如何做一個合格的部長

1、如何做一個合格的部長活動部 梁雨菲 田 凱（2015年2月）部長即一個部門的領(lǐng)導(dǎo)、家長或負責(zé)人，同時也是部門事物的第一責(zé)任人。若要做好一個部的部長則必須明確部長的職責(zé)、義務(wù)、綜合素質(zhì)以及定位。一、基本職責(zé)職責(zé)，是指任職者為履行一定的組織職能或完成工作使命，所負責(zé)的范圍和承擔(dān)的一系列工作任務(wù)，以及完成這些工作任務(wù)所需承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。作為部長級的職責(zé)我認為應(yīng)該由以下幾點：（一）統(tǒng)籌部門工作工作是一個部門的運轉(zhuǎn)基礎(chǔ)和目標，作為部長應(yīng)該對工作有第一敏感性。部門的工作主要包括：上級部署工作、部門常規(guī)工作、部內(nèi)發(fā)展工作、部門前瞻工作。1.上級部署工作上級為部門會安排臨時工作，部長是任務(wù)命令的第一接受者，在

2、收到任務(wù)時第一件事并不是立即安排下達執(zhí)行而是要先根據(jù)部門的實際情況考慮是否在能力范圍內(nèi)，是否可以獨立完成。認為所分配工作完成存在一定困難時則應(yīng)立刻向上級反映請求調(diào)整或與其他部門合作完成，以免因中途無法完成影響后續(xù)工作。當(dāng)初步考慮通過即部門可以完成時需統(tǒng)籌部內(nèi)人員，根據(jù)各自能力搭配工作。在工作進程中部長級應(yīng)起到上傳下達的作用，及時向上級匯報工作進程并向部員反饋上級意見。切記！完成任務(wù)不是目的，真正的目的是要在工作中鍛煉培養(yǎng)干事，提高部門實力。2.部門常規(guī)工作首先，一個部門的常規(guī)工作正常開展是必要條件，但改革創(chuàng)新更是至關(guān)重要。如果一個部門的常規(guī)工作永遠拘泥于某種形式，并沒有在效率、質(zhì)量上有突破的話

3、那么這個部門一定沒有發(fā)展。作為部長更應(yīng)該帶領(lǐng)團隊成員時刻在常規(guī)工作中發(fā)現(xiàn)問題、積極解決問題，從而創(chuàng)新和改進工作方式完善部門職能。第二，要學(xué)會在常規(guī)工作中發(fā)現(xiàn)深層次問題。社聯(lián)的工作很多需要與社團合作完成，當(dāng)社團出現(xiàn)不配和或者消極態(tài)度的時候我們不要只從規(guī)章條例上對其進行相應(yīng)的處罰，更要仔細分析其產(chǎn)生這樣態(tài)度的原因，很可能是社團內(nèi)部發(fā)展出現(xiàn)問題，也可能是社聯(lián)政策方面過于苛刻，不易于接受。所以常規(guī)工作看似平常但卻總能反映實際問題，作為部長更要時刻帶領(lǐng)團隊從大局出發(fā)去發(fā)現(xiàn)問題。3.內(nèi)部發(fā)展工作從人力資源的角度來看人具有可持續(xù)性，人力資源是可以不斷開發(fā)的資源，不僅人力資源的使用過程是開發(fā)的過程，培訓(xùn)、積累

4、、創(chuàng)造過程也是開發(fā)的過程。因此部門的發(fā)展工作大多數(shù)是干事培養(yǎng)工作，部長應(yīng)充分運用自己的人際圈定期為干事組織培訓(xùn)，提高其綜合能力。在培訓(xùn)工作中，部長應(yīng)根據(jù)每個干事的實際情況制定出只屬于他的培訓(xùn)方案，使其得到即充分的發(fā)展又保存了其個性特征。除工作能力之外，部長應(yīng)在文明素質(zhì)上給予及時矯正，主要方法便是觀察一旦發(fā)現(xiàn)錯誤就要及時糾正。其實個人的培養(yǎng)更要在于平常的細節(jié)，部長要牢記抓住一切機會傳授經(jīng)驗方法。除了部長親自培養(yǎng)外，更要在部門內(nèi)發(fā)動起相互教學(xué)的良好風(fēng)尚，每個人都把自己的長處分享給他人在相互學(xué)習(xí)中即完善了自己又增進了感情。4.部門前瞻工作前瞻工作是部長級前瞻性素質(zhì)的重要體現(xiàn)。事物的發(fā)展是有規(guī)律性和傾

5、向性的，部長級與上級相接處的時候應(yīng)該有一種信息敏感性，時刻捕捉接下來的動態(tài)，預(yù)測接下來事情發(fā)展走勢并打好提前量，做好準備。部長應(yīng)根據(jù)部門自身需要，時刻收集材料建立起模板型資料庫，以便應(yīng)急做好準備。例如校團委計劃舉辦一次全省社團工作交流會，那么活動部就要在近期有目的組織一次禮儀培訓(xùn)以便應(yīng)急，當(dāng)接到正式通知時可以從資料庫中抽調(diào)場地圖、ppt等模板材料。（二）認真組織并參加例會1.部長級例會在部長級例會中，一個合格的部長應(yīng)該充分提取并記錄例會信息，這畢竟是一周唯一的一次集體工作討論活動，社聯(lián)甚至整個團學(xué)工作在一周內(nèi)發(fā)生的動態(tài)都將在例會上進行公布。所以部長級在例會中獲得的信息量就幾乎等同于干事接收的信

6、息量。部長級例會的意義在于為各部門工作進行部署，規(guī)劃發(fā)展方向，把握組織團學(xué)工作動態(tài)。除此之外參加會議時應(yīng)嚴格遵守到會時間，若因特殊情況不能按時到會或缺席的應(yīng)履行正常請假程序，只有部長級在平時中以身作則才對干事嚴格要求。2.部門例會部長級例會召開后將組織各部門例會，例會中應(yīng)給予干事充分的發(fā)言時間不要一個人說全場，在例會中真正的形成討論氛圍，部門例會上部長級應(yīng)把部長級例會上所反映的問題或經(jīng)驗與干事進行分享，鼓勵其思考并鍛煉干事口才。（三）團結(jié)內(nèi)部氛圍團結(jié)部門氛圍其實是所有成員共同肩負的責(zé)任，氛圍的好壞其實是相互關(guān)系的親疏，每個人在這親中都會起到作用但是身為部長肩上的擔(dān)子更重大，兩位部長在中間起到的

7、是銜接調(diào)節(jié)的中心作用。1. 正部與副部的關(guān)系往往正部長與副部長是在部內(nèi)關(guān)系中最尷尬的環(huán)節(jié)，兩者處于同一年級但并非同一級別，以至于可能出現(xiàn)相互抵觸的情況。所以明確正部和副部各自的作用與處事方法至關(guān)重要。二者在部門中名義上是存在一定等級但實際上地位與作用平等，存在分歧的原因都在于心態(tài)。正部長往往從部門整體出發(fā)制定規(guī)則或安排任務(wù)，有時候和主席團討論過之后便開始執(zhí)行并沒有與副部長進行商量因此很容易造成“獨裁”現(xiàn)象。但是大多數(shù)問題往往出現(xiàn)在副部長那里。由于身處二把手的地位所以依然沒有從干事的角色轉(zhuǎn)變過來，認為什么問題都有正部去頂著，以至于正部負擔(dān)過重而副部不作為。還有一種情況也是最常見的問題，副部對正部

8、存在很大意見而造成部門內(nèi)部關(guān)系緊張，更嚴重的情況則是上級矛盾下延導(dǎo)致分幫結(jié)派的現(xiàn)象發(fā)生。為避免上述問題的發(fā)生部長級應(yīng)該在平時做到以下幾點：（1）加強溝通，所有產(chǎn)生分歧的問題在私下統(tǒng)一意見后把最終的討論結(jié)果于干事交代清楚。（2）正部長與副部長明確各自工作，加強配合。（3）副部長明確自身定位。發(fā)揮在部門間的中樞作用，做好正部與干事之間的銜接，將干事存在的問題時刻與正部反映討論解決方案，端正態(tài)度，求真務(wù)實。2. 部長與干事的關(guān)系新任部長與干事間存在一定的磨合期，身為部長應(yīng)主動與部員進行溝通交流。造成雙方在磨合期關(guān)系緊張的原因主要有：部員對老部長或骨干留有很多感情，對新人產(chǎn)生排斥心理；因為陌生不了解，

9、所以對新任部長工作能力產(chǎn)生懷疑;因為彼此性格原因沒有共同語言。面對這類問題身為部長首先應(yīng)用行動告訴部員們你的能力以及態(tài)度。在最開始的工作中不僅要努力的做好交接工作，更要向部員們虛心學(xué)習(xí)，在最短的時間內(nèi)熟悉部門的所有工作。在干事心中一個合格的部長應(yīng)該是一個暖心的部長，在生活與學(xué)習(xí)中部長應(yīng)該運用敏銳的洞察力去捕捉每一個干事的細節(jié)，當(dāng)遇到困難時應(yīng)在第一時間給予幫助。（四）加強部門交流在組織中存在一個共性的問題，那就是各部門獨立性過強，合作意識差。各部門雖然相對以獨立的部門存在但依然處于一個整體中。這樣的狀況與部長級有很大的關(guān)系，部長們的工作思路直接影響到了干事的思路，這樣的后果便是組織關(guān)鍵時刻無法集

10、中了力量辦大事，只因部門間配合性差。作為部長級應(yīng)主動與其他部的部長或干事進行交流溝通，相關(guān)部門也應(yīng)積極策劃活動活躍組織氣氛，培養(yǎng)以及忍耐骨干歸屬感，讓各部門自大一的時候就相互認識，而不要等到換屆時才了解對方。（五）完善并嚴格執(zhí)行部門規(guī)章一個組織需要有完備的規(guī)章制度，而組織中的部門也要根據(jù)自身實際情況制定部門規(guī)章，明確活動、會議、工作等基本要求。身為部長應(yīng)通過民主形式投票通過部門內(nèi)部擬定制度，在制度實施期間應(yīng)時刻關(guān)注并及時發(fā)現(xiàn)其中的問題，以便及時修正。部門規(guī)章確定后，部長級首先應(yīng)自覺遵守，其次才是監(jiān)督實施。（六）按時認真值班1.做好來訪接待工作部長級在值班期間擔(dān)任的是臨時責(zé)任人職務(wù)，在值班過程中

11、除了完成相應(yīng)工作外更要做好來訪接待任務(wù)。社聯(lián)是面向全校社團與社員的組織，隨時接受來自社團和普通同學(xué)的投訴或咨詢，當(dāng)有相應(yīng)情況發(fā)生時部長級應(yīng)積極接待，展現(xiàn)出社聯(lián)的良好形象，并做好相關(guān)記錄。2.認真做好值班記錄部長級經(jīng)常在值班的過程中接到團委老師突然下發(fā)的任務(wù)，然而大多數(shù)部長級未將相關(guān)工作完成情況記錄下來，以至于任務(wù)交接出現(xiàn)錯誤。出現(xiàn)這類情況不排除部長級沒有專門的值班記錄本的原因，但可以用留紙條的方法規(guī)避這樣的錯誤。部長級記錄不僅僅是任務(wù)上，也可以把值班過程中發(fā)現(xiàn)的問題、處理的物品借用情況、來訪人員接待情況記錄下來。二、基本義務(wù)1.帶頭維護組織形象與名譽身為學(xué)生干部，出門就代表組織的形象，一言一行

12、都影響著外界對你所在組織的評價，而身為部長及更應(yīng)該帶頭樹立良好的部門形象。為人處世注意禮節(jié)，時刻保持謙虛謹慎的態(tài)度。只有自身做到了才有資格要求干事也去這樣做。除此之外，身為組織成員要時刻維護在外名譽，面對他人提出的意見與建議要認真思考有則改之，無則加勉。但當(dāng)遇到誹謗、詆毀甚至攻擊時要挺身而出堅決維護組織名譽。2.引領(lǐng)部門思想部門的思想動態(tài)要由部長去引導(dǎo)，但在這里我所提到的思想動態(tài)不只是片面強調(diào)某些帶有政治階級色彩的方面，我們需要引導(dǎo)的更是部員的思維，以及正確思考問題的方法。在一舉一動中啟發(fā)引導(dǎo)部員把握組織發(fā)展方向，使其樹立為廣大學(xué)生服務(wù)的思想。但是在引領(lǐng)思想方面，恕我直言大多數(shù)都是在“放空炮”

13、，演戲、形式化、假大空的現(xiàn)象筆筆皆是，說到底就是表面一套背后一套，這樣的結(jié)果只會浪費時間。3. 時刻渲染“家的氛圍”也許這一點義務(wù)中不是很正式，但它卻是組織部門未來合作的情感基礎(chǔ)。大多數(shù)部門只注重部門內(nèi)部的團結(jié)溫馨，并沒有做到與其他部門搞好關(guān)系，這與部長有直接關(guān)系。組織是一個整體且在未來需要內(nèi)部合作，只有打破平時的顧慮才能真正在合作中發(fā)揮團結(jié)的力量。目前各部門干事并沒做到相互熟悉，主要原因就是部門獨立辦活動而其他部門參與度少或者敷衍任務(wù)。校級組織在人才培養(yǎng)中的最大優(yōu)勢就是過闊的人際圈，可以做到最大限度的資源共享，如果不打破部門的孤立狀態(tài)那么該優(yōu)勢將無法表現(xiàn)出。三、綜合素質(zhì)1.樹立服務(wù)意識這不僅

14、僅是部長級應(yīng)該做到的而是學(xué)生干部都應(yīng)做到的。學(xué)生干部不等于比普通同學(xué)地位高，而是要比普通同學(xué)承擔(dān)的更多。在生活中與工作中要時刻樹立服務(wù)意識，身為組織中的一員在生活中要時刻了解周邊同學(xué)的思想動態(tài)，從溝通中了解廣大同學(xué)真正需要什么。2.保持積極心態(tài)不要小看“正能量”在組織內(nèi)部的影響。作為部長級更應(yīng)該時刻保持積極向上的心態(tài)去面對一切。不可否認在生活中有許多事情不盡人意，然而這并不代表我們有理由消極，作為一個部門的領(lǐng)導(dǎo)人如果他消極了，那么部內(nèi)的士氣也一定會銳減，從而導(dǎo)致團隊在負面情緒的影響下一事無成。在這里必須要強調(diào)一個“吐槽”的問題。隨著網(wǎng)絡(luò)平臺的開放與完善，“吐槽”現(xiàn)象逐漸就行開來，有些人是看到了

15、問題進行善意的指正，而有些人則是惡意的批判，將自己的負面心情轉(zhuǎn)移并發(fā)泄。部長級如在日常工作中發(fā)現(xiàn)這種負面情緒發(fā)泄的行為，要予以積極關(guān)注并進行正確的引導(dǎo)?？傊@個社會確實需要犀利的批判，但更需要中肯的建議。四、部長要以什么樣的姿態(tài)存在？1.從問候拉近彼此距離到了大學(xué)確切說是加了學(xué)生組織后，我們一直在強調(diào)一個禮貌問題，見到學(xué)長學(xué)姐要打招呼。這樣一個簡單的要求卻在理解與實施過程中出現(xiàn)了扭曲。在日常生活中，問候是人與人之間最基本的溝通方式，也是一種禮貌形式，在問候中不存在等級差別。在實際生活中總有人在抱怨：某個干事見了我連招呼都不打。發(fā)泄一通之后遍抱怨其沒有禮貌。沒有打招呼，很大的原因是不認識，在中國

16、文化中與互不相識的人打招呼是一種比較很尷尬的場面，因此可以理解。但是反過來思考，既然知道他是干事為什么不主動與他招呼，讓他從不認識到認識呢？只因為比他高一個年級嗎？如果是這樣的話，這位部長就顯得比干事還不懂禮貌。遇到這種情況，身為部長的你完全可以這樣說：“你好！我記得你是*部的干事吧，你可能還不認識我，我是*部的部長，以后有不明白的盡管問我就好！”這樣從陌生到相識有一句簡單的問候開始，而且在這位干事的心中也留下了很好的印象。組織的歸屬感最開始就是通過尊重體現(xiàn)出的，尊重是相互的，也沒有先后之分，每個人都應(yīng)自覺地去尊重對方。2.一家人就要一起上目前依然有一部分人存在一個誤區(qū)：我終于有自己的干事了，我自己就是從大一搬桌子的苦日子中這么過來的。剛當(dāng)上領(lǐng)導(dǎo)就有一種高高在上的感覺，認為干事就應(yīng)該為自己“干事”，更有甚者把干事當(dāng)做廉價勞動力去使用。當(dāng)需要出人幫忙搬桌椅或者布置會場的時候，眼看著人手不夠，自己卻在辦公室看著電影指手畫腳。雖然自己的大一也是在這種日子中度過的，但是有作為的人應(yīng)該結(jié)合自身的經(jīng)歷把糟粕的風(fēng)氣鏟除掉，而不是抱著看熱鬧的心態(tài)去任其發(fā)展。的確干事需要鍛煉，但更需要在鍛煉中懂得什么叫同甘共苦。3.三