合同管理辦法實(shí)施細(xì)則

1、合同管理辦法實(shí)施細(xì)則一、合同管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)：合同管理工作實(shí)行“綜合管理、專項(xiàng)分工、全面評審、分級管控、授權(quán)訂立”的管理模式。合同管理重點(diǎn)環(huán)節(jié)應(yīng)遵循的總體要求：合同管理部門工作流程環(huán)節(jié)實(shí)行先專項(xiàng)、后綜合；合同相對方選用環(huán)節(jié)實(shí)行先調(diào)查、后選擇；合同文本起草環(huán)節(jié)實(shí)行先范本、后白擬；合同簽署環(huán)節(jié)實(shí)行先評審、后批準(zhǔn)；合同履行環(huán)節(jié)實(shí)行先簽訂、后履行；合同支付環(huán)節(jié)實(shí)行先結(jié)算、后付款。財(cái)務(wù)合同部為本單位的綜合管理部門，所涉及合同業(yè)務(wù)的部門為本單位合同專項(xiàng)管理部門。（一）、合同綜合管理部門職責(zé)：1、依據(jù)合同管理辦法開展本單位的合同管理工作，落實(shí)本單位合同管理的要求；2、制訂合同管理辦法實(shí)施細(xì)則或操作指引；3、組

2、織或參與本單位合同的洽談、資信調(diào)查、合同起草、簽訂、變更、履行、終止等管理工作；4、組織或參與本單位的合同評審及交底工作；5、建立合同管理綜合臺帳，實(shí)行統(tǒng)一編號管理，上報(bào)合同統(tǒng)計(jì)半年報(bào)、年報(bào)以及年度合同管理工作總結(jié)；6、負(fù)責(zé)本單位合同資料檔案的收集、整理、歸檔、保存工作；7、掌握合同履行狀態(tài)，分析合同變化情況，判斷合同風(fēng)險(xiǎn)因素,及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)；8、參與本單位合同糾紛的調(diào)解、訴訟及仲裁。（二）、合同專項(xiàng)管理部門及職責(zé)合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)本部門合同管理工作1、依據(jù)合同管理的要求，制定主責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)專項(xiàng)合同的具體管理制度，確定合同管理人員；2、負(fù)責(zé)對合同主體資格的審查，起草合同文本，組織合

3、同的可行性調(diào)研及條款的業(yè)務(wù)洽談；3、負(fù)責(zé)組織本部門主責(zé)合同的評審，協(xié)調(diào)、落實(shí)參與評審部門對合同提出的意見和建議；4、負(fù)責(zé)組織合同的交底。負(fù)責(zé)合同的履行、變更、移交事項(xiàng)，掌握合同的履行狀態(tài)，判斷合同變化可能引起的風(fēng)險(xiǎn)因素，適時(shí)與合同綜合管理部門進(jìn)行溝通，向主管領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見或建議；5、負(fù)責(zé)本部門合同管理臺帳的建立，記錄合同的簽訂、履行、變更、終止?fàn)顟B(tài)；6、負(fù)責(zé)本部門合同資料檔案的管理，達(dá)到資料完整、簽章齊全、記錄準(zhǔn)確，存放安全，查閱方便的管理要求；7、按規(guī)定對相應(yīng)合同進(jìn)行評審和審核；8、負(fù)責(zé)對本部門主責(zé)合同糾紛情況的調(diào)查，參與處理合同糾紛的調(diào)解、訴訟及仲裁；9、負(fù)責(zé)向合同綜合管理部門傳遞合同原

4、件備案；10、負(fù)責(zé)收集各單位備案合同資料，并按照規(guī)定逐級對口上報(bào)。（三）、合同專項(xiàng)管理部門的合同管理種類分工1、物機(jī)部為物資設(shè)備采購、租賃合同的主責(zé)部門；2、運(yùn)輸技術(shù)部為機(jī)車車輛租賃、維修合同的主責(zé)部門；3、綜合辦公室為臨時(shí)用地、租車、租房合同的主責(zé)部門；4、人力資源部為勞務(wù)派遣合同的主責(zé)部門；未列明主責(zé)管理部門的其它合同，依據(jù)合同類型和主要內(nèi)容，由業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性最密切的職能部門主責(zé)管理。合同調(diào)查與起草（一）、簽訂合同前，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)對合同標(biāo)的進(jìn)行市場調(diào)查，并對潛在合作對象進(jìn)行資信調(diào)查，掌握對方主體資格是否真實(shí)、合法，履約能力是否滿足要求等。資信調(diào)查可通過國家工商行政管理總局全國企業(yè)信用信

5、息公示系統(tǒng)等行業(yè)主管網(wǎng)站查詢企業(yè)基本情況。留存企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)年度報(bào)告通知書、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、安全生產(chǎn)許可證、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明書、法定代表人授權(quán)委托書、法定代表人和委托代理人身份證復(fù)印件以及其它從業(yè)資格要求的相關(guān)證書等資料。企業(yè)所在地實(shí)行營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證三證合一的，只需留存加載統(tǒng)一代碼的營業(yè)執(zhí)照。法定代表人身份證明書和授權(quán)委托書留存原件，其它資料需與原件核對無誤，并要求對方在復(fù)印件上加蓋單位公章后留存。個(gè)人的身份證復(fù)印件，需由本人在復(fù)印件上簽名。需進(jìn)行年檢的證照對年檢記錄的有效性進(jìn)行查驗(yàn)。（二）、不得與法人單位簽訂與其履約能力明顯不符的合同；與

6、不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，須要求對方提供其上級法人單位授權(quán)。一般不得與白然人簽訂合同，必須簽訂的，應(yīng)經(jīng)公司合同專項(xiàng)管理部門同意。工程專業(yè)分包和勞務(wù)分包、工程用物資設(shè)備采購一律不得與白然人簽訂合同。（三）、合同洽談應(yīng)有兩人以上共同參與。在合同洽談過程中，對往來的電報(bào)、傳真、信函、圖表、電子郵件、電文數(shù)據(jù)等作為合同資料妥善保存。（四）、起草合同文本時(shí)，應(yīng)使用公司發(fā)布的合同示范文本；無合同示范文本的，參照國家管理機(jī)關(guān)發(fā)布的示范文本；無相關(guān)范本可供參考的，應(yīng)當(dāng)按照合同法第十二條規(guī)定擬定合同條款。（五）、工程專業(yè)或勞務(wù)分包、物資設(shè)備采購及租賃等我方占主導(dǎo)地位的合同，原則上必須使用我方合同文本。

7、（六）、合同應(yīng)當(dāng)做到主體適格、內(nèi)容合法、條款齊全、手續(xù)完備、權(quán)利義務(wù)明確、責(zé)任清楚、文字表述準(zhǔn)確無歧義，合同文本需使用打印格式。三、合同評審合同評審是指由主責(zé)管理部門組織相關(guān)職能部門審查、預(yù)判合同是否滿足合法合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性及技術(shù)可行性要求，提出具體修訂或糾錯(cuò)意見并督促落實(shí)、評估合同風(fēng)險(xiǎn)并提示防范的管理過程。合同評審應(yīng)成立合同評審小組，經(jīng)理任組長，班子其他成員任副組長，各部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人員任組員。合同評審按照專項(xiàng)把關(guān)、分工負(fù)責(zé)的原則進(jìn)行。評審由各級合同專項(xiàng)管理部門組織完成，并對合同及相關(guān)資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。合同評審內(nèi)容包括但不限于經(jīng)濟(jì)商務(wù)評審、專業(yè)技術(shù)評審及法律評審。經(jīng)濟(jì)商務(wù)和專業(yè)技術(shù)等方面內(nèi)容

8、評審由相關(guān)職能部門對照各白職責(zé)和管控范圍各司其職、共同配合完成。主要考察合同內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)性、可行性及嚴(yán)密性。法律評審由專職或兼職合同管理員完成，主要審查合同主體、內(nèi)容及其形式的合法性，并對合同內(nèi)容的嚴(yán)密性提出建議。合同內(nèi)容出現(xiàn)交叉，難以劃分界限或明確定性的相關(guān)條款，各評審部門均應(yīng)提出評審意見。合同評審主要圍繞以下重點(diǎn)進(jìn)行：（一）經(jīng)濟(jì)性。審查合同內(nèi)容及合同目的是否完整體現(xiàn)和維護(hù)公司利益，有無漏項(xiàng)或?qū)е鹿纠媸軗p的條款等。（二）可行性。審查相對方技術(shù)條件是否滿足需求，資信狀況是否真實(shí)，履約能力是否有保障，履行方式是否可行，相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)是否受控等。（三）嚴(yán)密性。審查條款是否完整齊備；違約責(zé)任是否清晰可執(zhí)

9、行；文字用語是否清楚準(zhǔn)確；是否存在歧義性條款；是否存在合同陷阱；雙方權(quán)利和義務(wù)是否具體、確切；相關(guān)手續(xù)是否完備；附加條件是否適當(dāng)合法等。（四）合法性。主體合法，審查簽約各方是否具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事責(zé)任能力，簽約人是否取得相關(guān)授權(quán)；內(nèi)容合法，簽約各方意思表示是否真實(shí)有效，是否違反國家的法律法規(guī)、政策計(jì)劃，是否存在規(guī)避法律或顯失公平情形；形式合法，合同文本格式、文字無誤、簽約程序是否合法合規(guī)等。合同評審采用公司內(nèi)網(wǎng)平臺合同評審業(yè)務(wù)流程進(jìn)行，由組織評審部門經(jīng)辦人在內(nèi)網(wǎng)平臺合同評審業(yè)務(wù)流程發(fā)起，填寫電子版合同評審表，上傳合同電子文本進(jìn)行評審。凡重大、疑難、復(fù)雜的合同，必須采取會議方式評審，評審

10、后再行發(fā)起網(wǎng)上流程。合同評審流程結(jié)束后，組織評審部門具體經(jīng)辦人應(yīng)采用截圖或照片形式將電子版合同評審表整理歸檔。所有對外簽訂的合同，必須經(jīng)過合同評審后方可簽訂。合同評審，應(yīng)給予評審部門合理的工作期限，一般合同為2個(gè)工作日，重大、復(fù)雜合同為3個(gè)工作日。評審部門在不遲于上述期限內(nèi)提出書面評審意見。四、合同分級管理以公司名義簽訂的各類合同，由公司主責(zé)該項(xiàng)業(yè)務(wù)的合同專項(xiàng)管理部門組織評審后，按照合同審批流程辦理簽字用印手續(xù)。若該合同業(yè)務(wù)由公司所屬單位主責(zé)發(fā)起，該單位應(yīng)先行組織評審，評審后報(bào)公司相應(yīng)合同專項(xiàng)管理部門，合同專項(xiàng)管理部門按公司合同審批流程辦理簽字用印手續(xù)。公司名義簽訂的合同，由各單位組織評審后，

11、將本單位電子版合同評審表、待評審合同文本及相對方資信資料一并進(jìn)行審核，審核通過后，按照公司合同專用章使用流程辦理用印手續(xù)。根據(jù)公司相關(guān)管理要求，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合同審批但因各種原因暫時(shí)未能進(jìn)入系統(tǒng)的單位，所有合同必須上報(bào)公司合同專項(xiàng)管理部門，合同專項(xiàng)管理部門按照系統(tǒng)的審核要求組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行公司層面的合同評審。進(jìn)入系統(tǒng)后，在上傳已簽訂的合同時(shí)，應(yīng)將本單位及公司評審表一并上傳系統(tǒng)。五、合同訂立合同簽訂一律采用書面形式，由公司法定代表人或授權(quán)委托的代理人簽訂，其他任何人無權(quán)簽訂；禁止代理人再轉(zhuǎn)委托他人簽訂合同。委托代理人簽訂合同，必須在授權(quán)范圍的事項(xiàng)、權(quán)限和期限內(nèi)行使代理權(quán)。禁止沒有代理權(quán)、超越代理權(quán)

12、、代理權(quán)終止后以公司名義簽訂任何合同。委托代理人需持有法定代表人簽發(fā)的“授權(quán)委托書”。委托書中應(yīng)明確委托代理的事項(xiàng)、權(quán)限、期限以及代理人的姓名、職務(wù)等身份信息，加蓋公司的公章。公司合同簽訂實(shí)行授權(quán)委托管理制度。授權(quán)委托書的申請辦理，按照公司法人授權(quán)委托管理辦法執(zhí)行。各單位均不得為其它單位、個(gè)人提供合同擔(dān)保。采用格式合同時(shí)，應(yīng)對條款中空白處認(rèn)真填寫，空白處無內(nèi)容時(shí)，使用橫線劃除或填寫無內(nèi)容字樣。合同期限一般不得超過三年，期限確需超過三年時(shí)，須經(jīng)公司法定代表人特別批準(zhǔn)。對一批采購價(jià)值大于2萬元以上或交貨時(shí)間大于3個(gè)月的物資采購，須簽訂物資采購合同。合同訂立，經(jīng)辦人員須在合同末頁簽字署名。對無法簽署

13、經(jīng)辦人的合同，由合同管理部門在臺帳中注明，使合同具有可追溯性。任何情況下嚴(yán)禁未簽合同先進(jìn)場、先實(shí)施。各單位主責(zé)簽訂的合同，由本單位合同專項(xiàng)管理部門在內(nèi)網(wǎng)平臺發(fā)起合同評審流程前，向本單位合同綜合管理部門申請合同編號；按照年度劃分進(jìn)行連續(xù)編號。合同對方已有編號的我方仍需進(jìn)行編號管理。所有簽訂后的合同需向法律部備案一份原件。以下合同還需由公司相應(yīng)合同專項(xiàng)管理部門報(bào)集團(tuán)公司主管部門備案：（一）勞務(wù)分包合同總價(jià)超過xx萬的；（二）勞務(wù)分包補(bǔ)充合同一次性調(diào)整價(jià)值在xx萬元以上或者進(jìn)行兩次調(diào)整的；（三）物資采購合同價(jià)值超過xx萬元以上的；（四）物資或設(shè)備租賃合同超過xx萬元以上的。六、合同用章法律部負(fù)責(zé)公司

14、合同專用章的管理。以公司名義對外簽訂合同需一律使用公司合同專用章。合同原則上應(yīng)當(dāng)由合同相對方先行簽字蓋章，嚴(yán)禁將僅有我方簽字蓋章的空白合同書郵寄給合同相對方簽字蓋章，或交由相對方業(yè)務(wù)人員帶走。合同相對方簽章完成后，各單位將合同文本按簽約份數(shù)報(bào)公司合同專項(xiàng)管理部門，同時(shí)上報(bào)合同專用章使用申請表，由合同專項(xiàng)管理部門辦理用印事宜。上報(bào)用印的合同文本，必須所有信息填寫完整，包括委托代理人及經(jīng)辦人簽字、電子郵箱、日期等，不得有空白項(xiàng)。各單位在申請用印前，對合同評審審核意見與修改結(jié)果的一致性進(jìn)行復(fù)核，并在合同專用章使用申請表中進(jìn)行確認(rèn)；凡合同文本無故不采納評審審核意見或未附合同專用章使用申請表的，公司合同

15、專項(xiàng)管理部門不予辦理用印手續(xù)。合同文本必須加蓋騎縫章或簽約人每頁小簽；合同末頁無條款時(shí)應(yīng)標(biāo)注“此頁無正文”字樣；合同附件是合同的重要組成部分，必須雙方簽字蓋章確認(rèn)。七、合同履行（一）、合同生效后具有法律效力，雙方應(yīng)當(dāng)全面履行。當(dāng)合同中約定的生效條件尚未成就時(shí)，不得履行合同。合同簽訂后，合同簽訂的主責(zé)部門和合同執(zhí)行部門非一個(gè)部門的，必須進(jìn)行合同交底工作，辦理合同資料的移交、確認(rèn)。合同交底需書面形式進(jìn)行。建設(shè)工程施工合同交底的內(nèi)容包括：合同名稱與主體、合同投標(biāo)與報(bào)價(jià)、工程數(shù)量與工期、承諾與目標(biāo)、工程的特點(diǎn)與重難點(diǎn)、合同的風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)與因素、合同的交底與接底人、交底時(shí)間及所移交其它資料等內(nèi)容。其它合

16、同交底包括：合同名稱、合同主體、合同的主要內(nèi)容、價(jià)格、期限、合同風(fēng)險(xiǎn)因素及控制要點(diǎn)、合同的交接底時(shí)間、移交資料及簽認(rèn)等內(nèi)容。合同履行中的書面簽證、來往信函、文件、電報(bào)、會議紀(jì)要、現(xiàn)場簽證、記錄等均為合同資料組成部分。收發(fā)合同文件要有記錄簿簽認(rèn)，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)及時(shí)收集、整理、保存，做好管理工作。合同履行中應(yīng)注意多部門的協(xié)同配合，及時(shí)溝通履行中的主要變化，保持信息暢通，步調(diào)一致。尤其對工程的調(diào)價(jià)、索賠條款，要依據(jù)合同約定及早部署，有效組織。合同專項(xiàng)管理部門及合同執(zhí)行部門應(yīng)隨時(shí)掌握合同的履行情況,當(dāng)發(fā)現(xiàn)合同履行異常時(shí)，應(yīng)及時(shí)與合同綜合管理部門溝通、分析，必要時(shí)經(jīng)單位同意向合同相對方進(jìn)行書面函告。當(dāng)合同履行可能出現(xiàn)嚴(yán)重違約或潛在糾紛時(shí)，應(yīng)上報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)及公司合同綜合管理部門，并做好法律糾紛處理的準(zhǔn)備工作。當(dāng)我方不能或不能完