采購部工作流程

1、深圳市奔馬電子科技有限公司奔馬字20180726001 號采購部工作流程部門類流程1. 工作計劃表跟進（每日工作匯報匯報機制表格化）為了跟蹤和推進采購部部門各工作人員的業(yè)務(wù)跟進，部門每個人每日需做工作計劃表每日17： 30前將次日或近期內(nèi)需要跟進的重要事項列進計劃表中，發(fā)給部門負責(zé)人;，每日18： 00前發(fā)送給呂總部門負責(zé)人統(tǒng)籌審核，同時將部門的工作計劃一并列入工作計劃表中 及部門各崗位工作人員。工作計劃表填寫內(nèi)容主要包括:(1)次日到貨或未來幾日需到貨項目;(2)品質(zhì)異常類;(3)樣品進度;(4)退貨處理；（5）新品跟進等等2. 采購訂單下達流程：采購訂單執(zhí)行、管家婆操作、審批;（管家婆系統(tǒng)

2、：采購作業(yè)指導(dǎo)、規(guī)范；系統(tǒng)外訂單流程圖）.采購訂單執(zhí)行工作流程采購計劃開發(fā)供應(yīng)商判定合格供 應(yīng)商廣按PMC備庫日常請購檢驗入庫下訂單新品（工程郵件通知）建立供應(yīng)商名 冊日暉達OEM產(chǎn)品（業(yè)務(wù) 郵件通知）付款申請應(yīng)付賬款對賬流程內(nèi)容1.根據(jù)PMC物料系統(tǒng)請購下達采購訂單。2物料交期的控制。3. 材料市場行情的調(diào)查。4. 查證進料的品質(zhì)和數(shù)量。5進料品質(zhì)和數(shù)量異常的處理。6與供應(yīng)商有關(guān)交期、交量等方面的溝通協(xié)調(diào)7.結(jié)賬對賬付款安排及申請跟進。.采購單據(jù)流轉(zhuǎn)流程執(zhí)行部門（采購、PMC部門負責(zé)人總經(jīng)理財務(wù)下單請購系統(tǒng)審核系統(tǒng)審核付款申請審核簽字審批簽字審核簽字詢價采購（錄入采審核簽字審批簽字審核簽字購

3、訂單）付款記賬三管家婆系統(tǒng)采購訂單操作工作流程1.進入管家婆系統(tǒng)，打開采購訂單2點擊選單，彈出查詢條件穿口，選好日期點擊確定。JllhilWMI444 m左萼“.用g：3.選擇需要下單物料前打勾，點擊選中。aaLa-fli-w葉勿Ufl 4JWJJI(*曰 H；rL«h斶笊 El耦 耕： 2仇 OCfl4. 輸入對應(yīng)單價、供應(yīng)商、經(jīng)辦人、部門、收入倉庫及訂單號，點擊保存。曹鞠刪腑宜卿科童口構(gòu)琴也歹杵is祐希叫MtHI.Th.2四. 交期跟進1. 采購訂單下達后，跟進供應(yīng)商24小時內(nèi)必須回復(fù)交期，回復(fù)不了的，標(biāo)記清楚持續(xù)跟進并反饋給 PMC及業(yè)務(wù)；供應(yīng)商回復(fù)的交期滿足不了要求的，反復(fù)與

4、供應(yīng)商直接對接人溝通，必要時與供應(yīng)商處領(lǐng)導(dǎo)溝通得到更好的交期，得到的交期仍不能滿足要求的，匯報給采購部負責(zé)人，部門負責(zé)人跟進溝通及 反饋，以達到最好交期滿足出貨要求。2. 供應(yīng)商回復(fù)的交期，采購員將交期跟進記錄在訂單明細表中，并每日跟進交貨情況。對即將到達交期 的提前三天與供應(yīng)商再次核實確定，有問題的跟進及反饋；已到交期未交貨的，與供應(yīng)商核實原因并 跟進立即交貨，異常的向部門領(lǐng)導(dǎo)反饋解決。3. 對回復(fù)交期供應(yīng)商處因生產(chǎn)異?；蛭锪袭惓２荒馨雌诮坏模蠊?yīng)商有問題第一時間反饋，并溝通 協(xié)調(diào)解決。4. 供應(yīng)商交貨后及時對接倉庫收取簽收貨物的送貨單，并登記更新訂單明細表中的已交數(shù)量，并按 供應(yīng)商類別

5、整理。五. 對帳及付款(采購擬制對帳單提供給財務(wù)內(nèi)部結(jié)帳、結(jié)算)1. 每月月底采購員整理經(jīng)倉庫簽收的送貨單，與系統(tǒng)收貨、退貨記錄核對，與訂單跟進表核對，問題項 與倉庫、供應(yīng)商及財務(wù)核對并修正；2. 每月3號前將對賬的應(yīng)付明細及匯總表郵件發(fā)給財務(wù)、部門負責(zé)人、呂總；3. 每月3號前打印各供應(yīng)商簽字蓋章的對賬單交部門負責(zé)人及財務(wù)簽字，以備作付款申請單使用，供應(yīng)商不能及時回傳的，采購員先行將對賬單打印簽字，并交部門負責(zé)人簽字交財務(wù)。4. 每月15號前做好各供應(yīng)商的付款申請單，付款申請單填寫及相關(guān)單據(jù)要求及注意事項：(1) 正確填寫供應(yīng)商收款賬號，必須是供應(yīng)商蓋有公章的收款資料賬號，若供應(yīng)商提出更改收

6、款資料的，必須在收到資料后，電話與供應(yīng)商負責(zé)人再次確認核實，方作按新的收款賬號付款。(2) 月結(jié)付款申請單原始憑證附單要求：倉管員簽收及倉庫主管簽字的送貨單(含補貨)、退貨單,經(jīng)供應(yīng)商簽字蓋公章、采購員及采購經(jīng)理簽字確認的對賬單、供應(yīng)商蓋有公章的收款資料復(fù)印件。六. 新品開發(fā)1. 關(guān)于新產(chǎn)品開模：得到產(chǎn)品部或客戶的新品開模要求，需將開模產(chǎn)品的要求、能否實現(xiàn)、模具費、市 場預(yù)估數(shù)量及產(chǎn)品成本接受程度等細節(jié)信息清晰傳遞，跟進供應(yīng)商評估能否實現(xiàn)、模具費及產(chǎn)品單 價，模具交期等。，推進好新品評估2. 在評估過程中，問題細節(jié)對接并了解（供應(yīng)商處的技術(shù)實現(xiàn)與內(nèi)部產(chǎn)品部對接好）進度。3. 遇到問題及時反饋并

7、跟進。七. 樣品流程（一）原材料及外購成品樣品確認1. 接收客戶訂單后，業(yè)務(wù)員制作訂單表格文件下發(fā)訂單、包裝明細資料給到 PMC品質(zhì)留檔同時業(yè)務(wù)需要準(zhǔn)備包材圖檔，并以郵件方式發(fā)送給PMC采購、品質(zhì)。2. 采購收到訂單后，了解訂單需求、明確包裝、產(chǎn)品細節(jié)及相關(guān)產(chǎn)品資料，然后發(fā)放給供應(yīng)商進行打樣。3. 采購首次拿到樣品需由采購對照資料進行初步確認，確認合格后填寫樣品送檢單，由采購將實物 樣品和樣品送檢單轉(zhuǎn)交給工程部。4. 工程部確認產(chǎn)品外觀、尺寸、結(jié)構(gòu)、功能等，確認合格后由工程部將最終成品樣品轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)部。5. 業(yè)務(wù)部接收最終確認好了的樣品轉(zhuǎn)交客戶確認，如客戶確認合格后，簽樣品給到采購部，采購下訂單

8、聯(lián)系供應(yīng)商進行批量生產(chǎn)且在采購訂單中說明按一定比率多送2-3套備品做為簽樣依據(jù)。（二）成品包裝樣品首件確認1. 采購回來的物料進行包裝前，由倉庫先包裝兩個成品樣品給到品質(zhì)，品質(zhì)拿到首件后，2. 內(nèi)容須跟資料先核對，并填寫樣品確認單如有不能確定的轉(zhuǎn)交給工程、業(yè)務(wù)人員確認，首件需要 業(yè)務(wù)、品質(zhì)人員簽字留樣，并通知包裝部按首件樣品進行生產(chǎn)。3. 經(jīng)確認合格后的最終成品包裝樣品將留給品質(zhì)部永久保留，其他部門借用必須登記且使用完后立即歸 還。品質(zhì)部于每月將最新樣品登記表發(fā)郵件給各部門確認最新留樣狀況。4. 采購部負責(zé)與供應(yīng)商溝通每批物料來料必須預(yù)留2-3套備品物料做為包裝簽樣的依據(jù)。5. 品質(zhì)在無樣品的

9、情況下，可以拒檢，但必須立即上報相關(guān)負責(zé)人和采購，如一天內(nèi)未能解決，需上報總經(jīng)理；品質(zhì)檢驗原則上當(dāng)日到貨，次日需檢測完畢，特殊情況需提前向總經(jīng)理及相關(guān)業(yè)務(wù)報備；（三）外發(fā)包裝成品樣品首件確認0K的成品樣品給供應(yīng)商。1. 外發(fā)OEM丁單由供應(yīng)商完成包裝的，須由我司提供一個包裝2. 供應(yīng)商提供產(chǎn)品物料樣品給采購，采購收到產(chǎn)品物料樣品交給品質(zhì)確認的同時，文字知會PMC倉庫等相關(guān)人員。3. PMC安排包材外發(fā)時，須在外發(fā)單上特別注明包裝成品樣品須隨包材一同發(fā)出，當(dāng)產(chǎn)品物料及包材到貨后由倉庫通知品質(zhì)檢驗檢驗0K后，由PMC安排倉庫按包裝明細包裝樣品2套，交品質(zhì)和業(yè)務(wù)部門確認簽字后品質(zhì)和供應(yīng)商各保留一個做

10、為依據(jù)。4. 倉庫將簽字確認合格的樣品，隨同包材一同發(fā)供應(yīng)商，并將單號通知到采購。5. 采購聯(lián)系供應(yīng)商點收包材及樣品，并按樣品批量包裝生產(chǎn)。附件7.1樣品送檢單BM-PU-0027.2樣品登記表BM-QC-0037.3樣品確認單BM-QC-004八. 供應(yīng)商管理流程（一） 供應(yīng)商引進及管理流程1. 目的通過對供應(yīng)商的控制，使供應(yīng)商提供符合質(zhì)量要求、價格適宜的物料，保證生產(chǎn)的正常進行。對供應(yīng) 商進行評價管理，淘汰不合格的供應(yīng)商。2. 適用范圍向我公司提供配件、成品、物料、輔料的供應(yīng)商及代理商（客戶指定的供應(yīng)商除外）。3. 管理評審的流程/職責(zé)和工作要求職責(zé)工作要求相關(guān)文件/記錄采購員采購部負責(zé)尋

11、找新供應(yīng)商，其他部門也可推存供應(yīng)商。原則上冋規(guī)格物料允許 有三家合格 供應(yīng) 商。采購員采購部通知供應(yīng)商送樣確認。工程部品質(zhì)部采購員品質(zhì)部采購員品質(zhì)工程采購經(jīng)理產(chǎn)品經(jīng)理產(chǎn)品部樣品確認按文件樣品確認流 程執(zhí)行。采購部填制樣品送檢單及新供應(yīng)商資料名稱經(jīng)品質(zhì)部審核確認。品質(zhì)確認樣品合格，并建議是否 驗廠關(guān)鍵元器件、零部件除文件審核 外，需驗廠審核的。由采購部組 織品管、工程開發(fā)人員對供應(yīng)商 現(xiàn)場審核驗廠合格，采購部通知供應(yīng)商簽訂質(zhì)量協(xié)議書和供貨合同。物料樣品確認后，需要試產(chǎn)的物 料，由產(chǎn)品部通知 PMC小批量訂購。樣品確認流程樣品送檢單樣品確認單供應(yīng)商考察報告供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議書供貨合同采購部品質(zhì)部品

12、質(zhì)部采購經(jīng)理產(chǎn)品經(jīng)理采購部建立供應(yīng)商檔案，編制供 應(yīng)商名單評審不合格的供應(yīng)商，原則上 半年內(nèi)不得再申請。合格供應(yīng)商， 若要增加供貨品類，需重新送樣 確認。供應(yīng)商來料不良，IQC以“品質(zhì) 異常單”形式通知供應(yīng)商。必要 時，以會議檢討，或外派工程師 到供應(yīng)商現(xiàn)場指導(dǎo)協(xié)助供應(yīng)商改 善，IQC跟蹤改善效果。品質(zhì)部IQC每季對供應(yīng)商來料 質(zhì)量情況統(tǒng)計匯總，采購部、品 質(zhì)部、工程等相關(guān)部門對供應(yīng)商 進行綜合評估，對來料質(zhì)量問題 多而無明顯改善的供應(yīng)商取消其 供貨資格。供應(yīng)商名單品質(zhì)異常單編制:審核：批準(zhǔn):4.供應(yīng)商信息管理1.新的供應(yīng)商引進后，采購員需對供應(yīng)商進行編號錄入管家婆系統(tǒng)，同時供應(yīng)商信息完整地錄入 供應(yīng)商資料匯總表中，錄入內(nèi)容包括：供應(yīng)商全名、供應(yīng)商代號、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、供應(yīng)產(chǎn)品類別、公司性質(zhì)及規(guī)模、付款方式、地址、開票明細、稅點、開票名稱、企業(yè)類別、經(jīng)營范圍/主營產(chǎn)品。2.對