檔案基本知識

1、檔案基本知識檔案基本知識AMSAMS產(chǎn)品產(chǎn)品 張濟菊張濟菊（一）文書的定義 （二）文書與公文、文件的之間的區(qū)別 （三）公文的定義（三）公文的定義 （四）公文的分類（四）公文的分類 文書是人們在社會活動中為處理各種事務而形成的、具有特定效用的信息記錄。 第一，文書是人類社會實踐中形成的。 第二，文書是出于人類主觀意圖而形成的。而不是隨意的客觀記錄。 第三，文書是用文字的形式表達并附著于一定載體的信息記錄。 第一、文書和文件是兩個十分相近的概念。它們的形成主要源于歷史和習慣兩個因素。比如，我國清代以前沒有“文件”的概念，人們則把歷史上形成的文件稱為文書；而目前在國際上“文件”是一個通用的概念，因此

2、，人們又把當代的文書稱為文件。但文書和文件存在著一些細微的差別：比如，文書除了特指一種信息記錄外，還可以指從事此項工作的職業(yè)和人。第二、公文是文書（或文件）的一種類型。公文是指在公務活動中形成的文書或文件。這一概念的提出，主要是為了區(qū)別于私人文書。 公務文書（簡稱為公文）是社會組織中公務活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的信息記錄。 1 1、從物質載體的角度分類、從物質載體的角度分類 2 2、從公文內容性質的角度分類、從公文內容性質的角度分類 3 3、從公文涉密程度的角度分類、從公文涉密程度的角度分類 4 4、從公文辦理時限的角度分類、從公文辦理時限的角度分類 5 5、從行文方向的角度分類、從

3、行文方向的角度分類 6 6、從機關授受公文的角度分類、從機關授受公文的角度分類 7 7、從公文稿本的角度分類、從公文稿本的角度分類 1紙質文書：以紙張為物質載體的文書。 2感光介質文件：以感光膠片、像紙等感光材料；如照片文件、影片文件、縮微膠片文件、顯微膠片文件等。 3磁介質文件：以磁帶、磁盤、磁鼓等磁性文件；如錄音、錄像文件。 4電子文件：借助于電子計算機生成、傳輸和處理的文件。1規(guī)范類文書：指以強制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的文書，如條例、規(guī)定、辦法、章程等。2領導指導類文書：由領導、指導機關及其領導人制發(fā)的用于頒布政令，部署工作，批復事項的文書。如命令、決定、指示、批復等。3報請類文書

4、：由被領導、領導機關向有關上級機關匯報工作，反映情況，答復詢問，提出建議，請求指示或批準時使用的文書。如報告、請示、議案等。4知照類文書：面向社會或特定范圍（各類社會組織之間或在其內部范圍內）公布、通知有關事項，通報情況，聯(lián)系工作，商洽事宜，交流信息而制發(fā)的文書。如通告、通知、通報、公函、介紹信、介紹信、簡報等。5契約類文書：由當事雙方或數(shù)方為實現(xiàn)一定的目的、明確相互權利、責任、義務而簽定的作為工作依據(jù)或法律憑證的文書。如合同、協(xié)議書等。6.會議文書：指在會議活動中形成和使用的所有文件材料。如：會議紀要等。 根據(jù)內容涉密程度，可將文書劃分為絕密、機密、秘密、內部、限國內公開和對外公開六個等級。

5、 從辦理時限的角度劃分，可分為特急件、急件、平件三種。 按照文書的行文方向（即：文書的傳遞方向），有上行文、平行文與下行文之分。1、上行文：指下級機關向所屬上級領導、指導機關報送的公文。例如，中國人民大學呈交給教育部的請示；2、平行文：指同級機關或不相隸屬的機關之間往來的公文。如市政府所屬各局之間、政府系統(tǒng)和軍隊系統(tǒng)之間發(fā)送的公函。3、下行文：指上級領導、指導機關向所屬下級機關發(fā)送的公文。如國務院向省政府下達的指示、通知、通知等。 從一個機關授受公文的角度出發(fā)，有發(fā)文與收文之分。 根據(jù)一份文書在形成和完善過程中的不同稿本（文稿與文本的統(tǒng)稱）形式進行分類，可劃分為草稿、定稿、正本（包括試行本、暫

6、行文、修訂本）副本、不同文字的稿本。其中，草稿和定稿通稱為文稿，正本和副本通稱為文本。 公文的數(shù)據(jù)項目分為指定性項目和選擇性項目兩大類。指定性項目是指所有通用文種均必須具備的項目，包括發(fā)文機關標識、標題、正文、生效標識、成文日期等。選擇性項目是指視每份文件的具體情況可供選擇使用的數(shù)據(jù)項目，通常根據(jù)文種、行文目的、閱讀對象以及版面編排的具體需要進行取舍。選擇性項目主要包括：發(fā)文字號、簽發(fā)人標識、題注、受文者、附件說明、無正文件說明、注釋、主題詞、印發(fā)說明、公文格式分類代碼、份號、密級標識、緊急程度標識等。 發(fā)文機關標識：發(fā)文機關標識：這是表明公文作者的標志。其作用在于表明公文的責任者，顯示公文的

7、權威性與鄭重性。發(fā)文字號：發(fā)文字號：又稱發(fā)文編號，是發(fā)文機關對其所制發(fā)的公文依次編排的順序代碼。由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度（外加方括號）和發(fā)文順序號構成，如國辦發(fā)199828號，意為該文件系國務院辦公廳1998年所制發(fā)的第28份文件。簽發(fā)人標識：簽發(fā)人標識：指代表機關最后核查并批準公文向外發(fā)出的領導人性名，只用于上行文。標題：標題：指標明某一文件主要內容的概括性名稱。一般由發(fā)文機關名稱、事由與文種三療分構成，如國務院關于職工工作時間的規(guī)定。題注：題注：用于對標題進行注解或說明。受文者：受文者：指收受公文的機關名稱。通常分為兩種：一種是主送機關，即對公文負辦理或答復責任的機關；另一種是抄送機關，即

8、只需了解公文內容而不承擔辦理或答復責任的機關。通常一份公文（特別是上行文）只能選擇一個機關作為主送機關，且一般不要報送領導者個人；抄送機關也必須嚴格控制在一定范圍之內，僅限于確需了解公文內容或需得到其協(xié)助的單位，以免助長文牘主義。 正文：正文：指公文的主體部分，用于闡述具體內容，表達發(fā)文意圖，使受文者 對文件所傳遞的信息獲得具體、明確的認識。附件說明：附件說明：附件指附屬于公文正件的其他公文或材料，可分為兩類：一種是與公文正件具有同等效力的附件，其作用在于進一步補充和完善公文正件的內容；另一種是在公文正件中已申明僅供參考而不具備現(xiàn)實執(zhí)行效用的附件，其作用在于為受文者正確理解和執(zhí)行公文件提供參考

9、數(shù)據(jù)。注釋：注釋：指對文件內容或有關事項、要求的注解與說明。為使正文集中表述主要內容，一些不便在正文中直接解釋、說明的名詞術語或公文的閱讀范圍、使用方法等，通常置于注釋中加以注解。其作用在于簡化公文，方便受文者閱讀、理解。 成文日期：成文日期：指形成文件的確切日期。通常以領導人簽發(fā)的日期為公文的成文日期；聯(lián)合行文時，以最后簽發(fā)機關的領導人簽發(fā)的日期為準；經(jīng)會議討倫通過的公文以會議通過的日期為準；電報以發(fā)出日期為準。 公文生效標識：公文生效標識：指證實公文作者的合法性、使公文生效的憑據(jù)。分為兩種形式：其一是印章，其二是簽署。無正文說明：無正文說明：指公文生效標志未與正文同處一頁時所作的說明。在載

10、有生效標志的頁面左上角標寫“此頁無正文”（外加圓括號），其作用在于維護公文的完整性和有效性，以防偽造或添加內容。主題詞：指用于揭示公文主要內容并經(jīng)規(guī)范化處理的詞與詞組。如：國務院辦公廳關于發(fā)布國家行政機關公文處理辦法的通知，其主題詞為：“公文 管理 辦法 通知”。印發(fā)說明：印發(fā)說明：又稱版記。指對公文件印制發(fā)出情況的介紹與解說。其作用是明確公文印制質量、時限的責任歸屬，使受文者了解公文制發(fā)過程，為其直接與承印、承發(fā)單位聯(lián)系提供便利。印發(fā)說明的內容主要包括：承印單位、印制日期等。公文格式分類代碼：公文格式分類代碼：指表明每份公文格式在整個國家或行業(yè)標準文件格式系統(tǒng)中的類別歸屬及注冊順序的代碼，由

11、九位阿拉伯數(shù)字組成。其作用在于反映公文性質，為高效、高質地撰制、處理和管理公文提供依據(jù)和便利。 份號：份號：指對根據(jù)一同件定稿印制的若干份公文依次編制的順序代碼。其作用在于為分發(fā)、清退、查找公文提供依據(jù)，便于對公文進行統(tǒng)計和管理，明確交接責任。適用于密件。密級標識：密級標識：指表明公文保密等級的標識符號。按涉密程度分別用漢字標明“秘密”、“機密”、“絕密”等字樣。緊急程度標識：緊急程度標識：指表明對公文（包括電報）送達和辦理的時限要求的標識符號。依緊急程度分別用漢字標明“急件”、“特急”；緊急電報分別標明“平急”、“加急”、“特急”等字樣。其作用在于揭示公文、電報傳遞、處理的時限，引起重視，并

12、為催辦公文提供依據(jù)，確保緊急公文得以優(yōu)先處理，避免延誤。收文章：收文章：指收文機關為便于管理，收到公文后在首頁右上端加蓋的戳記。具體包括：收文機關全稱、（收文）編號和日期、存檔號。1、收文處理程序 2、發(fā)文處理程序 3、辦畢文書的處置 收文接收：包括簽收、收文登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)收文的辦理：包括擬辦、批辦、承辦、注辦等環(huán)節(jié)收文的管理：包括登記、加工、組織傳閱、對內催辦等環(huán)節(jié) 收文管理的各個環(huán)節(jié)，貫穿在整個收文程序中，包括登記、組織傳閱、收文的加工、催辦等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)的安排雖然并非前后銜接，但都通過共同的管理功能，對整個程序實行監(jiān)督控制，溝通協(xié)調，辦準確、及時、優(yōu)質地處理收文提供有效的保證。收文登

13、記：是對收進、運轉、處理的公文的完整數(shù)據(jù)進行登錄的活動，是貫穿整個收文處理程序的關鍵性環(huán)節(jié)。其主要作用，一是便于管理；二是便于利用；三是便于催辦；四是一是便于管理；二是便于利用；三是便于催辦；四是便于統(tǒng)計。便于統(tǒng)計。1、登記的范圍：凡屬機關正式來往行文，組織內部文字、會議文書等均應逐件登記；特別要注意對“賬外文書”的登記，如外出開會、出差等帶回的公務文書，以免散失；登記范圍可與本單位文書立卷歸檔的范圍結合起來考慮，將登記重點入在屬于本單位立卷歸檔范圍的公務文書上。2、登記的主要形成：（1）簿冊式登記：即使用裝訂成冊的登記簿，在一頁紙上登記若干份文書的登記形成。（2）卡片式登記：即用單張卡片進行

14、登記的形式。（3）聯(lián)單式登記：即采用一次復寫二聯(lián)或多聯(lián)單據(jù)的登記形式。（4）電腦登記：即將公文主要標志輸入電子計算機進行登錄的現(xiàn)代化的登記方式。其優(yōu)點是綜合了上述三種形式的主要長處，避免了它們的短處，簡便易行，便于檢索、存儲；除有密級的文書外，輸入公用文件夾的文書可根據(jù)需要供各單位通過終端調閱文件目錄，減少查閱覽室環(huán)節(jié)，提高機關工作作效率；而且，電腦登記也是收文處理程序的其他環(huán)節(jié)實行計算機處理的第一步。 其一：發(fā)文文稿的形成：包括擬稿、會商、核稿和簽發(fā)等環(huán)節(jié)其二：發(fā)文的制作：包括注發(fā)、繕印、校對、用印與簽署等環(huán)節(jié) 其三：發(fā)文的傳遞、公布與督促實施：包括傳遞、公布、對外催辦及查辦等環(huán)節(jié) 辦畢文書

15、，亦稱辦結文件，指完成了收文或發(fā)文處理程序，業(yè)經(jīng)發(fā)出或承辦完畢的公務文書。辦畢文書的處置，指根據(jù)有關規(guī)定和實際工作情況，對辦畢文書予以定期清理檢查，確定價值，分門別類，決定并實現(xiàn)其“去”、“留”、“存”、“亡”的活動。其具體內容包括：立卷歸檔、清退、銷毀以及暫存處理等。 1 立卷歸檔：文書立卷文書立卷，是整理與保存公務文書的一種方法。即將辦理完畢、具有查考、保存價值的公務文書按其在形成過程中的有機聯(lián)系組成案卷，以便于保管、檢索和利用。歸檔歸檔，是與立卷密切關聯(lián)的一個概念，即將辦理完畢的公務文書整理立卷，移交給檔案部門保存的過程。立卷文件的范圍：（1）上級來文（2）本機關文件（3）下級機關來文（

16、4）同級或不相隸屬機關的來文。2 清退：根據(jù)有關規(guī)定和要求，將部分辦畢文書經(jīng)過清理，定期或不定期地退還原發(fā)文機關或由其指定的專部門的活動。3 銷毀：指按照有關規(guī)定，對失去留存價值或留存條件的公文做毀滅性的活動。4 暫存：指將既不應立卷歸檔或清退，又不宜銷毀的辦畢文書暫存在辦公部門，以供日常查考和日后重新判定其價值的活動。 （一）卷內文件的排列與編目規(guī)范 1、排列卷內文件 2、編頁（件）號 3、填寫卷內文件目錄 4、填寫卷內備考表 5、擬寫案卷題名 6、填寫案卷封面 7、裝訂案卷 （二）案卷的排列與編目規(guī)范 1、排列案卷 2、編制案卷號 3、編制案卷目錄 是指通過對卷內文件進行認真分析，仔細研究

17、，尋找出它們之間的主要聯(lián)系，并按照其主要聯(lián)系排序，從而固定每份文件在卷內文件中的位置。排列卷內文件編頁（件）號卷內文件經(jīng)過系統(tǒng)化排列之后，為了固定其順序，便于文件的保護、統(tǒng)計和檢索，應按排定順序依編寫頁（或件）號。 卷內文件凡以“卷”為單位裝訂成冊的均需編寫頁號，統(tǒng)一編寫在每頁文件的正面的右上角。卷內文件目錄，是揭示卷內文件內容與成分的一覽表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查閱、統(tǒng)計卷內文件。卷內文件目錄主要包括以下項目：順序號：順序號：指每件文件在卷內文件系統(tǒng)中的排列順序號，即件號（序號）。有多少件文件就編至多少號，編一條流水號。文號：文號：文件的發(fā)文字號，如國辦發(fā)19965號。責任者：責任

18、者：又稱作者，即對文件內容進行創(chuàng)造或負有責任的團體或個人，亦即文件的署名者。文件的責任者標識于文頭、落款。題名：題名：即文件的標題。日期：日期：即文件的形成時間。頁號：頁號：指卷內文件所在頁的編號，是立卷人為案卷中所有文件編寫的統(tǒng)一大流水號。備注：備注：留待對卷內文件變化時作說明之用。 卷內備考表，置于卷內文件之后，用以注明卷內文件及其立卷的狀況，以備文件、檔案人員和利用者日后查考。 本卷情況說明：用以填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、移出、銷毀等情況。立卷后在管理過程中如有變動也應由文書人員（歸檔后由檔案人員）填寫，并簽名、標主時間。 立卷人：立卷者簽名。 檢查人：由案卷質量審核者簽名。

19、立卷時間：完成立卷的時間。案卷題名，又稱案卷標題，用以概括揭示卷內文件的主要內容與成分，是檢索文件的重要標記，也是案卷編目和編制各種檢索工具的重要依據(jù)。 案卷題名的基本結構是：作者（責任者）-內容（問題）-名稱（文種）（1）責任者：標明作者旨在說明文件由誰制成。（2）內容：用于標明卷內文件的主要內容，是案卷題名的核心部分。對卷內文件內容的概括要全面、確切、具體、簡潔。（3）名稱：文件的名稱即文種，通常反映出文件的性質和價值，正確地標明文件的名稱很重要。 包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件（頁）數(shù)、歸檔號、檔號。其填寫方法如下：全宗名稱，全宗名稱，即立檔單位名稱。類目名稱，類目

20、名稱，指全宗內立卷類目（或文件分類表）的第一級類目名稱。 案卷題名，案卷題名，填寫在案卷封面的中間位置，回行頂格書寫。時間，時間，指卷內文件的起止年月。保管期限，保管期限，即立卷時劃定的案卷的保管期限，一般由立卷人填寫。分為永久、長期、短期三種。 件（頁）數(shù)，件（頁）數(shù)，卷內文件裝訂成卷的填寫總頁數(shù)，不裝訂的填寫本卷（盒）的總件數(shù)。 歸檔號，歸檔號，即立卷計劃中的條款順序號或類號，又稱文書處理號，由立卷人填寫。 檔號，檔號，包括全宗號、目錄號、案卷號。全宗號是檔案館給予立檔單位的編號。目錄號是全宗內案卷目錄的編號，同一個立檔單位不能有重復的案卷目錄號。案卷號，即目錄中案卷順序的編號，同一冊案卷

21、目錄內不能有重復的案卷號。 裝訂案卷，是為了使卷內文件避免散失和損壞，對文件起到固定和保護作用。文件裝訂，有按卷裝訂的，也有按件裝訂的。 排列案卷，就是根據(jù)一定的規(guī)則，將案卷系統(tǒng)化地排列成一個有機聯(lián)系的整體。 編制案卷號，就是按照案卷的排列順序給每個案卷分別編號，用以固定案卷的位置。按保管期排列的案卷，可以按三種保管期限限分別編流水號，例如：永久遠1992年月日1-30 號 1993年 31-60 號 . 長期 同上 短期 同上按年度編排的案卷,先按年度排列,然后每一年度斷開編號或打通編流水號,例如:1990年 永久1-20 長期21-40 短期41-N 1991年 永久1-30 長期31-4

22、0 短期41-N . 或者 1990年 永久1-20 長期21-40 短期41-50 1991年 永久51-60 長期61-70 短期71-N .按組織機構排列的案卷,也可以打通編號,或者每一個機構自編一個流水號,例如:辦公室 1-30 或者 辦公室 1-N 組織部 31-40 組織部 1-N 案卷目錄,即案卷的名冊,在案卷經(jīng)過系統(tǒng)化排列后,對其逐一編號登記成冊. 案卷目錄的基本結構,包括目錄說明、案卷條目、分類體系與類號、封皮與備考表。 目錄說明是對案卷目錄所做的總說明 案卷條目即著錄于案卷目錄之上的案卷條款，它是案卷目錄的核心部分。包括案卷號、案卷標題、卷內文件起止日期、頁數(shù)、保管期限和備

23、注等案卷封面上著錄的基本項目。 封皮即為了保證使用過程中案卷目錄不被磨損而加上的封面 備考表主要用來說明目錄內案卷總數(shù)量狀況、立卷狀況和保管狀況等。 所謂歸檔，就是指各類社會組織在其工作活動中形成的文件材料，待處理完畢之后，將其中有一定保存價值者，由文書處理部門或承辦部門按照立卷的原則和方法整理立卷。定期向機關檔案室移交，并由檔案室集中統(tǒng)一保管。 歸檔是文書工作的終結點，又是檔案工作的起始點，歸檔是文件轉化為檔案的重要標志。歸檔制度的內容：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。1、歸檔范圍：是指需要轉化為檔案文件的范圍2、歸檔時間：歸檔時間，指文書處理部門向檔案部門移交應歸檔案卷的時間。 3、歸檔要求

24、：（1）歸檔的文件材料應齊全、完整 （2）文件和電報按其內容的聯(lián)系，應合并整理、立卷 （3）歸檔的文件材料，必須保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用（一）（一） 文件的定義文件的定義（二）（二） 文件材料文件材料（三）（三） 文件和種類（簡稱文種、文件名稱）文件和種類（簡稱文種、文件名稱）（四）（四） 文件格式文件格式（五）（五） 文件的稿本文件的稿本（六）（六） 文件分類文件分類 （七）（七） 文件特征文件特征 包括國家機構與其他社會組織在公務活動中形成與使用的公務文件（公文），也包括個人、家庭（家族）為處理自身事務而形成與使用的個人文件（私人文件）。 從廣義上解釋，它是人

25、類社會活動中，為處理各種事務的需要而直接形成的具有規(guī)范格式和法定效用的信息記錄。 是記錄和反映企事業(yè)單位各項活動的文字、圖樣、圖表、聲像等不同形式和載體的文件的總稱。公務文書（簡稱為公文）是社會組織中公務活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的信息記錄。 它是用以表時文件的性質、功能與制發(fā)文件的目的以及作者的職權范圍。通用文件的主要種類有：1規(guī)定性文件：條例、規(guī)定、辦法、決定、訣議。2呈請性文件：議案、請示、報告、調查報告、總結報告。3商洽性文件：函4會議文件：會議紀要5證明文件：合同、證明材料。6、公布性文件：布告、公告、通告。 包括標題、正文、發(fā)文機關、成文日期、附件、公文編號、密級標志、緩急

26、程度標志、主題詞、印單、抄送單位。 文件在形成中產(chǎn)生不同的稿本（草稿、定稿、正本、副本）。1草稿：文件的原始稿件。2定稿：經(jīng)過修改審閱，由負責人簽發(fā)或會議正式通過的最后完成稿。它具備正式文件的法定效用，是印制文件正式文本的標準依據(jù)。3正本（打印稿）：要據(jù)定稿，接照標準格式抄寫或印制的正式文件。具有法定效用的正式文本。4、副本（抄本）：根據(jù)正本另行復制的稿件。 1內部文件：用做安排與組織管理本機關工作的文件。 2發(fā)文：對外發(fā)送的文件。 3、收文：其他機關發(fā)送來的文件。 包括作者、問題、名稱、時間、通訊者、地區(qū)特征。1作者特征：指文件制發(fā)機關的特征。2問題特征：文件內容所反映的問題（事件、事物、某

27、項業(yè)務等）。3名稱特征：文件種類特征（請示、批復、通知等）。4時間特征：一種是指文件內容所針對的時間另一種是指文件形成的時間。5、通訊者特征：指文件的收文、發(fā)文機關共同構成的特征。即一個機關和另一個機關互相往來問、復的文件，這樣雙方作者構成一對通訊者。 （一） 檔案的定義 （二） 檔案定義的基本含義與檔案的本質屬性 （三） 檔案的形式和載體 （四） 檔案業(yè)務的構成 檔案是一個立檔單位為適應職能活動需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料。 檔案是一種歷史活動的原始記錄。 檔案也是一種信息資源。 (一) 檔案是各種機關組織和個人在特定的社會活動中形成的第一， 在廣闊的社會領域中，檔案總

28、是按照一定的來源有規(guī)律形成的。第二， 檔案是各個機關單位和個人在其具體的活動中，記載和反映著一定的內容而逐漸形成的。 （二）檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件 文件轉化為檔案一般須具備三個條件：第一， 現(xiàn)時使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案。正在承辦中的文件，仍具有現(xiàn)實執(zhí)行效用和直接使用的材料，均不屬于檔案。第二， 對日后實際工作和科學研究具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。第三， 按照一定的規(guī)律集中保存起來的文件，才能最后成為檔案?？傊?，檔案和文件既有聯(lián)系又有區(qū)別，檔案是處理完畢的歷史文件，是備留查考的有價值的文件，是集中保存的系統(tǒng)的文件。了解檔案的這一含義具有實際的指導意義。檔案和現(xiàn)

29、行文件，它們的社會職能各不相同，而它們的內容和單體形式則是同一的。因此檔案管理的許多原則和方法，都同文件的形成、文件本身的各種因素以及文件向檔案轉化的過程緊密相關。(三) 檔案的形式是多種多樣的檔案的形式，基本上包括兩個方面：一方面指檔案信息的載體形式，一方面指信息內容的記錄方式。從檔案的載體形式來看，即從承載信息、記錄事物內容的物質形態(tài)來看，我國既有龜甲獸骨、竹木板片、青銅鐘鼎、金冊鐵券、縑帛、石碑、銀片、貝葉等古老的檔案，或少數(shù)民族地區(qū)近世紀沿用古代形式的檔案；也有以紙張為主的書面文電等傳統(tǒng)形式的檔案；還有膠片、磁帶、磁盤、磁鼓等現(xiàn)代形式的檔案。外國還有紙草檔案、泥板檔案以及羊皮檔案等各種

30、形式的古代檔案。從檔案信息的記錄方式來看，它大致分為兩個層次：1.記錄信息內容的方式和方法很多。就其基本方式可歸納為三種類型，即文字的、圖形的、和聲音的；其具體的記錄方法，又有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄象、錄音等多種。2.文件內容的表達方式也相當繁多。如管理性文件中有訓令、指令、手諭、簽呈、法律、宣言、條例、章程、決定、決議、命令、指示、通知、通報、布告、請示、報告、會議紀要、條約、協(xié)議和合同等各種形式?？萍嘉募杏辛慵D、總圖、平面圖、剖面圖、竣工圖、設計任務書、技術任務書等多種類型。（四）檔案是歷史的原始記錄 歷史的原始記錄是檔案的本質屬性。 一提檔案人們就會想到文件，其實檔案還包括圖表、

31、聲像等很多形式。存放檔案的載體有紙張、磁記錄介質、物品(如獎杯、錦旗)等。 檔案業(yè)務的構成從兩個方面來說明：檔案本身的管理工作 收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等。檔案信息的管理工作 信息的分析、檢索、編研、提供利用等。 （一） 分類 （二） 立卷（組卷） （三） 移交進館 （四） 檔案檢索 （五） 檔案編目及報表 （六） 檔案利用 分類是檔案管理工作的重要部分。一個單位的檔案如何才能管理得完整、條理，這就必須很好地解決分類問題。一個單位的檔案管理一般有一個分類方案，也叫分類大綱或分類主題詞表?！奥毮芊诸惙ā笔菣n案實體分類的重要方法之一，很多單位采用這種分類方法來制定自己單位的分類方案。將一個單位

32、全部檔案按其內容所涉及的職能分工進行分類，在大類內再按照文件的特征、職能層次分為一級分類、二級分類，一級類目包括“黨群工作類”，“行政管理類”、“會計檔案類”，“基建檔案類”等，一級類目“黨群工作類”可包括“黨務工作”、“組織工作”、“宣傳工作”、“紀檢工作”等二級類目，所有的這些分類分屬文書、科技、會計等檔案類別。不同業(yè)務性質的單位還有一些專業(yè)的檔案分類。 1 1、什么是立卷、什么是立卷 立卷，就是對單份文件進行系統(tǒng)化整理，將已經(jīng)辦理完畢的、具有保存價值的文件材料，按照它們的形成和處理過程中的聯(lián)系，組合成案卷。案卷是檔案的基本保管單位。 2 2、立卷的過程、立卷的過程 傳統(tǒng)的立卷實際上是一個

33、分類、組合、編目的過程。分類是按照單位的實體分類方案，對文件夾材料進行實體分類；組合是將經(jīng)過分類的文件材料，按一定的形式組合起來；編目是將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。 以文書檔案為例，檔案的最小組成單位是文件(圖紙、資料)，需要對文件題名、文件字號、圖紙?zhí)?、合同號等進行組合，形成文件目錄(卷內目錄)。同一類的若干份文件可以裝訂或放在同一個案卷盒中，形成一個案卷，并形成案卷目錄。文件與案卷是多對一的關系。檔案以案卷為單位，就可以按順序放入檔案柜或檔案架上存放起來，供日后利用。 編目是立卷的中心工作，包括給卷內文件編號，編制卷內文件目錄，擬寫案卷題名和填寫案卷封面，案卷裝訂，案卷排

34、列、編號和編制案卷目錄等工作。 這些過程在本檔案管理系統(tǒng)中實現(xiàn)起來很方便，可自動組卷或手工組卷。手工組卷輸入手工組好的案卷號、卷內頁號，順序號、文件級檔號及案卷級檔號可自動產(chǎn)生。自動組卷不需要手工編寫的案卷號、卷內頁號，案卷號、卷內頁號、順序號、文件級檔號及案卷級檔號可自動產(chǎn)生。對于組卷后仍需改動的案卷，本檔案管理系統(tǒng)也支持案卷調整。 3 3、立卷項目的概念、立卷項目的概念下面我們就立卷工作的不同環(huán)節(jié)介紹一些立卷項目的基本概念。卷內順序號：卷內順序號：按卷內文件排列的先后次序給出的序號。文號：文號：填寫卷內文件形成單位的發(fā)文字號。責任者：責任者：填寫卷內文件的形成單位或個人。文件標題：文件標題：文件的標題。成文日期：成文日期：形成文件的年