采購(gòu)活動(dòng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)

1、采購(gòu)活動(dòng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程的起點(diǎn)是請(qǐng)購(gòu)活動(dòng)，這也是本業(yè)務(wù)的第一個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)，從請(qǐng)購(gòu)活動(dòng)開(kāi)始，采購(gòu)活動(dòng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有：請(qǐng)購(gòu)活動(dòng)授權(quán)審批控制、采購(gòu)與付款制度規(guī)范控制、采購(gòu)與付款實(shí)施過(guò)程控制、采購(gòu)商品的驗(yàn)收入庫(kù)控制、采購(gòu)與付款合同訂單控制、采購(gòu)與付款有關(guān)記錄控制和采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的職務(wù)分離控制。（一）請(qǐng)購(gòu)活動(dòng)的授權(quán)審批控制請(qǐng)購(gòu)商品和勞務(wù)是采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的首要步驟，采購(gòu)物料的使用部門(mén)或者倉(cāng)庫(kù)部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)企業(yè)物料的需求和庫(kù)存情況向采購(gòu)部門(mén)提出來(lái)購(gòu)申請(qǐng)，其他業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)自身的商品需求情況編制請(qǐng)購(gòu)單交給倉(cāng)庫(kù)或使用部門(mén)的請(qǐng)購(gòu)人員，由他們進(jìn)行集中請(qǐng)購(gòu)。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)對(duì)正常經(jīng)營(yíng)所需物資物料的采購(gòu)都會(huì)

2、進(jìn)行一般授權(quán)。例如，倉(cāng)庫(kù)部門(mén)可以在現(xiàn)有庫(kù)存量達(dá)到再訂貨臨界點(diǎn)時(shí)就可以直接向采購(gòu)部門(mén)提出來(lái)購(gòu)申請(qǐng)，其他業(yè)務(wù)部門(mén)也可以對(duì)零星的物料需要或正常的維修工作和類似工作的需要，直接申請(qǐng)采購(gòu)有關(guān)物料。企業(yè)請(qǐng)購(gòu)權(quán)限的安排要視企業(yè)的具體情況而定，一般都是由經(jīng)常發(fā)生采購(gòu)業(yè)務(wù)并且采購(gòu)商品價(jià)值和數(shù)量較大的部門(mén)進(jìn)行集中控制。企業(yè)會(huì)不定期發(fā)生設(shè)備或價(jià)值量較大資產(chǎn)的采購(gòu)，對(duì)于這類資本性支出和租賃合同的授權(quán)審批控制屬于例外事項(xiàng)，企業(yè)的控制制度應(yīng)該作特別授權(quán)，在一般情況下只允許指定專門(mén)人員提出來(lái)購(gòu)申請(qǐng)。提出來(lái)購(gòu)申請(qǐng)的過(guò)程中，最重要的控制環(huán)節(jié)是請(qǐng)購(gòu)單憑證的控制，企業(yè)的請(qǐng)購(gòu)單可以根據(jù)管理的需要采取計(jì)算機(jī)記錄或文件記錄的形式。企業(yè)的

3、請(qǐng)購(gòu)活動(dòng)會(huì)頻繁地發(fā)生，為了防止出現(xiàn)重復(fù)審批采購(gòu)業(yè)務(wù)的現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)該對(duì)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行編號(hào)控制，由于采購(gòu)申請(qǐng)的提出分散在各個(gè)部門(mén)，很難由企業(yè)統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，但是每個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)授權(quán)人員都會(huì)進(jìn)行請(qǐng)購(gòu)單的審核，所以可以將編號(hào)的責(zé)任分配給各部門(mén)有審批權(quán)的負(fù)責(zé)人，這些負(fù)責(zé)人定期將編號(hào)簿交給內(nèi)部審計(jì)部門(mén)進(jìn)行檢查。企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)該力求使采購(gòu)申請(qǐng)業(yè)務(wù)制度化，要使采購(gòu)審批制度層次化，即建立系統(tǒng)性的完備的分級(jí)分類分業(yè)務(wù)性質(zhì)的授權(quán)審批機(jī)制，明確不同類型、不同級(jí)別的請(qǐng)購(gòu)業(yè)務(wù)審批流程，保證所有的采購(gòu)申請(qǐng)業(yè)務(wù)都經(jīng)過(guò)規(guī)定的審批程序。（二）采購(gòu)與付款制度規(guī)范控制采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)作為企業(yè)重要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，應(yīng)該使此業(yè)務(wù)的控制活動(dòng)規(guī)范化、

4、制度化，所以企業(yè)應(yīng)該制定有關(guān)采購(gòu)與付款控制的規(guī)范和制度，作為采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)執(zhí)行的行為準(zhǔn)則，在企業(yè)各部門(mén)進(jìn)行推廣。在制度和規(guī)范中，至少應(yīng)該包含以下內(nèi)容：1.企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)活動(dòng)的控制原則采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)是由企業(yè)各個(gè)部門(mén)共同完成的，企業(yè)的控制制度不可能形成單一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣就限制了各部門(mén)的創(chuàng)造性，脫離了實(shí)際。企業(yè)的規(guī)范和制度要體現(xiàn)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的主要理念，應(yīng)該把內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的相關(guān)原則列入其中，這樣就能使各部門(mén)在制定自己控制規(guī)范和制度時(shí)可以把握正確的方向。2 .企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的人員權(quán)責(zé)安排企業(yè)的控制規(guī)范和制度應(yīng)該說(shuō)明有關(guān)人員和部門(mén)的責(zé)任和義務(wù)，這樣既有利于采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)人員明確自身的責(zé)任，開(kāi)展好

5、本職工作，又有利于員工之間進(jìn)行相互監(jiān)督，形成競(jìng)爭(zhēng)的氛圍。企業(yè)的人員權(quán)責(zé)安排制度是分層次制定的，一般來(lái)說(shuō)，重大的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，例如重大設(shè)備購(gòu)買(mǎi)決策控制，是由企業(yè)的廠長(zhǎng)或經(jīng)理層制定權(quán)責(zé)分配，而各部門(mén)的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)是由部門(mén)經(jīng)理制定人員權(quán)限安排。3 .企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的一般程序采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)具有鮮明的程序化特征，如果業(yè)務(wù)活動(dòng)能夠按照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行，就會(huì)達(dá)到非常好的控制效果，而保證業(yè)務(wù)程序有效實(shí)施的前提是制定有效可行的業(yè)務(wù)程序規(guī)范和制度。企業(yè)在制定采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)制度、規(guī)范的過(guò)程中，應(yīng)該注意的問(wèn)題有：力求實(shí)現(xiàn)控制程序的完整，將所有的重要環(huán)節(jié)都包括在內(nèi)；堅(jiān)持用最少的資源解決最多的問(wèn)題的原則，注重制度和規(guī)

6、范的執(zhí)行效率；制定過(guò)程要發(fā)揮民主決策的優(yōu)勢(shì)，充分征求各個(gè)級(jí)別管理者和普通員工的意見(jiàn)，這是保證制度規(guī)范有效實(shí)施和可行性的關(guān)鍵。4 .企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的修正和制度的調(diào)整機(jī)制企業(yè)的采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)受外界的影響較大，特別是供應(yīng)商和市場(chǎng)供求關(guān)系，所以企業(yè)在規(guī)范和制度中列出的業(yè)務(wù)程序和有關(guān)規(guī)定應(yīng)該隨著外部條件的變化而進(jìn)行必要的調(diào)整和修正。企業(yè)在有關(guān)的制度和規(guī)范中應(yīng)該建立溝通條款，保證采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)程序始終有效并及時(shí)對(duì)規(guī)范和制度進(jìn)行調(diào)整。（三）采購(gòu)與付款實(shí)施過(guò)程關(guān)鍵控制點(diǎn)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)過(guò)程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有：采購(gòu)物料的實(shí)物控制、供應(yīng)商管理控制點(diǎn)、采購(gòu)預(yù)算控制和采購(gòu)業(yè)務(wù)中不相容職務(wù)分離控制。1 .采購(gòu)商品的

7、實(shí)物控制采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)過(guò)程的實(shí)物控制主要有三個(gè)方面的控制點(diǎn)，第一，對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中重要物料的限制接近控制，企業(yè)的監(jiān)督部門(mén)要隨時(shí)檢查采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)執(zhí)行狀況，并核對(duì)供貨商的發(fā)貨單和實(shí)際到貨情況，防止貨物在運(yùn)輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對(duì)在途采購(gòu)商品進(jìn)行保險(xiǎn)；第二，企業(yè)的倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)要加強(qiáng)庫(kù)存采購(gòu)商品的控制，對(duì)于接近來(lái)購(gòu)商品的人員進(jìn)行授權(quán)審批控制，任何未經(jīng)授權(quán)的人員都不能接近來(lái)購(gòu)商品，有效防止采購(gòu)商品的濫用和丟失。同時(shí)，倉(cāng)庫(kù)的驗(yàn)收部門(mén)應(yīng)該與倉(cāng)庫(kù)保管部門(mén)進(jìn)行職務(wù)和崗位的必要分離，防止串通舞弊行為的出現(xiàn)，還要加強(qiáng)對(duì)退貨和退款的控制，退貨資金的使用要得到主管的審批；第三，與實(shí)物控制緊密相關(guān)的是實(shí)物資

8、產(chǎn)的記錄控制，企業(yè)的記錄資料保管人員應(yīng)該對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的重要記錄進(jìn)行限制接近控制，企業(yè)的各部門(mén)和人員在使用記錄之前，要履行有關(guān)的審批程序，否則不得接近或借閱記錄資料，如果需要借用記錄資料，應(yīng)該嚴(yán)格限定使用范圍和使用時(shí)間。特別是會(huì)計(jì)部門(mén)，要注意對(duì)采購(gòu)支票的實(shí)物控制，支票的簽字人應(yīng)該負(fù)責(zé)支票的送交，不得由他人代理；尚未簽發(fā)的支票要妥善管理，防止丟失；對(duì)于已經(jīng)作廢的支票，要及時(shí)注銷，對(duì)于已付款的采購(gòu)支票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該加蓋付訖"E叮己，防止重復(fù)支付。2 .供應(yīng)商環(huán)節(jié)的管理控制關(guān)鍵點(diǎn)對(duì)于采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商的關(guān)系，是較容易出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié)，這些都是供應(yīng)商管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)

9、。具體的關(guān)鍵控制點(diǎn)有：(1)供應(yīng)商選擇過(guò)程的控制。供應(yīng)商的選擇主要是由采購(gòu)部門(mén)執(zhí)行，同時(shí)財(cái)務(wù)部門(mén)和其他有關(guān)部門(mén)也要參與談判等工作，并對(duì)供應(yīng)商選擇結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)。采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)業(yè)務(wù)開(kāi)展之前，要向企業(yè)主要的供應(yīng)商索取采購(gòu)商品的報(bào)價(jià)、規(guī)格、數(shù)量、信用條件等信息，并進(jìn)行經(jīng)濟(jì)效益分析，選擇對(duì)企業(yè)最有利的供應(yīng)商，在選擇供應(yīng)商的決策中，應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的情況進(jìn)行綜合分析，不僅要對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行考察，同時(shí)還要考慮運(yùn)輸條件、信用條件等。(2)供應(yīng)商選擇的組織制度控制。企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專門(mén)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行供應(yīng)商的選擇評(píng)估，這就是供應(yīng)商評(píng)估小組或?qū)ｉT(mén)委員會(huì)，企業(yè)要對(duì)評(píng)估小組進(jìn)行一定的資金和人員支持，對(duì)供應(yīng)商的各種資格和財(cái)務(wù)、信譽(yù)等情

10、況進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，評(píng)估小組的成員一般包括以下部門(mén)：財(cái)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、工程部門(mén)和倉(cāng)庫(kù)質(zhì)量管理部門(mén)。供應(yīng)商評(píng)估小組的主要工作有：評(píng)價(jià)供應(yīng)商的主要經(jīng)營(yíng)狀況，包括公司的財(cái)務(wù)狀況、歷史經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、經(jīng)營(yíng)信譽(yù)、管理者的品質(zhì)和生產(chǎn)規(guī)模等；供應(yīng)商的生產(chǎn)制造能力，包括生產(chǎn)能力是否充分發(fā)揮、生產(chǎn)設(shè)備更新的速度、企業(yè)員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)等；供應(yīng)商的研發(fā)能力，主要是技術(shù)研究水平和現(xiàn)有技術(shù)的先進(jìn)性、產(chǎn)品的新穎性和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，具有較高技術(shù)研發(fā)能力的企業(yè)能提供更加優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品；供應(yīng)商的管理水平，即供應(yīng)商的管理流程是否合理健全、管理系統(tǒng)的信息含量、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程的穩(wěn)定性以及定價(jià)系統(tǒng)的科學(xué)性；供應(yīng)商的信譽(yù)評(píng)估，進(jìn)行采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)時(shí)要

11、考察供應(yīng)商的誠(chéng)信，主要是考察供應(yīng)商的品質(zhì)和信譽(yù)管理制度以及員工的道德素質(zhì)教育狀況。評(píng)估小組還要根據(jù)上述考察內(nèi)容完成選擇供應(yīng)商、確定供應(yīng)商和建立供應(yīng)商檔案等工作。(3)確定采購(gòu)價(jià)格的控制點(diǎn)。與供應(yīng)商協(xié)商采購(gòu)商品價(jià)格是采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的中心問(wèn)題，企業(yè)確定采購(gòu)價(jià)格的決策主要體現(xiàn)在選擇采購(gòu)價(jià)格獲得方式。一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)價(jià)格的確定可以來(lái)取以下方式：最常用的是投標(biāo)和招標(biāo)采購(gòu)，即企業(yè)將準(zhǔn)備采購(gòu)的所有信息和條件公布于眾，并限定截止日期，供應(yīng)商如果認(rèn)為有必要參加競(jìng)標(biāo)，就及時(shí)與采購(gòu)企業(yè)取得聯(lián)系，最后通過(guò)競(jìng)標(biāo)方式確定采購(gòu)價(jià)格；協(xié)議定價(jià)也是重要的方法，企業(yè)的采購(gòu)人員與主要的供應(yīng)商進(jìn)行討價(jià)還價(jià)，協(xié)商確定價(jià)格；對(duì)于采購(gòu)數(shù)量非

12、常巨大，單一供應(yīng)商很難滿足需求的采購(gòu)業(yè)務(wù)，則要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行隨機(jī)定價(jià)；詢價(jià)直接采購(gòu)，如果企業(yè)和主要的供應(yīng)商保持了良好的業(yè)務(wù)聯(lián)系，就可以根據(jù)自身的預(yù)算直接向供應(yīng)商報(bào)價(jià)，隨后在此基礎(chǔ)上決定價(jià)格；通過(guò)市場(chǎng)采購(gòu)確定價(jià)格，如果企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)不滿意，還可以委派采購(gòu)人員到商品市場(chǎng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)，通過(guò)公開(kāi)交易的方式確定價(jià)格。3 .采購(gòu)預(yù)算控制關(guān)鍵點(diǎn)企業(yè)在進(jìn)行采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)之前都要編制采購(gòu)預(yù)算，通過(guò)預(yù)算指導(dǎo)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)活動(dòng)的執(zhí)行，在進(jìn)行采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程中，對(duì)預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督是重要的控制點(diǎn)。采購(gòu)預(yù)算監(jiān)督的主要控制點(diǎn)有：檢查采購(gòu)業(yè)務(wù)是否按照實(shí)物預(yù)算進(jìn)行，主要是檢查已完成的采購(gòu)業(yè)務(wù)的入庫(kù)單和供應(yīng)商的發(fā)

13、貨單是否與采購(gòu)商品的數(shù)量、種類等內(nèi)容一致；檢查付款業(yè)務(wù)是否按照采購(gòu)資金預(yù)算進(jìn)行，會(huì)計(jì)部門(mén)和監(jiān)督部門(mén)要對(duì)采購(gòu)發(fā)票和結(jié)算憑證進(jìn)行審核，防止資金的濫用和貪污；根據(jù)采購(gòu)活動(dòng)的進(jìn)行調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，企業(yè)的采購(gòu)預(yù)算對(duì)采購(gòu)活動(dòng)只具有指導(dǎo)作用而不是指令性作用，而且預(yù)算也具有預(yù)測(cè)性的特征，所以隨著采購(gòu)活動(dòng)的進(jìn)行，會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)和采購(gòu)預(yù)算發(fā)生差異的現(xiàn)象，如果是采購(gòu)預(yù)算不夠合理就需要對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整；對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核，企業(yè)制定采購(gòu)預(yù)算的重要目的是控制采購(gòu)成本，企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)在進(jìn)行中會(huì)發(fā)生資金的支付和經(jīng)濟(jì)利益的流出，企業(yè)必須對(duì)已經(jīng)結(jié)束的采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的預(yù)算考核，并對(duì)采購(gòu)預(yù)算的結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。4 .采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中的不相容職務(wù)分離關(guān)鍵控制點(diǎn)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的執(zhí)行涉及各部門(mén)的眾多業(yè)務(wù)人員，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)