項(xiàng)目文檔管理規(guī)范v1.0

1、項(xiàng)目文檔管理規(guī)范文件類(lèi)別。手冊(cè)。過(guò)程文件/程序文件指南文件/作業(yè)指導(dǎo)。其他簽字發(fā)布版本號(hào)1.0發(fā)布日期密級(jí)普通。秘密金蝶建筑與房地產(chǎn)事業(yè)部實(shí)施管理部1 .目的2 .范圍3 .文檔發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)4 .文檔變更標(biāo)準(zhǔn)5 .文檔歸檔標(biāo)準(zhǔn)6 .項(xiàng)目文檔范圍7 .文檔審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)附件金蝶軟件（中國(guó)）有限公司版權(quán)所有翻版必究目錄2223456錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。第1頁(yè)，共9頁(yè)1 .目的在項(xiàng)目生命周期中會(huì)形成很多文檔資料，包括工作文檔和技術(shù)文檔。這些文檔資料是未來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)、升級(jí)和提供運(yùn)維服務(wù)所必須的，是項(xiàng)目管理中非常重要的一部分工作。為加強(qiáng)項(xiàng)目過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)控制，維護(hù)金蝶公司利益，特制訂本規(guī)范對(duì)項(xiàng)目各類(lèi)文檔進(jìn)行規(guī)范管理

2、。從法律角度來(lái)看，項(xiàng)目生命周期中產(chǎn)出的文檔代表了金蝶公司作為服務(wù)提供方按照合同約定完成交付義務(wù)的標(biāo)志，具有重要的證據(jù)作用；同時(shí)也代表了客戶(hù)方對(duì)金蝶公司提供的服務(wù)的接受和確認(rèn)。2 .范圍此規(guī)范適用于組織內(nèi)所有項(xiàng)目的文檔管理活動(dòng)，并且各公司設(shè)置了相應(yīng)的項(xiàng)目管理辦公室（PMO管理項(xiàng)目，各公司可依據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行修改選用。3 .文檔發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)為了規(guī)范項(xiàng)目文檔的格式、結(jié)構(gòu)、范圍和填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)等，金蝶房地產(chǎn)實(shí)施管理部參考公司開(kāi)發(fā)方法論和實(shí)施方法論，整理了項(xiàng)目各階段需要提交的文檔名稱(chēng)和模板，通過(guò)評(píng)審后進(jìn)行發(fā)布，所有在建項(xiàng)目均須使用標(biāo)準(zhǔn)模板。4流程說(shuō)明：(1)項(xiàng)目管理專(zhuān)員參考公司實(shí)施方法論和開(kāi)發(fā)方法論制定文檔模

3、板;(2) PMO對(duì)文檔進(jìn)行評(píng)審，部門(mén)經(jīng)理對(duì)文檔進(jìn)行會(huì)審；(3)審核通過(guò)后，項(xiàng)目管理專(zhuān)員通過(guò)OA和郵件發(fā)布。注：PMO為項(xiàng)目管理辦公室，文檔模板見(jiàn)實(shí)施工具包中，參考選用。4 .文檔變更標(biāo)準(zhǔn)在文檔使用過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)文檔模板或提交方式等有問(wèn)題，可以提交變更需求，由PMO進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，由PMO修改并進(jìn)行發(fā)布應(yīng)用。4流程說(shuō)明：(1)顧問(wèn)或項(xiàng)目經(jīng)理將變更需求提交給部門(mén)經(jīng)理審核；(2)部門(mén)經(jīng)理匯總后提交PMOF審；(3)項(xiàng)目管理專(zhuān)員根據(jù)需求修改標(biāo)準(zhǔn)模板，并發(fā)布應(yīng)用。5 .文檔歸檔標(biāo)準(zhǔn)一般而言，項(xiàng)目生命周期中的重要文檔都需客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理簽字并加蓋公章。但考慮到文檔重要性不同以及實(shí)際情況的復(fù)雜性，不

4、同性質(zhì)文檔的確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)也有所不同。需要客戶(hù)簽字或蓋章確認(rèn)的各項(xiàng)目成果、文檔和文件一律采取書(shū)面形式提交PMQ不得通過(guò)口頭、電子郵件等其他形式。紙質(zhì)文檔提交的同時(shí)，需要提交版本一致的電子檔(在蓋章審批的時(shí)候作為附件提交即可)，以供PMO進(jìn)行項(xiàng)目配置管理。,流程說(shuō)明:（i）項(xiàng)目經(jīng)理將經(jīng)客戶(hù)項(xiàng)目經(jīng)理簽字蓋章的項(xiàng)目文檔原件提交部門(mén)經(jīng)理;（2） 部門(mén)經(jīng)理審查確認(rèn)后，將文檔（原件）提交PMQ（3） PMC蓋章后，留一份存檔，同時(shí)更新文檔服務(wù)器（VSS）;（4） PMC#經(jīng)公司蓋章的文檔返回給項(xiàng)目經(jīng)理。6 .項(xiàng)目文檔范圍實(shí)施類(lèi)項(xiàng)目周期主要包含項(xiàng)目規(guī)劃、藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)建設(shè)、系統(tǒng)切換和持續(xù)支持五個(gè)階段，開(kāi)發(fā)類(lèi)項(xiàng)目周

5、期主要包含規(guī)劃、設(shè)計(jì)、編碼、上線(xiàn)和驗(yàn)收五個(gè)階段，各個(gè)階段的工作任務(wù)不同，所涉及和需要提交的文檔也有所不同。實(shí)施類(lèi)文檔清單：序號(hào)階段文檔清單數(shù)量確認(rèn)方式1項(xiàng)目規(guī)劃項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議紀(jì)要一式兩份簽字十蓋章項(xiàng)目組成員名單一式兩份簽字十蓋章項(xiàng)目主計(jì)劃一式兩份簽字2藍(lán)圖設(shè)計(jì)需求分析報(bào)告一式兩份簽字十蓋騎縫章解決方案一式兩份簽字十蓋騎縫章3系統(tǒng)建設(shè)系統(tǒng)測(cè)試報(bào)告一式兩份簽字十蓋騎縫章4切換準(zhǔn)備5系統(tǒng)切換上線(xiàn)切換報(bào)告一式兩份簽字十蓋騎縫章初驗(yàn)報(bào)告一式兩份簽字6持續(xù)支持驗(yàn)收?qǐng)?bào)告一式兩份簽字十蓋騎縫章系統(tǒng)運(yùn)行問(wèn)題跟蹤記錄單一式兩份簽字7其他項(xiàng)目變更單一式兩份簽字十蓋章產(chǎn)品安裝確認(rèn)報(bào)告一式兩份簽字十蓋章重要階段會(huì)議會(huì)議

6、紀(jì)要一式兩份簽字開(kāi)發(fā)類(lèi)文檔清單:序號(hào)階段文檔清單數(shù)量確認(rèn)方式1項(xiàng)目規(guī)劃項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議紀(jì)要一式兩份簽字十蓋章項(xiàng)目組成員名單一式兩份簽字十蓋章項(xiàng)目主計(jì)劃一式兩份簽字2設(shè)計(jì)需求分析報(bào)告一式兩份簽字十蓋騎縫章設(shè)計(jì)方茉一式兩份簽字十蓋騎縫章3編碼4上線(xiàn)系統(tǒng)測(cè)試報(bào)告一式兩份簽字十蓋騎縫章初驗(yàn)報(bào)告一式兩份簽字5驗(yàn)收驗(yàn)收?qǐng)?bào)告一式兩份簽字十蓋騎縫章系統(tǒng)運(yùn)行問(wèn)題跟蹤記錄單一式兩份簽字6其他項(xiàng)目變更單一式兩份簽字十蓋章實(shí)施日志一式兩份簽字重要階段會(huì)議會(huì)議紀(jì)要一式兩份簽字備注及說(shuō)明：(1)所有文檔一式兩份，一份公司存檔，一份客戶(hù)存檔；(2)文檔頁(yè)數(shù)三2頁(yè)時(shí)每頁(yè)都須蓋章；文檔頁(yè)數(shù)2頁(yè)時(shí)，首頁(yè)和未頁(yè)須蓋章，其余蓋騎縫章；

7、(3)項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，可根據(jù)評(píng)審情況適當(dāng)裁減。7 .文檔審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)PMO置項(xiàng)目管理專(zhuān)員，定期(每個(gè)季度不少于一次)根據(jù)文檔審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)審計(jì)項(xiàng)目文檔，并出具文檔審計(jì)報(bào)告，審計(jì)報(bào)告發(fā)：項(xiàng)目經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理、PMO經(jīng)理。文檔審計(jì)報(bào)告發(fā)出后，項(xiàng)目經(jīng)理有2周的整改時(shí)間，2周后PMO再組織審計(jì)，其作為階段審計(jì)結(jié)果，納入項(xiàng)一()'6"9"版權(quán)所有翻版必究項(xiàng)目文檔管理規(guī)范目KPI考核，最終審計(jì)結(jié)果影響KPI。為了體現(xiàn)文檔審計(jì)的可操作性和標(biāo)準(zhǔn)性，本規(guī)范建立了審計(jì)評(píng)分規(guī)則，按照標(biāo)準(zhǔn)模板設(shè)置Checklist點(diǎn)和對(duì)應(yīng)分值，對(duì)顧問(wèn)提交上來(lái)的文檔逐項(xiàng)進(jìn)行打分，從而判定文檔是否合格,打分結(jié)果納入項(xiàng)目KPI

8、考核。文檔審計(jì)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（滿(mǎn)分100分，不合格項(xiàng)扣分）文檔名稱(chēng)Checklist分值評(píng)價(jià)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議紀(jì)要是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采用非標(biāo)模板得0分會(huì)議決議內(nèi)容： 是否指定雙方項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員名單； 是否明確說(shuō)明項(xiàng)目范圍； 項(xiàng)目計(jì)劃是否與客方確認(rèn)；關(guān)鍵階段驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間是否與客方確認(rèn)。4缺一項(xiàng)扣1分，不明確作為決議得0分。雙方是否簽字蓋章。4無(wú)得0分，只簽字得2分項(xiàng)目主計(jì)戈心無(wú)是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2無(wú)得0分包含內(nèi)容： 是否有項(xiàng)目編碼和項(xiàng)目名稱(chēng)； 是否有項(xiàng)目范圍和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；是否有項(xiàng)目組織架構(gòu)和成員名單； 是否有項(xiàng)目計(jì)劃；是否有人力投入計(jì)劃。5缺一項(xiàng)扣1分。PMO是否確認(rèn)3無(wú)得0分項(xiàng)目組成員是

9、否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采用非標(biāo)模板得0分名單包含內(nèi)容： 是否明確雙方項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目總監(jiān)； 是否包含姓名、項(xiàng)目角色、聯(lián)系方式； 項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)是否清晰；項(xiàng)目組名單是否得到客戶(hù)確認(rèn)。4缺一項(xiàng)扣1分。雙方是否簽字蓋章。4無(wú)得0分，只簽字得2分需求分析報(bào)告是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采用非標(biāo)模板得0分包含內(nèi)容：是否有調(diào)研活動(dòng)總結(jié)；是否有業(yè)務(wù)流程描述；是否有需求分析；是否得到客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)。4缺一項(xiàng)扣1分。是否簽字，并蓋騎縫章4無(wú)得0分，只簽字得2分解決方案（實(shí)施類(lèi)）是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采用非標(biāo)模板得0分包含內(nèi)容：是否有解決方案概述；是否明確方案目標(biāo)和范圍；方案是否詳細(xì)、完整；是否得到客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理確

10、認(rèn)。4缺一項(xiàng)扣1分。是否簽字，并蓋騎縫章4無(wú)得0分，只簽字得2分設(shè)計(jì)方案（開(kāi)發(fā)類(lèi)）是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采用非標(biāo)模板得0分包含內(nèi)容：是否有解決方案概述；是否明確方案目標(biāo)和范圍；方案是否詳細(xì)、完整；是否得到客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)。4缺一項(xiàng)扣1分。是否簽字，并蓋騎縫章4無(wú)得0分，只簽字得2分上線(xiàn)切換報(bào)告是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2無(wú)得0分包含內(nèi)容：是否明確上線(xiàn)的模塊和范圍；是否有實(shí)施過(guò)程回顧；是否有判定上線(xiàn)的決議；是否得到客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)。4缺一項(xiàng)扣1分。是否蓋騎縫章4無(wú)得0分，只簽字得2分驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2無(wú)得0分檢查內(nèi)容：是否明確驗(yàn)收的模塊和范圍；是否有實(shí)施過(guò)程回顧；是否有階段成果產(chǎn)

11、出物；是否有明確表示項(xiàng)目終驗(yàn)；遺留問(wèn)題及處理方法。4缺一項(xiàng)扣1分。是否蓋騎縫章4無(wú)得0分，只簽字得2分系統(tǒng)運(yùn)行問(wèn)題跟蹤記錄單無(wú)是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2無(wú)得0分檢查內(nèi)容：是否填寫(xiě)項(xiàng)目名稱(chēng)；是否填寫(xiě)提交時(shí)間；是否填寫(xiě)維護(hù)人員；是否填寫(xiě)問(wèn)題類(lèi)型；是否填寫(xiě)問(wèn)題目前狀態(tài)。5缺一項(xiàng)扣1分?？蛻?hù)方項(xiàng)目經(jīng)理是否簽字3無(wú)得0分實(shí)施日志是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板1無(wú)得0分檢查內(nèi)容：是否填寫(xiě)客戶(hù)名稱(chēng)；是否填寫(xiě)部門(mén)； 是否填寫(xiě)工作內(nèi)容； 是否填寫(xiě)起始日期、完成日期；是否填寫(xiě)實(shí)際工時(shí)。 是否每天填寫(xiě)一張實(shí)施日志； 是否每個(gè)顧問(wèn)獨(dú)自填寫(xiě)；7缺一項(xiàng)扣1分?？蛻?hù)是否簽字確認(rèn)。2無(wú)得0分文檔審計(jì)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（加分部分，滿(mǎn)分20分，合格項(xiàng)加分）文檔名稱(chēng)Checklist分值評(píng)價(jià)系統(tǒng)測(cè)試報(bào)告無(wú)是否使用P