某市檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)教材

1、某市檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)教材徐州市檔案工作檢查辦法修訂原因檢查辦法檢查標準一、修改原因新形勢下對檔案工作的新要求貫徹新標準、新規(guī)范檔案檢查工作新定位收集齊全、整理規(guī)范、保管安全、利用方便二、檢查辦法檢查范圍列入徐州市檔案館接收檔案單位基本名錄（徐委辦201411號）的單位必查名錄未列出的其他省部屬可自愿申請參加檔案檢查工作二、檢查辦法檢查時間：兩年一檢檢查結(jié)果（1）通報表彰先進（2）檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定（監(jiān)察部第30號令）追究責(zé)任三、檢查標準體系14收集5整理69保管1015信息化 1619利用20三、檢查標準五個重點單位全部檔案集中統(tǒng)一管理依據(jù)8號令或10號令，編制文件材料歸檔范圍和檔案保管

2、期限表各門類、各種載體檔案整理規(guī)范全宗卷規(guī)范和全宗指南規(guī)范的貫徹提高對檔案信息化工作的要求（一）單位全部檔案集中統(tǒng)一管理內(nèi)容方面，除文書、會計、基建等，還包括單位業(yè)務(wù)部門形成的各類業(yè)務(wù)檔案形式方面，除文本方式外，還包括圖像、音頻、視頻等表現(xiàn)形式的檔案載體方面，除紙質(zhì)載體外，還包括電子文件、實物檔案等（二）文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表8號令適用于黨政機關(guān)、人民團體；10號令主要適用于企業(yè)；事業(yè)單位可根據(jù)實際情況適用8號令已在全市范圍內(nèi)施行，已經(jīng)市檔案局或有關(guān)主管機關(guān)審批過的單位，如機構(gòu)、職能無重大變化，不必重新編制，可繼續(xù)沿用（二）文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表市屬國有企業(yè)及其下屬企業(yè)今年

3、必須按照10號令的要求，編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。部署這項工作的文件已經(jīng)下發(fā)，對于文件所列的企業(yè)來說，這項工作是今年年檢的重點（二）文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表都必須包括單位全部檔案8號令和10號令所附只是機關(guān)文書檔案或企業(yè)管理類檔案保管期限表，其他門類的檔案保管期限可依據(jù)有關(guān)業(yè)務(wù)標準劃定（二）文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表會計檔案：會計檔案管理辦法（財會字199832號）基建檔案：國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 28-2002）（二）文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研開發(fā)類、設(shè)備儀器類檔案參照企業(yè)

4、檔案工作規(guī)范附表干部職工類檔案：干部檔案工作條例（組通字199113號）、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定（勞力字199233號）（二）文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表電子文件歸檔范圍和保管期限電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)電子文件的保管期限參照紙質(zhì)文件確定，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)由于電子檔案的存儲高密度，在保管期限上可適當延長（三）各門類、各種載體檔案整理規(guī)范文書檔案歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000）江蘇省歸檔文件整理規(guī)則實施辦法徐州市歸檔文件整理規(guī)則實施細則（三）各門類、各種載體檔案整理規(guī)范會計檔案會計檔案管理辦法（財會

5、字199832號）徐州市事業(yè)、行政單位會計檔案整理辦法（三）各門類、各種載體檔案整理規(guī)范基建檔案國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 28-2002）企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研開發(fā)類、設(shè)備儀器類檔案企業(yè)檔案工作規(guī)范科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T 118222008）（三）各門類、各種載體檔案整理規(guī)范聲像檔案磁性載體檔案管理與保護規(guī)范徐州市照片檔案管理暫行辦法電子文件電子文件歸檔與管理規(guī)范江蘇省電子文件歸檔與管理辦法（四）全宗卷規(guī)范(DA/T121994)和(DA/T122012)標準的適用已經(jīng)建立了全宗卷的單位可繼續(xù)沿用原標準的整理方式不變，但要按新的標準補充相關(guān)文件材料

6、（尤其是新技術(shù)應(yīng)用類的材料）未建立全宗卷的單位和新成立的單位必須按照新標準建立全宗卷（四）全宗卷規(guī)范(DA/T121994)和(DA/T122012)新標準(DA/T122012)的整理方法全宗卷的內(nèi)容整理方法全宗卷內(nèi)容全宗（館藏）介紹類：全宗指南（全宗介紹）、大事記等檔案收集類：檔案（資料）交接文據(jù)及相關(guān)目錄檔案整理類：文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案（如分類方案）等檔案鑒定類：檔案銷毀鑒定制度、組織、方案和標準，鑒定工作形成的報告、請示及批復(fù)，鑒定及銷毀處置檔案的目錄（清冊）等全宗卷內(nèi)容檔案保管類：檔案保管工作制度，檔案安全檢查等工作的記錄和說明材料檔案統(tǒng)計類：檔案

7、基礎(chǔ)統(tǒng)計臺賬，檔案工作基本情況統(tǒng)計報表檔案利用類：檔案利用制度、檔案編研情況、檔案利用效果典型事例等新技術(shù)應(yīng)用類：檔案信息化和數(shù)字化工作情況，電子檔案（文件）創(chuàng)建和應(yīng)用環(huán)境（硬件和軟件）及數(shù)據(jù)格式說明等全宗卷整理1.裝訂：文件材料以件為單位進行裝訂2.分類：按標準第5章“全宗卷構(gòu)成”中5.1至5.8條進行分類3.排序：文件材料分入不同類目后，按形成時間順序排列。新增文件材料插入相關(guān)類目，向后接續(xù)排列全宗卷整理4.編號：編號格式為 全宗號類號件號。在文件材料首頁上方的空白處進行編號全宗號填寫文件材料所屬全宗的編號類號填寫5.15.8條的序號件號填寫文件材料在相關(guān)類目中的流水排列序號例：F023（

8、徐州市檔案局（館），全宗介紹類，第件）全宗卷整理5. 編目：全宗卷中的文件材料，分類別，以件為單位，按照排列順序編制文件目錄新增文件材料在相關(guān)類目中接續(xù)編制目錄當相同材料出現(xiàn)新舊幾種版本時，應(yīng)在目錄備注欄中，注明新版本文件替代舊版本文件的名稱和時間6.裝盒全宗指南規(guī)范（DA/T2012）適用：從2015年起，各單位一律按新標準編寫全宗指南，以前形成的全宗指南不必重新修訂變化：新版全宗指南以介紹檔案內(nèi)容為主，單位組織機構(gòu)沿革不再是全宗指南的重點提供兩個模版，供參考，可套用全宗指南規(guī)范（DA/T2012）全宗指南內(nèi)容：全宗指南名稱全宗來源簡況檔案內(nèi)容與成份介紹檢索查閱注意事項全宗指南規(guī)范（DA/T

9、2012）全宗指南名稱全宗號 全宗構(gòu)成者的名稱(全稱或通用簡稱) “全宗指南” 起止時間例：J211 北京市計劃委員會 全宗指南 19491990年例：F023 徐州市檔案局（館）全宗指南 1983 2000年全宗指南規(guī)范（DA/T2012）全宗來源簡況：參考范例，根據(jù)各單位實際情況撰寫。檔案內(nèi)容與成份介紹根據(jù)各單位檔案分類方案，按不同門類分別介紹。檢索查閱注意事項參考范例，重點說明紙質(zhì)、機讀檢索工具（目錄）、檔案數(shù)字化情況和檔案完整情況及查閱需要注意的事項。（五）檔案信息化工作的四點要求配備檔案管理軟件，軟件須符合全省統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標準和國家有關(guān)規(guī)范的要求檔案管理軟件要與辦公和業(yè)務(wù)系統(tǒng)掛接，

10、實現(xiàn)電子文件在線歸檔（五）檔案信息化工作的四點要求建立室藏全部檔案的電子目錄數(shù)據(jù)庫。其中文書、基建等類檔案必須建立文件級目錄，會計檔案可以建立案卷級目錄，其他業(yè)務(wù)類檔案可以根據(jù)主管部門的要求建立（五）檔案信息化工作的四點要求對室藏重要的（如永久、30年的文書檔案，基建檔案、各類業(yè)務(wù)檔案等）和利用頻繁的紙質(zhì)和其他載體的檔案進行數(shù)字化加工幾點補充對本系統(tǒng)和所屬單位檔案工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督年檢范圍包括部分下屬單位各單位要對下屬單位加強監(jiān)督和指導(dǎo)年檢辦法為主管部門提供了依據(jù)，也提出了要求分類方案機關(guān)全部檔案文書檔案會計檔案業(yè)務(wù)檔案實物檔案其他門類檔案聲像檔案分類方案企業(yè)工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則的適用范圍已采用的可延續(xù)工業(yè)企業(yè)為主對管理類、資產(chǎn)經(jīng)營類的建議檔案利用檔案法規(guī)定保存在檔案室的檔案可以提供利用，須經(jīng)本單位同意學(xué)術(shù)觀點：檔案室保存檔案利用工作適用政府信息公開條例，檔案館保存的檔案利用工作適用檔案法，這是一種鼓勵檔案室檔案向社會提供利用的方向檔案利用檔案室在提供利用