檔案管理學相關

1、制定團隊法律文書（含文件夾）統(tǒng)一編號格式、法律文書分類模式和存檔格式等； 一、滿天星培訓文件名的寫法 201510301335（單位+某某） 年月日時刻（修訂者單位+修訂者姓名）二、法律文件命名規(guī)則指引 Trialday1 文件命名規(guī)則工作文件的文件名，一般采用以下方式命名：文件名稱-案件名稱或項目名稱-起草或修改日期及版本序號-本版本作者例如：代理意見-某銀行vs某實業(yè)公司、某建設公司等-20131120V2-李四法律分析意見-甲基金設立事項-20131128V3-張三2 文件命名規(guī)則詳解2.1 文件名稱2.1.1文件名稱依各文件內容確定。如文件名稱過長（如超過6個字），可采取統(tǒng)一的文件名稱

2、簡稱。2.1.2如在文件修改過程中，文件名稱發(fā)生變化，應及時修改保存時的文件名稱，此前版本文件名稱建議一并調整。2.2 案件名稱或項目名稱2.2.1案件名稱或項目名稱一般以主要當事人名稱方法命名，客戶名稱在前，對方當事人名稱在后，中間間隔英文小寫字母“vs”。2.2.2案件名稱或項目名稱中當事人數量一般不超過4個，且一方當事人一般不超過2個，一方各當事人之間以頓號間隔，如一方有未列當事人，應在該方最后一位當事人后加“等”。2.2.3如項目名稱中只涉及一方當事人，則應以當事人名稱及項目內容作為項目名稱。2.2.4當事人名稱建議采取案件裁判文書使用簡稱或項目中其他通用簡稱，并保持各文件間一致。2.

3、2.5在同一案件或項目進行過程中，案件名稱或項目名稱一般應保持一致，如加入其它重要當事人或項目內容發(fā)生重大變化，可根據需要調整名稱。2.3 起草或修改日期2.3.1起草或修改日期為該版本完成日期，以八位年月日數字命名。2.3.2如起草或修改文件未能當日完成，建議在當日最后一次修改時保存該版本，此后其他日期再次修改時就改日另存版本。2.4 版本序號2.4.1版本序號是單份文件統(tǒng)一的序號，為保持同一文件版本號的連續(xù)性，即使文件修改中文件名稱或案件名稱、項目名稱發(fā)生變化，版本號應連續(xù)編寫。2.4.2文件當日第一版無需添加版本號。2.4.3如當日對文件進行修改時，該次修改作者在日期后添加序號，從V2開

4、始，版本號與日期間無需添加間隔符號。2.4.4如其他日期對文件進行修改時，該次修改作者填寫修改日期，并在日期之后接續(xù)此前版本號繼續(xù)編號，無需重新編號。2.4.5同一版本文件如需分別保存“修訂版”與“清潔版”，應在版本號后標注。2.5 版本作者2.5.1版本作者以該版本起草者或修改者中文全名命名，一般不采用拼音或其他簡寫形式。2.5.2如文件需對外以本所名義顯示作者，則應以本所簡稱作為作者名，或在作者個人名前添加本所簡稱。2.6 連接符上述各項內容間（除日期與版本號）均以英文短劃線“-”間隔。2.7 定稿文件文件定稿后，在定稿日期后添加中文“定稿”，無需添加版本號，一般不添加定稿作者。3 文件命

5、名操作3.1 文件新建3.1.1為避免文件屬性錯誤，所有文件首次編輯均必須在“新建文檔”內編寫，不得在原有其他文件中修改后另存，新建文檔快捷鍵為Ctrl+N。3.1.2如需使用原文件中內容，建議從原文件中復制后，粘貼至新建文檔內。如需選擇原文件全文，快捷鍵組合為Ctrl+A。3.2 文件保存3.2.1文件編輯過程中，應開啟軟件自動保存選項，并注意隨時保存，保存的快捷鍵組合為Ctrl+S。3.2.2修改文件后，應當另存文件，另存文件的快捷鍵為F12，另存同時應及時修改文件名稱。3.2.3在接收外來文件時，應根據統(tǒng)一命名規(guī)則修改文件名稱，另存至相應文件夾。3.3 文件整理3.3.1應隨時檢查文件夾

6、內文件命名，如發(fā)現文件名稱不符合統(tǒng)一命名規(guī)則，應及時修改，修改文件名快捷鍵為F2。3.3.2在同一案件文件夾中，應設置“過程文件”文件夾，亦可根據需要，在不同子文件夾中單獨設置“過程文件”文件夾。3.3.3同一文件定稿后，應將該文件此前版本統(tǒng)一移動至“過程文件”文件夾，以保證文件整齊。3.4 文件傳遞和發(fā)送3.4.1團隊內部發(fā)送文件時，一般直接以文件名稱命名郵件主題。3.4.2對外發(fā)送文件時，以文件名稱為基礎，根據需要調整郵件主題，一般可刪去版本作者及版本號。4 其他4.1本指引中快捷鍵均以Windows系統(tǒng)及Word軟件為例，如有其他操作系統(tǒng)或軟件快捷鍵不符，僅供參考。4.2本指引僅供團隊內

7、部使用。團隊成員使用本指引期間，如有任何問題、建議，應及時溝通，根據需要調整本指引內容，確保團隊內部文件溝通順暢。三、電子卷宗制作思維導圖管理法 （惟勝會 貴州惟勝道律師事務所 知識管理部負責人陳萬莉）如何進行電子案卷管理紙質材料的電子化基礎配置：自動推送雙面功能掃描器補充配置：掃描寶手機軟件（ios系統(tǒng)）掃描王手機軟件 （安卓系統(tǒng)）案件材料并非一兩頁，對紙質材料的掃描是一大工作量，也是讓很多律師對案卷電子化望而生畏的痛點。但只要配備一臺擁有自動推送、且支持雙面功能的掃描器則能夠讓人從該工作中解脫出來，只需要將卷宗整理好，放入掃描器推送板上，就可以去做其他的工作了。等待掃描完畢，即可以在電腦上

8、獲取案件卷宗的全部電子材料。除掃描器外，手機中安裝掃描寶（ios系統(tǒng)）掃描王 （安卓系統(tǒng)）是必須的補充。例如，立案后法院出具繳費通知書，為提高辦案效率，經辦律師可能會立即直接將繳費通知書送交客戶進行繳費。此時，手機的掃描寶掃描王就能夠及時的收集到該份材料的電子文件。電子卷宗的扁平化管理案卷電子化后，如何管理電子案卷？是建立文件夾存放還是采用其他方式，是需要思考的第二個問題。案卷是有邏輯結構的，以一個訴訟案卷為例，如果我們采用文件夾方式對案卷進行管理，簡單劃分如下：可以看出，案卷邏輯結構層層遞進，甚至以證據為例，可以在第三層級結構下按照證據清單、第一組證據、第二組證據等進行第四層級邏輯結構的設定

9、。因此，電子案卷的管理，就是案卷邏輯結構的管理。但文件夾管理卷宗的弊端在于：我們需要層層遞進才能尋到想要的那一份文件，且這是一個單一直線的推進，在不同邏輯項下的文件需要在不同文件夾之間不斷轉換才能找到，使用者無法在一個平面對卷宗進行全局了解和快速定位選取。因此惟勝道采用了思維導圖案卷管理法。配置：xmind軟件（支持windows和iso系統(tǒng)）一個案件的電子卷宗是這樣的：（圖重要）很明顯，思維導圖下的案件卷宗，能夠使使用者在一個平面對整個案件卷宗材料進行檢索和定位，鼠標輕輕點擊即可打開文件。小貼士如果你已經按照文件夾方式對案卷進行了管理，實現文件夾管理到思維導圖的管理也不過只是輕松一步即可。將

10、第一層級文件夾“某某v某某間合同糾紛案”拖拽到xmind空白面板處，會形成如下模樣：（圖重要）大家發(fā)現沒有，雖然只是拖拽了一個文件夾，但xmind自動識別了該文件夾下的全部文件夾、文件的邏輯結構，用節(jié)點的方式進行了呈現。這一點，在我們使用的其他思維導圖軟件所不具備的功能。思維導圖案卷管理法下，對我們起草的法律文件，我們要求必須歸入兩種文件格式。（1）如一份起訴狀：起訴狀的word文檔格式；（2）委托人簽字蓋章后的起訴狀原件掃描檔。電子卷宗的共享隨著案件的進程，案卷電子卷宗不斷變化的。因此，電子卷宗的團隊共享是必須的。將電子卷宗放入印象筆記與團隊進行共享。這樣，每個項目組人員都可以實時根據案件進

11、程，將案件材料放入該案的電子卷宗中，其他項目組成員只要在有網絡環(huán)境下即可以實現同步，從而獲取最新的案件電子卷宗材料。（圖重要）電子案卷管理的優(yōu)勢案件材料的隨時可取在團隊辦案（我們稱為項目組）的情況下，每個項目組的成員都需要案件材料。且不說到手第一份材料可以采用每人復印一份的方法解決，重要的是在辦案過程中，每個項目組人員會因自己的角色制造或得到不同的材料，例如圖表、立案通知書等等，如果要求每個人的到材料后第一時間將材料復印給每個人，那真是既浪費了時間又沒有了效率。案件分析匯報會議共享大家都有過這樣的經歷，在案件分析談論會上或者和客戶進行匯報會議時，經常需要反復對應材料來進行討論，一般情況下，都是

12、刷刷刷翻材料然后傳閱。而思維導圖電子卷宗可以快速實現文件檢索及定位，且材料內容在投影上顯示，每個人員都能清晰看見。節(jié)約了找材料的時間，提高了客戶體驗效果。開庭利器原來大家想過用思維導圖做庭前準備和庭前紀錄，但如果將電子卷宗與開庭結合，會產生什么樣的效果。例如質證環(huán)節(jié)，我們可以將證據的質證意見記錄在該份證據之后，為庭審的答辯及庭后的復盤做好準備。另外，對法官就案件提出的所有問題，可以在平面思維導圖上迅速抓取文件或信息，避免了在庭上一直處于找材料的尷尬。甚至，有時候找不到材料還會影響自信，庭審效果大打折扣。歸檔及知識管理的好幫手前面的工作做好了，歸檔應該是一件so easy的事情，不用分別找項目組

13、人員要不同的缺失材料。任何人可以通過思維導圖案卷對材料的邏輯結構、信息等一目了然。而案件知識管理的來源不正是這些一個個案件的材料嗎？小貼士采用了思維導圖案卷管理法，還可以利用xmind“導出功能”一鍵導出該案的excel卷宗材料清單。四、惟勝道知識管理心得分享 what can we do盡管我們還未舉行開業(yè)典禮，盡管我們的家裝也尚未完全到位，2015年4月16日，惟勝道律師事務所卻蓬蓽生輝。機緣巧合，惟勝道律師事務所的知識管理部臨時發(fā)起了一次關于律師業(yè)務知識管理的小范圍分享交流活動，卻不想引起了律師同行的關注，大家的熱情簡直讓知識管理部受寵若驚。小編整理了一下知識管理部的課件，與大家概括分享

14、本次2小時活動的內容。知識管理做什么？律師案件知識管理是一個新興的律所部門，我們總說起這個部門很重要，但是知識管理到底是做什么呢？其實作為律師而言，我們一直都在潛意識的做知識管理的工作，比如說案件代理詞的留存、工作記錄的保留以及類似案例的工作檔案，但是并沒有將這些知識化的積累系統(tǒng)的規(guī)劃起來。而其實當把這些知識化的積累構成一個運作體系，則會大大提高事務所工作效率和工作質量，并可以有效在所內進行知識傳遞。為了使事務所案件管理部的律師們專心做案子，我們的知識管理部就這樣應運而生了。我們的工作其實總結下來，集中在訴訟產品、知識體系、內部培訓、品牌宣傳、思維技術五個方面。我們做了什么？訴訟產品如何去具體

15、的定義訴訟產品？我們首先考慮的是訴訟產品的應有之意是既要對事務所的專業(yè)化、流程化進行質量把控，也要服務訴訟律師，將律師事務所的訴訟工作進行一個規(guī)范化的指引。因此我們設計了如下內容：全套流程 | 我們設計了從與客戶見面到最終案卷歸檔的整套流程圖以及相關的文書表格，既可以讓客戶了解律師的工作流程及工作內容，又可以指引承辦律師在什么時間應當做什么事情，從而避免遺漏工作環(huán)節(jié)。50份模板文書 | 既然是專業(yè)化、流程化管理，為了保障我們所提交的文書格式、共性化語言的統(tǒng)一、規(guī)范，我們設計了50份模板文書，包括統(tǒng)一的函頭、格式、共性化語言，律師在承辦案件過程中，就可以直接往模板上填寫案件個性化的內容，而不用擔

16、心格式問題和其他輔助問題，既保障了規(guī)范管理，又能節(jié)約承辦律師的時間。12類工作規(guī)范 | 在我們設計了以上的內容后，承辦律師如何使用流程、如何使用模板才能達到事務所專業(yè)化標準呢？為解決這個問題，我們用圖表、表格、文字三種形式設計了12類工作規(guī)范，讓承辦律師知道如何流程化的開展工作。兩大類思維指引 | 對于經驗豐富的律師來說，可以快速判斷一個案子應當從哪些方面入手，但是對于年輕律師來說，能做到快速、準確的判斷卻仍需要時間和經驗的沉淀，如果能將這種思維和經驗有效傳遞給年輕律師，則能讓年輕律師迅速成長。因此，我們設計了不同的思維分析表格，一種是案件的通用類思維指引，目的類似于將一位經驗豐富的律師的經驗

17、、思維用指引的方式得到呈現；另一種是對某一類案件的思維指引，例如民間借貸、票據糾紛，針對相同類型的案件制定專門的思維指引。這樣可以改變傳統(tǒng)的律師經驗增長方式，幫助每一個辦案人員，尤其是年輕律師能根據指引對案件有全面的分析。設計體驗升級產品并不是設計出來就能切合實際，也并不是一成不變的，因此，知識管理部設計出來訴訟產品后，都會和案件管理部討論溝通，并親自體驗承辦律師的流程化工作，根據討論和體驗結果即行產品的修改及升級。我們做了什么？知識體系知識管理從本意來說，是一個知識體系的構建。因此我們在工作過程中從外部、內部兩個方面來構建事務所的知識體系。知識管理部負責通過法律法規(guī)、權威書刊、網絡信息等渠道

18、搜集、獲取有用信息并進行整理、歸類；同時，也要從我們辦理的案件中提煉有用的信息，進行歸類化管理。但這是一個非常龐雜的工程，還需要相當長時間的積累，從一點一滴做起。我們做了什么？內部培訓內部培訓是知識管理很重要的一部分，為此我們制定了內部培訓制度，除了學習、討論新出的法律法規(guī)以及典型性公報案例，并將培訓內容進行建檔管理備查外，還包括了我們不斷升級的訴訟產品、管理流程的培訓，以及專業(yè)技能培訓。我們做了什么？品牌宣傳當我們做了上述的這些工作后，如何讓客戶和同行了解我們的產品、了解我們的工作模式、了解我們的團隊協(xié)作？這就需要進行品牌宣傳。品牌宣傳需要有用的創(chuàng)意，以及一想二做三視角。因為它不僅僅是一種文

19、案的宣傳，而是需要文本類、電子產品類、網絡渠道類等多元素的組合。就我們而言，知識管理部整合線上線下的需求配合開展品牌的宣傳，從宣傳冊、電子期刊、網站運營、微信運營以及分享活動組織等多方面進行開展。然后不斷的根據體驗、大眾生活習慣的變化以及新媒體的出現及時進行升級和改進。方案想；效果做；體驗視角。改 小升級 1.01.11.2大升級 1.02.0.我們做了什么？思維技術對知識管理部來說，還需要對案件管理部的律師進行技術支撐，并不斷在事務所內部推廣經我們體驗后篩選出來的辦公軟件，以提升案件管理律師的協(xié)作效率、溝通質量以及可視化技能。事實上，軟件技能的培訓和推廣也僅僅只是軟件使用的一部分，思維模式才

20、是真正能夠達到讓軟件服務工作的目的。因此在使用過程中，知識管理部對案件管理律師進行軟件輔助和軟件運用思維輔助，以更有力的運用軟件強化工作成品、達到工作目的。效率、溝通、美感：Excel numbers word 今目標 印象筆記 pdf pdf編輯 ppt visio keynote 思維導圖 XMind pages 五、法律文件格式排版指引（鄭瑋-北京市安理律師事務所）對于一份法律文件而言，如何從茫茫案卷中脫穎而出？過硬的功底、嚴謹的論證、精妙的表達，這些都是“第二眼印象”。第一印象是什么？是文件的基本排版格式。一份整潔、美觀的文件，能夠讓讀者、受眾對閱讀文件產生興趣，才能讓他們在第二印象中

21、發(fā)現更多價值。所以，我們著眼于文件的排版，利用word最基本的排版技術，在不過分增加工作量的基礎上，制作出一份外在規(guī)整、內在有料的法律文件。1 適用范圍1.1 為規(guī)范團隊文件排版格式、統(tǒng)一對外文件風格，展示團隊專業(yè)形象，避免執(zhí)業(yè)風險，特制定本指引。1.2 本指引規(guī)定排版格式，適用于所有向法院、仲裁庭等提交文件，包括但不限于起訴狀、上訴狀、申請書、答辯狀、代理意見等。 1.3 向客戶提交的工作文件及團隊內部文件等其他工作文件，格式參照本指引規(guī)范適用。 1.4 其他法律文件如有特殊格式需要或要求，可參照本指引規(guī)范，結合實際情況進行調整。 2 字體字號、段落布局2.1 法律文件中文采用宋體，特殊需要

22、亦可使用楷體，但不得混用；英文或數字采用Times New Roman或其他正式格式，禁用花體。 2.2 正文部分采用小四號字，行距固定值22磅；或四號字，行距固定值24磅。 2.3 正文首行縮進2字符，無其他前后縮進；段前段后間距均為0.5行。 3 頁眉頁腳3.1 頁眉左側列明我方當事人法律地位、當事人全稱。 3.2 頁眉右側列明本案件目前階段案號（如有）。 3.3 頁腳標注頁碼，底部居中。頁碼建議采取“1N”格式。 3.4 頁眉頁腳均采用五號字。 4 文件標題4.1 文件標題一般采用三號字，宋體或黑體，加粗。 4.2 文件標題居中，無縮進。 5 當事人身份信息5.1 當事人身份信息一般以現

23、有最后一份裁判文書記載內容為準。如當事人為企業(yè)時，應在全國企業(yè)信息登記網上進行查詢核實，如查詢結果與裁判文書記載不一致，則應要求客戶提供最新的營業(yè)執(zhí)照復印件，以備存檔。如當事人為個人時，應當要求客戶提供身份證件復印件，以備存檔。5.2 當事人身份信息部分，格式無縮進。 6 文件抬頭6.1 文件抬頭一般在文件對象稱謂前加“尊敬的”。 6.2 文件抬頭加粗，后加冒號，格式無縮進。 7 文件目錄7.1 如文件超過5頁，建議在文件第一頁列明文件簡要目錄。 7.2 簡要目錄內容建議僅限一級標題，根據需要調整表述，以便目錄本身可作為該文件內容簡要版。 8 正文標題及內容8.1 正文標題一般不超過三級。 8

24、.2 標題不采用自動編號。一級標題編號采用中文數字加頓號，如“一、”、“二、”等依次編號；二級標題編號采用阿拉伯數字加中文頓號，如“1、”、“2、”等依次編號；三級標題編號采用括號加阿拉伯數字，如“（1）”、“（2）”等依次編號。8.3 一級標題全文加粗，除特殊情況外，二級標題以下均不加粗。各級標題最后加句號等標點。 8.4 一、二級內容之間空一行，三級內容間一般不空行。 8.5 正文內容中需強調處，采用加粗或加粗加下劃線，一般勿使用斜體。 8.6 正文部分插入圖片等，“環(huán)繞文字”一般采用“上下型環(huán)繞”，亦可采用“浮于文字上方”并在正文中空行。 9 引文9.1 為便于閱讀，引文一般采用腳注，不

25、使用尾注。 9.2 引文為書籍或專著的，內容為：書名或文章名、作者、出版者、出版年及版次、頁碼。引文為法律條文的，內容為：法規(guī)全名、條文內容。引文為案例的，內容為：裁判機構、案號、裁判引用原文或相關內容。 9.3 引文采用小四號字體，注意將腳注中序號默認的“上標”格式取消。 10 落款及日期10.1 落款內容為一項或一行時，則該名稱與日期采用右對齊。 10.2 落款內容為二項或以上時，則以最長項右對齊，較短項及日期與其左端對齊。 10.3 日期采用中文小寫文字，如“二一四年十二月三十一日”，注意“”不要寫作“零”。 11 附件11.1 文件附件如需排版，請參照上述指引。11.2 文件附件標題前

26、應標注該附件編號，字體字號與附件標題一致，左對齊，格式無縮進。如在文件正文內引用附件內容的，應在正文相應位置標注“詳見附件X”字樣。11.3 文件附件一般與文件采用同樣紙張方向，如需采取橫向紙張方向，則在裝訂時注意頁面方向向右（橫向紙張頁眉部分置于縱向紙張裝訂線位置）。易度可幫助建立內部知識庫和對外的項目服務溝通協(xié)作平臺。中國檔案分類法、中國檔案主題詞表法律文書檔案文件匯編和檔案文摘匯編方法電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范 GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范6.1.4對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文

27、字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。6.1.5對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。6.1.6對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關數據。6.1.7對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及超媒體鏈結技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。6.1.8對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3

28、為通用格式。6.1.9對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。6.1.12定期制作電子文件的備份。6.2電子文件的登記6.2.1每份電子文件均應在電子文件登記表中登記。6.2.2電子文件登記表應與電子文件同時保存。6.2.3電子文件登記表如果制成電子表格，應與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存。6.2.4電子文件筆記本代碼：T文本文件；I圖像文件；G圖形文件；V影像文件；A聲音文件；O超媒體鏈結文件；P程序文件；D數據文件。7.5.2物理歸檔7.5.2.1凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。7.5.2.2把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對以加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。7.5.2.3本標準推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔文件長期保存的載體。7.5.2.4存儲電子文件的載體或裝具上應帖有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)