2016年部門歸檔整理流程

1、i2016年部門歸檔整理流程流程操作步驟質(zhì)量控制與檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)1 1、歸檔判斷確疋文件是否歸檔處理完畢的文件，依據(jù)歸檔范圍，需歸檔的轉(zhuǎn)入下一流程；不需歸檔的文件剔除。2 2、確定保管期 限確定每份歸檔文件的保 管期限由各部門對(duì)照本單位文件材料歸檔范圍及保管期限表確定每份文件的保管期限， 經(jīng)檔案室檢查合格后，方可轉(zhuǎn)入下一流程。3 3、分類對(duì)照檔案實(shí)體分類法的 分類標(biāo)準(zhǔn)，按一級(jí)類目、二級(jí) 類目依次分類1.1. 屬文書(shū)檔案的黨群、行政、外事等部門的歸檔文件以及上級(jí)文件以件為單位，按文 件內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列，不組卷，不需編寫(xiě)案卷題名。2.2.教學(xué)、科研、基建、設(shè)備等科技檔案按項(xiàng)目組卷，編寫(xiě)案卷題名。 經(jīng)檔

2、案室檢查合格后，方可轉(zhuǎn)入下一流程。4 4、編制頁(yè)碼在正面的右下角、 背面的 左下角編上頁(yè)碼無(wú)論是正本、定稿，還是正文、附件、多頁(yè)的文件處理單，凡沒(méi)有頁(yè)碼(單頁(yè)的除外) 的，均須編制頁(yè)碼。5 5、裝訂1 1、 般應(yīng)去掉文件上勿生 銹的金屬物；2 2、將文件的訂口對(duì)齊， 用不銹鋼釘或線在文件的左 側(cè)裝訂。1 1、要求：裝訂方法應(yīng)盡量不破壞檔案原貌，有利于保管利用。2 2、 推薦使用的裝訂方法有：不銹鋼釘、線裝。(白乳膠粘貼、縫紉機(jī)車縫等方法不再 使用)3 3、有電子版本的可用袋裝，不另裝訂。4 4、短期的不拆釘。6 6、編檔號(hào)在文件右上方空白處蓋 上檔號(hào)章1 1、各類檔案的檔號(hào)編制，必須按照本單位

3、制定的檔案分類編號(hào)方法編制。(1)、按件為保管單位的檔案按年度號(hào)- -分類號(hào)- -保管期限- -件號(hào)編制檔號(hào)。(2)、按卷為保管單位的檔案按年度號(hào)- -分類號(hào)- -保管期限- -案卷號(hào)編制檔號(hào)2 2、檔號(hào)章必須端正、清晰；左側(cè)裝訂時(shí)最好是蓋在歸檔文件的右上方；3 3、檔號(hào)必須做到不重號(hào)、不空號(hào)；27 7、電腦著錄把所有應(yīng)著錄的項(xiàng)目錄 入專用的檔案管理系統(tǒng)。1 1、著錄的項(xiàng)目必須準(zhǔn)確、齊全，以便于檢索；2 2、必須著錄的項(xiàng)目有：文件題名、責(zé)任者、文號(hào)、成文日期、全宗號(hào)（沒(méi)有的可暫空）、頁(yè)數(shù)、保管期限、檔號(hào)（含年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)（無(wú)案卷號(hào)的不著）、件號(hào)）；3 3、題名中的關(guān)鍵詞不能準(zhǔn)確反映文件

4、內(nèi)容時(shí)，應(yīng)將主題詞錄入；4 4、文件題名一般要求照實(shí)抄錄，不得隨意改動(dòng)。如文件沒(méi)有題名或雖有題名但無(wú)法揭示出文件的實(shí)際內(nèi)容和成份，應(yīng)重新擬寫(xiě)。將重?cái)M的題名附于原題名后，外 加“”；5 5、有副題名的應(yīng)錄入；6 6、“任免通知”等公文的標(biāo)題通常只標(biāo)注一個(gè)或部分人名，著錄時(shí)可在題名之后，加 上該文任免的本單位其他有關(guān)人員的名字，并外加“”；7 7、有附件的應(yīng)將附件的題名完整錄入。如幾份文件合在一起算作一件的，應(yīng)將除首 件外的其他文件作為附件來(lái)處理，附件題名應(yīng)在題名項(xiàng)注明是首件文件的附件，然后將附 件題名完整錄入；&頁(yè)數(shù)：“一件”歸檔文件中有有效字符的頁(yè)面總數(shù)。&打印目錄分三種保管期

5、限打印目 錄，卷內(nèi)目錄一式二份，案卷 目錄 式一份按檔號(hào)順序排列，打印的字跡清晰。9 9、裝盒1 1、將完成上述流程的文 件分保管期限放入盒中暫存1 1、按件為保管單位的檔案按年度號(hào)- -分類號(hào)- -保管期限- -件號(hào)順序裝盒。2 2、按卷為保管單位的檔案按年度號(hào)- -分類號(hào)- -保管期限- -案卷號(hào)順序裝盒 不同年度號(hào)、不同分類號(hào)的不能裝入同一卷盒內(nèi)。2 2、填寫(xiě)脊背上的項(xiàng)目完整填寫(xiě)檔案盒背上的項(xiàng)目：年度、分類號(hào)、起止件號(hào)（以案卷為單位的填案卷起止號(hào)）3 3、填寫(xiě)備考表r r 項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件材料情況說(shuō)明、整理人、檢查人（由檔案室填寫(xiě)）、整理時(shí)間 1 11010、移交將上年度歸檔文件目錄、

6、檔案頭體一起移交檔案至1 1、每年的六月底之前，將上年度歸檔的文件移交檔案室；2 2、除移交歸檔文件和目錄外，還需填寫(xiě)移交目錄（可以在檔案管理系統(tǒng)中打?。┮?式二份，作為與檔案室的交接憑據(jù)。移交電子目錄和在電腦上起草文件的電子版本（在局 域網(wǎng)上提交或提交磁盤、光盤等）也如同紙質(zhì)文件一樣辦理。3以下流程由檔案室完成1111、檢杳驗(yàn)收1 1、檢查驗(yàn)收各部門移 交的歸檔文件、歸檔文件 目錄及磁盤檢查的內(nèi)容包括歸檔文件是否齊全，有無(wú)遺漏；頁(yè)碼、檔號(hào)章、裝訂、目錄及電腦著錄 是否符合要求2 2、辦理交接手續(xù)將各部門的文件歸檔移交目錄一份二份作為移交清單，交接雙方簽名確認(rèn)1212、排架將檔案實(shí)體裝入檔 案

7、柜內(nèi)1.1. 對(duì)黨群、行政、外事等部門以及上級(jí)文件等以件為單位的歸檔文件，需按文件內(nèi)容的 內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行必要的調(diào)整。教學(xué)、科研、基建、設(shè)備等按項(xiàng)目組卷的檔案，已編寫(xiě)案卷題名 完成立卷的，則可直接裝盒、編制卷盒檔號(hào)上架。2.2.檔案實(shí)體按不同門類，按其檔號(hào)，從左到右，從上到下，順序排列。1313、編制檢索工具/、1 1、擬寫(xiě)“歸檔說(shuō)明”內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況；本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、職能及黨政主要領(lǐng)導(dǎo)變化 情況；本年度文書(shū)歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何 缺陷）。2 2、 裝訂成規(guī)范的檔案 目錄1 1、把各部門移交的歸檔文件目錄，按與實(shí)體對(duì)應(yīng)的順序，相同期限排在一起，用檔案目 錄夾裝訂；2 2、目錄一般按歸檔說(shuō)明、永久、長(zhǎng)期、短期的順序排列，可一年一本、幾年一