采購規(guī)劃與管理

1、采購計劃與管理-、制定采購計劃1、采購分析在采購之前首先銷售下達銷售訂單，再次是各部門接收到訂單進行審核，各部門審核后下發(fā)倉庫進 行配料，如果倉庫沒有足夠的庫存就進行采購，先生成采購申購單，在給各部門審批、交于采購，采購 進行分析，以決定是否要采購、怎樣采購、采購多少以及何時采購等。在采購分析中，主要對采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力，并決定是否從企業(yè)供應商名單中進行采購，對于單一的供應商或從多個供應商采購所需的全部或部分貨物。2、采購計劃的編制流程采購計劃，是屬于生產/銷售計劃中的一部分，也是公司年度計劃與目標的一部分。通常，銷售部門的計劃（即銷售收入預算）是公司年度營業(yè)計劃的

2、起點，然后生產/銷售計劃才隨之確定。而生產/銷售計劃則包括采購預算（直接原料/商品采購成本）、直接人工預算及制造/銷售費用預算。由此可見， 采購預算是采購部門為配合年度的銷售預測或采貨數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件等的數(shù)量及成本做出的詳細計劃，以利整個企業(yè)目標的達成。采購計劃雖是整個企業(yè)預算的核心，但是如果單獨編制， 不但缺乏實用的價值，也失去其他部門的配合。3、米購計劃編制的目的企業(yè)的經營始自購入商品/物料后，經加工制成或經組合配制成為商品，再通過銷售獲取利潤。其 中如何獲取足夠數(shù)量的物料，即是采購計劃的重點所在。因此，采購計劃是為維持正常的產銷，在某一 特定的期間內，應在任何時購入何種物

3、料以及訂購的數(shù)量是多少的估計。采購計劃應達到下列目的:(1) 預估商品/物料采購需用的數(shù)量與時間，防止供應中斷，影響產銷(2) 避免采購商品/物料儲存過多，積壓資金，占用堆積的空間。(3) 配合公司生產/采貨計劃與資金的高度。(4) 使采購部門事先準備，選擇有利時機購入商品和物料。(5) 確立商品及物料合理耗用標準，以便控制采購商品和物料的成本。4、采購數(shù)量計劃編制流程(1) 采購商品/物料清單采購計劃只列示產品的數(shù)量，并無法直接知道某一產品需用哪些物料，以及數(shù)量多少，因此必 須借助采購商品和物料清單。清單是由公司市場部配合采購部門所擬訂的，內容列示各種產品由哪 些基本的商品所制造或組合而成。

4、根據(jù)清單可以精確計算某種商品及組合架存和庫存的安全數(shù)量。 清單所列的基本安全量，與實際用量相互比較，作為成本控制的依據(jù)。(2) 怎樣做好采購計劃 了解清楚自己所要采購的材質和數(shù)量。 對采購材料的技術參數(shù)要數(shù)據(jù)清晰，建立文檔。 按自然月的消費數(shù)量進行預測相應的單價，供應能力以及速度。 對比較特別和關鍵的環(huán)境和工藝要特別注意時間上能否滿足。采購過程管理1、米購需求確定：需求部門向米購部提出米購需求時，需滿足物料最小米購周期，米購需求以米購 申請表，零星物料申購計劃表的方式提出2、采購計劃編制：采購計劃員根據(jù)需求部門的采購需求和該物料的庫存情況以及物料的安全庫存 指標，制訂物料采購任務單。3、審批：

5、直接主管和采購部門經理、總經理對物料采購任務單進行審批。4、選擇供應商：如果有客戶指定的供應商就直接選擇，如果沒有顧客指定的供應商，則采購人員 根據(jù)經審批的采購計劃，選擇供應商并下發(fā)報價通知，對簽有長期合同的外協(xié)件合格供方直接下發(fā)訂單， 選用合格供方下發(fā)報價通知。5、報價：所選擇的供應商需要按照公司要求的報價方式進行報價。確定供應商，供應商報價后，采購人員就采購價格進行談判和比較， 采用同等質量情況下價格優(yōu)先的原則確定供應商。 遞交審批，采 購人員將確定好的供應商名稱和價格形成物料采購審批。6、確定是否為合格供應商：（1 ）如果確定的供應商是合格的供應商名錄中的供應商，直接進入合同談判，簽訂合

6、同。（2）選一般一般供應商是需要辦理特殊采購審批表， 同時根據(jù)實際情況按供應商評價管理程序進 行供應商評價。（3）評價合格后列入合格供應商名錄，供下次選用。（4） 對因需求部門原因需要臨時特別采購又來不及對供應商進行評價的，有需求部門提出特采申 請，報總經理簽字，再報采購單位采購?，F(xiàn)許供應 站小合也 或右 （訴的采郭計咄劃咬時里蔭供血橢散:嘶供隔肚.有認證5!求的幣耍提供棚關鍛料供供證盯品交給g做入庫晉記系攪輿必秫標釦如r/awtift徐廠試祥合格的供匿商通如取曙標簽I . 口動化說糾領取樣品ni到供噸仇故燜7、簽訂合同：選擇好供應商后直接進入合同談判，簽訂合同，簽訂合同是必須注明主要的技術要

7、求和 標準。對一般供應商同時可直接進入供應商評價管理程序，以便建立合格供應商檔案。8、下發(fā)訂單：簽訂合同后，采購人員對未簽訂長期合作的供應商按合同的相關要求執(zhí)行，不必下發(fā)采購計劃通知單。對簽訂長期合作的合格供應商直接下發(fā)訂單9、跟蹤：下發(fā)采購計劃通知單后，采購人員應根據(jù)需求情況跟蹤了解供應商組織供應物料的情況，遇到特殊情況及時反饋。10、到貨：到貨后，有采購人員通知倉庫人員安排物料存放地。供應商需要按相關文件要求倉庫人員 提供物料的出廠檢驗報告單，倉庫人員需要確認物料數(shù)量、，名稱和供應商名稱，倉庫人員驗貨后通知 米購人員。11、填寫檢驗委托單：倉庫人員收到物料后，應根據(jù)所確認的物料情況填寫產品

8、檢驗委托單。12、質檢：質量部接到產品檢驗委托單后，按進料檢驗管理程序執(zhí)行。檢驗完成后，質量部需將檢驗結果及時通知采購人員和倉庫人員。 檢驗不合格時，按不合格品控制管理程序執(zhí)行。 采購人員根據(jù)不合 格品評審報告，辦理不合格品評審：評審結果為讓步接收的，采購人員將評審單交倉庫人員，倉庫人員 憑檢驗報告和評審但入庫驗收，評審結果為返工的，采購人員組織供應商返工后，通知質量部復檢，評 審結果為退貨的，采購人員組織供應商辦理退貨手續(xù)。退換貨流程采購簽字追給供應商/更換同樣數(shù)最的產品采購黎理當月退/換貨的清單和款項，編制退換貨清單主管根抓退/換貨清單核對應付款，簽字財務核對，簽字存檔13、入庫：倉庫人員

9、根據(jù)合格的檢驗報告單，返工合格的檢驗報告后讓步接收評審單，辦理入庫驗收手續(xù)，開具入庫驗收單犠采購觀鍛尺及采購合箱鱉磧入庫收貨流程爲入棟/和迖檢社遞交采鞫根據(jù)對出悄況fl5S1»況圳耳供應商物料采購療薙14、采購安全和保密采購過程中的 黃金規(guī)則”是要絕對保密，不讓任何不應外傳的信息從機構中泄密， 不要和不應 該知道此事的陌生人交談，當對方是機構中的成員時可能會很難，但知道的人越少越不會有漏洞。 妥善安置相關文件和計算機內的材料，不要將評估的表格展開放在桌子上，以免被看見，及時銷 毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉，以免別有用心者發(fā)現(xiàn)它們。15、采購預算流程(1 )采購預算是采購部門為配合企

10、業(yè)年度銷售預測或生產數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、 勞務等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進行具體反映的數(shù)量計劃，以利于企業(yè)整體目標的實現(xiàn)及 其資源的合理配置。（2）預算管理就是指企業(yè)內部通過編制預算、 執(zhí)行預算、預算差異分析和預算考核老管理企業(yè)的經 濟活動，反映企業(yè)管理的成績，保證管理政策的落實和目標的實現(xiàn)，促使企業(yè)不斷提高效率和效益。（3）根據(jù)企業(yè)年度銷售計劃，有相關使用部門（生產部門、開發(fā)部門、管理部門等）填寫部門的采 購預算申請單，上交采購部。（4）采購員匯總、整理各部門采購預算后，編制采購總預算，由采購經理審核后，交財務部逐一核 準，采購員調整、完善采購預算、上交總經理審批。（5 ）

11、在采購預算資金控制中，必須對采購預算自己實行限額審批。對于超預算和預算外采購項目， 采購部及財務部對需要愛部門提出申請進行請購手續(xù)。采購預算流程16、應付款項：（1）經辦人需填制付款申請單并簽字，將付款申請單與該貨物的采購發(fā)票、入庫單附在付 款申請單后，交給部門經理審核。（2）部門經理根據(jù)業(yè)務狀況進行審核，簽字確認后交還給經辦人。（3）經辦人將部門經理審批過的付款申請單交給財務經理，財務經理根據(jù)公司的財務 狀況進行審核，簽字確認后交還給經辦人。（4）經辦人將財務經理審批過的付款申請單交給總經理，總經理審核通過并簽字后交還 給經辦人。（5）經辦人將總經理審批過的付款申請單交至財務部，財務部付款，

12、在付款申請單上 簽字確認，并在財務系統(tǒng)中做相應賬務處理。預付款項：（1）經辦人需填制付款申請單并簽字，并將付款申請單與該貨物的采購合同附在付款申 請單后，交給部門經理審核。（2）部門經理根據(jù)業(yè)務狀況進行審核，簽字確認后交還給經辦人。（3）經辦人將部門經理審批過的付款申請單交給財務經理，財務經理根據(jù)公司的財務 狀況進行審核，簽字確認后交還給經辦人。（4）經辦人將財務經理審批過的付款申請單交給總經理，總經理審核通過并簽字后交還 給經辦人。（5）經辦人將總經理審批過的付款申請單交至財務部，財務部付款，在付款申請單上 簽字確認，并在財務系統(tǒng)中做相應賬務處理付款流程表付款流程計劃內采購時然臨時采購付款r孫購買艷理入庫p和需便用該駅匚的丼制門傾甘整了實際收貨蚣軸盤采曲合!'! : WI主曾祖據(jù)合同簽字忖 就，用款按撫入庫m 支忖躺制時就訃劃主管簽了總經罐 扯準址耳熾靈賞物聲挿點金 St（1000a）煩寫梢買須物和 暫支舍融（!（»0