E物業(yè)文件控制工作程序

1、E物業(yè)文件控制工作程序E物業(yè)文件掌握程序1目的對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行掌握，確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。2范圍適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件掌握。3職責(zé)31總經(jīng)理負責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊、各部門工作手冊。32管理者代表負責(zé)審核質(zhì)量手冊、各部門工作手冊。33各部門負責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的編制、使用和保管。34質(zhì)管部負責(zé)組織對體系文件的管理、掌握。35管理部負責(zé)對公司行政管理性文件及與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件的管理、掌握。36工程部負責(zé)工程技術(shù)類文件的管理、掌握。37各部門資料員負責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔。4程序41文件分類及保管411質(zhì)量手冊（包含了全部服

2、務(wù)過程掌握的程序文件），由質(zhì)管部備案保存。412公司其次級質(zhì)量管理體系文件分為兩類：a）部門工作手冊，作為各部門運行質(zhì)量管理體系的常用實施細則：包括管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等），工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé)任制和任職要求等），技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國家有關(guān)的法律法規(guī)、服務(wù)規(guī)范、服務(wù)供應(yīng)規(guī)范、質(zhì)量掌握規(guī)范等），部門質(zhì)量記錄文件等，由各相關(guān)部門自行保存并報質(zhì)管部備案存檔；b）其他質(zhì)量文件：可以是針對特定服務(wù)、項目或合同編制的質(zhì)量方案、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動方式。由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門保存、使用。413公司級管理性文件，如各種行政管理制度，物業(yè)、業(yè)主和住戶檔案，部格外來文件，包括政府主管部門發(fā)出的文件等，由

3、管理部保存。42文件的編號421質(zhì)量管理體系文件的編號a）質(zhì)量手冊：公司名稱-ZS-版次，手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分；例如：××-ZS-01，表示公司質(zhì)量手冊第1版；b）質(zhì)量記錄：主管部門-質(zhì)量手冊中的文件章節(jié)號-記錄編號，例如：ZG-54-01，表示質(zhì)管部在質(zhì)量手冊中第54章管理評審掌握程序中的第1個質(zhì)量記錄文件；c）各部門其他質(zhì)量文件：部門-文件挨次號-年號，例如：GL-05-2000，表示管理部于2000年發(fā)放的第5號文件。422各部門規(guī)定如下：管理部：GL，質(zhì)管部：ZG，工程部：GC，財務(wù)部：CW，保安部：BA，綠化部：LH，清潔部：QJ。43文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)

4、放文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是相宜的。a）質(zhì)量手冊由質(zhì)管部負責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由質(zhì)管部負責(zé)登記、發(fā)放；b）各部門工作手冊由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，質(zhì)管部負責(zé)登記、發(fā)放；c）各部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件由相關(guān)人員編寫，部門經(jīng)理審批，由部門資料員登記、發(fā)放；d）應(yīng)確保文件使用的各場所都應(yīng)得到相關(guān)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫文件發(fā)放、回收記錄。44文件的受控狀況文件分為："受控"和"非受控"兩大類，凡與質(zhì)量管理體系運行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。全部受控文件必需在該

5、文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號。45文件的更改a）質(zhì)量手冊由質(zhì)管部組織更改，填寫文件更改申請單，經(jīng)管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由質(zhì)管部發(fā)放。質(zhì)管部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄；b）其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫文件更改申請單，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應(yīng)部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。假如指定其他部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料；c）全部被更改的原文件必需由其主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。46文件的領(lǐng)用a）文件使用者應(yīng)填寫文件發(fā)放、回收記錄，經(jīng)相應(yīng)主管部門負責(zé)人審批方可領(lǐng)用；b）因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；

6、丟失補發(fā)的文件，應(yīng)賜予新的分發(fā)號， 并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效，發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。 47文件的保存、作廢與銷毀471文件的保存a）與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必需分類存放在干燥通風(fēng)，平安的地方；b）各部門文件由本部門資料員保管。質(zhì)管部每季度對各部門文件保管狀況進行檢查；c）對受控文件，各部門資料員應(yīng)準(zhǔn)時填寫本部門使用文件的部門受控文件清單。每3個月應(yīng)將清單副本報質(zhì)管部備案，如內(nèi)容沒有變化，應(yīng)通知質(zhì)管部；d）任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清楚、易于識別和檢索。472文件的作廢與銷毀a）全部失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員準(zhǔn)時從全部發(fā)放或使用場所撤出，加蓋&q

7、uot;作廢"印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用；b）為某種緣由需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識；c）對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫文件銷毀申請，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由質(zhì)管部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。473文件的借閱、復(fù)制借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫文件借閱、復(fù)制記錄，由相關(guān)部門負責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必需由資料管理人登記編號。48外來文件的掌握481收到外來文件的部門，需識別其適用性，并掌握分發(fā)以確保其有效。482質(zhì)管部負責(zé)收集相關(guān)國家、行業(yè)法規(guī)或標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，統(tǒng)一編號、加蓋受控印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。483各部門要把上述文件及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入部門受控文件清單，并報質(zhì)管部備案。49依據(jù)必要性，質(zhì)管部組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進行定期評審，各部門結(jié)合平常使用狀況進行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行45條款規(guī)定。410對承載媒體不是紙張的文件的掌握，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。411作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行質(zhì)量記錄掌握程序。412檔案資料管理a）檔案資料管理包括物業(yè)資料和業(yè)主、住戶資料兩大項內(nèi)容；b）檔案資料管理由管理部文件管理員負責(zé)，編