在項(xiàng)目管理計(jì)劃中做好資源儲(chǔ)備_工程管理

1、在項(xiàng)目管理計(jì)劃中做好資源儲(chǔ)備當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目被提出來(lái)以后，你很難對(duì)于你可能需要的全部資源有一個(gè)很全面的概念，但是，你開頭進(jìn)行確定范圍，假設(shè)，交付方法等等問(wèn)題。這里給了你估量進(jìn)行該項(xiàng)目所需要的工作量和其他資源的一個(gè)方法。這樣你就可以估量項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間和項(xiàng)目費(fèi)用，獲得認(rèn)可，然后開頭工作。就猶如你所知道的，你預(yù)先進(jìn)行的估量只是一個(gè)估量。只有當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束了之后你才能夠知道該項(xiàng)目所用的工作量，費(fèi)用和時(shí)間。到那個(gè)時(shí)候，你要處理估計(jì)中的不確定和風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。下面是對(duì)于偶然性方案的一個(gè)簡(jiǎn)潔介紹，以及在什么時(shí)候必需要使用它們。估量偶然性全部的項(xiàng)目都有肯定程度的不確定性。假如可能，你通過(guò)使用一個(gè)偶然性預(yù)算來(lái)解決估量的不確定問(wèn)題

2、。假如你信任你的估量有80%的精確性，你就需要20%的偶然性預(yù)算。例如，假如你的項(xiàng)目估計(jì)要花費(fèi)$100,000，你可能需要$20,000的偶然性預(yù)算來(lái)解決估量錯(cuò)誤以及完成那些應(yīng)當(dāng)在范圍以內(nèi)，但是在你最初的估量中遺漏掉的工作。偶然性預(yù)算中剩下來(lái)的全部的錢都會(huì)在項(xiàng)目結(jié)束后歸還給客戶。方案好的儲(chǔ)備一些項(xiàng)目需要項(xiàng)目經(jīng)理把對(duì)于意外做好更充分的預(yù)備。對(duì)于一些項(xiàng)目，你必需為偶然需要的資源以及在需要時(shí)你怎樣能夠獲得它們做好預(yù)備。你需要制定一個(gè)策略來(lái)保證需要的時(shí)候能夠獲得儲(chǔ)備的資源。它們可能是人力資源也可能是非人力資源，比如硬件、設(shè)備或者補(bǔ)給等。許多時(shí)候你需要對(duì)于儲(chǔ)備資源提前作好方案。比如下面的例子：時(shí)間在一個(gè)

3、典型的項(xiàng)目里，假如你發(fā)覺項(xiàng)目比你預(yù)期的時(shí)間要長(zhǎng)，你可能會(huì)要求延長(zhǎng)時(shí)間，并增加費(fèi)用預(yù)算。但是假如最終期限已經(jīng)定死，不能推遲，而你第一次意識(shí)到你需要新的資源的時(shí)候，你可能就沒有時(shí)間去找它們了。你需要一個(gè)已經(jīng)預(yù)備好的方案來(lái)告知你這些資源在哪里，以及如何能夠獲得它們。例如，讓我們看看幾年前的Y2K項(xiàng)目。假如你進(jìn)入了1999年的最終六個(gè)月，而同時(shí)又還剩下許多工作，只有你有一個(gè)大膽的方案保證項(xiàng)目能夠按時(shí)完成，以及一個(gè)在需要的時(shí)候能夠獲得額外人手的方案，你才有機(jī)會(huì)勝利。進(jìn)行內(nèi)部員工鑒別和備用能夠讓你在需要額外的資源的時(shí)候做出快速反應(yīng)。獲得增加的資源的高成本你可能會(huì)遇到有些資源批量購(gòu)買的時(shí)候會(huì)比較廉價(jià)，但假如

4、追加選購(gòu)的話就會(huì)比較貴。例如，假如你的解決方案需要新的硬件，你會(huì)發(fā)覺假如你購(gòu)買的數(shù)量比較多的話，單價(jià)會(huì)比較廉價(jià)。讓我們假設(shè)你估量你會(huì)需要100套硬件。由于你估量中的不確定性，你可能會(huì)選購(gòu)110套，留10套作為余量。你這樣做是由于你現(xiàn)在購(gòu)買這10套硬件的價(jià)格(作為批量選購(gòu)的一部分)比以后單獨(dú)購(gòu)買10套硬件要廉價(jià)得多。有足夠的時(shí)間查找專業(yè)資源 有時(shí)候你有足夠的時(shí)間來(lái)獲得難以查找的專業(yè)資源。你可能需要儲(chǔ)備好這些資源以備將來(lái)之需。例如，你可能會(huì)提前接觸顧問(wèn)公司來(lái)查找專業(yè)資源，比如某種難以使用工具的專家，同時(shí)你也知道你并不見得就肯定會(huì)需要他。這樣顧問(wèn)公司可以提前支配好這些人，以便在你將來(lái)需要的時(shí)候，這些

5、人能夠很快到位。把儲(chǔ)備方案作為風(fēng)險(xiǎn)方案的一部分使用下面的步驟來(lái)確認(rèn)對(duì)于貯備的需求并在需要時(shí)預(yù)備好它們：1.承認(rèn)這種需求。首先重要的一步是要理解你對(duì)于儲(chǔ)備的需求。假如你不承認(rèn)這一點(diǎn)，等到對(duì)于額外資源的需求消失以后，你就沒有時(shí)間做出反應(yīng)了。對(duì)于儲(chǔ)備資源的需要通常是你風(fēng)險(xiǎn)管理策略的一部分。你可能已經(jīng)熟悉到一些項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，并且認(rèn)定降低這些風(fēng)險(xiǎn)的方法就是保留肯定的資源儲(chǔ)備。2.確定費(fèi)用和收益。明顯保留一些可能會(huì)需要的資源會(huì)有好處。但是通常這樣也會(huì)產(chǎn)生額外費(fèi)用。的確制定并執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)方案需要花費(fèi)肯定的項(xiàng)目管理時(shí)間。但是，許多時(shí)候還有額外的項(xiàng)目費(fèi)用。讓我們看看這三個(gè)例子：·在Y2K的例子中，假如鑒別出所

6、需要的額外的資源是在公司的內(nèi)部，假如不使用它們，就不會(huì)需要額外追加費(fèi)用。只有在需要使用這些額外的資源的時(shí)候才會(huì)產(chǎn)生額外費(fèi)用。·在其次個(gè)例子中，你訂購(gòu)了10套多余的硬件，并把它們作為備用。這附加的10套硬件增加了項(xiàng)目的費(fèi)用。假如你用到了它們，就不會(huì)再需要追加費(fèi)用(事實(shí)上，你可能會(huì)節(jié)約一些費(fèi)用)。但是，假如你完全不需要它們，備用的這10套硬件就沒有用了，而這些費(fèi)用對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō)就是鋪張了。 ·在第三個(gè)例子中，你要求顧問(wèn)公司去查找一個(gè)專業(yè)資源。你通常不會(huì)提前需要增加費(fèi)用，除非你給顧問(wèn)公司付費(fèi)，要求他們保留你可能需要的人員。但是，假如你需要一項(xiàng)額外的資源，費(fèi)用可能就會(huì)更高，由于顧問(wèn)公

7、司需要做更多的工作來(lái)滿意你的需求。3.獲得贊同。關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)、費(fèi)用和收益的信息應(yīng)當(dāng)被提交給項(xiàng)目發(fā)起人以獲得批準(zhǔn)。你需要確保項(xiàng)目發(fā)起人同意你的儲(chǔ)備方案能夠有效地降低項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。你還需要項(xiàng)目發(fā)起人熟悉到增加費(fèi)用的必要性，并能夠在你需要獲得額外資源的時(shí)候批準(zhǔn)你增加項(xiàng)目費(fèi)用。4.管理風(fēng)險(xiǎn)方案。和風(fēng)險(xiǎn)方案有關(guān)的行為應(yīng)當(dāng)在工作方案和管理方案中提前被考慮到。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)依據(jù)進(jìn)程對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行再評(píng)估，可能是每月一次或者在重要大事結(jié)束之后，以檢查是否還需要儲(chǔ)備，以及這些儲(chǔ)備是否能夠有效降低項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)?？偨Y(jié)在大多數(shù)的項(xiàng)目中，假如你發(fā)覺你需要更多的資源，你告知你的發(fā)起人，假如需要的話還要調(diào)整預(yù)算和進(jìn)度表。但是，在一些項(xiàng)目中，你不會(huì)有更多的時(shí)間。在這樣的狀況下，項(xiàng)目經(jīng)理必需確定項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)在哪里，并且有一個(gè)方案來(lái)保證假如