méi)有設(shè)置錯(cuò)的話，那就肯定是賬號(hào)或者密碼錯(cuò)誤。如果是改了密碼不記得的話，可以選擇自盡或者找組長(zhǎng)聯(lián)系系統(tǒng)管理員。3、 登錄后不顯示分機(jī)號(hào)碼，如下圖： 解：依然還是查看登錄參數(shù)的分機(jī)號(hào)有沒(méi)有錯(cuò)，如果沒(méi)錯(cuò)。通知組長(zhǎng)聯(lián)系系統(tǒng)管理員。4、 顯示，如下圖：解：看懂英文的應(yīng)該都知道，這是分機(jī)號(hào)被占用了的提示。先檢查登錄參數(shù)是否填錯(cuò)，確定登錄參數(shù)沒(méi)有問(wèn)題后。通知組長(zhǎng)聯(lián)系系